Nº Versão/Data: Validade: /10/2014 OUTUBRO/2014 SA MOTOBOY MACROPROCESSO ADMINISTRATIVO PROCESSO MOTOBOY

Transcrição

1 1 de 10 msgq - MOTOBOY MACROPROCESSO ADMINISTRATIVO PROCESSO MOTOBOY - MOTOBOY 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMENTOS DEFINIÇÃO DO SERVIÇO E SUA ABRANGÊNCIA SOLICITAÇÃO E APROVAÇÃO DO SERVIÇO EXE CUÇÃO DO SERVIÇO FINALIZAÇÃO DO SERVIÇO CONTROLE MENSAL DE SOLICITAÇÕES REGISTROS HISTÓRICO DO DOCUMENTO ANEXOS FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE MOTOBOY CONTROLE DE EXCEDENTES FLUXOGRAMA DO PROCESSO Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição VENILSON RODRIGUES VALMIR DANTAS ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 2 de OBJETIVO Este documento tem por finalidade estabelecer o procedimento para o controle das solicitações e serviços de motoboy pela FecomercioSP. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS Não aplicável 4. PROCEDIMENTOS 4.1 Definição do Serviço e sua Abrangência Entende-se por serviços de motoboys as entregas e retiradas de material solicitados internamente pelos colaboradores da FecomercioSP, contemplando o devido registro de entrada e saída. Vale destacar, que as solicitações para serviços particulares não estão contempladas neste procedimento. Sendo particular, cabe à Mensageria, acionar um motoboy exclusivo para este serviço e verificar junto ao solicitante a forma de pagamento para tal. 2

3 3 de Solicitação e Aprovação do Serviço Todos os serviços de motoboy são feitos perante a solicitação via intranet, cabe ao colaborador preencher o formulário fornecendo o máximo de informações quanto ao serviço que deseja: nome(s) do(s) destinatário(s) ou remetente(s), tipo(s) de documento(s), tipo(s) de serviço(s), caráter do(s) serviço(s) (particular ou não), endereço(s) completo(s) (rua, número, bairro e, se possível, ponto de referência), e informações adicionais que julgar necessárias, para que o serviço seja realizado com eficiência e sem atrasos. Nota 1: No caso de entrega de material cabe ao solicitante providenciar a devida preparação do material, por exemplo, envelopamento ou embalagem. Uma vez preenchido o formulário, a equipe de Mensageria recebe as informações e cabe à mesma verificar se as informações contidas no formulário são suficientes (como rua, CEP, Número, horário, data e nome da pessoa) ou não para a execução do serviço. Em caso negativo, cabe ao núcleo reprovar a solicitação, especificando no campo Observações, o motivo da reprovação. Cabe ao solicitante, por sua vez, refazer a solicitação. Nos casos de cancelamento do serviço por parte do solicitante, cabe ao mesmo informar a Mensageria para que seja feito o cancelamento da solicitação através da reprovação do mesmo, especificando o cancelamento no campo Observações Entrega de Material Nos casos de entrega, aprovado o serviço, cabe ao solicitante imprimir o protocolo de entrega (após o preenchimento o formulário, a ferramenta permite gerar automaticamente o protocolo) e disponibiliza-lo juntamente com o material em sua mesa ou na caixa de entrada e saída afixada no 5 andar. Caso o documento seja enviado sem protocolo, cabe à Mensageria verificar com o solicitante se não haverá necessidade do documento, caso o solicitante afirme que não há necessidade do envio de protocolo fica a cargo de sua própria responsabilidade qualquer eventual problema e comprovação da entrega. 3

4 4 de 10 Nota 2: Em casos de pacotes grandes o solicitante pode pedir a ajuda ao núcleo manuseio e apoio logístico. Recebido o material, cabe à Mensageria verificar se o envelope ou embalagem está em boas condições (exemplo: sem lacre, rasgado, etc). Em casos de pequenos reparos (passar cola, fita, etc) a própria Mensageria poderá realiza-los. Já nos casos que requerem interferência o solicitante, cabe a Mensageria devolver o material ao solicitante, informando-o para que seja providenciado o reparo. Uma vez feito, cabe ao solicitante informar a Mensageria para que seja retirado o material. A solicitação ficará em aberto até a entrega novamente do material. Caso a regularização não seja realizada em até 3 dias, cabe à Mensageria registrar a informação no campo Avaliação do formulário, e cancelar a solicitação através da reprovação do mesmo. Todos os documentos/materiais assim que retirados para efetuar o serviço, de entrega, ficam guardados no armário de entrada e saída de documentos Retirada de Material Nos casos de retirada de material basta que o solicitante preencha do formulário e a Mensageria aprove, para que o serviço seja realizado. 4.3 Execução do Serviço Uma vez aprovados os serviços, com os devidos documentos/materiais em mão, cabe à Mensageria direcioná-los aos motoboys para a realização do serviço. Nos casos de retirada, cabe à Mensageria imprimir o formulário de solicitação de entrega-los aos motoboys para as devidas retiradas. Para organização do roteiro dos motoboys, cabe à Mensageria alimentar as informações em planilha Excel para definição mais clara do roteiro. 4

