Procedimento Operacional

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1 1/11 Nº revisão Descrição da Revisão 00 Elaboração inicial do documento 01 Revisão geral do documento 02 Adequação dos registros e padrões Adequação para o Sistema de Gestão Integrado, alteração do Item 5.1 no campo de 03 identificação (número sequencial do documento), 5.5 nome do arquivo eletrônico no servidor de engenharia Demais envolvidos na análise e aprovação Área / Processo Responsável Rubrica Diretoria de Negócios Vendas Gestão de Contratos Service e Qualidade Fábrica SGI Automação Vicente D Arco Roberto Saghi Ricardo Abreu Nivaldo Rossi Carlos Reis Luara Rebechi João Tavares 1. Objetivo Descrever a forma de controlar os documentos gerados na fase de projeto e sua distribuição para clientes internos, Clientes, Órgãos Reguladores e Fornecedores de Engenharia de forma a garantir a consistência da documentação nas diversas fases do projeto, bem como a manutenção do histórico. 2. Abrangência Este procedimento é aplicável a Engenharia, Automação, Gestão de Contratos, Fábrica, Service, Qualidade e Vendas da SINER. 3. Definições PO GRD Guia de Remessa de Documentos 4. Requisitos de GST/AIA

2 2/11 Antes de iniciar as atividades descritas nesse procedimento, o colaborador deverá garantir que todas as medidas de controle consideradas/estabelecidas no PO 002 Medidas de Controle de Saúde e Segurança e Meio Ambiente nas Atividades Administrativas, sejam devidamente seguidas. 5. Procedimento Premissas: São considerados documentos controláveis de projeto os recebidos em cópia física ou meio eletrônico: Documento Documentos de projeto da SINER Projetos Certificados de Equipamentos Medição de Resistividade do Solo Sondagem do Solo Especificações Técnicas do Órgão Regulador/Cliente Lista de Carga Projetos Fornecidos pelo Cliente Estudos Elétricos Diversos Memoriais de Cálculo Origem SINER ou Fornecedor de Engenharia Fornecedor de Engenharia ou Cliente SINER, Fornecedor de Engenharia ou Cliente Fornecedor de Engenharia ou Cliente Órgão Regulador ou Cliente Cliente Cliente SINER, Fornecedor de Engenharia ou Cliente SINER, Fornecedor de Engenharia ou Cliente Todo recebimento de documentos de Clientes Internos, Clientes, Órgãos Reguladores e Fornecedores de Engenharia devem ser feitos via célula de suporte da engenharia, caso sejam arquivos eletrônicos deverão ser enviados ao caso sejam arquivos físicos deverão ser entregues diretamente na célula de suporte, estes documentos serão distribuídos aos responsáveis dos projetos na engenharia, os quais deverão registrar na Planilha Controle de Documentos do Projeto (R ENG 03), garantindo assim o controle dos documentos e a organização dos mesmos no servidor garantindo a fácil recuperação. Todo envio de documentos de responsabilidade da engenharia deverá ser feita pela célula de suporte da engenharia, onde será controlado através de Guia de Remessa de Documento GRD (R ENG 04) e registrado na Planilha Controle de Documentos do Projeto Ao longo do desenvolvimento do projeto, cabe ao responsável pelo projeto assegurar a utilização dos documentos com as revisões mais atuais para a execução de seus projetos. O procedimento Gerir Contratos e Relações com Clientes e Fornecedores (PO 012) reforça as responsabilidades e demais áreas em relação a elaboração, apresentação e discussão de documentos, formalização do aceite e arquivamento.

