SISTEMA DE PRODUTOS E SERVIÇOS CERTIFICADOS. MÓDULO DO CERTIFICADOR MANUAL DE OPERAÇÃO Versão 2.4.6

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1 SISTEMA DE PRODUTOS E SERVIÇOS CERTIFICADOS Versão 2.4.6

2 Sumário Fluxograma básico do processo de envio de remessa... 5 Criar novo certificado... 6 Aprovar certificado Preparar e enviar remessa Desbloqueio de remessa Cancelar última remessa Atualização das tabelas auxiliares Consultar certificado Alterar informações do certificado Alterar informações do certificado com a guia Dados Gerais ativa Alterar informações do certificado da guia Empresas Envolvidas Cancelar ou suspender uma empresa que possua produtos ou serviços vinculados Alterar informações do certificado da guia Produtos por Tipo Alterar informações do certificado da guia Produtos por Lote Alterar informações da Empresa Alterar informações do Produto Importação de arquivo TXT Relatórios Certificados incompletos Certificados pronto para aprovação Espelho do certificado

3 IMPORTANTE O Sistema de Produtos e Serviços Certificados (ProdCert) é um sistema antigo, que está em processo de reformulação. Enquanto a reformulação não ocorre, recomendamos a adoção dos procedimentos abaixo, para evitar perda de dados e retrabalho: 1. Antes de tudo, verifique se a data e a hora do seu Sistema Operacional (Windows) estão atualizada. 2. Ao enviar uma remessa, sempre escolha remessa parcial. A remessa completa só deve ser utilizada em casos especiais. 3. Enquanto estiver aprendendo a usar o sistema, procure enviar um certificado por remessa, para evitar que em caso de erro, você perca um grande volume de trabalho. 4. Mesmo depois que você for um usuário experiente, evite enviar uma grande quantidade de certificados por remessa, pelo mesmo motivo. Se tiver uma grande quantidade de certificados para enviar, procure fazer remessas diariamente. 5. Após enviar uma remessa, evite incluir ou modificar certificados antes de receber a senha de desbloqueio, pois caso haja algum erro no processamento da remessa, provavelmente será necessário executar um procedimento em que você perderá todas as informações incluídas após o envio da remessa. 6. Quando precisar cancelar um item de um certificado para incluir outro, faça da seguinte forma: cancele o respectivo item, envie a remessa, após receber a resposta da remessa e liberar o sistema com a senha recebida, inclua o item que deverá substituir o item anteriormente cancelado e envie nova remessa. NUNCA, cancele e inclua um novo item na mesma remessa. 7. Verifique com seu suporte técnico: a. Se o Sistema de Produtos e Serviços Certificados Módulo OCC (SisCertificacaoOCC) está na lista de exceções do seu firewall, pois ele precisará se comunicar com a Internet para enviar a remessa. b. Se os campos de Endereços de Local (no menu Configurações / Diretórios... ) estão preenchidos corretamente, pois caso haja algum problema na conexão FTP, a segunda opção mais prática para envio da remessa, é por e, para que o sistema consiga fazer isso, é preciso que estes campos estejam preenchidos. 3

4 4

5 Fluxograma básico do processo de envio de remessa Criar/Modificar Certificado Aprovar Certificado Preparar Remessa Enviar Remessa Receber senha de desbloqueio 5

6 Criar novo certificado SISTEMA DE PRODUTOS E SERVIÇOS CERTIFICADOS 1. Clique no menu Funções -> Manutenção da Base de Dados ; 2. Na nova janela, clique no menu Certificado -> Novo, ou no botão ; 3. Os campos em negrito são de preenchimento obrigatório: 3.1. Digite o número do certificado; 3.2. Digite a data que o certificado foi emitido; 3.3. Digite a data de validade do certificado; 3.4. Na caixa de seleção Tipo de Certificado, clique na opção Certificado de Conformidade à Norma; 3.5. Na caixa de seleção Classe de Produto, clique na opção correspondente ao escopo dos produtos que serão cadastrados no certificado. Se o certificado for de serviço, escolha o escopo Serviço. O escopo exato do serviço será especificado no momento da inclusão do serviço no certificado (passo 10). ATENÇÃO: uma vez selecionado o escopo do certificado, não será possível alterá-lo. 4. Clique no botão Salva ; Agora inclua o(s) documento(s) normativo(s) relativo(s) ao(s) produto(s) cadastrado(s) no certificado: 5.1. Clique no botão da janela exibida acima; 6

