SISTEMAS DE GESTÃO São Paulo, Janeiro de 2005

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1 SISTEMAS DE GESTÃO São Paulo, Janeiro de 2005

2 ÍNDICE Introdução...3 A Necessidade do Gerenciamento e Controle das Informações...3 Benefícios de um Sistema de Gestão da Albi Informática...4 A Ferramenta...5 Visão Geral dos Setores Gerenciados pelos Sistemas da Albi Informática...5 Visão Geral dos Sistemas de Gestão da Albi Informática...6 Sistema Albi Financeiro...7 Sistema Albi Faturamento...8 Sistema Albi Compras...9 Implantação do Software...10 Fatores Críticos de Sucesso

3 INTRODUÇÃO A NECESSIDADE DO GERENCIAMENTO E CONTROLE DAS INFORMAÇÕES A primeira vista, pode-se imaginar que a escolha de um bom Sistema de Gestão como gerenciador das principais informações de uma empresa dependa apenas da avaliação de sua funcionalidade, custo e inserção no ambiente de trabalho da empresa. Esse tipo de avaliação é extremamente importante, mas deve-se perguntar se o Sistema de Gestão a qual está sendo adquirido vai atender as expectativas de forma clara e satisfatória. Pode-se dizer que a informação é uma ferramenta importante para a empresa, possibilitando realizar operações tais como: compras, vendas, controle de estoque, finanças entre outras. Com grandes possibilidades de ter uma importância relevante para a elaboração de planos e avaliação de resultados, bem como na elaboração dos planejamentos futuros. Nas empresas de pequeno porte, geralmente é passada de forma direta, entre os próprios funcionários, embora haja também a necessidade dessas informações serem gerenciadas de maneira clara e precisa, para que não seja tomada uma decisão errada, precipitada ou até mesmo, atrasada. Já nas empresas de grande porte, devido ao grande volume de operações e a necessidade de uma estrutura administrativa mais elaborada, torna-se imprescindível à criação de um sistema que gere informações otimizadas, para fins operacionais e gerenciais, de forma a atender aos diferentes níveis hierárquicos das empresas. À medida que aumenta a complexidade interna da empresa e no ambiente em que ela atua, o processo que envolve uma tomada de decisão tende a tornar-se mais complexo. Para atender a essa situação de maneira adequada, os administradores de empresas necessitam de sistemas de informações efetivos, que processem o grande volume de dados gerados e produzam informações válidas, que devam propiciar a identificação dos problemas e das necessidades, nos níveis de planejamento (estratégico, tático e operacional), bem como fornecer subsídios para avaliar o impacto das diversas decisões a serem tomadas. O processo gerencial (planejamento, direção e controle) pode ser altamente facilitado quando estes sistemas são efetivos, objetivos, modernos e direcionados a auxiliar o processo de tomada de decisão voltado ao negócio empresarial. É com este propósito que a Albi Informática vem até você administrador de empresas que visa o crescimento e o controle das informações de sua empresa, pequena ou grande, oferecer os seus softwares de Gerenciamento de Gestão, para auxiliá-lo nas tomadas de decisão. Atuando no mercado a mais de 10 anos, a Albi Informática possui amplos conhecimentos e atende a necessidade de sua empresa, isto porque nós customizamos nossos softwares, isto é, adaptamos nossos softwares de acordo com a necessidade de nossos clientes de forma rápida e precisa. 3

4 Enfim, a necessidade de resposta às pressões do ambiente externo conflita com a tendência de perpetuação das estruturas organizacionais, dos métodos produtivos e dos critérios e procedimentos administrativos. A habilidade em obter resultados positivos das mudanças tanto econômica, social e política é, assim, cada vez mais um fator crítico que precisa ser desenvolvida por toda e qualquer empresa que pretenda sobreviver e crescer e é isto que a Albi Informática visa, auxiliar empresários, administradores e gerenciadores a tomar decisões de forma rápida e precisa neste mercado tão competitivo. BENEFÍCIOS DE UM SISTEMA DE GESTÃO DA ALBI INFORMÁTICA Entre os principais benefícios que um Sistema de Gestão da Albi Informática pode oferecer, podemos citar os seguintes: Controle das informações: Com o Sistema de Gestão, a empresa possuirá total controle de suas informações; Redução de custos: A partir do momento que a empresa possui o controle das informações, saberá exatamente onde aplicar e como utilizar os seus recursos; Tomada de decisões mais rápidas e precisas: Com as informações da empresa sempre atualizadas, os administradores terão a capacidade de tomar decisões muito mais rápidas e assim conquistar espaço no mercado; Aumento da competitividade: Ao conquistar o mercado, a empresa torna-se muito mais competitiva; Elevação da motivação dos funcionários: Com a empresa crescendo, as informações sendo adquiridas de maneira eficaz e eficiente, os funcionários serão valorizados, conseguirão encaminhar estas informações de maneira rápida e precisa, passando a trabalhar com mais motivação; Melhoria da imagem da empresa perante o mercado de trabalho: A partir do momento que a empresa começa a crescer e mostrar para o mercado que trabalha de maneira correta e que está atualizada com suas informações, a sua imagem melhora consequentemente. 4

