PROCEDIMENTO DE VIAGEM

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1 PG.GAF /11/ de 16 CENTRO INTERNACIONAL DE ENERGIAS RENOVÁVEIS BIOGÁS Novembro 2015

2 PG.GAF /11/ de 16 Sumário 1. OBJETIVO DEFINIÇÕES E SIGLAS FLUXO DO PROCESSO DE VIAGEM Solicitações De Recursos Financeiros Para Viagem Responsabilidades Diárias e Adiantamentos Reembolso das Despesas Das Hospedagens Das Prestações de Contas Notas Fiscais (NF) Dos Valores das Diárias LISTA DE ANEXOS...14 ANEXO I VALOR DAS DIÁRIAS BRASIL...15 ANEXO II VALOR DAS DIÁRIAS EXTERIOR...16

3 PG.GAF /11/ de OBJETIVO 1.1. Este tem por objetivo estabelecer os procedimentos de viagens a serviço do Centro Internacional de Energias Renováveis Biogás Esta norma se refere a recursos do CIBiogás-ER, sendo que recursos pertencentes a convênios e que possuam critérios específicos serão mantidos as respectivas exigências de cada convênio ou instrumentos correlatos Casos não contemplados nessa norma deverão ser avaliados e aprovados pela Diretoria Executiva. 2. DEFINIÇÕES E SIGLAS CIBiogás-ER. COLABORADOR BOLSISTA TERCEIROS DIÁRIA FOR.CCT.007 ADV SEDE FPV Centro Internacional de Energias Renováveis Biogás. Pessoa que possui vinculo empregatício com o CIBiogás-ER. Estudante pesquisador e/ou profissional que possui um Termo de Concessão de bolsa de qualquer modalidade, formalizado com o CIBiogás-ER. Pessoa que não possui vínculo empregatício com o CIBiogás-ER. Importância concedida para cobertura de despesas relativas à alimentação e hospedagem, nos deslocamentos para realizar atividades de interesse do Centro Internacional de Energias Renováveis Biogás. Os valores percebidos para diária deverão observar a Tabela de Diárias conforme Anexos I e II deste procedimento. Formulário de Viagem. Adiantamento de Viagem. É a importância concedida além da diária para o custeio de despesas em viagens para realizar atividades de interesse do CIBiogás-ER, tais como tarifas de pedágio, translado e combustível. Localidade onde o colaborador, bolsista ou terceiro desempenha suas atividades. Fluxo do Processo de Viagem. E a sequência de passos necessários para realizar os processos, de acordo com um conjunto de interações definidas, permitindo que informações e s possam ser transmitidos de uma pessoa para outra.

4 3 FLUXO DO PROCESSO DE VIAGEM

5 PS.GAF /11/ de Solicitações De Recursos Financeiros Para Viagem Os Formulários de solicitação de recursos financeiros para viagens (FOR.CCT.007) deverão ser entregues à área de Contratos e Convênios com no mínimo 03 (três) dias úteis de antecedência à data de realização da viagem, visando a economicidade e o atendimento da demanda em tempo hábil. Quando houver a necessidade de aquisição de passagem área a solicitação deverá ser realizada o mais breve possível, para garantia de melhores preços das passagens O Formulário de solicitação de recursos para viagem deverá ser devidamente preenchido pelo colaborador e encaminhado de forma impressa para a área de Contratos e Convênios, anexando os s que possam fazer parte do processo tais como: carta convite, com informações adicionais sobre as atividades a serem realizadas em viagem. Obs.: A justificativa da viagem, informada no formulário, deve estar compreensível e de acordo com a meta do convênio. O formulário poderá também ser enviado por para a área de Contratos e Convênios, para que a pessoa responsável possa avaliar e dar o aceite, evitamos o desperdício de papel. Nota: Em caso de viagens internacionais faz-se necessária, a inclusão na justificativa, da informação de aprovação por parte da Diretoria, contendo as seguintes informações: número da ata de reunião, data e trecho da ata relatando a aprovação da diretoria Após o aceite das informações do Formulário de solicitação de recursos para a viagem, pela área de Contratos e Convênios, é de responsabilidade do viajante imprimir e coletar todas as assinaturas solicitadas.

