FIN ADIANTAMENTO E PRESTAÇÃO DE CONTAS

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1 1 de 12 msgq - ADIANTAMENTO E PRESTAÇÃO DE CONTAS MACROPROCESSO FINANCEIRO PROCESSO CONTAS A PAGAR - ADIANTAMENTO E PRESTAÇÃO DE CONTAS 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMENTOS SOLICITAÇÃO DE ADIANTAMENTO ANÁLISE DA SOLICITAÇÃO APROVAÇÃO DA SOLICITAÇÃO REGISTRO E CONTROLE DAS SOLICITAÇÕES DE ADIANTAMENTO PRESTAÇÃO DE CONTAS SOLICITAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS ANÁLISE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS REGISTROS HISTÓRICO DO DOCUMENTO ANEXOS FORMULÁRIO DE ADIANTAMENTO FORMULÁRIO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS FLUXOGRAMA DO PROCESSO Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição GRACE DOS SANTOS FINANCEIRO ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 2 de OBJETIVO Estabelecer procedimentos para reger os processos de adiantamento de recursos financeiros e consequente prestação de contas. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS FIN. 04 Solicitação de Pagamento FIN. 09 Gestão do Caixa 4. PROCEDIMENTOS 4.1 Solicitação de Adiantamento O colaborador que necessitar de um adiantamento em dinheiro deve solicitar ao Financeiro através do preenchimento do formulário Solicitação de Adiantamento (anexo 1), localizado na intranet. Caso não seja possível preencher a solicitação via intranet, o colaborador deve solicitar ao Financeiro o formulário para preenchimento manual. As solicitações de valores acima de R$ 300,00 devem ser solicitados com 48 horas de antecedência. 2

3 3 de Análise da Solicitação O Financeiro é responsável por analisar e aprovar a solicitação verificando se o adiantamento pode ou não ser concedido, em função da prestação de contas de débitos anteriores da área do solicitante. NOTA 1 Nos casos de solicitações de adiantamento por motivos de viagens a trabalho, o solicitante, ao preencher o formulário, deve marcar no formulário o campo viagem, para que novos campos para preenchimento sejam habilitados. Exceções: As solicitações da Presidência são realizadas no início de cada ano. O valor solicitado é considerado como uma reserva para emergências. Quando ocorre a utilização total do valor solicitado, se faz necessária a apresentação pela Presidência de todos os comprovantes de despesas para ressarcimento total do valor gasto. Desta forma, o mesmo valor sempre é disponibilizado à Presidência de acordo com a primeira solicitação do ano. Porém, a prestação de contas oficial é realizada ao final do ano vigente. No caso do setor de transportes (motoristas da Presidência) também é realizada uma solicitação de adiantamento no início do ano, porém, no início de cada mês é feita uma solicitação de pagamento, vide procedimento operacional FIN. 04 Solicitação de Pagamento, para as despesas do mês anterior, compondo o saldo do adiantamento realizado no início do ano. A prestação de contas é realizada ao final do ano Aprovação da Solicitação 3

4 4 de 12 Não havendo qualquer restrição quanto a débitos anteriores da área do solicitante, cabe ao colaborador do Financeiro analisar e aprovar a solicitação via intranet. Após aprovada, o solicitante é notificado por sobre a disponibilidade para a retirada da quantia solicitada. Cabe ao solicitante dirigir-se ao Financeiro, das 08h30 às 12h00 ou das 14h00 às 17h00, em posse do formulário impresso preenchido e assinado por ele. No momento da retirada deve conferir a quantia, garantindo a ciência do adiantamento e a responsabilidade por prestar contas posteriormente. Havendo restrições em função da não prestação de contas de adiantamentos anteriores, o novo pedido é reprovado. Desta forma, o solicitante recebe um do Financeiro comunicando o motivo da rejeição e orientações para que tome as devidas providências sobre as pendências. Neste momento toda a área do solicitante é bloqueada para novas solicitações de adiantamento até que seja realizada a prestação de contas em aberto. NOTA 2 As áreas somente não serão bloqueadas no caso de viagens que durem mais de 48 horas Registro e Controle das Solicitações de Adiantamento Toda e qualquer solicitação de adiantamento deve ser registrada pelo Financeiro em planilha para o controle das pendências e dos valores adiantados. 4.2 Prestação de Contas Solicitação de Prestação de Contas 4