7 5.2. Na nova janela, clique no botão ; 5.3. Na caixa de seleção Título, selecione o documento normativo relacionado ao escopo dos produtos cadastrados; 5.4. Verifique se os campos Tipo de Documento e Data de Entrada do Certificado estão corretos e clique no botão ; 5.5. Repita os passos 5.2 a 5.4 para incluir todos os documentos normativos relativos ao escopo do certificado; 5.6. Clique no botão ; Inclua a(s) empresa(s) envolvida(s) na certificação do produto; 6.1. Clique na guia Empresas Envolvidas ; 6.2. Clique no botão ;

8 6.3. Verifique se a empresa já está cadastrada no sistema na tabela da nova janela: Digite parte do nome fantasia da empresa no campo Nome Fantasia ; Ou digite parte da razão social da empresa no campo Razão Social ; Clique no botão ; 6.4. Caso a empresa envolvida apareça na tabela, clique sobre a mesma; 6.5. Clique no botão Ok ; Se a empresa ainda não estiver cadastrada, siga os passos abaixo para cadastrar a nova empresa: Clique no botão da janela Seleciona Empresa; Preencha todos os campos da janela de Inclusão; Se na caixa de seleção País for selecionado algum país estrangeiro, o campo CNPJ deixa de ser obrigatório, tornando o campo Razão Social um campo de preenchimento obrigatório; Clique no botão Ok ;

9 6.7. De volta à tela Modifica Certificado, na caixa de seleção Papel na Certificação escolha a opção correspondente à empresa; Clique no botão ; 6.9. Caso o certificado criado seja referente a serviço, pule para o passo 10. INCLUSÃO DE PRODUTOS 7. Inclua o produto por tipo no certificado caso o produto tenha essa característica: 7.1. Clique na guia Produtos por Tipo da tela Modifica Certificado; 7.2. Clique no botão ;

10 7.3. Verifique se o Produto já está cadastrado no sistema na tabela da nova janela: Digite parte da Marca ou Modelo do produto no campo correspondente; Clique no botão ; 7.4. Após a pesquisa, se produto estiver na tabela da janela Seleciona Produto, clique sobre o produto na tabela; 7.5. Clique no botão Ok ; 7.6. Se o produto ainda não estiver cadastrado, siga os passos abaixo para cadastrar o novo produto; Clique no botão da janela Seleciona Produto; Preencha os campos da janela de Inclusão de Produto; Marque o checkbox Produto Importado Clique no botão Ok ; Na caixa de seleção empresa vinculada selecione a opção correspondente ao produto cadastrado; 7.8. Clique no botão ; 8. Inclua o produto por lote no certificado caso o produto tenha essa característica: 8.1. Clique na guia Produtos por Lote da tela Modifica Certificado; 8.2. Clique no botão ; Verifique se o Produto por lote já está cadastrado no sistema na tabela da nova janela: 10

11 Digite o nome da Marca ou do Modelo do produto nos campos respectivos; Clique no ; 8.4. Após a pesquisa, se produto estiver na tabela da janela Seleciona Produto por lote, clique sobre o produto na tabela; 8.5. Clique no botão Ok ; Se o produto ainda não estiver cadastrado, siga os passos anteriores para cadastrar o novo produto. 11

12 8.7. Ao retornar para janela Modifica Certificado, preencha os campos obrigatórios; 8.8. Clique no botão ; Inclua o produto por Unidade no certificado caso o produto tenha essa característica: 9.1. Clique na guia Produtos por Unidade da tela Modifica Certificado; 9.2. Clique no botão ;