6 PS.GAF /11/ de A confirmação da liberação dos recursos para aquisição de passagens, diárias e adiantamento serão efetuados somente após a formalização das aprovações e validações constantes no Formulário de Viagem (FOR.CCT.007) Responsabilidades A autorização para a liberação dos recursos de viagens à colaboradores e terceiros a serviço do CIBiogás-ER, são de responsabilidade dos Diretores e Gerentes formalmente designados conforme tabela: Viagem Nacional Aprovador Diretores Outro Diretor Gerentes Diretor (a) da área administrativa colaboradores, bolsistas e terceiros Gerente da área Viagem Internacional Aprovador Diretor Outro Diretor Gerentes Diretor da área e outro Diretor Colaboradores, bolsistas e terceiros Gerente, Diretor da área e outro Diretor Obs: Na ausência temporária do aprovador, a viagem deverá ser autorizada pelo seu substituto, designado pela Diretoria. Executiva Cabe a área de Contratos e Convênios receber todas as solicitações de viagem e validar as informações constantes no Formulário (FOR.CCT.007). Somente após a validação das informações é que o processo deverá ser encaminhado para a Área de Compras e/ou Financeira dar prosseguimento na solicitação Diárias e Adiantamentos O colaborador que se deslocar do seu local de trabalho, no interesse do CIBiogás- ER, fará jus à percepção de diária de viagem para custeio de alimentação.

7 PS.GAF /11/ de Ao colaborador será disponibilizado o valor correspondente a Diária, para custeio de alimentação, e Adiantamento de Viagem quando solicitado, para custeio de outras despesas tais como pedágio, translado, e combustível (somente para veículos de propriedade do CIBiogás-ER). Os s fiscais para prestação de contas do Adiantamento de Viagem deverão ter suas datas de emissão dentro do período da viagem. Excepcionalmente poderá ser englobado no Adiantamento de Viagem o valor da hospedagem, devendo ser apresentado Nota Fiscal do hotel para comprovação do gasto A despesa de alimentação que excepcionalmente ultrapassar o valor disponibilizado da diária, em situações especiais como por exemplo: almoço ou jantar com autoridades; poderá ser apresentado Documento Fiscal e justificativa, para reembolso da diferença paga à maior As despesas com hospedagem, passagens, seguro de viagem, taxa de embarque e outras taxas pertinentes a viagem, deverão ser pagas pelo CIBiogás-ER diretamente ao fornecedor do serviço. O hotel para hospedagem terá como limite o valor da Diária de hospedagem das tabelas anexas, e considerando o item Os valores das diárias são apresentados no parágrafo As diárias serão concedidas aos colaboradores antecedendo a data da viagem, em moeda nacional, desde que solicitada em tempo hábil, conforme o parágrafo 3.1.1, limitado ao valor da tabela de diária mencionada no parágrafo No caso de viagens de bolsistas e estagiários, a regra da viagem será a determinada no Edital de contratação ou instrumento jurídico pertinente, caso não esteja pré estabelecido no de contratação, os gastos de hospedagem e alimentação

8 PS.GAF /11/ de 16 realizados na viagem serão ressarcidos a título de reembolso, limitado ao valor da tabela de Diárias Nos casos de saída e regresso no mesmo dia, quando não solicitado e consequentemente não disponibilizado diária e/ou adiantamento de viagem estabelecida para o local de destino, os gastos efetuados serão ressarcidos a título de reembolso, limitado ao valor da tabela de Diárias Em caso de cancelamento de viagem, o colaborador deverá comunicar as áreas responsáveis (Financeiro e Contratos e Convênios, no prazo máximo de 24 horas e efetuar a devolução das diárias e/ou adiantamento ao departamento financeiro do CIBiogás-ER, via depósito bancário ou em espécie, conforme for o caso Todo adiantamento de viagem procedente de recursos de convênios deverá ser validado pela área de Convênios antes de ser encaminhado à área Financeira para pagamento Em todas as viagens deverão ser apresentadas à área Financeira s originais de comprovação da viagem, como, recibo de pedágio, cartão de embarque/desembarque e ticket de passagem terrestre. Em viagens com o veículo da empresa com mais de 01 colaborador, sempre que necessário, os caroneiros deverão apresentar a cópia do recibo de pedágio, para fins de comprovação de sua viagem. É de responsabilidade do motorista a solicitação de Adiantamento de Viagem, o pagamento e a entregar dos comprovantes originais dos pedágios na prestação de contas de viagem.

