XDOC. Solução otimizada para armazenamento e recuperação de documentos

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1 XDOC Solução otimizada para armazenamento e recuperação de documentos

2 ObJetivo Principal O Que você ACHA De ter Disponível Online todos OS Documentos emitidos por SUA empresa em UMA intranet OU Mesmo NA internet? Todos os seus documentos disponíveis online em ambiente seguro e de acesso rápido e dinâmico. Ou também dados históricos que estejam armazenados em banco de dados consumindo dezenas ou centenas de terabytes ou até mesmo petabytes. Disponibilizar documentos ou dados históricos de forma online é um diferencial, e muitas vezes um requisito, não só para as áreas internas de uma organização como também para seus clientes ou outros interessados. requisições envolvem longos intervalos de tempo (muitos meses ou mesmo anos) o que demanda a disponibilidade imediata dos dados históricos destes documentos. Tais pedidos podem ser efetuados por órgãos do governo (para fins de validação de impostos, validação de isenções, etc.) e também por requisição de clientes ou até para atender ordens judiciais. Uma necessidade frequente de grandes empresas é a emissão de segunda via (cópia) de documentos ou dados históricos armazenados em banco de dados. Em algumas situações essas 02

3 XDOC OBJETIVO PRINCIPAL Arquitetura simples, de baixo custo e totalmente integrada à estrutura de negócios de grandes empresas. Diante disso as empresas precisam estar preparadas para fornecer: Detalhes dos documentos dos clientes ou demais informações de interesse Prover retenção de dados históricos e documentos (muitas vezes de até 10 anos). Tudo isso pode ser efetuado pelo XDOC com a vantagem de requisitar uma demanda baixa de máquina, storage e manutenção. Esse produto vem possibilitar às grandes empresas (dos setores de telecomunicações, energia, bancário, etc.) que possuem alto volume de arquivos ou registros em banco de dados, que disponibilizem seus dados online, sejam eles de 1 semana atrás ou de 10 anos atrás. Na solução XDOC, o consumo de disco rígido é tão baixo e a velocidade de busca é tão rápida que a organização pode decidir manter todos os dados armazenados, sejam eles de 10 anos atrás ou de 20, 30 ou mais. Todas as requisições de cópia de documentos ou acesso a dados históricos são feitas com segurança e são auditadas, uma vez que se tratam de informações sigilosas. Os dados de auditoria são disponibilizados para que a empresa possa consultar em caso de necessidade. O sistema dispõe de um completo controle de acesso de usuários para atender a essa necessidade. No caso dos dados estarem disponíveis na internet também é possível criptografar os dados trafegados utilizando algoritmos de chave pública e privada. O custo de adaptar os sistemas atuais para a retenção de dados históricos ou documentos é substancial se comparado com o custo de implementação de soluções genéricas como o XDOC. O XDOC atinge os objetivos e requerimentos em pouco tempo depois de sua implantação minimizando até mesmo penalidades potenciais quando a organização não tem os dados disponíveis de imediato. Abaixo a sequência e lógica de processamentos dos documentos (faturas, extratos, etc.) ou registros do banco de dados: Os arquivos são transferidos para um ou mais servidores Windows ou Linux. Um módulo batch executado nesses servidores começa a compressão dos dados utilizando algoritmos com alta taxa de compactação (diminuindo em cerca de 95% o tamanho dos arquivos originais). A indexação é efetuada em seguida para que os dados estejam disponíveis para busca online e imediata. Os arquivos compactados estão em um formato compactado o que impossibilita a sua consulta fora do módulo de Consulta do XDOC. Disponibiliza-se uma interface que pode ser utilizada para buscar os dados compactados. Sendo possível, por exemplo, buscar detalhes dos documentos compactados através do portal da empresa. A solução XDOC oferece a possibilidade de executar em ambiente cluster, disponibilizando load balancing, fail-over e alta disponibilidade. 03

4 CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS O que seria mais importante para um produto que vai pesquisar tera, ou mesmo petabytes de dados históricos? Nós podemos afirmar que é a taxa de compressão dos dados e em seguida a velocidade para se buscar estes dados. O XDOC tem as seguintes características nestes quesitos: Compactação que pode chegar a 95%, ou seja, um documento de 100 MB é armazenado compactado utilizando 5 MB Isso é uma diminuição relevante no consumo de disco rígido o que representa uma economia evidente. A velocidade de busca de um determinado documento de 300 páginas para qualquer cliente é sempre em torno de 5s, ou seja, o resultado da pesquisa e busca é imediato. Além disso, a solução foi desenvolvida com algoritmos robustos que executam em servidores pequenos e sem demanda efetiva de máquinas com processadores poderosos e com dezenas de GB de memória RAM. Portanto, a arquitetura do software é simples o que torna os custos de implantação e manutenção baixos aliando tudo isso a alta taxa de compactação o que torna a solução com o custo ainda menor ao longo do tempo porque o software não vai demandar um frequente acréscimo de discos em storage. O histórico inteiro dos documentos (faturas, extratos, etc.), não importa o tamanho ou o número de anos armazenados, está sempre online. Não há tratamento diferenciando entre dados recentes ou dados mais antigos: tudo é compactado com a mesma taxa de compactação, indexado e disponibilizado para ser pesquisado de forma online e independente do período pesquisado. 04

5 OVERVIEW DA ARQUITETURA Transferido por FTP Documentos Faturas Notas fiscais Outros Billing / Outros Consulta e visualiza a Servidor: Windows / Linux informação encriptada através de interface web 1 - Compacta 2 - Indexa 3 - Transfere Mesmo servidor Storage A saída dos sistemas de faturamento é tipicamente a interface principal do XDOC e vai fornecer os arquivos requeridos para serem armazenados. DocSearch O software de pesquisa DocSearch é quem efetua as buscas diretamente nos dados compactados (no próprio servidor de aplicação ou em storages ). Os dados são trazidos para a estação CLIENT ou para a WEB ainda compactados. A descompactação ocorre na estação local, portanto não efetua descompactação no servidor que armazena os arquivos o que garante um tráfego de dados mais eficiente. Segurança: O sistema efetua o gerenciamento de usuários (incluindo Administradores) e dos dados pesquisados com uma interface simples e intuitiva incluindo: DocStore O módulo DocStore é quem efetivamente vai compactar e manipular os arquivos da empresa. Depois de processado o arquivo será armazenado no próprio servidor de aplicação ou em storages designados para esse fim. Todo o processamento da compressão é logado e pode ser auditado, além disso, o sistema emite alertas ( s para os operadores) se existir algum problema na processamento de algum documento. Os alertas incluem detalhes que o operador pode utilizar para entender o que gerou a falha. Validação de login e senha seguindo uma política de segurança completa e flexível. Restrição na busca de dados por perfil (alguns usuários podem ver todos os documentos e outros não). Relatórios de auditoria por usuários incluindo pesquisas realizadas e critérios utilizados nas buscas. 05

6 CONCLUSÃO O XDOC foi desenvolvido para disponibilizar de maneira online as informações de qualquer documento seja ele uma fatura, um extrato ou qualquer outro documento texto que tenha grandes volumes. Pode também ser utilizado para compactação de registros armazenados em banco de dados. Diante de tudo isso O XDOC é definitivamente uma solução adequada, completa e que vai atingir os objetivos e os requerimentos quase de imediato, trazendo para a organização um grande diferencial competitivo. Rua DOS Timbiras, º ANDAR Belo horizonte - Minas Gerais - Brasil tel.:

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