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1 Luciano Rocha Diretor Técnico Enial Coord..de TI Sec. Geral Mesa da ALES - Tel.:

2 GED - ECM

3 Estatísticas: Gasta-se 400 horas por ano procurando documentos perdidos 3% são arquivados de forma errada Gera-se 19 cópias de cada documento

4 Estatísticas: 25 % - É o percentual de documentos corporativos em papel que são perdidos e nunca mais localizados.

5 Estatísticas: De acordo com a Gartner Inc., os funcionários gastam entre 30 e 40% do seu tempo na criação, pesquisa, recuperação, reorientação e organização de documentos.

6 Estatísticas: Uma empresa, em média... Gasta R$1,00 em mão de obra para cada documento arquivado; Gasta R$32,00 com mão de obra procurando cada documento arquivado de forma errada; Demora em média 25 horas recuperando cada documento perdido;

7 Estatísticas: Nas empresas 7.5% de todos os documentos são perdidos; Profissionais gastam 5 a 15% do seu tempo lendo as informações, mas gastam 50% do seu tempo

8 Estatísticas: Dificuldade de tomada de decisões - Informação correta no tempo certo. A informação que está em papel é muito mais difícil de localizar. Atualmente a

9 Gestão Eletrônica de Documentos A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite gerenciar documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

10 AS PRINCIPAIS TECNOLOGIAS RELACIONADAS A GED SÃO: Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios. Document Imaging (DI) É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital.trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.

11 PRINCIPAIS TECNOLOGIAS Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos.dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento. Workflow / BPM Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas

12 PRINCIPAIS TECNOLOGIAS COLD/ERM Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados. Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.

13 PRINCIPAIS TECNOLOGIAS Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.

14 PRINCIPAIS TECNOLOGIAS Records and Information Management (RIM) - É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre. Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.

15 Vantagens: Para o usuário e a Casa: Redução do tempo de processamento e manuseio do papel; Acesso imediato e multiusuário a qualquer informação; Melhor atendimento ao cliente com respostas mais precisas e instantâneas. Para a gestão documental: Redução do espaço físico da armazenagem; Facilidade de implementar temporalidade documental; Minimização de perda e extravio de documentos. Para a redução e proteção de investimentos: Redução de custos com novos

16 Vantage ns: Recuperar um documento quase imediatamente sem sair de sua mesa de trabalho. Documentos nunca serão perdidos, extraviados ou estarão indisponíveis. Um tempo muito pequeno é exigido para a recuperação e visualização de documentos na tela do computador. Como se mencionou previamente, isto resulta em enormes economias de tempo e a redução de

17 A solução : Tecnologias para conversão e extração da informação do meio papel para meio digital; Tecnologias de reconhecimento de dados (OCR, OMR, ICR, CMC7, Código de Barras, entre outros); Tecnologia de certificação digital; Tecnologia de localização das informações digitais via WEB;

18 Fases no processo de digitalização: Exportação para Servidor Imagens Preparaçã o Digitalizaçã o Controle de Qualidade Indexaçã o Exportaçã o Exportação para Web. BANCO DE DADOS DE ÍNDICES

19 1ª Fase: Preparação Nesta fase os papéis são higienizados, separados, colados, desgrampeados, etc. O documento deverá estar pronto para a captura/digitalização.

20 2ª Fase: Digitalização Nesta fase os papéis são digitalizados. Defini-se como digitalização a conversão do papel em imagem digital, o processo é via Scanner e ou multifuncional. Durante a captura deve-se tomar cuidado com a qualidade da imagem. Também pode-se fazer um controle de qualidade após a

21 3ª fase: Indexação e Controle Qualidade Nesta fase as imagens digitalizadas são catalogadas, é nesta fase que são gerados os índices (tags). Estes índices podem ser gerados de forma manual ou automática utilizando recursos como o OCR por exemplo ou digitação. Após esta fase é feito o controle de qualidade para garantir a fidelidade das

22 4ª Fase: Disponibilização Com as imagens indexadas, os documentos são disponibilizados de forma local, pela Intranet e/ou Internet e em mídia de backup. A exportação das imagens digitalizadas podem ser em diversos formatos: (TIFF, GIF, JPEG, PNG e

23 O PROCESSO Digitalização Documental Enterprise Content Manage

24 Outras informações: Para digitalização pode ser utilizado o próprio aplicativo que acompanha o scanner. Para desenvolvimento o framework Symfony(PHP), Para manipulação e conversão de documentos uma API do OpenOffice, Para indexação e busca o Apache Lucene, Para integração de soluções o JAVA, Para o formato de armazenamento utilizado foi o PDF/A, entre outros. Consultoria:

25 AGRADECIMENTOS: ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESPIRITO SANTO INTERLEGIS XIII ENIAL III GITEC

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