5 5 de 10 Todo o material/documento que precise ser remetido ou retirado via motoboy deve ser entregue à Mensageria até às 10h (período da manhã) ou até às 15h (período da tarde) para ser entregue no mesmo dia. Após às 15h o material/documento só será enviado/retirado a partir das 10h00 horas do dia seguinte, por isso vale destacar a importância de uma programação prévia quanto às solicitações de serviços de motoboy. Em casos de urgência, cabe à Mensageria entrar em contato com o motoboy para que seja incluída a solicitação no seu roteiro sem comprometer as demais entregas, ou seja dependendo do casos, seja demandando um motoboy extra. Nota 3: A realização do serviço sempre respeitará a tempo mínimo de deslocamento do motoboy até o local de destino em hipótese alguma a equipe de Mensageria solicitará que o motoboy realize o percurso em tempo menor do que o previsto, mesmo a pedido do solicitante, pois há todo o respeito em relação a saúde e integridade física dos motoboys contratados. Caso o motoboy ao chegar ao endereço solicitado, seja informado que a empresa tenha mudado de endereço, o contato que foi destinado para a entrega/retirada do documento não trabalha mais no local ou não tiver alguém para receber/entregar o documento, este deverá retornar à FecomercioSP, para que a Mensageria finalize a solicitação, informando o motivo da não realização do serviço ao solicitante, através do formulário na intranet. Cabe ao solicitante rever os dados informados e caso queria deverá realizar uma nova solicitação já com as devidas adequações. Se o motivo da entrega ou retirada do documento não ocorrer por causas naturais, cabe à Mensageria informar ao solicitante (via telefone) o motivo da não realização do serviço e acordar um novo horário ou entrega/retirada para o dia seguinte. Nestes casos não é necessário refazer a solicitação via intranet. Os documentos que não forem entregues ficam são guardados em um armário etiquetado e identificado com cada tipo de serviço. 5

6 6 de 10 Nos casos em que o serviço é fora da região central de São Paulo, como por exemplo: São Caetano, Guarulhos etc, o procedimento é o mesmo, porém nestes casos cabe à Mensageria entrar em contato com a agência de motoboys e solicitar um motoboy esporádico. 4.4 Finalização do Serviço Ao concluírem os serviços solicitados, os motoboys devem entregar à Mensageria, ao final de cada período (manhã ou tarde), todos os protocolos devidamente assinados por seus destinatários e os itens retirados. Ao receber, cabe a Mensageria, colocar os itens (protocolos e materiais retirados) no armário etiquetado, segmentados por áreas. Feito isto, cabe à Mensageria, entregar os respectivos itens aos solicitantes e dar baixa (concluir) do serviço na intranet. Caso o solicitante não esteja na sua mesa ou em reunião no momento da entrega, e não tenha designado ninguém para receber, cabe à Mensageria retornar os documentos ao armário etiquetado para posteriormente realizar a entrega. 4.5 Controle Mensal de Solicitações Ao final de cada mês a agência de motoboys deve enviar à FecomercioSP, mais especificamente à Mensageria, a nota fiscal dos serviços solicitados ao longo do mês corrente. Para conferência das informações constantes na nota, cabe à Mensageria a geração de um controle dos excedentes (através de um formulário em word vide anexo 2) e de uma planilha com todos os serviços de motoboys solicitados pela FecomercioSP no mês, juntamente com os seus custos e, separados por área para posterior envio ao Financeiro, propiciando um maior controle dos custos gerados deste serviço. Feito isso, cabe à Mensageria elaborar o relatório e encaminhar juntamente com a nota fiscal a interface da administração para avalição e coleta de vista. Feita essa avaliação o relatório e nota segue para o Financeiro para análise das despesas e posterior liquidação. 6

7 7 de REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de Segurança Descarte Formulário de Solicitação de Motoboy INTRANET Acesso restrito através de permissão de acesso à rede Data, solicitante, nº da solicitação Permanente Sim Não Aplicável Controle de excedentes (Fomulário) Sec$ (\\srv-06) (Z:) Acesso Restrito através de permissão de acesso à rede Data Permanente Sim Não Aplicável Controle de Gastos de Motoboys e Esporádicos (Planilha) Sec$ (\\srv-06) (Z:) Acesso Restrito através de permissão de acesso à rede Data Permanente Sim Não Aplicável 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários /10/2014 Edição Inicial 7

8 8 de ANEXOS 7.1 Formulário Solicitação de Motoboy 7.2Formulário de excedentes (esporádicos) 8

9 9 de Formulário Controle de Excedentes 9

10 MOTOBOY FINANCEIRO MENSAGERIA SOLICITANTE Gestor: 10 de Fluxograma do Processo P1 Motoboy FECOMERCIO SP SP1 Solicitação de Motoboy Início P1 T1 Preencher solicitação de motoboy via intranet T3 Adequar solicitação T4 Preparar material com protocolo, qdo for o caso Disponibilizar o material na mesa ou colocar na caixa de saida/entrada Aguardar a execução do serviço T15 Receber protocolo (qd for o caso), material e/ou documento referente ao serviço realizado Manhã: até 10:00hs Tarde: até 15:00hs Manhã: até 10:00hs Tarde: até 15:00hs T2 Analisar solicitação N Solicitação ok? S T5 Registrar solicitações em planilha Retirar material Material em boas condições? N Pequenos reparos? N T6 Devolver material Solicitar ajustes ao solicitante Solicitante N realizou adequações em até 3 dias? T7 Cancelar solicitação Informar solicitante S S S T9 T8 Separar solicitações (prioridade, itinerário, horário restrito etc) Adequadar T10 Demandar os serviços para os motoboys com as devidas informações, materiais e/ou documentos necessários T16 Receber NF e gerar planilha de todos os serviços de motoboy Elaborar Relatório Enviar para análise e visto da Interface Encaminhar para o Financeiro T14 Avisar solicitante sobre a execução do serviço Entregar documentos FIM T17 Analisar despesas Controlar custos por área Liquidar despesa T11 Analisar e separar os serviços junto com a Mensageria T12 Realizar serviços de acordo com os períodos e horários estabelecidos T13 Entregar à Mensageria o protocolo, material, documento etc do serviço realizado 10