Tecnologias de GED Simone de Abreu

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1 Tecnologias de GED Simone de Abreu A rapidez na localização da informação contida no documento é hoje a prioridade das empresas e organizações, já que 95% das informações relevantes para o processo de negócio encontram-se aposto em papel, segundo a A.I.I.M - Association for Information and Image Management International. Algumas soluções O objetivo principal de um sistema GED é gerenciar informação contida em documentos digitais. Dependendo de algumas características particulares dos documentos em questão como tipo físico, apresentação, tipo de uso desejado etc., podem-se usar um ou outro tipo de aplicação de GED. As mais comuns são: Processamento, arquivamento e recuperação de documentos (Document Imaging): Técnica normalmente utilizada para documentos prontos que não sofrerão mais alterações. Usada para automatizar o arquivo ativo da empresa, tendo assim uma tendência muito grande de trabalhar com imagens, ou seja, documentos em papel que foram digitalizados (escanerizados). É possível criar índices de consulta no banco de dados, coerentes com o Plano de Arquivo para esses documentos, o que normalmente leva a poucos índices, facilitando o cadastro de muitos documentos. Normalmente, em tais sistemas, circulam grandes somas de dinheiro (grande número de licenças, muito serviço de digitalização e cadastro, muito equipamento). Embora possa parecer algo pequeno gerar Arquivos Eletrônicos, isso já representa uma enorme ferramenta de racionalização de trabalho na buca de documentos. Virtualmente, é como se o usuário tivesse em seu computador todo o arquivo da empresa, independente do fato de o arquivo possuir 30 milhões de documentos. Além disso, todas as boas ferramentas de GED do mercado são customizáveis e programáveis, fazendo com que você possa integrar essas informações de documentos a outros processos e programas em uso dentro da empresa. Gerenciamento de documentos (Document Management): Essa técnica permite controlar um documento desde o momento de sua criação até o seu respectivo descarte. Tecnologias de GED / Anhembi Morumbi 1 1

2 O objetivo não é somente controlar seu Arquivo Ativo, mas controlar também os documentos que ficam sobre a mesa, em processos em andamento, no computador etc., ou seja, todo documento que esteja em uso, sendo modificado, referenciado por outros documentos etc. passará a compor o dia-a-dia do trabalho. Esse processo tende a apresentar retorno de investimento mais rápido, pois os usuários passam a ter benefícios do uso a todo momento no trabalho e não somente no momento em que precisar de um documento que está no arquivo. Isso, em geral, leva a maior percepção dos benefícios da implantação por parte dos colaboradores. É uma maneira muito interessante de racionalizar trabalho e aumentar a produtividade da equipe. São sistemas, via de regra, de interface com maior nível de complexidade e, normalmente, implicam em maior investimento unitário por documento gerenciado. Sistema de Gerenciamento de Documentos Técnicos (Enginneering Document Management System - EDMS): Tal sistema, geralmente, é utilizado para gerenciar documetnos técnicos, tais como: plantas, desenhos, especificações, relatórios, listas de materiais, normas de qualidade etc. Essencialmente, o núcleo de um EDMS é um sistema de Document Management, mas, normalmente, apresenta características especiais como: Manipular desenhos de grandes dimensões, às vezes, com mais de dois metros comprimento. Possuir recursos de comparar versões de documentos CAD. Visualizar arquivos híbridos (CAD+raster). Visualização e impressão de CAD com mais recursos. Fazer referências entre diferentes documentos. Criar remessas de documentos para serem enviadas a empreiteiras ou a outras empresas que manipulam projetos. São sistemas de uso mais restrito ao pessoal que trabalha diretamente com este tipo de documento e normalmente só eles entendem a extensão e a profundidade da real necessidade desses itens anteriormente citados. Se tiver que implantar um sistema para esse tipo documental, certifique-se de que o sistema foi nativamente concebido para ser um EDMS. 2 Tecnologias de GED / Anhembi Morumbi