13 9.3. Verifique se o Produto por Unidade já está cadastrado no sistema na tabela da nova janela: Digite o nome da Marca ou do Modelo do produto nos campos respectivos; Clique no ; 9.4. Após a pesquisa, se produto estiver na tabela da janela Seleciona Produto por unidade, clique sobre o produto na tabela; 9.5. Clique no botão Ok ; 9.6. Se o produto ainda não estiver cadastrado, siga os passos abaixo para cadastrar o novo produto; Clique no botão da janela Seleciona Produto; Preencha os campos da janela de Inclusão de Produto; Se o produto for importado, marque o checkbox Produto Importado? ; Clique no botão Ok ; Ao retornar para janela Modifica Certificado, preencha os campos obrigatórios; 9.8. Clique no botão ; 13

14 INCLUSÃO DE SERVIÇOS SISTEMA DE PRODUTOS E SERVIÇOS CERTIFICADOS 10. Caso o certificado criado seja referente a serviço, após os passos 1 ao 6.8, clique na guia Serviços da tela Modifica Certificado; 10.1 Clique no botão da nova janela; Na nova janela, clique na empresa que será vinculada ao serviço certificado; 10.3 Clique no botão Ok ; Na caixa de seleção Classe de Serviço, escolha a opção correspondente ao serviço cadastrado no certificado; 10.5 Clique no botão ; 11. Inclua o(s) documento(s) normativo(s) relativo(s) ao(s) serviço(s) cadastrado(s) no certificado: Clique no botão ; 14

15 11.2. Clique no botão ; Na caixa de seleção Título, selecione o documento normativo relacionado ao escopo dos serviços cadastrados; Verifique se os campos Tipo de Documento e Data de Entrada no Certificado estão corretos; Clique no botão ; Clique no botão ; 12. Clique no ; 15

16 Aprovar certificado Após a criação ou alteração de certificado(s) o usuário terá que aprová-los para poder gerar o arquivo de remessa que será enviado ao Inmetro. 1. Clique no menu Funções -> Aprovação de Certificado ; 2. Na nova janela, clique sobre o(s) certificado(s) que será(ão) aprovado(s) na tela Aprovação de Certificados; ATENÇÃO: antes de aprovar um certificado, verifique se todas as informações foram preenchidas corretamente. Uma vez aprovado o certificado, muitas de suas informações não poderão ser alteradas. 3. Clique no botão ; 4. Clique no botão ;

17 Preparar e enviar remessa SISTEMA DE PRODUTOS E SERVIÇOS CERTIFICADOS Esse é o último procedimento para que o arquivo de remessa seja enviado ao Inmetro. 1. Clique no menu Funções -> Controle de Remessas -> Gerar Remessa ; 2. Na tela Controle de Remessas, clique no botão ; 3. Na janela Preparar Nova Remessa, marque a opção Remessa Parcial ; 4. Clique no botão ; Aguarde o sistema preparar a remessa para envio; 6. Verifique se o resultado da preparação está com a mensagem: Preparação ocorrida com sucesso ; 7. Clique no botão ; 17

18 8. Na tela Controle de Remessas, clique no botão ; 9. Escolha a opção de transferência do arquivo na nova janela: Transferência automática via FTP para o Inmetro: Transfere o arquivo de remessa diretamente do Módulo do Certificador para o Módulo do Inmetro; Gravação de disquete a ser enviado ao Inmetro: A remessa é salva em um local de escolha do usuário, para ser anexada ao do organismo certificador e ser enviada ao de recepção de remessas do Inmetro, para processamento futuro. Transferência automática Via para o Inmetro: Transfere o arquivo de remessa para o cadastrado do Inmetro; Clique no botão Ok ; 11. Clique no botão ; Aguarde a transferência do arquivo pelo sistema; 13. Verifique se o resultado da transferência no fim da janela tem como status: Transferência realizada com sucesso; 14. Aguarde a senha com o resultado do processamento da remessa realizado pelo módulo Inmetro, para realizar um novo envio de remessa; 18

19 Desbloqueio de remessa SISTEMA DE PRODUTOS E SERVIÇOS CERTIFICADOS Essa operação confirma que a remessa enviada foi processada pelo Inmetro e se inicia um novo ciclo para a criação de uma nova remessa; 1. Clique no menu Funções -> Controle de Remessas -> Gerar Remessa ; 2. Clique no botão ; 3. Na nova janela marque a opção Informação Manual de Resultado da Remessa ; 4. Clique no botão Ok ; 3 5. No campo Senha Recebida do Inmetro, digite a senha via do Inmetro; 5 6. Clique no botão Ok ; 7. Clique novamente Ok na nova janela de confirmação de resultado; 19

