G P - AMPLITUDE DE CONTROLE E NÍVEIS HIERÁRQUICOS

Transcrição

1 G P - AMPLITUDE DE CONTROLE E NÍVEIS HIERÁRQUICOS Amplitude de Controle Conceito Também denominada amplitude administrativa ou ainda amplitude de supervisão, refere-se ao número de subordinados que um chefe pode supervisionar pessoalmente, de maneira efetiva e adequada. Na prática, a amplitude média adotada por uma organização determina a configuração geral de sua estrutura organizacional. Uma amplitude média estreita com um maior número de níveis hierárquicos produz uma estrutura organizacional alta e alongada. Ao contrário, uma amplitude média larga com poucos níveis hierárquicos produz uma estrutura organizacional achatada e dispersada horizontalmente. A tendência atual nas organizações é de achatar e comprimir a estrutura organizacional no sentido de aproximar a base da cúpula e melhorar as comunicações. Alguns fatores que influenciam a amplitude de controle nas empresas: o Os deveres pessoais do chefe, o As habilidades pessoais do chefe em lidar com os subordinados, o O nível de capacitação profissional do chefe, o O nível de mutação da empresa perante o ambiente o O nível de estabilidade interna da empresa, o A habilidade dos subordinados em se relacionar com as pessoas, o O nível de capacitação profissional dos subordinados, o O grau de delegação de autoridade existente, o O grau de utilização de assessores, o O nível de motivação existente.

2 o O nível do tipo de liderança existente, o O grau de interdependência das unidades organizacionais, o O nível e o tipo de controle exercido, o O nível e o tipo de coordenação exercida, o A existência das restrições pessoais à amplitude de controle, o O nível de clareza, comunicação e aceitação dos objetivos; e o O nível de definição, simplicidade e repetitividade das atividades dos subordinados. À medida que uma pessoa sobre numa estrutura organizacional, sua amplitude de controle torna-se menor. Ocorre também que, no mesmo nível hierárquico, haverá considerável variação na amplitude de controle, pois existe relação entre amplitude de controle e níveis hierárquicos, quanto maior o número de subordinados por chefe, menor será o número de níveis hierárquicos e viceversa. Uma amplitude de controle inadequada para a empresa pode causar determinados problemas, tais como: 1- Número de subordinados maior do que a amplitude de controle o Aqui os principais problemas que podem ocorrer são: o Perda de controle, o Desmotivação, o Ineficiência de comunicações, o Decisões demoradas e mal estruturadas; e o Queda no nível de qualidade do trabalho. 2

3 2- Número de subordinados menor do que a amplitude de controle o Nesse caso, os principais problemas que podem ocorrer são: o Capacidade ociosa do chefe, o Custos administrativos maiores, o Falta de delegação, o Desmotivação; e o Pouco desenvolvimento dos subordinados. Formula de Graicunas Não há um consenso sobre o número ideal que um superior pode dirigir de maneira eficiente. Segundo Litterer ( ), o número ideal seria de quatro e apresenta duas recomendações básicas: que sejam usadas todas as relações possíveis e que o chefe esteja envolvido no supervisionamento de todas essas relações. Essas recomendações não tão fáceis de ocorrer na prática, isto porque determinadas tarefas não necessitam de supervisão constante. Existe uma forma estruturada por Graicunas para se calcular a amplitude de controle. De acordo com Graicunas, o numero de relações potenciais entre o chefe e seus subordinados pode ser calculado pela seguinte formula: R = N 2 N + N Onde: R é o numero de relações e N o número de subordinados designados para o grupo de comando do chefe. 3

4 A relação entre R e N calculada pela formula nos mostra que o numero de relações R aumenta progressão geométrica e o numero de subordinados em progressão aritmética. Relações Possíveis Pela Fórmula Número de Subordinados Numero de relações Ainda segundo o autor, os chefes podem lidar com três tipos de relações: singular direta, que ocorre entre o chefe e cada um dos subordinados de forma individual; grupal direta, que ocorre entre o chefe e cada permutação possível dos subordinados; e cruzada, que ocorre quando os subordinados interagem. Ao mesmo tempo em que assinala o número de interações potenciais do chefe com os subordinados, é necessário reconhecer que os problemas básicos dizem respeito à freqüência e à intensidade. Nem todas as interações ocorrem e as que ocorrem variam em importância. Três fatores parecem importantes para analisar o problema das amplitudes de 4

