Introdução ao GED Simone de Abreu

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1 Introdução ao GED Simone de Abreu GED O que é isso? O conhecimento teve, ao longo da história, diferentes significados e funções. No tempo das cavernas nossos antepassados transmitiam aos seus descendentes as melhores formas e locais de obter comida ou de se defender. Durante a Antigüidade Clássica, o conhecimento era usado para o crescimento pessoal e para aumentar a satisfação e sabedoria individual. Peter Drucker. O que é GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos? Quando pensamos em documentos eletrônicos, a primeira coisa que nos vem à cabeça é um aglomerado de documentos digitais organizados em pastas e arquivos dentro de um computador. Mas, GED é muito mais do que isso! É uma tecnologia que facilita armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o seu ciclo de vida. Sendo assim, não basta ter documentos e dados eletrônicos se não tiver uma forma ágil de acessá-los e também de localizar documentos que fazem referência ao procurado. Conheça um pouco mais sobre o GED. Entenda as funcionalidade do GED e suas respectivas tecnologias. (http://www.cenadem.com.br/ ged04quadro.php) Através do GED é possível: Gerenciar e visualizar documentos em formato digital; Utilizar o computador como recurso para armazenamento e visualização dos documentos, podendo ser por meio da Intranet da empresa ou até mesmo pela Internet; Trabalhar com documentos eletrônicos em toda a sua fase de geração, não ficando restrito somente a documentos acabados. Mas, se minha empresa já possui o ERP implantado então não preciso de GED? Introdução ao GED / Anhembi Morumbi 1 1

2 Intranet - é uma plataforma de rede independente, conectando os membros de uma organização, utilizando protocolos padrões de internet. A Intranet é uma porção de uma rede de uma organização dentro de um firewall. Elas são estabelecidas como uma mini-internet. A Intranet tem as mesmas capacidades da internet, sendo que a diferença entre elas está no fato de que a Intranet é usada dentro de organizações. ERP - é uma arquitetura de software que facilita o fluxo de informações entre todos os departamentos da empresa e suas atividades, tais como fabricação, logística, finanças e recursos humanos. É um sistema amplo de soluções e informações. Um banco de dados único, operando em uma plataforma comum que interage com um conjunto integrado de aplicações, consolidando todas as operações do negócio em apenas um ambiente computacional. Vejam bem, os ERPs gerenciam dados em bancos de dados e na maioria dos casos não permitem estrutura de arquivos e modos de trabalho com os documentos, sendo assim, não significa que diretamente você terá seus documentos organizados. E se eu já possuo um sistema de contabilidade para controlar todas as minhas notas? No caso de você precisar checar uma nota fiscal, tem de sair atrás do arquivo em pastas que podem estar em outros andares da empresa, vasculhar os arquivos ou solicitar ao arquivista para separar o documento. E isso leva muito tempo, não é? Analisando a estória do Joãozinho, podemos exemplificar de forma clara e simples a necessidade de um Gerenciamento Eletrônico de Documento. Se a empresa na qual Joãozinho trabalha tivesse um GED implantado, o documento em questão poderia ser utilizado por várias pessoas ao mesmo tempo, sem a necessidade de esperar que um funcionário devolva o documento ao departamento de arquivamento para que outro funcionário pudesse ter acesso a ele. Algumas perguntas chaves para pensar em GED No trabalho, alguma vez você já perdeu um arquivo? Já desistiu de procurar um documento e depois o encontrou perdido após ter passado pelo trabalho de refazê-lo. Já procurou desesperadamente um documento que tinha certeza de ter recebido há algum tempo, e ninguém sabia o seu local de armazenamento? Alguma vez já perdeu mais tempo procurando um documento do que levou para criá-lo? 2 Introdução ao GED / Anhembi Morumbi

3 É provável que você tenha respondido positivamente a maioria das perguntas anteriores. Então imagine milhares de documentos espalhados dentro de pastas de um computador, que precisam ser gerenciados por uma forma de pesquisa, com segurança, restrição de acesso e com a possibilidade de compartilhar essas informações com outros processos e sistemas. Fica evidente que somente um gerenciador de arquivos e pastas do computador como o Explorer não é suficiente para sanar esse problema. Vantagens de Implantação de GED Com o GED, é possível um gerenciar uma quantidade muito grande de objetos documentos em diversos tipos de formatos. Um objeto pode ser: voz, texto, imagem, animação etc. E todos podem ser gerenciados pela implantação de GED. Portanto, é possível: Inserir sons e vídeos como objetos gerenciáveis; Gerenciar uma planilha que atualiza automaticamente um desenho ou texto; Atualizar automaticamente um relatório por meio de um levantamento de dados. Por que seria importante implementar GED em uma empresa? Em termos de usuário e cliente: Redução do tempo de processamento e manuseio do papel; Aumento de satisfação do usuário; Incremento à produtividade; Melhoria da satisfação com o trabalho; Acesso imediato e multiusuário a qualquer informação; Alta velocidade e precisão na localização de documentos; Melhor atendimento ao cliente por proporcionar respostas mais precisas e instantâneas. Em termos da gestão documental: Melhor controle dos documentos; Redução do espaço físico de armazenagem; Facilidade de implementar temporalidade documental; Introdução ao GED / Anhembi Morumbi 3 3

4 Minimização de perda e extravio de documentos. Pessoal de Tecnologia da Informação: Integração com outros sistemas e tecnologias; Facilidade adicional para implantar empresa virtual; Disponibilidade instantânea de documentos sem limites físicos; Gerenciamento e otimização do Workflow; Possibilidade da empresa virtual sem limites físicos; Maior agilidade nas transações entre empresas; Maior velocidade na implementação de mudanças nos processos. Em termos de redução e proteção de investimentos: Redução de custos com novos escritórios/depósitos/equipamentos; Proteção do patrimônio; Eliminação de retornos; Proteção contra processos; Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais; Proteção contra catástrofes que poderiam danificar o acervo da empresa. Workflow - é um sistema onde um trabalho pode ser transferido de uma pessoa para outra através de um sistema de rede de acordo com um conjunto de regras. Os papéis (descrição de funções) podem ser definidos e os usuários serem designados para estes papéis. O sistema Workflow irá rastrear todos os momentos de trabalho realizado e gerar estatísticas sobre eles, auxiliando os gerentes a identificarem gargalos nos processos do negócio. Tal grupo de ferramentas pró-ativas para a análise de processos, gerenciamento e automação do negócio é altamente integrado com sistemas de legados. Bibliografia Básica: BALDAM, R., VALLE, R., CAVALCANTI, M. GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ed. São Paulo: Érica, Bibliografia Complementar: Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação - 4 Introdução ao GED / Anhembi Morumbi

5 Introdução ao GED / Anhembi Morumbi 5 5

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