9 PS.GAF /11/ de Reembolso das Despesas No caso de viagens de urgência devidamente justificadas, em que o solicitante não tenha recebido previamente os recursos de diária e/ou adiantamento de viagem, este poderá solicitar reembolso de despesas tais como pedágio, translado, alimentação, hospedagem e combustível (somente para veículos de propriedade do CIBiogás-ER) Para solicitar o reembolso o solicitante deverá preencher o Formulário de Prestação de Contas Todos os comprovantes de reembolso de viagem deverão obrigatoriamente estar em nome do colaborador e com data de emissão dentro do período da viagem: a) Apresentar as notas fiscais originais (sem rasuras) e não será aceito cópia. b) Nos casos de reembolso de despesas de translado e pedágio, estes poderão ser feitos através da apresentação de recibo e/ou cupom fiscal. c) Os recibos para serviços de táxi deverão estar em nome do colaborador, contendo a data, itinerário da corrida, localidade, placa do veículo e assinatura do motorista; podendo ser apresentado também o cupom fiscal eletrônico identificado. c.1) Para recibo de táxi de AUTÔNOMO, deve constar no recibo o número do PIS, o nome completo do taxista e da mãe do taxista (conforme orientação contábil). d) Apresentar os bilhetes de embarque/desembarque das passagens aéreas ou rodoviárias. e) Em relação às despesas de alimentação: não serão pagas as despesas como bebidas alcoólicas e sobremesas.

10 PS.GAF /11/ de 16 f) As notas fiscais de alimentação deverão ser discriminadas o consumo (Exemplo: Despesas de refeição, almoço ou jantar). g) No caso de convidados para ministrar palestras e/ou participar de reuniões de interesse do CIBiogás-ER e que não possuem vínculo com a instituição por meio de contrato, convênio ou termo de cooperação, será necessário que a área solicitante da viagem envie a área de Compras e Contratações uma carta convite, que comprove o interesse por parte do CIBiogás-ER em custear as despesas deste convidado. A justificativa deverá conter a importância do comparecimento do convidado e quais os benefício ao Projeto/Convênio, sendo esta aprovada pelo Diretor da Área solicitante Em caso de parceiros e convidados: a) Apresentar notas fiscais originais (sem rasuras) em nome da pessoa física (parceiro ou convidado). b) Nos casos de reembolso de serviços de táxi os recibos deverão estar em nome da pessoa física (parceiro ou convidado), contendo a data, itinerário da corrida, localidade, placa do veículo e assinatura do motorista; podendo ser apresentado também o cupom fiscal eletrônico identificado. c) Os serviços de táxi prestado por AUTÔNOMO deve constar no recibo o número do PIS, o nome completo do taxista e da mãe do taxista. d) d) Apresentar os bilhetes de embarque/desembarque das passagens aéreas ou rodoviárias Para prestador de serviço que possuem contrato: As notas, recibos e cupons fiscais que comprovem as despesas podem estar em nome da empresa contratada prestadora de serviço, a fim de que esta possa ser lançada

11 PS.GAF /11/ de 16 contabilmente. 3.5 Das Hospedagens Para as hospedagens de colaboradores, diretores, e terceiros serão utilizados, preferencialmente, os hotéis com padrão executivo, pelo melhor custo/benefício Em casos onde não houver rede hoteleira no padrão executivo, o CIBiogás-ER poderá hospedar o viajante em outro hotel, levando em consideração o menor preço, a segurança local, a proximidade do local do compromisso, a insalubridade, dentre outras variáveis O pagamento da tarifa de NO SHOW (pagamento de uma diária pelo não comparecimento na data aprazada, sem que tenha havido o cancelamento prévio da reserva), será de responsabilidade do colaborador que não compareceu e não solicitou o cancelamento da reserva efetuada. 3.6 Das Prestações de Contas Ao regresso da viagem o solicitante deverá prestar contas das despesas da viagem, mediante apresentação do FOR.FIN Formulário de Prestação de contas, anexando toda a documentação comprobatória original, em até 05 (cinco) dias úteis após o regresso No caso em que o valor do adiantamento de viagem não for totalmente utilizado, a diferença (valor de sobra) deverá ser devolvido ao CIBiogás-ER, via depósito bancário

