GED / ECM / EIM. Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. Por: Marcelo Vasconcelos Fatudo

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1 Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos Por: Marcelo Vasconcelos Fatudo

2 OBJETIVOS: GERAR ARMAZENAR CONTROLAR COMPARTILHAR RECUPERAR DADOS E/OU INFORMAÇÕES

3 DADO / INFORMAÇÃO

4 Dados: Fluxos de fatos brutos que representam eventos. Informações: ões: Conjuntos de dados significativos e úteis a seres humanos em processos como o de tomada de decisões.

5 A informação é um patrimônio, é algo que possui valor. Quando digital, não se trata apenas de um monte de bytes aglomerados, mas sim de um conjunto de dados classificados e organizados de forma que uma pessoa, uma instituição de ensino, uma empresa ou qualquer outra entidade possa utilizar em prol de algum objetivo. A informação é tão importante que pode inclusive determinar a sobrevivência ou a descontinuidade das atividades de um negócio.

6 O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.

7 As principais tecnologias relacionadas a GED são: Document Imaging (DI) É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital (textos,imagens,vídeos,som); Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.

8 Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Workflow / BPM Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. COLD/ERM Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.

9 Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres. DICA:

10 Records and Information Management (RIM) - É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre. Permite manter maior controle sobre a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e exclusão dos documentos, de acordo com seu tipo.

11 Os principais benefícios do GED: Melhor armazenamento dos documentos inúmeros métodos de indexação; com Rapidez e precisão na localização; Melhora na varredura de dados para tomadas de decisão; Redução de espaço físico; Redução de vias impressas (custo com papel);

12 Evita falsificação de documentos (?); Facilita a circulação das informações dentro da empresa.

13 Durabilidade das Mídias: M Nome da Mídia CD- Rom / DVD Microformas Durabilidade Anos 30 anos > 100 anos Fonte: Specialized Solutions.

14 Durabilidade das Mídias: M Nome da Temp.ºC Mídia DVD Microfilme com 40 Qualidade 30 Arquivística 20 (Prata) 10 Fonte: Cenadem Umidade Relativa% Durabilidade (ANOS)

15 Hardware GED / ECM / EIM Tecnologias Necessárias Hardware (Equipamento físico) f Computadores; Scanners; Rede: Cabeada; Wi-Fi. Software (Programas) Captura; Armazenamento; Controle do tráfego da informação. Software

16 Armazenamento: Meios físicos f para armazenamento dos dados. Segurança: a: de acesso; das informações.

17 Entraves para implantação do GED Resistência interna: Medo do novo; Mito de que tecnologia substitui pessoas; Cultura empresarial concentrada em pessoas; Custo: Custo x Benefício

18 Perguntas Frequentes Como dimensionar custos; Por onde iniciar a implantação: Por partes ou em toda a empresa. Utilizar mão-de-obra interna ou terceirizar.

19 Entreprise Content Management (ECM( ECM) (Gestão de Conteúdo Empresarial) Sigla criada pela Associação para Informação e Imagem Empresarial (AIIM) em AIIM define ECM como: Gestão de conteúdo Empresarial (ECM) são as tecnologias utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais.

20 Teorias: ECM é a evolução do GED. GED é direcionado apenas à gestão de documentos, enquanto ECM engloba ferramentas de workflow / RM. ECM é o GED que se utiliza das potencialidades da Web. GED é voltado à gestão de documentos de departamentos, enquanto ECM trata a empresa como um todo.

21 Conclusão: GED e ECM: são a mesma coisa. Nomenclaturas diferentes criadas por fornecedores diferentes.

22 Entreprise Information Management (EIM( EIM) (Gestão de Informação Empresarial) É um campo de atuação da área de TI, especializado em encontrar soluções para o melhor uso da informação dentro das organizações.

23 Objetivos: Combina Inteligência Empresarial (BI) e GED; Aborda a gestão da informação na perspectiva da estratégia da informação da empresa, baseado nas necessidades dos profissionais da informação.

24 Apoio na tomada de decisões através da análise de mercado e definição de procedimentos.

25 É um misto de mineração de dados e inteligência artificial. Alguns fornecedores de plataformas EIM tem aquecido o mercado, como IBM, ORACLE, MICROSOFT e SAP.

26 O importante não é apenas ter os dados/informações guardadas e armazenadas, mas principalmente saber o que fazer com elas no momento certo, esta é a grande diferença entre meros usuários e gestores da informação.

27 Neste mundo globalizado qual o meu papel como detentor da informação, como utilizar as ferramentas de TI para divulgação e disseminação da informação?

28 O que o mercado procura em um profissional da informação?

29 Até que ponto meu trabalho tem colaborado para o crescimento de minha empresa e para a melhoria de vida das pessoas?

30 Eu sempre posso melhorar!!!

31 Obrigado!!!

Luciano Rocha Diretor Técnico Enial Coord..de TI Sec. Geral Mesa da ALES www.al.es.gov.br - luciano@al.es.gov.br Tel.: 027 3382.

Luciano Rocha Diretor Técnico Enial Coord..de TI Sec. Geral Mesa da ALES www.al.es.gov.br - luciano@al.es.gov.br Tel.: 027 3382. Luciano Rocha Diretor Técnico Enial Coord..de TI Sec. Geral Mesa da ALES www.al.es.gov.br - luciano@al.es.gov.br Tel.: 027 3382.3858-99712845 GED - ECM Estatísticas: Gasta-se 400 horas por ano procurando

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