3 3/ Identificação de Documentos de Projetos gerados pela SINER No pré projeto serão definidos todos os documentos do projeto a serem elaborados pela Engenharia. Uma lista será gerada com estes documentos e seus respectivos números, conforme tabela abaixo, para consultas dos projetistas. Todos os documentos de projeto devem conter na legenda as informações conforme tabela abaixo e padrão de legenda (Anexo 1). Para os campos que não estiverem sendo utilizados deverão ser preenchido com, assim nenhum campo deverá ficar sem preenchimento. Campos de Identificação Informação Legenda do Desenho Título Nome do Cliente/ Descrição da obra Local Local da instalação relacionado ao projeto Tag Tag do projeto Nome completo do projetista responsável pela criação do Projetista documento. Nome completo do responsável pelas verificações do Verificação documento. Validação Nome completo do responsável pela validação do documento. Data Indica a data da emissão do documento (*) Número com dois dígitos (XX) e que indica a revisão mais atual Revisão do documento (*) Nome do Arquivo Eletrônico do Desenho (conforme item 4.4 Arquivo deste PO) NR Cliente Número de identificação do documento adotado pelo Cliente XXXXXX ZZZ, onde: XXXXXX = número do CRD do Cliente, excluindo a seqüência numérica 111. ZZZ = Número seqüencial do documento, sendo adotada a seguinte numeração: NR SINER : Projetos de Instalações Elétricas; : Projetos de Instalações Automação; : Projetos de Painéis Elétrica; : Projetos de Painéis Automação; : Projetos e Documentos Automação; : Estudos Técnicos. FORMATO Formato da folha no qual foi desenvolvido o documento (Ex. A0, A1, A2, A3, etc.)

4 4/11 ESCALA FOLHA Estágio de Desenvolvimento Histórico de Revisões Padrão de escala adotado para o documento XXX/YYY onde, (XXX) Indica o número da folha e (YYY) o total de folhas que compõem o documento. Preliminar é uma revisão com estágio de maturidade e consistência para ser utilizada no desenvolvimento de outros documentos. Pode sofrer alterações apenas por meio de AP conforme procedimento de Alterar Projetos de Engenharia (PO 008). Execução documento aprovado para utilização na Fábrica e Service Obras. Toda e qualquer solicitação de mudança será apenas por meio de AP conforme procedimento de Alterar Projetos de Engenharia (PO 008). As Built documento final para entrega ao Cliente e arquivo final. Número da Revisão com breve descritivo, identificação do projetista, do verificador e aprovador e data da revisão. (*) A revisão atual de um documento é considerada como sendo a com número maior. A contagem da revisão de documentos será iniciada no estágio PRELIMINAR. A alteração do estágio de desenvolvimento altera a revisão do documento, mesmo este não ter sofrido alterações. Para projetos de painéis (A4 e A3) a alteração da revisão de uma página altera a revisão de todas as demais páginas de um mesmo documento. Para projetos de instalações (A3, A2, A1 e A0), a alteração da revisão de uma página altera a revisão apenas desta página. O status da validação de um documento deve ser definido conforme a tabela abaixo quando aplicado o carimbo de aprovação, sendo este utilizado em caso de aprovações de clientes ou órgãos reguladores. Status de Validação Aprovado documento aprovado pelo Cliente ou Órgão regulador Aprovado com Comentário documento aprovado pelo Cliente ou Órgão regulador com comentários/ ressalvas/ observações Não Aprovado documento reprovado pelo Cliente ou Órgão regulador e com comentários Ao longo do desenvolvimento do projeto, cabe ao projetista fazer a identificação e atualização dos campos da legenda do desenho e de aprovação dos documentos de sua responsabilidade.

5 5/11 Para identificação dos produtos SINER será adotado o seguinte padrão para número de série: Painéis: Será o próprio número do projeto (XXXXXX YYY); Subestações de 4,16 a 138kV: Será composto pelo número do CRD do Cliente, excluindo a seqüência numérica 111 e o TAG da subestação. (EX: XXXXXX SE138kV) 5.2. Identificação dos Documentos Recebidos A identificação dos documentos recebidos de clientes, órgãos reguladores ou fornecedores de engenharia não poderão ter seus nomes alterados, portanto serão arquivados com as seguintes tratativas: Meio eletrônico: Conforme o padrão definido e disponível na rede SINER S:\Engenharia\PROJETOS\ NOME DO CRD ## MODELO ## Meio físico: Devem ser carimbados comprovando a sua origem e arquivados na pasta de documentos do projeto Identificação das Guias de Remessa de Documentos (GRD) A identificação das guias de remessa de documentos deverá seguir o seguinte critério: Para envio de documentos a clientes internos: Será composto pelo número do CRD do Cliente, excluindo a seqüência numérica 111, número sequencial iniciando em 001 e a letra I no final indicando que trata se de uma GRD interna (XXXXXX YYY_I). Para envio de documentos a clientes ou órgãos reguladores: Será composto pelo número do CRD do Cliente, excluindo a seqüência numérica 111, número sequencial iniciando em 001 (XXXXXX YYY) Distribuição de Documentos Controlados A distribuição dos documentos para Clientes Internos, Clientes, Órgãos Reguladores e Fornecedores de Engenharia será de responsabilidade da Célula de suporte da engenharia para garantir: A distribuição na revisão correta. O recolhimento/ devolução de documentos obsoletos para evitar o risco de utilização.