12 PS.GAF /11/ de 16 (solicitar os dados bancários ao Financeiro do CIBiogás-ER) Caso o colaborador não prestar contas dos valores disponibilizado para viagem dentro do prazo de até 03 (três) dias após o comunicado da área Financeira, não será concedido novo adiantamento até a regularização da pendência, podendo ser aplicada as sanções cabíveis, sendo encaminhado ao superior imediato um comunicado para a devida cobrança O colaborador que, mediante convite formal, representar o CIBiogás-ER em eventos/viagens com os custos pagos pela entidade anfitriã, só poderá solicitar ao CIBiogás-ER o pagamento das despesas não contempladas pela entidade, mediante a formalização e autorização do Gerente ou Diretor imediato e justificativa contemplando a importância da participação e benefício ao Projeto/Convênio As prestações de contas de viagens internacionais serão realizadas de acordo com o câmbio do Banco Central referente ao dia do retorno As prestações de contas devem ser entregues primeiramente na área de Contratos e Convênios por meio do encaminhamento do Formulário de Prestação de Contas (FOR.FIN.001) devidamente preenchidos, e comprovante da realização da mesma, como pedágio ou passagens. Após conferência das informações, a área de Contratos e Convênios encaminhará ao Departamento Financeiro para finalizar a prestação de contas. O campo RELATÓRIO DA VIAGEM deverá ser descrito contendo o objetivo da viagem (vinculada com a Meta) e quais benefícios e resultados o Projeto/Convênio obterá com a realização da viagem, ou seja, todos pontos relevantes devem ser descritos. NÃO SERÁ ACEITO A MESMA JUSTIFICATIVA DESCRITA NA SOLICITAÇÃO DE VIAGEM.

13 PS.GAF /11/ de Notas Fiscais (NF) - A Nota Fiscal deverá estar sempre em nome e dados do Colaborador. - A Nota Fiscal é obrigatória para qualquer material adquirido ou serviço executado; - A Nota Fiscal não poderá conter erros nem rasuras; - Solicitar sempre que possível, que o fornecedor ou prestador de serviço descreve na NF o número do convênio atual; - NF de combustível deve conter a placa do veículo que está sendo abastecido; 3.8 Dos Valores das Diárias Os valores das diárias são baseados nos valores da Tabela de Diárias vigente da ITAIPU Binacional (Anexo I e II), tendo em vista o aproveitamento do estudo de mercado dos custos de alimentação para servir de parâmetro no exame do equilíbrio e compatibilidade do valor da diária, de forma que ela seja suficiente para o conforto adequado do viajante Para aplicação dos valores das diárias, o CIBiogás-ER unificou as tabelas de Classes utilizadas pela ITAIPU, utilizando uma tabela com valores únicos A diária contempla as despesas relativas à alimentação, nas viagens, a serviço e de interesse do CIBiogás-ER Da Revisão do Procedimento de Viagens A Norma de Viagens será revisada pelo setor administrativo sempre que necessário ou por determinação da Diretoria Executiva.

14 PS.GAF /11/ de LISTA DE ANEXOS Anexo I Valor das Diárias Brasil Anexo II Valor das Diárias Exterior 5. ALTERAÇÕES Data Revisão Principais Alterações 05/03/ Revisão do conteúdo e inserção do Fluxo do Processo de Viagens 10/04/ Ajustes nos itens: e /11/ Alteração na disponibilização de adiantamento de viagens e diárias; - Alteração quanto às reservas de hotel; - Unificação da tabela de valores para todos os níveis hierárquicos.

15 PS.GAF /11/ de 16 ANEXO I VALOR DAS DIÁRIAS BRASIL TABELA DE DIÁRIAS BRASIL VALOR BASE DAS DIÁRIAS DIÁRIA DE ALIMENTAÇÃO BASE DA DIÁRIA DE HOSPEDAGEM BRASÍLIA R$ 450,00 R$ 157,50 R$ 292,50 SÃO PAULO E CAMPINAS R$ 437,00 R$ 152,95 R$ 284,05 RIO DE JANEIRO R$ 450,00 R$ 157,50 R$ 292,50 FOZ DO IGUAÇU R$ 232,00 R$ 81,20 R$ 150,80 CURITIBA R$ 260,00 R$ 91,00 R$ 169,00 OUTRAS CAPITAIS E CIDADES DO BRASIL R$ 355,00 R$ 124,25 R$ 230,75 OUTRAS CIDADES DO PARANÁ R$ 220,00 R$ 77,00 R$ 143,00

16 PS.GAF /11/ de 16 ANEXO II VALOR DAS DIÁRIAS EXTERIOR TABELA DE DIÁRIAS EXTERIOR VALOR BASE DAS DIÁRIAS DIÁRIA DE ALIMENTAÇÃO BASE DA DIÁRIA DE HOSPEDAGEM PARAGUAI G$ 635,00 222,25 412,75 AMÉRICA DO NORTE $ 330,00 115,50 214,50 EUROPA $ 350,00 122,50 227,50 ÁSIA $ 290,00 101,50 188,50 ÁFRICA $ 230,00 80,50 149,50 AMÉRICA LATINA $ 200,00 70,00 130,00

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