A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL PARA AS EMPRESAS

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1 A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL PARA AS EMPRESAS Gilmar da Silva, Tatiane Serrano dos Santos * Professora: Adriana Toledo * RESUMO: Este artigo avalia o Sistema de Informação Gerencial (SIG), a importância, finalidade e contribuição para as empresas nas tomadas de decisões. Em função do processo de mudanças aceleradas devido aos avanços tecnológicos, as organizações necessitam de um bom sistema de informação para os gestores se firmarem numa base sólida de administração para coletar informações para a tomada de decisão, de forma ágil e segura, objetivando sempre maximizar os benefícios de sua empresa. Com isso o gestor terá maior facilidade e rapidez ao agir garantindo uma estruturação de gestão diferenciada, também permitir reavaliar decisões já tomadas comparando com os padrões exigidos pela empresa. INTRODUÇÃO Atualmente as empresas precisam estar centradas em suas informações, exigindo de seus gestores estratégias eficientes, que podem ser facilitadas na utilização de recursos inteligentes oferecidos pela tecnologia de informação e sistemas de informação gerencial. Para auxiliar o gestor existe o SIG. Oliveira (2008) define os sistemas de informações gerenciais como processos utilizados para transformar dados em informação Foi realizada uma pesquisa bibliográfica e artigos relacionados para definir melhor todo o processo do sistema de informação e como funciona, pois com a

2 inovação do mundo dos negócios, os processos empresariais precisam ser executados com confiabilidade e efetividade. Neste sentido, o presente artigo tem por objetivo avaliar a importância do sistema de informação gerencial na gestão empresarial, dividido em sete tópicos que são: sistemas de informações, classificação dos sistemas, a importância e os aspectos destes sistemas para as empresas, tomada de decisão, abrangência e as vantagens básicas. SISTEMAS DE INFORMAÇÕES A busca por solução dos problemas enfrentados atualmente pelo cenário de grande competitividade entre as empresas, nos mais diversos segmentos, conduz os gestores a unir as partes que compõem a organização para formar um sistema que dará condições para administrar o todo. Os sistemas de informações têm por finalidade gerar informações para a tomada de decisões, os dados são coletados, processados e transformados em informação. Sistemas de informações é uma série de elementos ou componentes interrelacionados que coletam, manipulam e armazenam, disseminam os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback. As empresas são obrigadas a utilizar ferramentas de otimização do gerenciamento das informações disponíveis em suas bases de dados, possibilitando aos executivos e gestores tomarem suas decisões com base em informações atuais e fidedignas, diminuindo o tempo de resposta aos diversos comportamentos do mercado e da empresa. Uma das ferramentas utilizadas para esta finalidade são os sistemas de informações gerenciais SIG. Em relação à necessidade de informações mais depuradas e que segundo Oliveira (2008, p. 73)... a eficácia empresarial está sendo seriamente prejudicada por sistemas que, simplesmente, produzem enormes quantidades de dados e informações que não são trabalhados e utilizados. Estas ferramentas segundo Oliveira (2008) permitem aos gestores obter informações necessárias para embasar as decisões que

3 orientam as empresas, seja em questões administrativas internas ou externas, em estratégias de vendas ou outras áreas que necessitem de uma gestão mais apurada de indicadores. A seguir analisa-se como se classifica estes sistemas. CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS Os sistemas podem ser classificados de diversas formas, em geral classificam-se de duas maneiras principais: Sistemas Abertos e Sistemas Fechados. Sistema Aberto Caracteriza-se essencialmente a interação da empresa com a sociedade e o ambiente onde ela atua. Sistema Fechado Este sistema independe do meio externo para o desenvolvimento das suas funções. São entendidos como os que não mantêm relação de interdependência com o ambiente externo. empresas. Com base nestes elementos, menciona-se a importância dos sistemas para as IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL PARA AS EMPRESAS Segundo Oliveira (2002, p.54), o sistema de informação gerencial pode, sob determinadas condições, trazer os seguintes benefícios para as empresas: Reduzir os custos das operações; Melhoria no acesso às informações, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço; Melhoria na produtividade; Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;

4 Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas; Estímulo de maior interação dos tomadores de decisão; Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões; Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações; Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam os sistemas; Redução do grau de centralização de decisões na empresa; e Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos. Aborda-se a seguir os aspectos que fortalecem estes sistemas nas empresas. ASPECTOS QUE FORTALECEM OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL NAS EMPRESAS Os sistemas de informações gerenciais são instrumentos de excelente qualidade para o processo decisório. Porém, para que a empresa possa usufruir as vantagens básicas dos Sistemas de Informações Gerenciais, é necessário que alguns aspectos sejam observados: O envolvimento da alta e média gestão; A competência por parte das pessoas envolvidas com o SIG; O uso de um plano mestre ou planejamento global; A atenção específica ao fator humano da empresa. Destaca-se no próximo tópico, o conceito e tipos de tomada de decisão. TOMADA DE DECISÃO As decisões são tomadas sob diversas condições, sob condições de certeza, condições de incerteza e condições de risco. Têm-se no sistema de informação, o conceito de dois tipos de decisões. Lacombe e Heilborn (2003, p. 441 apud Leal online), diferem as decisões em dois tipos: decisões programadas e decisões não programadas. As programadas são as que ocorrem com certa frequência, enquanto as não programadas são decisões novas, sem precedentes, que requerem tratamento

