DECON PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO (PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO) 04/2015

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1 DECON PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO (PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO) 04/2015 PROCEDIMENTOS PARA CELEBRAÇÃO DE TERMO ADITIVO DE PRORROGAÇÃO DE VIGÊNCIA EM CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

2 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO 04/2015 PROCEDIMENTOS PARA CELEBRAÇÃO DE TERMO ADITIVO DE PRORROGAÇÃO DE VIGÊNCIA EM CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Coordenadoria de Compras, Contratos e Licitações - CCCL Thiago Cesar Bezerra Moreno Responsável pela Elaboração: André Sekunda Gallina Chefe do

3 FLUXO BÁSICO PARA CELEBRAÇÃO DE TERMO ADITIVO DE PRORROGAÇÃO DE VIGÊNCIA EM CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS. Quando da celebração de um termo aditivo, os seguintes passos devem ser observados pelo servidor responsável pela instrução processual, visto que orientam a realização dos procedimentos do na sua gestão. A seguir serão mais bem detalhados esses passos. TERMO ADITIVO DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS ASPECTOS GERAIS Ao receber o processo no DECON, em que se pretende a celebração de um termo aditivo a um contrato de serviços, o servidor que atua no DECON deve tomar as seguintes providências: 1. Inicialmente verificar se o contrato é classificado como de serviço continuado, com vistas a verificar se o contrato já não atingiu a vigência máxima (60 meses para serviços comuns, 48 para a área de informática). 2. Feito isso, verificar qual a pretensão da área demandante, se a PRORROGAÇÃO DA VIGÊNCIA DO CONTRATO, a realização de um ACRÉSCIMO OU SUPRESSÃO DO OBJETO, um REAJUSTE DE VALOR, uma REPACTUAÇÃO, ou outro pedido contido na instrução realizada. Página 1 de 6

4 3. Identificada a pretensão da área, o DECON atuará de forma específica para atender a demanda processual, sabendo que Prorrogação de Vigência e Acréscimo ou Supressão são formalizados por TERMO ADITIVO, e Reajuste e Repactuação por APOSTILAMENTOS (salvo casos excepcionais). processual. 4. A seguir serão definidos os procedimentos para cada tipo de pretensão TERMO ADITIVO DE PRORROGAÇÃO DA VIGÊNCIA DO CONTRATO DE SERVIÇOS 5. Verificar se o processo está devidamente autuado, com folhas numeradas e rubricadas, e se consta documento formalizando a pretensão da área de PRORROGAR A VIGÊNCIA DO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS. 6. Verificar se o contrato já não atingiu a vigência máxima (60 meses para serviços comuns, 48 para a área de informática). 7. Verificar se existe no processo documento contendo manifestação da contratada demonstrando interesse na PRORROGAÇÃO DA VIGÊNCIA DO CONTRATO, preferencialmente carta assinada por representante da empresa, acompanhada do respectivo documento de mandato. 8. Verificar se a área demandante demonstra a VANTAJOSIDADE DA PRORROGAÇÃO DO CONTRATO, que é materializada pela realização da PESQUISA DE MERCADO nos autos, com a juntada da PLANILHA DE PREÇOS. A pesquisa de preços tem suas balizas definidas pela IN 05/ No caso de contratos com mão de obra cedida, essa comprovação é relativizada pela IN 02/2008, bastando demonstrar que sobre os elementos de mão de obra incidirá o reajuste de CCT/ACT, dispensando pesquisa de mercado. Página 2 de 6

5 10. Verificar se há MANIFESTAÇÃO DO FISCAL DO CONTRATO acerca da execução contratual, bem como justificando a necessidade da prorrogação da vigência em condições vantajosas à Administração. 11. Feitas todas essas verificações, o servidor do DECON deve proceder a HABILITAÇÃO FISCAL E JURÍDICA da contratada, juntando todas as certidões previstas em lei. 12. Após isso, MINUTAR O TERMO ADITIVO apto a satisfazer a pretensão da área demandante. 13. Atentar para a necessidade de passar o CHECK-LIST de conferência dos atos administrativos já praticados, conforme modelo disponibilizado pela AGU. 14. Com a minuta pronta, despachar o processo à PROAGI com resumo fático-processual dos autos, detalhando o impacto orçamentário-financeiro do contrato ao longo da sua vigência prorrogada (próximos 12 meses) e ao longo do exercício financeiro atual, com indicação do valor mensal e anual do contrato, solicitando, ao final, a remissão dos autos ao Gabinete da Reitoria para obtenção das seguintes APROVAÇÕES: Aprovação motivada para celebração do termo aditivo; Aprovação do conteúdo material (não jurídico) do termo aditivo. 15. Obtidas as aprovações, o servidor deverá realizar a ANÁLISE COMPLETA ACERCA DA PRORROGAÇÃO CONTRATUAL, conforme modelo atualmente em uso, verificando a real vantajosidade da prorrogação do contrato, analisando a liquidez da contratada, dentre outros, conforme modelo em uso. 16. Após, remeter o processo à PROPLAN para provação da despesa decorrente do termo aditivo (100% DA DESPESA QUE O CONTRATO IRÁ GERAR), emissão de DDO (integral para o Exercício) E EMPENHO (se houver disponibilidade, porém, não é obrigatório) para a prorrogação pretendida, solicitando que Página 3 de 6

