Guia do usuário para utilização do sistema WCRC3 Central de Informações do Registro Civil da Arpen SP Gravação e envio dos registros

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1 Guia do usuário para utilização do sistema WCRC3 Central de Informações do Registro Civil da Arpen SP Gravação e envio dos registros Página 1 de 12

2 1 Introdução 2 Procedimentos e padronização dos dados 3 Verificação do índice dos livros 4 Preparação dos dados para envio à Central 5 Conferência de registros 6 Gravação do arquivo para envio 7 Confirmação de registros enviados 8 Histórico individual do registro enviado 9 Alteração de registro já existente na Central 10 Liberação do acesso ao usuário no menu Central CRC Página 2 de 12

3 1 Introdução A Corregedoria Geral de Justiça do Estado de São Paulo publicou o Provimento nº 19 em 07 de agosto de Esse provimento instituiu a Central de Informações do Registro Civil CRC, que entre outras atribuições, permitirá a formação de uma base de dados com todos os registros de nascimentos, casamentos, óbitos e Livro E. O Provimento passará a vigorar após 30 dias da publicação, ou seja, em 06 de setembro de Os registros efetuados a partir dessa data deverão ser enviados à Central em até 10 dias, o mesmo prazo vale para as alterações advindas de averbações, retificações ou erro do cartório. A Central será acessada dentro do sistema da Intranet da Arpen. De acordo com o estabelecido no artigo 4º do Provimento 19, as cargas dos registros já lavrados deverão obedecer aos seguintes prazos: Até 90 dias da entrada em vigor para atos lavrados desde 01/01/2005; Até 31/06/2013 para os atos lavrados desde a data de 01/01/2000; Até 31/12/2013 para os atos lavrados desde a data de 01/01/1990; Até 31/06/2014 para os atos lavrados desde a data de 01/01/1980; e Até 31/12/2014 para os atos lavrados desde a data de 01/01/1976. Os dados a serem enviados limitaram-se a matrícula, nome do registrado, a data do registro, a data da ocorrência do ato ou fato registrado e, salvo os registros de casamento, a filiação. Este manual tem por finalidade auxiliar o usuário do sistema WCRC3 na execução dos procedimentos para enviar com segurança as informações solicitadas pela Central CRC. Página 3 de 12

4 2 Procedimentos e padronização dos dados Antes de iniciar o envio das cargas em lote, relacionadas aos registros lavrados anteriores à data de 06 de setembro de 2012, serão necessários alguns procedimentos para garantir a confiabilidade das informações gravadas e disponibilizadas pela Central. Deverão ser identificados todos os registros cancelados, os que não podem ser informados por determinação judicial e aqueles que usam números de livro, folha e termo no transporte de averbações e anotações. Após identificá-los, o campo Cancelado, Transporte e Segredo, terá que ser preenchido conforme o caso, em cada registro. Outra ação obrigatória é a verificação do índice, procedimento esse que já é executado regularmente ao término de cada livro, mas que se tornou imprescindível a partir deste momento. A ARPEN SP, provedora e mantenedora da Central, definiu que deverão ser enviadas as datas das averbações quando ocorrerem alterações. Nos casamentos, os nomes que as pessoas passaram a adotar serão informados apenas quando houver alteração, de outra forma permanecerão em branco. O sistema WCRC3 irá limpar os campos dos novos nomes dos cônjuges caso estes se apresentem em duas situações: a) com qualquer texto que não se inicie com o primeiro nome de solteiro(a); b) nomes novos iguais aos de solteiro(a). Esse ajuste será realizado apenas no arquivo que contém a carga em lote, não serão alterados os campos do banco de dados do cartório. Cada registro será gravado na Central uma única vez, o número da matrícula será utilizado para fins de comparação entre o já registrado e o que está sendo enviado numa carga. Quando houver duplicidade, o arquivo contendo esse registro e os demais será rejeitado. A partir da primeira gravação, um registro poderá ser alterado ou excluído. O arquivo de cada carga poderá conter no máximo 5000 registros. A Argon recomenda que cada usuário tenha seu próprio nome de login e senha de acesso ao WCRC3 e que não haja compartilhamento dessas informações. O sistema identificará o usuário em todos os cancelamentos, alterações e retificações dos registros. Atenção! Pedimos aos usuários que tenham cuidado ao incluir registros para fins de testes. Se estes gerarem o número da matrícula e estiverem dentro de algum intervalo de datas válido, serão enviados para a Central. Página 4 de 12