5 especial. Há ainda as decisões estratégicas que envolvem a definição precisa do negócio ou sua alteração e têm impacto a longo prazo e grande dificuldade de serem desfeitas. Essas decisões tendem a ser mais importantes e são tomadas por níveis hierárquicos mais elevados da organização. Adota-se uma postura voltada para o desempenho da tomada de decisão com qualidade e com isso a abrangência deste sistema. ABRANGÊNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL O Sistema de Informação Gerencial abrange a empresa em três níveis: Estratégico este é o nível onde são criados os fundamentos estratégicos da organização (como missão, visão, valores, crenças) e são traçados os objetivos estratégicos a curto, médio e longo prazo. Tático neste nível, entra a figura dos gerentes, coordenadores, supervisores e demais funções. Este nível tem como objetivo principal o desdobramento da estratégia, ou seja, de como será realizado o caminho para a consecução dos objetivos estratégicos, utilizando de forma eficiente e eficaz, desdobrando-os em metas específicas para suas áreas e liderados. Operacional Para cumprir a estratégia traçada (desdobrando-a) e alcançar os objetivos almejados, é necessário que pessoas coloquem a mão na massa, ou seja, cumpram de forma eficiente e eficaz cada uma das atividades que lhes for atribuída. É interessante pensar na figura de uma pirâmide para representar esta estrutura, bem como sua hierarquia, seus principais questionamentos, ferramentas e figuras (papéis, funções) para cada um dos níveis.

6 Assim, percebe-se as vantagens básicas deste sistema de informação gerencial para as empresas. VANTAGENS BÁSICAS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL Segundo REZENDE e ABREU (2000, P. 121), para a empresa obter vantagens básicas dos sistemas de informações gerenciais é necessário: O envolvimento da alta e média gestão; A competência por parte das pessoas envolvidas como SIG; O uso de um plano mestre ou planejamento global; A atenção específica ao fator humano da empresa; A habilidade dos executivos para tomar decisões com base em informações; O apoio global dos vários planejamentos da empresa; O apoio organizacional de adequada estrutura organizacional e das normas e procedimentos e confiança no SIG; Existência de e/ou informações relevantes e atualizadas; A adequação custo-benefício.

7 CONCLUSÃO Pode-se observar que para as empresas executarem suas atividades é de vital importância compreender as melhores práticas e aplicações das áreas de sistema de informação nas empresas. Devido ao mercado competitivo, as organizações necessitam estar atentas e utilizarem de tecnologias e softwares de última geração para alcançar seus objetivos. Decisões rápidas e corretas são fundamentais para a empresa alcançar bons resultados, portanto, otimizar o planejamento e execução das atividades, sincronizar a cadeia de suprimentos e reduzir os custos operacionais, aumentará a satisfação dos seus clientes e a lucratividade do negócio. Quando a empresa tem uma estrutura organizacional sólida, um futuro traçado e sabe utilizar os recursos oferecidos pela tecnologia de informação e sistema de informação, o sistema de informação gerencial só tem a agregar benefícios à gestão empresarial na tomada de decisões. Quando as empresas adotam um sistema de informação gerencial ela colabora para com seus colaboradores também, pois ajuda no processo de atividades tornando mais eficiente dentro da empresa em relação às atividades diárias da organização.

8 10 REFERÊNCIAS John F. Eichstaedt, Toni Édio Degenhardt. Sistemas de Informações Gerenciais. (artigo) acesso em 21/05/2014 LACOMBE, Francisco J. M. e HEILBORN, Gilberto L. J. Administração, princípios e tendências. 1. Ed. São Paulo: Saraiva, OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas de Informações Gerenciais: Estratégicas Táticas Operacionais. 12ª Ed. São Paulo: Atlas, Sistemas, organizações e métodos: uma abordagem gerencial. 13ª Ed. São Paulo, REZENDE, Denis Alcides; ABREU, Aline França de. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais: o papel estratégico da informação e dos sistemas de informação nas empresas. São Paulo: Atlas, acesso em 21/05/2014 acesso em 21/05/2014 acesso em 21/05/2014 acesso em 21/05/2014

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