6 6/11 A informação sobre status da distribuição, devolução e revisão de documentos controláveis. O controle de distribuição de documentos originais e cópias será feito com base na planilha Controle Documentos do Projeto que registra: Número, nome do documento, revisão e estágio de desenvolvimento; Solicitante e data da solicitação; Número de cópias, destino e destinatário; Nº da GRD. A distribuição de documentos originais ou de cópias segue a seguinte regra: Documento Distribuições Originais e Cópias Impressão Têm sua distribuição em meio eletrônico ou físico controladas, para verificação e validação de Clientes, Órgãos Reguladores e Fornecedores de Engenharia. No estágio de desenvolvimento PRELIMINAR No estágio de desenvolvimento Execução e As Built Demais documentos Para Clientes Internos a distribuição não será controlada. Tem sua distribuição em meio eletrônico ou físico controlada, para Clientes Internos, Clientes, Órgãos Reguladores e Fornecedores de Engenharia. Documentos originais em meio físico ou eletrônico não serão distribuídos. Tem a distribuição controlada de cópias físicas ou escaneadas. Têm a impressão liberada para consultas e verificações de rotina pela Engenharia, outras áreas da SINER e validação de Clientes, Órgãos Reguladores e Fornecedores de Engenharia Têm impressões controladas pela Célula de suporte da engenharia Têm impressões controladas pela Célula de Controle de Documentação A solicitação da distribuição de originais, impressão ou cópias deve ser feita pelo projetista através do formulário Solicitação de Impressão (R ENG 05) e enviado ao e mail Para documentos a serem encaminhados para o escritório de Cravinhos a Célula de Suporte da engenharia será responsável por preparar a documentação e providenciar a logística de entrega.

7 7/11 O cumprimento do prazo de verificação, validação e de retorno dos documentos por Clientes e Órgão Reguladores para atendimento ao cronograma é de responsabilidade do Gestor de Contratos. O cumprimento do prazo de verificação, validação e de retorno dos documentos de Fornecedores de Engenharia para atendimento aos prazos é de responsabilidade do responsável do projeto na engenharia. Para o caso de documentos protocolados em Clientes ou Órgãos Reguladores via internet, estes serão de responsabilidade da célula de suporte da engenharia, devendo encaminhar para os envolvidos (Gestor de Contratos e Responsável do projeto na engenharia) um e mail informando que os arquivos foram protocolados com sucesso Arquivo de Documentos de Projeto de Engenharia O projetista deve cumprir as regras de arquivamento para os documentos eletrônicos de sua responsabilidade conforme o padrão definido e disponível na rede SINER em S:\Engenharia\PROJETOS\ NOME DO CRD ## MODELO ## de modo a garantir: Desenvolvimento do projeto em ambiente de cooperação acesso seguro e assertivo dos projetistas a todos os documentos necessários ao desenvolvimento do projeto. A utilização da revisão mais atual para o desenvolvimento do projeto. Rastreabilidade dos documentos de projeto. A preservação de revisões anteriores e de documentos de projetos encerrados (*). (*) Revisões anteriores de documentos devem ser mantidas em arquivo considerando a necessidade de reconsiderar a solução ou eventuais consultas durante o desenvolvimento do projeto. A denominação dos arquivos destes documentos eletrônicos para armazenamento no servidor de Engenharia deve obedecer à seguinte regra:

8 8/11 Nome do Arquivo Eletrônico no Servidor de Engenharia XXXXXX ZZZ_fYYY_RevXX Informação XXXXXX: Indica número do CRD do Cliente, excluindo a seqüência numérica 111. ZZZ = Número seqüencial do documento, sendo adotada a seguinte numeração: : Projetos de Instalações Elétricas; : Projetos de Instalações Automação; : Projetos de Painéis Elétrica; : Projetos de Painéis Automação; : Projetos e Documentos Automação; : Estudos Técnicos. fyyy: Indica o número da folha do documento RevXX: Número da Revisão. Para documentos com várias páginas em um único arquivo o campo fyyy não é necessário. A necessidade de guarda de cópia física de documentos deve ser definida pelo responsável do projeto na engenharia. Os documentos obsoletos mantidos em meio físico devem ser identificados por meio de marcação ou outra identificação e devem ser armazenados em pastas de arquivo morto, estas pastas serão geridas pela célula de suporte da engenharia Data book Ao final do projeto a Célula de suporte da engenharia será responsável pela geração do Data book do projeto juntamente com a área de Qualidade, o data book será composto pelos seguintes documentos: Documentos de projeto na versão as built, contendo: o Legenda, folha de dados, dimensionais, diagramas e lista de materiais; o Placa característica com: Tipo, modelo, capacidade e número de série ou número de identificação e ano de fabricação; Manual do equipamento, contendo: o Razão social, CNPJ e endereço da SINER; o Normas observadas para desenvolvimento do projeto; o Descrição detalhada do equipamento e seus acessórios;