20 8. Aguarde o sistema desbloquear a remessa anterior; 9. Verifique se o status da janela Recebe Resultado Manual está como Sincronização efetuado com sucesso ; 10. Clique no botão. Cancelar última remessa Este botão será habilitado quando existir uma remessa preparada, mas ainda não enviada para o Inmetro. Ao cancelar uma remessa, a mesma será finalizada e uma nova remessa poderá ser gerada. 20

21 Atualização das tabelas auxiliares SISTEMA DE PRODUTOS E SERVIÇOS CERTIFICADOS 1. Desanexe o arquivo recebido do remetente recebeocc; NÃO DESCOMPACTE O ARQUIVO. 2. Abra o sistema ProdCert Módulo do Certificador; 3. Clique no menu Funções -> Atualização de Tabelas Inmetro..., ou clique no botão ; 4. Na nova janela, clique no botão Atualiza versão atual... ; 4 5. Na janela Atualiza versão atual, selecione o tipo de atualização Arquivo Local. 6. Clique no botão Browse... ; 7. Selecione o local (pasta) onde foi gravado o arquivo zip. 8. Em seguida, clique no botão Atualiza versão Aguarde o progresso da atualização. 10. Verifique ao final da atualização se o status está como Arquivo Transferido com sucesso ; 11. Clique no botão. 21

22 Consultar certificado 1. Clique no menu Funções -> Manutenção da Base de Dados..., ou no botão ; 2. Na janela Manutenção da Base de Dados, clique no menu Certificado -> Modifica, ou no botão ; 3. Na janela que se abre, clique no botão ; 4. Na nova janela, digite o número do certificado no campo Número ; ATENÇÃO: é possível pesquisar a base de certificados utilizando diversos critérios, como certificador, status do certificado, empresa envolvida, escopo do certificado, entre outros (veja na janela abaixo). Neste exemplo, utilizamos apenas dois critérios: certificador e número do certificado. 5. Clique no botão Filtra Certificado ; 6. Após o sistema filtrar o certificado, selecione-o na tabela da janela Seleciona Certificado; 7. Clique no botão ok ;

23 8. Verifique todas as informações do certificado clicando nas guias da nova janela que se abre; 9. Para consultar os documentos normativos que estão vinculados ao certificado consultado, clique no botão Documentos Normativos ;

24 Alterar informações do certificado SISTEMA DE PRODUTOS E SERVIÇOS CERTIFICADOS Alterar informações do certificado com a guia Dados Gerais ativa. 1. Busque o certificado que será alterado; 2. Altere a informação dos campos destacados da janela abaixo; 3. Altere o status do certificado: 3.1 Clique no botão que corresponderá ao novo status: suspender/cancelar, ou caso o status já esteja suspenso ou cancelado, clique no botão (Re)ativar; 3.2 Justifique o motivo da alteração do status; 3.3 Clique no botão Ok ; 4. Clique no botão Salva;

25 5. Altere o status dos documentos normativos vinculados ao certificado; 5.1. Clique no botão, na janela Manutenção da Base de Dados; 5.2. Na nova janela, clique no documento que terá o status alterado; 5.3. Clique no botão que corresponderá ao novo status: Suspender/Cancelar, ou caso o status já esteja suspenso ou cancelado, clique no botão (Re)ativar; 5.4. Justifique o motivo da alteração do status; 5.5. Clique no botão Ok ;

26 Alterar informações do certificado da guia Empresas Envolvidas. 1. Busque o certificado que será alterado; 2. Clique na guia Empresas Envolvidas; 3. Clique na empresa que será alterada na tabela da janela abaixo; 4. Altere o status da empresa: 4.1. Clique no botão que corresponderá ao novo status: Suspender/Cancelar, ou caso o status já esteja suspenso ou cancelado, clique no botão (Re)ativar; 4.2. Justifique o motivo da alteração do status; 4.3. Clique no botão ok ; 5. Altere os campos Papel na Certificação e Data Entrada no Certificado ; 6. Clique no botão ; Quando a data de entrada do certificado for alterada, a nova data não pode ser menor que a data vigente. 26