5 5 de 12 Realizado o adiantamento, o solicitante deve prestar contas ao Financeiro em até 48 horas após o adiantamento. Vale ressaltar que o prazo máximo de 48 horas após a solicitação de adiantamento, exclui sábados, domingos e feriados. Para tal, o solicitante deve preencher o formulário Solicitação de Prestação de Contas (anexo 2 ) via intranet, imprimir e anexar os comprovantes (originais) das despesas que podem variar entre notas fiscais, recibos e/ou comprovantes de pagamentos das mais variadas despesas, bem como fazer a devolução de algum valor em dinheiro que não foi gasto, quando for o caso, ou receber uma possível diferença. NOTA 3 Vale ressaltar que a data do comprovante da despesa NÃO pode ser retroativa à data de liberação dos recursos. Com a documentação em mãos, o solicitante deve coletar a assinatura da interface de sua área confirmando o seu pleno acordo com as despesas feitas pelo colaborador em questão. Feito isso, a documentação deve ser entregue ao Financeiro para análise Análise da Prestação de Contas Ao receber a prestação de contas, o Financeiro deve, primeiramente, analisar o formulário e verificar se as informações nele contidas são suficientes, se todos os campos foram preenchidos corretamente e se constam as duas assinaturas (solicitante e interface da área). Após análise e não verificando nenhuma irregularidade, o Financeiro deve assinar o campo Tesouraria. Porém, caso haja a identificação de alguma irregularidade, o Financeiro deve informa-la ao solicitante e pedir-lhe que edite o formulário na intranet, orientando-o para o correto e satisfatório preenchimento. 5

6 6 de 12 Com o formulário devidamente preenchido, o Financeiro deve verificar se o valor pedido anteriormente na solicitação de adiantamento corresponde àquele apresentado no formulário de prestação de contas, bem como nos comprovantes de despesas. Se por ventura o valor apresentado no formulário de prestação de contas e nos comprovantes for superior ao valor solicitado no adiantamento, cabe ao Financeiro efetuar o pagamento desta diferença ao solicitante. No entanto, se o valor for menor, cabe ao solicitante fazer a devolução da diferença no ato da entrega da prestação de contas conforme mencionado anteriormente. Por outro lado, se os valores apresentados forem exatamente os mesmos do adiantamento, cabe apenas a baixa da pendência do solicitante pelo Financeiro e devolução do formulário de adiantamento. 5. REGISTROS Identificação Armazenagem Proteção Recuperação Solicitação de Adiantamento Eletrônico: Intranet / Diretório da área Físico: Gaveteiro Eletrônico: Acesso restrito senha e login / Acesso restrito à área Físico: Acesso restrito através de chave Eletrônico: Nome do documento, mês e ano / Nome do solicitante, data ou valor Físico: Nome do solicitante, data ou valor Tempo de Retenção Até o momento da Prestação de Contas Cópia de Segurança Não Descarte Não aplicável 6

7 7 de 12 Prestação de Contas Arquivo Físico Acesso através de chave com os integrantes da área Nome do documento, mês e ano. 2 anos Sim Arquivo Morto NOTA 4 Os demais registros mencionados neste documento estão contemplados no procedimento operacional FIN. 09 Gestão do Caixa. 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários /10/2014 Edição Inicial /10/2014 Inserção dos demais tipos de armazenamento para as solicitações de pagamento 7. ANEXOS 7

8 8 de Formulário de Adiantamento 8

9 9 de Formulário de Prestação de Contas 9

10 10 de 12 10

11 FINANCEIRO SOLICITANTE Gestor: 11 de Fluxograma do Processo P1 Adiantamento e Prestação de Contas FECOMERCIO SP SP1 - Solicitação de Adiantamento Início P1 T1 Preencher formulário na intranet T6 Imprimir solicitação Assinar formulário T7 Se dirigir ao Financeiro para retirada da quantia solicitada em posse do formulário preenchido e assinado T10 T5 Comunicar a aprovação ao solicitante T8 Liberar ao solicitante a quantia desejada T9 Atualizar planilha de controle das pendências e dos valores adiantados Das 08h às 12h e das 14h às 16h45 T2 Analisar solicitação S Aprovada? N Por falta de prestação de contas anterior? S T4 Comunicar a reprovação ao solicitante Bloquear a área do solicitante para novas solicitações N T3 Solicitar os ajustes necessários FIM 11

12 FINANCEIRO SOLICITANTE Gestor: 12 de 12 P1 Adiantamento e Prestação de Contas FECOMERCIO SP SP2 - Prestação de Contas T10 T10 Preencher e imprimir formulário na intranet Anexar ao formulário comprovantes de despesas e devoução de dinheiro, se for o caso Até 48 horas após o adiantamento T11 Coletar a assinatura da interface da área Entregar documentação para Financeiro T14 Providenciar os ajustes necessários na documentação T13 Informar ao solicitante as adequações necessárias T15 Efetuar o pagamento da diferença ao solicitante FIM T12 Analisar documentação S Há irregularidades? N S Valor apresentado superior ao do adiantamento? N T16 Dar baixa da pendência em planilha de controle Devolver formulário ao solicitante 12