QUALIDADE E EXCELÊNCIA NA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO Faculdade de Letras Universidade do Porto

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1 QUALIDADE E EXCELÊNCIA NA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO Faculdade de Letras Universidade do Porto Arquivos e serviços de informação: a certificação da qualidade no Brasil Maria Odila Fonseca Universidade Federal Fluminense

2 Sociedade da Informação no Brasil é uma iniciativa do Estado Brasileiro, especialmente do Governo Federal. A partir de 1996 o Conselho Nacional de Ciência e Tecnologia desenvolveu esforços os que culminaram na elaboração de um Programa Sociedade da Informação,sinalizando a principal ( e talvez única) política pública p de informação em nível n nacional.

3 Seus objetivos são: 1. articular, coordenar e fomentar o desenvolvimento e utilização segura de serviços avançados ados de computação, comunicação e informação e suas aplicações na sociedade, mediante a pesquisa, desenvolvimento e ensino brasileiros, acelerando a disponibilização de novos serviços e aplicações na Internet, de forma a garantir vantagem competitiva e a facilitar a inserção da indústria e empresa brasileiras no mercado internacional; 2. fornecer, desta maneira, subsídios para a definição de uma estratégia de país s para conceber e estimular a inserção adequada da sociedade brasileira na Sociedade da Informação

4 RAZÕES ESTRATÉGICAS 1. o papel central de Tecnologias de Informação (TI) na viabilização de competitividade econômica do país, não somente através s da criação de novos produtos e serviços, mas especialmente por meio da renovação das estruturas tradicionais de produção e comercialização de bens e serviços; 2. a importância competitiva que TI pode assegurar a países em comércio internacional, através s da implantação/uso de mecanismos de pagamento eletrônico, transporte de bens com acompanhamento em tempo real, alfândegas eletrônicas etc.; 3. a necessidade de uma infra-estrutura avançada ada de redes e de computação para suporte a todas as atividades do país, perpassando desde educação e pesquisa até comércio de bens e serviços, destacando o oferecimento de serviços públicos p eficientes, e 4. a urgência de viabilizar a democratização do acesso à informação visando contribuir para o exercício cio pleno da cidadania

5 Com base nessas perspectivas foi elaborado o chamado Livro Verde da Sociedade da Informação no Brasil, que deveria, após circular e receber emendas consolidar uma proposta definitiva chamada de Livro Branco da Sociedade da Informação

6 O Livro Branco nunca chegou a ser concretizado. O site da Sociedade da Informação no Brasil não é atualizado desde abril de

7 Mesmo quando ainda era um projeto inserido na agenda brasileira de debates projeto da Sociedade da Informação no Brasil não incluia os arquivos, quer como aparatos culturais quer como facilitadores administrativos das desejadas transparência, eficácia cia e eficiência

8 Tal ausência gerou a formulação, pelo Conselho Nacional de Arquivos, de um documento recomendando a inclusão da questão arquivística no futuro (?) Livro Verde Subsídios para Inserção do Segmento dos Arquivos no Programa Sociedade da Informação do Brasil

9 Sociedade da Informação e a Gestão da Qualidade

10 certificação e arquivos ABNT Registros devem ser estabelecidos e mantidos para prover evidências da conformidade com requisitos e da operação eficaz do sistema de gestão da qualidade. Registros devem ser mantidos legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis. Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros [ABNT (e), 2000, p.4 e p.5] apud Cardoso, J C e Luz, A R Os Arquivos e os Sistemas de Gestão da Qualidade, Q Arquivística stica.net, v.1,n.1,p.51-64, jan.jun, 2005

11 NBR 1276 Métodos M para análise de documentos determinação de seus assuntos e seleção dos termos de indexação; Critérios rios de avaliação de documentos de arquivo;

12 ABNT ISO Diretrizes para documentação de sistema de gestão da qualidade,

13 ISO GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS campo da gestão responsável pelo eficiente e sistemático tico controle de criação, recepção, manutenção, uso e disposição dos documentos, incluindo os processos de captura e manutenção das evidências das informações em torno das atividades de negócios na forma de documentos de arquivo

14 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS Especificação de requisitos funcionais para sistemas eletrônicos de gestão arquivística de documentos tradicionais e eletrônicos Os requisitos funcionais estabelecem um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua fidedignidade e autenticidade ao longo do tempo, ou seja, o seu valor como fonte de prova das atividades desenvolvidas por uma dada instituição. Assim, para implementar programas de gestão arquivística de documentos é necessária a elaboração dos requisitos, que possibilitarão às organizações públicas e privadas produzir e manter documentos de arquivo fidedignos e autênticos, além de reconhecer documentos arquivísticos em sistemas eletrônicos de informação. Com base nos requisitos é possível estabelecer os metadados que fornecerão informações sobre o contexto jurídico-administrativo, documental e tecnológico em que os documentos foram criados, bem como informações sobre seu conteúdo, tramitação entre outras. Os objetivos dos requisitos funcionais são: permitir a implementação dos procedimentos e operações técnicas próprios de um sistema de gestão arquivística de documentos: produção, tramitação, arquivamento, uso, avaliação e destinação; produzir documentos fidedignos em ambiente tradicional e/ou eletrônico; garantir a autenticidade dos documentos tradicionais e/ou eletrônicos; facilitar o acesso, a utilização, a legibilidade e a compreensão dos documentos eletrônicos; garantir a integridade dos documentos arquivísticos a longo prazo. Atualmente, a CTDE definiu a estrutura dos requisitos funcionais com os elementos que servirão de base para a sua redação, organizados da seguinte forma: Parte geral - objetivos, limites, benefícios do modelo de requisitos e orientações para sua utilização; terminologia; estratégias de implementação da gestão arquivística de documentos pelas organizações; sistemas eletrônicos de gestão arquivística de documentos tradicionais e eletrônicos (características, metodologia de implementação e funcionamento). Parte específica - Requisitos do sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos tradicionais e eletrônicos compreendendo: 1. Aspectos de funcionalidade como captura, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da informação, segurança, armazenamento, preservação, funções administrativas e requisitos não funcionais. 2. Metadados 3. Aspectos de tecnologia