5 A FERRAMENTA VISÃO GERAL DOS SETORES GERENCIADOS PELOS SISTEMAS DA ALBI INFORMÁTICA 5

6 VISÃO GERAL DOS SISTEMAS DE GESTÃO DA ALBI INFORMÁTICA A seguir apresentaremos os sistemas da Albi Informática que compõem esta Visão Geral, descrevendo cada etapa de cada sistema, juntamente com os seus módulos. 6

7 SIISTEMA ALBII FIINANCEIIRO Este sistema é responsável pelo controle do Contas a Pagar, Contas a Receber e pelo Controle Bancário nos quais possuem os seguintes módulos: Módulo Contas a Receber Módulo Contas a Pagar - Entrada automática e manual de Lançamentos. - Gerador de Arquivo Remessa para Cobrança (customizado de acordo com o banco). - Baixa de Lançamentos Manual / Automático ou pelo Arquivo Retorno de Cobrança. - Emissão de Boleto Bancário com código de barras. - Relatórios de Contas a Receber / Recebidas / Vencidas. - Entrada automática e manual de Lançamentos. - Emissão de Cheques. - Baixa automática e manual de lançamentos. - Centro de Custo Fixo. - Relatório de Contas a Pagar no Dia / Contas Pagas / Contas Vencidas / Contas a Vencer. - Gera lançamento automático no Controle Bancário. - Gera lançamento automático no Controle Bancário. Módulo Controle Bancário - Entrada automática e manual de Lançamentos. - Consulta de lançamentos por Data, Período e Número do Documento. - Extrato Bancário. * Totalmente integrado com os Sistemas Albi Faturamento e Albi Compras. 7

8 SIISTEMA ALBII FATURAMENTO Este sistema é responsável pelo controle de Pedidos e Notas em geral nos quais possuem os seguintes módulos: Módulo de Pedidos Módulo de Notas - Cadastro de Clientes dividido por Vendedor. - Tabela de Preços Geral e por Clientes. - Controle e Emissão de Orçamentos e Pedidos (locação e vendas). - Cálculo de Comissões parametrizado. - Relatórios de Pedidos por Cliente e Pedidos do Vendedor. - Disponibiliza os dados automaticamente para o Módulo de Notas. - Emissão de Notas Fiscais a partir dos Pedidos. - Emissão de Notas de Serviços. - Emissão de Aviso de Débito. - Emissão de Notas de Devolução Total ou Parcial para Pedidos Locados. - Gera lançamentos automaticamente no Módulo de Contas a Receber do Sistema Albi Financeiro. * Totalmente integrado com os Sistemas Albi Financeiro e Albi Compras. 8

9 SIISTEMA ALBII COMPRAS Este sistema é responsável pelo controle de Compras e Estoque nos quais possuem os seguintes módulos: Módulo de Compras Módulo de Estoque - Cadastro de Clientes, Fornecedores, Produtos, Matéria Prima. - Tabela de Preços por Fornecedor. - Calcula e exibe os 3 fornecedores com melhores preços a partir de uma Requisição de Compra. - Emissão de Pedidos de Compras. - Relatórios de Pedidos. - Entrada / Saída de materiais automáticos. - Controle das quantidades Máxima, Mínima, Real e Ponto de Reposição dos Produtos. - Acerto Manual da Entrada / Saída do material do Estoque. - Consultas em Tela e Impressas ao Estoque. - Relatório de Movimentação de Estoque (CARDEX). - Gera lançamentos no Módulo Contas a Pagar do Sistema Albi Financeiro de acordo com a condição de pagamento do Pedido. - Alimenta o Módulo de Estoque. * Totalmente integrado com os Sistemas Albi Financeiro e Albi Faturamento. 9

10 IMPLANTAÇÃO DO SOFTWARE Visando sempre a Qualidade Total, a Albi Informática possui um método de implantação em que o cliente se adapta facilmente ao sistema. Este processo é realizado por etapas, sendo que os novos usuários serão treinados por profissionais altamente capacitados para que estes possam se adaptar ao novo sistema. Em seguida, será realizada uma simulação de trabalho, isto é, serão inseridas informações reais no Banco de Dados para que sejam analisados fatores como velocidade do sistema, adaptação plena dos usuários, entre outros. Após esta etapa e todos os testes e dúvidas realizados e esclarecidos, o sistema é posto em modo de produção. Desta maneira, os riscos de insucesso serão mínimos. FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO Os mesmos de qualquer projeto de implementação de software: Envolvimento da alta gestão das organizações no projeto; Escolha criteriosa dos membros da equipe de projeto; Gestão, planejamento e controle do projeto, orientado por objetivos e medido por indicadores; Desvios mínimos em relação ao inicialmente estabelecido; Rápida tomada de decisões; Comunicação institucional e sistemática entre todas as partes envolvidas no projeto; Controle do nível de expectativas para se não promover o desapontamento e cepticismo generalizados. 10

11 As informações contidas neste documento estão sujeitas à modificações conforme evolução do produto. As atualizações estarão disponíveis no site: Albi Informática Ltda. Todos os direitos reservados. Todos os produtos e marcas citados neste documento são de propriedade de seus respectivos fabricantes. Para mais informações sobre este material ou produto, entre em contato com nossa Gerência de Produtos através do albi@albi.com.br 11