9 9/11 o Definição da utilização prevista; o Riscos a que estão expostos os usuários com as respectivas avaliações quantitativas de emissões em sua capacidade máxima de utilização; o Definição das medidas de segurança existentes e daquelas a serem adotadas pelos usuários; o Especificações e limitações técnicas para a sua utilização com segurança; o Riscos que podem resultar de adulteração ou supressão de proteções e dispositivos de segurança; o Riscos que podem resultar de utilizações diferentes daquelas previstas no projeto; o Procedimentos para utilização com segurança (instruções operacionais); o Procedimentos e periodicidade para inspeções e manutenção preventiva; o Procedimentos a serem adotados em situações de emergência; o Indicação da vida útil do equipamento e dos componentes relacionados com a segurança. Manuais dos principais componentes do equipamento; Plano de inspeção e teste (PIT); Relatório técnico como, por exemplo: carga estática, ensaios não destrutivos, ensaios destrutivos, aterramento e etc.; Certificado da chaparia (como por exemplo, ensaios realizados e qualificação de inspetor de pintura); Certificado de aferição dos instrumentos utilizados nos testes; Certificado de qualidade dos componentes do equipamento e materiais de instalação; Certificado de Qualidade emitido pela SINER, quando aplicável. Deve ser gerada a Guia de Remessa de Documentos para especificar quais os documentos que fazem parte do Data book e a logística de entrega dos documentos deve ser definida e providenciada pelo Gestor de Contratos responsável pelo projeto. Todos os manuais ou catálogos originais de equipamentos recebidos por Gestores de Contratos, Almoxarifado ou Fábrica devem ser encaminhados para a área de Qualidade que utilizará para realização de inspeção e teste. Quando da composição do data book,

10 10/11 estes manuais e catálogos deverão ser encaminhados para a célula de suporte da engenharia que juntará aos demais documentos Controle de alterações Caso seja necessárias pequenas alterações nos documentos de projeto, onde não se aplica o PO 008, seja em fábrica, testes ou montagem em campo, estas deverão ser controladas da seguinte forma: Modificações/ Inclusões: Deverá ser realizada em caneta vermelha anotando todas as características possíveis para um melhor controle e posterior revisão, devendo também ser observado outras partes do projeto que possam sofrer alterações (Lista de material, layout, etc.); Exclusões: Deverá ser com caneta marca texto verde, onde será informado que aquele componente ou parte do projeto deve ser removido no momento da revisão devendo também ser observado outras partes do projeto que possam sofrer alterações (Lista de material, layout, etc.); Caso seja necessária uma alteração cujo nível de detalhes seja alto, causando assim dificuldade em anotar manualmente, esta alteração poderá ser através de um anexo e a parte a ser substituída deverá ter uma anotação deixando claro que deverá seguir as informações deste anexo. Toda alteração deverá estar validada através do carimbo Validação de Alteração de Projeto juntamente com a data e assinatura do responsável. O responsável pela alteração no documento de projeto deverá consultar quantas cópias estão distribuídas e deverá fazer as alterações em todas as cópias. Qualquer outra forma de anotação não será considerada válida no momento da revisão do documento de projeto, assim como será tratado com não conformidade caso haja alguma alteração sem sua respectiva validação. 6. Indicadores de Performance Os indicadores estão descritos na Lista de Indicadores da Siner 7. Relatórios aplicáveis Não Aplicável 8. Documentos e Controles Relacionados R ENG 03 Controle de Documentos do Projeto R ENG 04 Guia de Remessa de Documento (GRD)

11 11/11 R ENG 05 Planilha de Solicitação de Impressão 9. Anexos Anexo 1 Padrão de Legendas

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