Tecnologia Web Focada em Negócios

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1 Tecnologia Web Focada em Negócios Palestra: Otimização e Transparência no processo de compras. Marcos Carrara

2 Outplan Empresa Catarinense com 13 anos de mercado. Produtos: Futebolcard Moke OutBuyCenter Webdips OutSaúde OutB2B OutB2C OutBSC OutPDCA Websites Outsourcing web

3 Clientes OutBuyCenter

4 Instituições de Ensino Superior

5 Mercado Devido a forte transformação do mercado, a área de compras vem se tornando cada vez mais importante na qualidade da gestão das IES. Na maioria das instituições, o departamento de compras não se modernizou na velocidade esperada pela administração e passaram a ser vistos como uma área lenta, operacional e desorganizada. Na atual configuração do mercado educacional, a área de compras necessita consolidar a importância que conquistou, através de um posicionamento estratégico no gerenciamento de um processo de aquisição otimizado e transparente.

6 Processo de Compras Otimizado Processo Antigo Comunicação truncada: baseado em papel, telefone, ou pessoal. Fluxo da informação acíclico: disperso, lento, com ruídos e perda de informação. O comprador faz toda a compra sozinho. A cotação de preço é restrita a poucos fornecedores, em geral a dois ou três. Processo Otimizado Comunicação segura: objetiva, baseada em formulário informatizado e com registro da comunicação. Fluxo da informação cíclico: objetivo, ágil, interativo e rastreável. O trabalho é distribuído entre os envolvidos no processo. A cotação de preço é realizada com dezenas ou centenas de fornecedores.

7 Processo de Compras Otimizado Processo Atual Os contratos de parcerias inexistem ou são raros. As avaliações de performance de fornecedores inexistem ou são informais. Os solicitantes possuem nenhuma ou pouca informação sobre a situação da cotação e aquisição. As aprovações das solicitações e dos orçamentos são desgastantes tanto para o solicitante quanto para o gestor. Processo Otimizado Os fornecimentos por contratos fluem dentro do processo de aquisição. As avaliações ocorrem rotineiramente e seus resultados orientam as futuras aquisições. Todos os envolvidos estão amplamente informados sobre o processo de aquisição. As aprovações são online e as justificativas são registradas para auditoria.

8 Processo de Compras Otimizado Processo Atual A gestão orçamentária inexiste ou não é ágil no controle dos gastos. As informações sobre o processo de compra e resultado das negociações não são documentados ou são considerados caixas-pretas. As compras são dependentes de conhecimento específico de alguns compradores. Os compradores realizam tarefas operacionais e maçantes. A prática de pregão (leilão reverso) inexiste ou raramente ocorre. Processo Otimizado As aquisições só ocorrem dentro do orçamento. Os resultados são divulgadas com agilidade aos envolvidos e gestores. As compras são mediadas pelos compradores. Os compradores assumem papel estratégico e apoiam a gestão no controle dos gastos. A realização de leilão reverso é freqüente para itens considerados commodities.

9 Transparência no Processo de Compras Benefícios de um processo de compras transparente: Maior controle sobre os gastos, permitindo evitar desperdícios. Maior facilidade para o gerenciamento e acompanhamento de resultados da área de compras. Facilidade e agilidade para auditorias. Isenção de críticas injustas sobre o departamento de compras. Agilidade na resolução de conflitos sobre os processos de aquisição.

10 Transparência no Processo de Compras Características de um processo de compras transparente: Participação dos envolvidos em todo processo de compra. Rastreabilidade, através do registro de todas as ocorrências no processo. Disponibilidade das informações da compra a todos os envolvidos no processo. Fluxo de processo definido e repetível. Disponibilidade de relatórios aos gestores sobre perdas evitadas e ganhos conquistados nas negociações. Feedback a todos os fornecedores participantes no processo de compra (respeitando o sigilo de concorrência).

11 Como otimizar o processo de compra? Adotando um sistema especialista em compras integradas, o gestor terá uma visão completa de todo o ciclo do processo de compra, desde a identificação da necessidade até a aquisição. O foco no processo permitirá maior agilidade e transparência, além de ajudar na seleção de fornecedores, permitindo a construção de relacionamentos estratégicos e sustentáveis através de contratos de parcerias.

12 sistema para gerenciamento de compras integradas

13 OutBuyCenter Benefícios Retorno rápido do investimento (estimado em 3 meses). Ampliação do leque de fornecedores. Redução dos custos de aquisição e dos níveis de estoque. Ciclos de compras mais curtos (redução estimada de 50%). Diminui / anula contato por telefone. Permite tomar decisões de maneira rápida e simples. Beneficia a digitalização de documentos e processos. Elimina compras fora das políticas internas de gestão. Agilidade no levantamento de informações para estudos de viabilidade econômica.

