E&L ERP Almoxarifado

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1 Apresentação 1 PostgreSQL 8.2/ 8.3 Domingos Martins ES v

2 Introdução: Prevendo todas as rotinas necessárias ao bom funcionamento da administração de materiais, o produz automaticamente as médias de gastos por departamento (setor). Possibilita também a projeção de preço do material permitindo cotações próximas as do mercado. O E&L Almoxarifado permite o total controle dos estoques e distribuição de materiais da entidade, com a documentação destes procedimentos, reduzindo assim seus custos. A segurança das informações no sistema mereceu especial atenção para que não ocorram extravios de materiais. O sistema está interligado com os demais módulos da E&L que administram a integração total e informatizada de uma entidade. Além disso, o permite controlar, na mesma base de dados, mais de um almoxarifado, podendo dessa maneira centralizar em apenas um local todos os almoxarifados do Município. 3 Principais Vantagens: Localização rápida dos materiais e distribuição dos mesmos por lote de aquisição de mercadoria; Codificação na entrada de mercadoria, através de código de barras automático, emitido pelo sistema; Transferência automática das informações do E&L ERP Compras, Licitações e Contratos; Saída de material controlada através do número do pedido; Possibilita o controle de vários almoxarifados, sendo totalizados individualmente e/ ou de forma geral; Comparativo dos gastos por departamento/ setor; Disposição do saldo do almoxarifado on-line para áreas interessadas; Planejamento de saída de materiais através do controle de data de validade e de entrada; Controle de estoque mínimo e máximo desejado, podendo este ser avaliado por demanda; Sugestão de compra, ponto de reposição e inventário on-line. 4

3 O é formado pelos seguintes menus: Arquivos; Entradas; Transferências; Requisições; Inventário; Saldos; Compras; Relatórios; Opções. 5 Submenus do menu Arquivos: Neste menu são feitos os cadastros gerais, comuns a todos os sistemas da E&L, como por exemplo: os cadastros de Empresa, Filial, Pessoa, Produtos e os cadastros do sistema que são cadastros pertencentes às tabelas utilizadas unicamente no sistema. Logo em seguida, como exemplo desse menu, serão demonstradas as telas dos seguintes cadastros a ele pertencente: Cadastro de Pessoa; Cadastro Geral de Produtos; Lote de Mercadorias. 6

4 Cadastro de Pessoas: Nesta tela serão utilizadas duas versões. A versão será definida pelo tipo de cadastro de pessoas, físicas ou jurídicas, bem como seus dados pessoais como: CPF/ CNPJ, telefone, endereço, e outras informações que o sistema necessitará para o trabalho. Este cadastro é utilizado para todos os sistemas. Desta forma, quando for cadastrado fornecedor e requerente, todos os sistemas terão acesso, evitando assim, duplicidade de informações e até mesmo facilitando o trabalho em outros sistemas. 7 Cadastro Geral de Produtos: Nesta tela serão feitos os cadastros dos produtos que serão utilizados para as movimentações no sistema (entradas, saídas, transferências, inventários e pedido de compras), informando para cada produto o seu tipo, grupo (de acordo com o grupo do produto a ser cadastrado, será possível configurar, para que o mesmo apareça ou não nas movimentações dos sistemas E&L ERP Almoxarifado e E&L ERP Patrimônio. Em órgãos que trabalham com o sistema da E&L, que é totalmente integrado, essas duas opções serão de extrema utilidade), subgrupo, embalagem e o próprio produto. 8

5 Cadastro de Lote de Mercadoria: Em toda a movimentação de entradas, saídas e transferências será obrigatório informar o lote da operação efetuada, sendo um filtro a mais de controle de saldo de produtos. Dessa forma, o usuário terá o domínio sobre os produtos que estão com a validade vencida, através de emissão de relatórios e alertas que, ao fazer uma dessas movimentações, o sistema lhe informará automaticamente. 9 Submenus do menu Entradas: Através deste menu o usuário irá efetuar as entradas de materiais, podendo ser de forma manual, onde as mesmas serão cadastradas tendo em mãos as notas fiscais dos produtos, ou automática, onde as informações das autorizações de fornecimentos geradas pelo setor de Compras trarão todos os registros pertencentes a nota, podendo ser gerada integralmente ou parcialmente, facilitando assim o trabalho no sistema. Logo em seguida, como exemplo desse menu, serão demonstradas as telas dos seguintes cadastros a ele pertencente: Entradas de Materiais (Automática); Entradas de Materiais (Manual). 10