5 3 Verificação do índice dos livros É a primeira etapa a ser realizada. Executada a partir do item destacado na tela abaixo: Essa operação identifica termos duplicados e registros ausentes. 4 Preparação dos dados para envio à Central O processo de seleção dos dados é executado a partir do item Processa Lote. O usuário escolhe o tipo do ato: Nascimento, Casamento, Óbito ou Livro E e o intervalo de datas. Atenção! O sistema deixa pré-definido o intervalo com 10 dias. Os registros lavrados ou alterados neste período serão automaticamente gravados no arquivo da carga. Página 5 de 12

6 5 Conferência de registros Os registros que já foram enviados e aqueles que ainda serão podem ser verificados na opção Conferência. O usuário poderá visualizar os registros processados (selecionados no item Processa Lote), os gerados (gravados em arquivo) e não enviados e os enviados (confirmados). O sistema exibirá o resultado em tela, com os dados classificados por ordem de termo, logo após o preenchimento dos campos Atos de e Ano Ref. Deixando sem marcação os itens Gerados e Enviados, serão exibidos somente os processados. Importante! A tela de conferência exibirá a mensagem FORA DE SEQUENCIA caso algum registro esteja faltando. Neste caso, o usuário deverá retornar ao cadastro, realizar os ajustes necessários e refazer o processamento (Processa Lote). Página 6 de 12

7 6 Gravação do arquivo para envio Após a execução dos itens 3 a 5, o arquivo de carga para upload na Central poderá ser gerado na opção Gerar Arquivo. Será exibida a tela contendo o número do lote e a data. O usuário poderá recriar um arquivo com um lote gerado anteriormente ou criar um novo. Observação: na primeira vez que for executada essa rotina, a tela não será mostrada. Após o processamento, o Windows Explorer abrirá a tela no local onde o arquivo foi gravado (argon\wcrc3\arpen\prov19). O arquivo é identificado com o número do lote, a data e a hora da gravação. Página 7 de 12

8 7 Confirmação de registros enviados. Depois que o usuário acessou a Central e realizou o upload, obrigatoriamente deverá informar ao WCRC3 que a carga foi efetuada. Essa operação é realizada no item Confirmar Envio. O sistema apresentará uma tela com a data e número do lote. Cada lote será identificado no WCRC3 com um número e data. O cliente poderá usar o número do lote para controle interno em seu cartório. Os reprocessamento dos lotes, descritos no item 6, cria novas cargas numeradas na sequencia e não com o número original. Essas cargas, sendo transferidas para a Central com sucesso também deverão ser confirmadas no WCRC3. Página 8 de 12

9 8 Histórico individual do registro enviado O sistema WCRC3 manterá em cada registro o histórico da interação com a Central. Esse histórico poderá ser visualizado pelos usuários pressionando a tecla CTRL-F8 nos cadastros. Essa tela ainda exibe o nome do usuário que realizou a alteração, basta deslizar a barra inferior para a direita. Página 9 de 12

10 9 Alteração de registro já existente na Central A alteração dos dados da Central pode ser realizada de duas formas, na própria Central ou como resultado das operações realizadas nos registros do WCRC3. A Argon recomenda que sejam realizadas no sistema, assim sendo, o WCRC3 poderá ter o histórico sempre atualizado. Por exemplo, quando um registro for cancelado, o usuário tem a opção de localizá-lo e alterar o campo Cancelado. Na próxima carga, o sistema informará esse cancelamento para a Central. A ocorrência ficará gravada tanto na Central quanto no WCRC3. Quando o usuário pressionar as teclas CTRL-F4, que determina a alteração de um registro e este já tiver sido enviado, o sistema irá exibir uma tela com a pergunta se deseja informar a Central. Em caso positivo, outra tela será exibida, questionado se a alteração ocorre por conta de uma retificação. Se o usuário informar que não é uma retificação, automaticamente o sistema atribuirá a alteração a um erro do cartório. Caso seja respondido sim, será exibida a tela com a data da averbação. Atenção! Não envie para a Central as alterações de nomes provocadas por averbação de divórcio. Somente as retificações judiciais e os erros do cartório que alterem os nomes devem ser enviados. As alterações confirmadas pelo usuário serão sempre enviadas à Central nas próximas cargas. Página 10 de 12

11 10 Liberação do acesso ao usuário no menu Central CRC As opções do menu de acesso Central CRC não ficam disponíveis imediatamente após a atualização do WCRC3. Para que os usuários ou grupos possam acessá-las, as permissões devem ser ajustadas no sistema Portal, conforme a tela abaixo. Observação: Se o cliente utilizar os usuário de login cartório ou admin, ou qualquer outro que tenha permissões de administrador, as opções serão exibidas. Página 11 de 12

12 Argon Informática Ltda. Suporte técnico. F chat: Manual versão /08/2012 Página 12 de 12

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