27 Cancelar ou suspender uma empresa que possua produtos ou serviços vinculados 1. Inclua a nova empresa que receberá os produtos ou serviços. 2. Clique na empresa que será cancelada ou suspensa. 3. Altere o status da empresa. 4. Para transferir os produtos ou serviços de uma empresa para outra, escolha a nova empresa que receberá os produtos ou serviços e clique no botão. 5. Se desejar suspender ou cancelar a empresa e propagar o status de Suspenso para os produtos ou serviços vinculados, clique no botão

28 Alterar informações do certificado da guia Produtos por Tipo. 1. Busque o certificado que será alterado; 2. Clique na guia Produtos por Tipo; 3. Clique no produto da tabela da janela abaixo; 4. Altere o status do Produto do certificado: 4.1. Clique no botão que corresponderá ao novo status: Suspender/Cancelar, ou caso o status já esteja suspenso ou cancelado, clique no botão (Re)ativar; 4.2. Justifique o motivo da alteração do status; 4.3. Clique no botão Ok ; 5. Altere os campos Empresa Vinculada e Data Entrada no Certificado ; 6. Clique no botão ; Quando a data de entrada do certificado for alterada, a nova data não pode ser menor que a data vigente. 28

29 Alterar informações do certificado da guia Produtos por Lote. 1. Busque o certificado que será alterado; 2. Clique na guia Produtos por Lote; 3. Clique no produto da tabela da janela abaixo; 4. Altere o status do Produto do certificado: 4.1. Clique no botão que corresponderá ao novo status: Suspender/Cancelar, ou caso o status já esteja suspenso ou cancelado, clique no botão (Re)ativar; 4.2. Justifique o motivo da alteração do status; 4.3. Clique no botão Ok ; 5. Altere os campos Empresa Vinculada e Data Entrada no Certificado ; 6. Clique no botão ; Quando a data de entrada do certificado for alterada, a nova data não pode ser menor que a data vigente. 29

30 Alterar informações da Empresa SISTEMA DE PRODUTOS E SERVIÇOS CERTIFICADOS 1. Clique no menu Funções -> Manutenção da Base de Dados..., ou no botão ; 2. Na janela Manutenção da Base de Dados, clique no menu Tabelas -> Empresa; 3. Se quiser cadastrar uma nova empresa, clique no botão Incluir ; 4. Caso queira excluir uma empresa, selecione a empresa desejada e clique no botão Excluir. Vale lembrar que empresas vinculadas a algum certificado enviado ao Inmetro não poderão ser excluídas Modos de localizar e editar os dados da empresa: a. Na janela Manutenção de Base de Dados, selecione a empresa no grupo Tabela de Empresas ; i. Clique no botão Editar ii. Após editar os dados da empresa, clique no botão OK; b. Na janela Manutenção de Base de Dados, clicar no botão Pesquisar ; i. Na janela Selecionar Empresa, preencha um dos campos. ii. Clicar no botão Filtra ; iii. Selecione a empresa que deseja alterar os dados; 30

31 iv. Verifique se a tela que se abre está com os dados da empresa selecionada e clique no botão OK ; v. Clique no botão Editar para alterar os dados que se deseja; vi. Após alterar os dados da empresa nos campos, clique no botão OK ; 31

32 Alterar informações do Produto SISTEMA DE PRODUTOS E SERVIÇOS CERTIFICADOS 1. Clique no menu Funções -> Manutenção da Base de Dados..., ou no botão ; 2. Na janela Manutenção da Base de Dados, clique no menu Tabelas -> Produto; 3. Se quiser cadastrar um novo produto, clique no botão Incluir ; 4. Caso queira excluir um produto, selecione o produto desejado e clique no botão Excluir. Observação 1: Um produto que está vinculado a um ou mais certificados não poderá ser excluído Modos de localizar e editar os dados da produto: a. Na janela Manutenção de Base de Dados, selecione a empresa no grupo Tabela de Produto ; i. Clique no botão Editar ii. Após editar os dados do produto, clique no botão OK; b. Na janela Manutenção de Base de Dados, clicar no botão Pesquisar ; i. Na janela Selecionar Produto, preencha um dos campos. ii. Clicar no botão Filtra ; iii. Selecione o produto que deseja alterar os dados; 32