3 Integração com outros sistemas de processamento de dados (Image Enable): O objetivo geral deste tipo de aplicação GED é anexar documentos a programas diversos que precisam de documentos para complementar a informação necessária, ou seja, disponibilizar a imagem de um documento junto ao processo do qual ele faça parte. Alguns exemplos clássicos de necessidade de Image Enable: Especificação de produtos/serviços em módulos de compra de sistemas integrados de gestão. Notas fiscais em sistemas de contabilidade. Desenhos em sistemas de manutenção e planejamento. Pedido ou reclamação de cliente em sistemas de CRM. Documentos de um processo numa operação de workflow. Poderia ser listada aqui uma série de situações em que anexar um documento complementa a informação total para se tomar uma decisão. São muitos os casos em que esse tipo de situação é necessário. Mesmo porque os documentos dificilmente existem por si só. Via de regra, eles são parte de outros processos mais complexos e contêm somente parte da informação total. ERM/COLD (Enterprise Report Management): ERM: Enterprise Report Management. COLD: Computer Output to Laser Disk ou Computar On-Line Data. Embora o termo COLD seja ainda bastante utilizado, pouco a pouco vem sendo substituído por ERM que condiz com o moderno aspecto que esse sistema possui. O objetivo desse tipo de aplicação, como o próprio nome ERM já sugere, é gerenciar relatórios oriundos de sistemas legados da corporação, normalmente, gerados em sistemas robustos, seja em mainframe ou em plataforma de sistemas integrados de gestão. Esses relatórios podem possuir, às vezes, milhares de páginas que podem ser tratadas com um único documento, de maneira mais automatizada e de fácil consulta. Os relatórios são preparados e indexados de forma a ter uma aparência agradável e natural ao usuário que fará a consulta. Tecnologias de GED / Anhembi Morumbi 3 3

4 Aplicações típicas: Faturas de telefone, energia elétrica e água. Extratos bancários. Relatórios financeiros. Processamento de formulários (Form Process): Workflow São tecnologias aplicáveis na captura de dados de formulários, normalmente, produzidos exclusivamente com esse fim. A partir desses formulários, são colhidos dados de maneira automática por meio de padrões de reconhecimento como OCR, ICR, código de barras, marcas etc. Os dados colhidos podem ser apenas para indexação com o objetivo de armazenar a imagem ou a coleta de grande volume de dados, como para formulários de pesquisa de grande monta, usados no censo. O objetivo é minimizar a grande aplicação de recursos em indexação e obtenção de dados que, tradicionalmente, seria feita por digitadores, embora esta seja uma visão um pouco simplista e didática. Algumas aplicações típicas: Formulários de repartições públicas. Pedido de clientes. Ordem de pagamento. Documentos padronizados de Recursos Humanos. Pesquisas e levantamentos de modo geral. Documentos e formulários bancários. Formulários de controle de processo. O workflow, embora sempre associado com uma aplicação de GED, na realidade não o é. Ele é, normalmente, entendido como uma ferramenta que automatiza processos, racionalizando-os e, conseqüentemente, aumentando a produtividade por meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia. Workflow ou fluxo de trabalho faz a informação necessária para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado. 4 Tecnologias de GED / Anhembi Morumbi

5 Sendo assim, o documento não é o principal componente do workflow. O processo em andamento é o que realmente importa. Se esse processo precisar efetivamente de um documento, tudo bem. Mas não é uma afirmação válida dizer que todo processo de workflow implica necessariamente em documentos associados. O workflow está normalmente associado ao GED devido à maioria dos processos em andamento nas empresas precisar de documentos. Assim sendo, é muito comum, ao implantar um workflow, ter associada a ele uma ferramenta de GED que dê o suporte documental necessário ao processo. Glossário OCR - Reconhecimento Óptico de Caracteres Técnica pela qual imagens de caracteres podem ser identificadas por máquina e, assim, serem convertidas em códigos processáveis por computadores. ICR - Reconhecimento Inteligente de Caracteres Forma avançada de tecnologia OCR que pode incluir capacidades como aprender fontes durante o processo ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteres manuscritos. Leitura recomendada EDMS: Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos Baldam, Roquemar, Editora Érica, Descreve as características que o EDMS deve possuir para ser adequado durante a implantação desse tipo particular de GED. Apresenta os motivadores do uso de soluções EDMS, a importância dos documentos técnicos, terceirização, necessidade de formalização, problemas de especificação e resultados esperados pelo uso do texto. Mostra as soluções de gerenciamento eletrônico de documentos, conceitos e características de EDMS, entrada de documentos eletrônicos, documentos digitais, infraestrutura para implantação, padronização, trâmite de documentos e construção do termo de referência. Tecnologias de GED / Anhembi Morumbi 5 5

6 Conecte-se! Acesse o site e veja um exemplo simples de GED com tecnologia EDMS. Bibliografia Básica: BALDAM, R., VALLE, R., CAVALCANTI, M. GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ed. São Paulo: Érica, Bibliografia Complementar: Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação Tecnologias de GED / Anhembi Morumbi

7 Tecnologias de GED / Anhembi Morumbi 7 7

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