6 Entrada de Materiais (Automática): tica): A entrada de materiais (automática) proporciona ao usuário gerar as entradas de forma automática, através das autorizações de fornecimento emitidas pelo setor de compras, evitando redigitação de informações, agilizando e proporcionando segurança ao processo, sendo possível efetuá-las de forma integral (geração totalizada das informações) e parcial (geração fracionada). 11 Entradas de Materiais (Manual): Este menu permite ao usuário efetuar o cadastro da nota fiscal emitida pelo fornecedor com todos os produtos e valores de forma manual. Além de permitir a saída imediata dos produtos contidos na nota para o local/ setor requisitante. A entrada de produtos tem como objetivo armazenar o saldo global de produtos para posteriormente serem distribuídos para os setores, através de requisições de materiais, controlando o saldo dos produtos automaticamente. 12

7 Submenu do menu Transferências: Com a necessidade de manter o controle dos produtos transferidos para ressuprimento ou manutenção dos níveis de estoque no almoxarifado do órgão, o veio proporcionar o gerenciamento efetivo de todas as movimentações de empréstimos/ transferências, podendo ser de um almoxarifado para outro, uma ficha para outra, um lote para outro ou de um endereço para outro, permitindo ainda controlar a devolução do material emprestado, oferecendo ao usuário agilidade e segurança nos procedimentos. Logo em seguida, como exemplo desse menu, será demonstrada a tela do seguinte cadastro a ele pertencente: Transferências ou Empréstimos. 13 Transferências ou empréstimos: Esta tela tem a finalidade de gerenciar transferências de produtos. A transferência de produtos pode acontecer de forma definitiva ou simplesmente por empréstimo de um determinado produto do almoxarifado X para o almoxarifado Y ou entre fichas, lotes (usado principalmente para trocar a data de validade) e endereçamento físico de armazenamento do produto (o produto pode ter mudado de local). Podendo também controlar a devolução do empréstimo efetuado, se desejado. 14

8 Submenu do menu Requisições: Com a necessidade de supervisionar e controlar a distribuição racional do material requisitado, promovendo os cortes necessários nos pedidos de fornecimento das unidades usuárias, em função do consumo médio apurado, que tenha servido de suporte para a projeção de estoque vigente, o veio proporcionar ao usuário o gerenciamento efetivo das distribuições de material, evitando a conseqüente ruptura de estoque. No ato do cadastro, os principais objetivos desse menu serão postos em prática, tais como: controlar cotas de produtos, gerar informações para a apuração de gastos por órgão (setor), gerar indicadores através de relatórios gráficos e planilhas para possíveis análises, além de gerenciar a distribuição de produtos entre os setores. Logo em seguida, como exemplo desse menu, será demonstrada a tela do seguinte cadastro a ele pertencente: Requisição de Material. 15 Requisição de Material: Nesta tela o usuário irá efetuar a requisição, informando a ficha, local (setor), requerente, justificativa, almoxarife, chefe de divisão e os itens pertencentes a ela. Ao final do cadastro, o mesmo emitirá a Requisição do Material para assinatura do requerente. 16

9 Submenu do menu Inventário: O inventário tem como finalidade conciliar as posições indicadas nos registros contábeis e sistêmicos, com os saldos físicos do estoque, que irá permitir, entre outros, o ajuste dos dados de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico real nas instalações de armazenagem, a análise do desempenho das atividades dos envolvidos no almoxarifado através dos resultados obtidos no levantamento físico e o levantamento da situação física dos materiais. Devido a essa necessidade, o veio proporcionar ao usuário o controle efetivo dessas informações, objetivando a agilidade no procedimento. Logo em seguida, como exemplo desse menu, será demonstrada a tela do seguinte cadastro a ele pertencente: Inventariar Estoque. 17 Inventariar Estoque: Nesta tela será feito o cadastro do inventário, informando o almoxarifado a ser inventariado e os respectivos responsáveis pela operação, além de indicar as alterações a serem feitas para regularização do(s) saldo(s). 18

10 Submenu do menu Saldos: Este menu tem dupla funcionalidade no sistema, uma delas é a consulta. Se esta tela for aberta no ano corrente de trabalho, serão visualizados todos os registros de saldo de produtos gerados no ano, nesse caso o tipo de saldo na tela de cadastro estará como saldo atual do sistema (controlado automaticamente). A segunda funcionalidade é a de implantação manual de saldo, na qual consiste em possibilitar que a entrada de produtos já em estoque (porém, sem notas fiscais), possam ser lançados no sistema e serem inicializados com saldo. Logo em seguida como exemplo desse menu, será demonstrada a tela do seguinte cadastro a ele pertencente: Consulta/ Implantação de Saldo. 19 Consulta/ Implantação de Saldos: Através deste menu o administrador do sistema poderá consultar os saldos ou fazer a implantação no sistema para o início dos trabalhos. 20