14 OutBuyCenter - Processo

15 OutBuyCenter Recursos O OutBuyCenter possui interface amigável e informativa. Sua tela inicial é um painel de informações, que permite aos envolvidos sempre estarem informados sobre o andamento dos processos de compras.

16 OutBuyCenter Recursos As solicitações de compras podem ser efetuadas a partir de qualquer computador conectado na Internet, sem a necessidade de papéis, conversa telefônica ou presença física no departamento de compras. Para maior controle, qualquer compra, mesmo que não Para maior controle, qualquer compra, mesmo que não necessite de cotação, pode ser cadastrada e apresentada nos relatórios e gráficos.

17 OutBuyCenter - Recursos As compras podem ter seus custos rateados entre departamentos e o apontamento pode ser feito já na origem da necessidade.

18 OutBuyCenter - Recursos Todo o processo de compra é registrado em histórico ativo, anexado na solicitação e disponível a todos os envolvidos, permitindo amplo conhecimento do andamento e fornecendo informações para auditorias.

19 OutBuyCenter Recursos As solicitações podem conter fotos, imagens e descrições anexadas, permitindo melhor entendimento dos envolvidos e fornecedores no processo de compra.

20 OutBuyCenter Recursos Os gestores podem aprovar as solicitações remotamente, de forma organizada e visualizando todas as informações geradas no processo.

21 OutBuyCenter Recursos O sistema apresenta todas as solicitações disponíveis para cotação e os fornecedores pré-selecionados para a mesma categoria de produto. Bastam alguns cliques e diversos fornecedores estarão recebendo o convite para a cotação.

22 OutBuyCenter Recursos Maior volume = menor preço O sistema possibilita realizar uma cotação com produtos de mais de uma filial, onde o fornecedor saberá exatamente onde entregar cada item e poderá colocar seu frete específico para cada praça. Os fornecedores não necessitam de usuário e senha. O sistema gera uma chave criptografada para cada convite de cotação garantindo acesso rápido e seguro somente às cotações para as quais ele foi convidado.

23 OutBuyCenter Recursos A proposta é preenchida diretamente pela internet e todas as informações são armazenadas e analisadas pelo sistema, como valores, taxas financeiras, condições de pagamento, prazo de entrega, marca, dados adicionais, etc.

24 OutBuyCenter Recursos O OutBuyCenter realiza várias negociações simultâneas com os fornecedores e disponibiliza um painel para que o comprador possa acompanhar e interagir no processo. O sistema mostra as propostas de cada fornecedor para O sistema mostra as propostas de cada fornecedor para cada item e apresenta todas as informações de forma organizada e comparativa, oferecendo ao comprador o ranking das melhores propostas.

25 OutBuyCenter Recursos O OutBuyCenter pode administrar ou se integrar com o gestor orçamentário da instituição. Através dessa funcionalidade, qualquer compra antes de ser aprovada passa por uma verificação de verba por centro de custo e conta contábil. As compras só podem ser aprovadas se houver verba disponível ou se o responsável pelo orçamento aprovar.

26 OutBuyCenter Recursos Hierarquia de Aprovações O sistema permite a configuração de hierarquia de aprovação por usuário, departamento, categoria e natureza de compra. Cada solicitação é enviada para seus devidos aprovadores que decidirão sobre a permissão para continuidade do processo de compra. Para cada uma das hierarquias de aprovação é possível definir as alçadas de autonomia.

27 OutBuyCenter Recursos Substituição de usuários A qualquer momento um usuário pode autorizar no sistema que um outro usuário desempenhe seu papel de aprovador por tempo limitado. Essa funcionalidade é muito prática e útil para períodos de indisponibilidade no trabalho, como férias ou afastamentos temporários.

28 OutBuyCenter Recursos Pedido O fornecedor é solicitado a confirmar online o recebimento do pedido, evitando problemas de atraso na entrega e justificativa do fornecedor alegando que não recebeu o pedido a tempo. Caso o sistema não tenha resposta em dois dias, o comprador é alertado para tomar providências a tempo de evitar atrasos.

29 OutBuyCenter Recursos Relatórios e Gráficos Os relatórios e as estatísticas permitem a comparação dos gastos mês a mês, ganhos financeiros, análise por categorias de produtos, histórico das operações, planejamento de compras futuras, entre outras informações relacionadas à economia no processo de compra.

30 OutBuyCenter Contato (48)

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