33 i. Verifique se a tela que se abre está com os dados do produto selecionado e clique no botão OK. ii. Clique no botão Editar para alterar o produto que se deseja; iii. Após fazer a alteração nos campos, clique no botão OK ; Observação 2: Um produto que está vinculado a um ou mais certificados e já foi enviado ao Inmetro não poderá ter os campos Marca e Modelo alterados. Caso necessite alterar esses campos, nesse caso entre em contato com o seu Gestor de Acreditação (G.A.) para que ele aprove a alteração e solicite a CTINF executar o procedimento. 33

34 Importação de arquivo TXT SISTEMA DE PRODUTOS E SERVIÇOS CERTIFICADOS A opção Importador de Arquivo TXT é utilizada para importar informações para as tabelas do Sistema de Produtos e Serviços Certificados O conteúdo destas informações cabe ao Sistema que o gerou especificar desde que tenha o layout pré-estabelecido do sistema Produtos Certificados. 1. Clique no menu Funções -> Manutenção da Base de Dados ; 2. Na nova janela, clique no menu Importação -> Importa dados Arquivo Txt ; 3. Selecionar o driver onde o(s) arquivo(s) se encontra(m), na caixa de seleção da tela Localização de Arquivos; 4. Selecionar a pasta onde o(s) arquivo(s) está(ão) disponibilizado(s); 5. Clicar no botão Importar para o Banco de Dados inicializando o processo de importação do arquivo TXT; 6. Se houver mais de um arquivo TXT com a nomenclatura válida na pasta selecionada será realizado o processo de importação em sequência de todos os arquivos; 7. Aguardar a conclusão do processamento; 8. Se o arquivo TXT for importado com sucesso selecione o botão Sair ; 9. Se for identificado algum erro no(s) arquivo(s) importado(s), a rotina retornará uma mensagem de notificação, após ler a mensagem, clique no botão OK ; 10. Clique no botão Erros de Importação para que a rotina informe a localização e o nome(s) do(s) arquivo(s) com a lista de erros e o que deve ser feito para corrigi-los. Arquivo de Erro Se houver erro no processamento, a rotina cria um arquivo no formato (texto) com a lista dos erros identificados. Este arquivo é colocado na mesma pasta do arquivo TXT processado. O arquivo com a lista de erro recebe o mesmo nome do arquivo TXT, acrescentando ao início do nome a palavra ERRO. Exemplo: Se o nome do arquivo TXT for <TX-SIGLA TXT> O nome do arquivo de erro será: <ERROTX-SIGLA TXT> 34

35 Relatórios Certificados incompletos Este relatório indicará todos os certificados que estão ainda incompletos e aguardando complementação de dados antes de estarem prontos para aprovação. É considerado incompleto o certificado que não tiver no mínimo os dados completos de uma empresa e de um produto ou serviço. 1. Clique no menu Funções -> Manutenção da Base de Dados ; 2. Clique no menu Relatórios -> Certificados Incompletos ; Certificados pronto para aprovação Estes relatórios indicam os certificados que estão considerados como completos para o sistema, mas ainda não foram aprovados para envio para o INMETRO. 35

36 Espelho do certificado Este relatório lista um certificado com todos os seus detalhes. Deverá ser selecionado um certificado (ou muitos) e escolhida a opção Listar espelho, ou Listar Espelho com Log. A opção de listar com log incluirá todo o log de eventos ocorridos com o certificado, como por exemplo, quando foi criado, por quem, quem e quando alterou algum dado, quem aprovou e quando, etc. 1. Clique no menu Funções -> Manutenção da Base de Dados ; 2. Clique no menu Relatórios -> Espelho do Certificado ; 3. Na nova janela, digite o número do certificado no campo Número ; 4. Clique no botão ; 5. Escolha uma opção de listar os certificados: Espelho do certificado, Espelho com log, Lista dos cerificados; 36

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