11 Submenu do menu Compras: Este menu permite ao usuário efetuar o pedido de compras dos materiais que estão em ponto de reposição e as demandas que ainda não foram entregues totalmente quando integrado com o E&L ERP Compras, Licitação e Contratos. Além de possuir a rotina de adicionar ao pedido de compra, de forma automática, produtos que estão abaixo do estoque mínimo, configurado no sistema, assim como as demandas que não foram entregues integralmente. Logo em seguida, como exemplo desse menu, será demonstrada a tela do seguinte cadastro a ele pertencente: Emitir Pedido de Compras. 21 Emitir Pedido de Compras: Através desta tela o usuário terá acesso a efetuar os pedidos de compras de materiais que estejam em falta no setor de Almoxarifado. É válido lembrar que esta tela será de extrema importância, uma vez que, o esteja integrado com o E&L ERP Compras, Licitações e Contratos, além de utilizar a rotina de importação dos produtos abaixo do estoque, facilitando os trabalhos no sistema. 22

12 Submenus do menu Relatórios: Para manter o controle sobre as movimentações feitas no almoxarifado, o E&L ERP Almoxarifado proporciona ao usuário vários relatórios que irão facilitar o trabalho na realização de uma prestação de conta ao setor contábil e até mesmo ao Tribunal da região. Esses relatórios estão divididos em submenus, que são: Entradas, Transferências, Requisições, Devoluções, Inventário/ Saldos, Prestação de Contas, Materiais e Outros. Logo em seguida, como exemplo desse menu, serão demonstradas as telas dos seguintes cadastros a ele pertencente: Listagem de Minuta de Entrada; Requisições por Local Detalhada; Balancete de Materiais Detalhado. 23 Listagem de Minuta de Entradas: Este relatório mostra, de modo simples, todas as entradas de materiais dentro de um período, agrupados por fornecedor e nota fiscal. 24

13 Requisições por Local Detalhada: Este relatório mostra todas as requisições de materiais dentro de um período, agrupadas e totalizando os valores por local e destinação. 25 Balancete de Materiais Detalhado: Este relatório mostra todas as movimentações do almoxarifado para a devida prestação de contas, agrupadas por material. 26

14 Submenu do menu Opções: Através deste menu é possível fazer as configurações padrões de funcionamento do no órgão, tais como: configurações do sistema, controle de acesso, salvar base de dados em arquivo texto entre outras. Em algumas telas somente o administrador ou pessoa responsável terá o devido acesso. Logo em seguida, como exemplo desse menu, serão demonstradas as telas dos seguintes cadastros a ele pertencente: Configurações do Sistema; Controle de Acesso; Salvar Base de Dados em Arquivo Texto. 27 Configurações do Sistema: Nesta janela é possível personalizar suas configurações de acordo com sua preferência, definindo principalmente chamadas externas a outros sistemas sem abandonar o sistema atual. 28

15 Controle de Acesso: A partir dessa tela pode-se definir os privilégios (acessos) que os usuários terão ao entrar no sistema. 29 Salvar Base de Dados em Arquivo de Texto: Através desta tela pode-se exportar dados de uma tabela para um arquivo de texto. 30

16 Conclusão: Adquirindo os sistemas da E&L Produções de Software, você terá o que há de melhor em Tecnologia da Informação e Comunicação TIC. Sistemas fáceis de trabalhar, auto-explicativos, integrados, além do melhor atendimento on-line, por chat (IRC e Skype), telefone, conexão remota e visitas técnicas. O sistema permite o gerenciamento completo sobre todos os procedimentos, segurança e rapidez nas prestações de contas. Além de influenciar positivamente nos demais sistemas, com importação das informações nele inclusas, como preço médio para as compras a serem efetuadas pelo sistema E&L ERP Compras, Licitações e Contratos, tombamento a partir da entrada de equipamento e material permanente, sem precisar sair do sistema etc, evitando redigitação de informações e agilizando os trabalhos da administração. Dessa forma, os prazos estabelecidos para prestação de contas serão cumpridos, evitando complicações para o órgão, pois os sistemas da E&L oferecem agilidade, eficiência e eficácia nas atividades do dia-a-dia de um órgão público. 31

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