6 após isso, o processo seja encaminhado à PF/UNILA para exame jurídico. Aguardar o retorno dos autos. 17. Após o retorno dos autos com parecer jurídico, verificar se FORAM PROPOSTAS ALTERAÇÕES / MODIFICAÇÕES pelo procurador. 18. Atentar se o parecer é pelo prosseguimento ou não da prorrogação. Dependendo da complexidade do caso o servidor deverá tratar com a chefia do DECON para a tomada da correta decisão. Adequar a instrução processual. Analisar o parecer jurídico e tabular os dados. 19. Feito isso, qualificar a contratada, preencher os dados do contrato e transformá-lo em arquivo.pdf, encaminhando para a contratada (preferencialmente via ), solicitando que ela imprima em 2 vias, assine e envie, via correios, ao endereço da UNILA Confirmar se o nome e os dados do representante da contratada, qualificado no contrato, estão corretos. 20. Se o contrato prevê GARANTIA DE EXECUÇÃO, alertar a contratada desde já que ela deve providenciar a atualização da garantia no prazo do edital. Aguardar a chegada do aditivo na UNILA A GARANTIA DE EXECUÇÃO, caso apresentada na modalidade de SEGURO-GARANTIA, deve se estender por pelo menos 3 meses além da vigência normal do contrato (IN 02/2008, art. 19, XIX). 21. Após a chegada do aditivo, conferir se todas as páginas estão rubricadas e se consta assinatura da contratada no local indicado. 22. CONFERIR A VERSÃO IMPRESSA para verificar se a contratada não fez nenhuma alteração na versão enviada via Atentar para a garantia da execução, se ela foi atualizada (se for o caso). Feito isso, despachar o processo à PROAGI para que remeta ao Gabinete da Reitoria para assinatura pelo reitor. Após assinado, devolver a via da contratada via Correios. 24. Efetuar o registro do aditivo no SICON (lembrar de pegar o DOU no dia Página 4 de 6

7 seguinte), lançando também o Cronograma (exceto contrato SRP). 25. Verificar se há necessidade de cadastramento do fiscal no SICON e sua vinculação ao cronograma (providenciar o formulário de acesso ao SICON, se for o caso). 26. Atualizar a garantia da execução no cronograma (se for o caso). 27. Providenciar ACESSO AO SICON ao fiscal da execução (para lançamento das medições), e demais atos pertinentes, se for o caso. 28. Verificar junto à área demandante a necessidade de DESIGNAÇÃO DE FISCAIS e gestores, se for o caso. 29. Efetuar o registro do aditivo no SIPAC: Anexar o aditivo digitalizado, DOU e demais documentos, vincular empenhos, vincular unidades beneficiadas, verificar necessidade de cadastramento de novos cargos terceirizados, empregados da contratada, etc. 30. Efetuar o registro do aditivo no SITE DA UNILA. 31. Após tudo isso, enviar à área demandante e aos fiscais do contrato informando que o ADITIVO DE PRORROGAÇÃO DE VIGÊNCIA encontra-se formalizado e vigente, podendo ser utilizado. 32. Verificar a necessidade de abertura de novo PROCESSO DE PAGAMENTO, contendo todos os documentos importantes da instrução processual, tais como: TR (ou PB), contrato, CCT/ACT, empenho, portaria de fiscais, principais check-lists da Wiki/DECON, etc. Tramitar para o fiscal da execução Caso o contrato seja de prestação de SERVIÇOS COM MÃO DE OBRA, o PROCESSO DE PAGAMENTO DEVE SER REMETIDO À DIFISC (e não ao fiscal da execução). 33. Promover o lançamento e atualização do aditivo nas PLANILHAS DE CONTROLE (planilha de Acompanhamento do Contrato e de Garantia de Execução). 34. Após, encaminhar o processo à CCF para CONTABILIZAÇÃO do aditivo e da garantia atualizada (se for o caso). Após o retorno do processo ao DECON, passar o Página 5 de 6

8 check-list já em uso, juntá-lo ao processo administrativo e fazer a custódia dos autos. Em instruções processuais dessa natureza, os processos podem chegar ao DECON com as seguintes faixas de prazo: CONTRATO COM VIGÊNCIA ENTRE 180 E 120 DIAS: nesse caso a instrução processual oferece baixo risco e baixa prioridade, podendo a instrução processual ser realizada com bastante tranquilidade e segurança; CONTRATO COM VIGÊNCIA ENTRE 120 E 80 DIAS: nesse caso a instrução processual oferece médio risco e média prioridade, devendo ser analisada carga de serviço, priorizando a instrução dessa faixa de prazo em relação a outros com menor urgência; CONTRATO COM VIGÊNCIA ENTRE DE 80 DIAS OU MENOS: nesse caso a instrução processual oferece ALTO risco e ALTA prioridade, devendo ser priorizada em relação a todo e qualquer outro processo, salvo casos específicos avaliados em conjunto com a chefia do DECON. Foz do Iguaçu/PR, 03 de Junho de André Sekunda Gallina Contador SIAPE Chefe do Página 6 de 6