DocAdmin Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Transcrição

1 O que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos? Como surgiu o GED? Onde aplicar? Como funciona? Quais são seus benefícios?

2 O que é o? O, ou simplesmente GED, é um termo utilizado para conceituar o processo de geração, manutenção, localização e armazenamento de documentos em formato digital. Estes documentos digitais podem ser obtidos por meio de digitalização dos documentos em papel ou por documentos já existentes no meio eletrônico gerados por aplicativos, como seu documento no formato Word, Excel, PowerPoint, PDF, OpenOffice, etc..

3 Como surgiu o GED? O seu surgimento deveu-se ao crescente volume de informações com as quais as organizações têm lidado nos últimos anos, aliada a alguns fatores: difícil localização dos documentos e lentidão no seu trâmite interno; falta de segurança física e lógica; ocupação demasiada de espaço físico; queda na qualidade do atendimento.

4 Onde aplicar? A rigor, qualquer área pode se beneficiar do uso da tecnologia de GED. O GED possibilita o armazenamento de: correspondências (emitidas e recebidas); propostas (emitidas e recebidas); ; cadastro de clientes e fornecedores; modelos de documentos; notas fiscais; etc...

5 Como funciona? Tudo tem início no processo de geração do documento digital, que pode ocorrer de diversas maneiras: utilizando programas Office (MS-Office, OpenOffice), digitalização, OCR (optical character recognition), processamento de formulários, etc. Em seguida, esse documento deverá ser indexado, ou seja, associado às propriedades do documentos como: título, data de emissão, destinatário, emitente, etc. Tais propriedades facilitam a recuperação do documento.

6 Como funciona? A fase final no processo de geração do acervo digital é o seu armazenamento, que pode ocorrer em mídia magnética (HD, Disk array), óptica (CD-R, DVD, WORM), ou em fita (DAT, DLT, cartucho). Dependendo da dimensão do projeto de GED, poderão haver etapas intermediárias de preparo dos documentos, controle de qualidade e tratamento das imagens. A partir da formação desse acervo digital é possível disponibilizar os documentos em uma rede, contemplando todos os cuidados ligados a segurança de acesso, controle de versões, histórico e auditoria.

7 Quais são seus benefícios? O GED vem ao encontro do novo padrão de competitividade imposto pela economia globalizada, e que preconiza conceitos como: abordagem de trabalho colaborativa; ganhos de produtividade com redução de custos; melhoria na qualidade dos serviços prestados; e rapidez nas tomadas de decisões. Dentre os principais benefícios, destacam-se: economia de espaço; preservação das informações; localização de documentos em tempo hábil; possibilidade de acesso simultâneo; e segurança no acesso aos documentos.

8 O que é o DOCADMIN? O DOCADMIN é um software para gestão de documentos digitais, possibilitando a utilização simultânea dos mesmos por diversas áreas da empresa. Oferece alta relação custo/benefício e grande facilidade de implantação e utilização.

9 Principais características do DOCADMIN Sistema Operacional MS-Windows 95/98/ME/2000/XP O banco de dados pode ser localizado em um servidor LINUX. Banco de Dados nativo do MS-Visual FoxPro (dbf) - royalty free Digitalização compatibilidade com o padrão TWAIN

10 Principais características do DOCADMIN Correio Eletrônico compatível com qualquer servidor SMTP Indexação de Documentos permite relembrar a última indexação campos com auto preenchimento Procura de Documentos permite criar buscar padronizadas permite busca tipo web - uma palavra-chave é pesquisada em todos os campos de indexação Utiliza operadores.e. ou.ou.

11 Principais características do DOCADMIN Armazenamento permite armazenar qualquer tipo de documento (doc, xls, ppt, pdf, txt, msg, eml, dwg, tif, jpg, bmp, gif, vsd, mp3, etc...) permite o armazenamento no HD ou em qualquer outra mídia (CD-R, ZIP, DVD) Segurança controle de acesso por usuário ou grupo de usuários log de auditoria segurança do sistema operacional

12 >O DocAdmin permite que você insira 13 campos para indexação do documento. >O nome do campo pode ser alterado e você pode definir se o campo é obrigatório ou se deve ser omitido. >Você define qual o aplicativo deseja usar para criar seu documento. Ao clicar no botão Editar, o aplicativo será iniciado.

13 >Para procurar um documento você preenche os campos necessários e clica no botão Procurar. >Você pode salvar uma procura repetitiva para minimizar digitação. Clique no botão Relembra. >Você pode escolher uma visão em forma de pastas ou uma lista de documentos encontrados.

14 >Para visualizar um documento bastar dar um duplo clique no documento. O DocAdmin iniciará automaticamente o aplicativo que foi utilizado na criação do documento. >Na janela de Resultado da Procura você pode executar as operações disponíveis nos botões à direita da tela. >Quando um documento possui anexos ou referências o botão Anexos é liberado para listar os documentos anexados.

15 Para a implantação do Gerenciamento de Documentos é necessário aliar uma boa ferramenta à boas práticas para o gerenciamento dos documentos e capacitação do pessoal que fará uso da ferramenta. A professionaldoc pode lhe ajudar a ser um caso de sucesso! Obrigado!