5 controle: o Controle necessário; o Nível de conhecimento dos subordinados; e o Capacidade e abertura de comunicação. Níveis Hierárquicos Hierarquia representa distribuição da autoridade e da responsabilidade entre os diversos níveis da estrutura. Cada nível hierárquico que está acima dos demais níveis tem maior peso nas decisões. Por toda a organização existem pessoas cumprindo ordens de outras que estão situadas em níveis mais elevados. De um modo geral, o direito de comandar diminui à medida que se desce na estrutura hierárquica. Conceito Os níveis hierárquicos representam o conjunto de cargos na empresa com um mesmo nível de autoridade. Podem ser considerados como vários níveis que compõem a hierarquia de uma estrutura organizacional. Quanto maior a amplitude de controle, menos o numero de níveis hierárquicos na empresa. Diminuindo a hierarquia aumenta o grau de especialização e particularidade da informação necessária. Quanto maior a organização, maior tende a ser o número de níveis hierárquicos de sua estrutura. A nivelação hierárquica representa a especialização da direção, ou seja, a distribuição da autoridade e responsabilidade em cada um dos níveis de organização. 5

6 Estrutura dos Níveis Hierárquicos A estrutura formal representa uma cadeia de níveis hierárquicos - a cadeia escalar descrita por Fayol - sobrepostos, formando uma pirâmide, tendo a direção (nível institucional) no topo, os executores na base (administrados pelo nível operacional) e, no nível intermediário, as demais camadas hierárquicas do meio de campo. Daí decorre o aspecto piramidal da estrutura hierárquica. Atualmente, as organizações estão reduzindo seus níveis hierárquicos no intuito de enxugar a organização para torná-la mais simples, aproximar a base do topo e faze-la mais ágil e competitiva em um mundo repleto de mudanças e transformações. Através do organograma percebemos as linhas de hierarquia e autoridade inerentes à estrutura organizacional da empresa. Para maior facilidade de conceituação dessa situação apresentamos o modelo: 6

7 Pirâmide Hierárquica No delineamento dos níveis hierárquicos, deve-se partir do topo da pirâmide e parar no momento em que as linhas hierárquicas atingirem o nível das unidades operacionais, que têm apenas sua vinculação, eventualmente, modificada, permanecendo inalteradas suas atribuições fundamentais. Fica evidente que não se devem analisar somente como os procedimentos decisórios, mas também os procedimentos de execução. Isso porque o objetivo principal fica o de ordenar as rotinas e os procedimentos de informação, a fim de aperfeiçoar os processos de tomada de decisão e de controle. Cada nível existe para algo: tem que ser responsável por resolver certa classe de problemas e de tomar certas decisões que estão de acordo com a experiência, treinamento, responsabilidade e autoridade necessárias para ocupar esse nível. Cada nível hierárquico, então, enfrenta uma quantidade de problemas. Resolve os que correspondem a seu próprio nível de complexidade, delega os que correspondem aos níveis subordinados, e eleva os que devem ser resolvidos a níveis mais altos. Quando a cadeia está bem armada, cada um se faz digno da tarefa: resolver problemas e tomar as decisões que correspondem ao seu nível. A prática tem demonstrado que a redução dos níveis hierárquicos e, na maior parte das vezes, bastante interessante para a melhoria do processo decisório nas empresas. 7

8 Influência Da Estrutura Organizacional No desenvolvimento de uma estrutura organizacional temos os seguintes níveis de influência: o nível estratégico o nível tático o nível operacional Estes níveis de influência estão relacionados aos tipos de planejamento, que podem ser visualizados numa "pirâmide empresarial": nível estratégico nível tático nível operacional planejamento estratégico planejamento tático planejamento operacional O planejamento estratégico pode ser conceituado como um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com seu ambiente. O nível estratégico de influência considera a estrutura organizacional de toda a empresa e a melhor interação desta com o ambiente. É o responsável pelo estabelecimento das grandes diretrizes da organização; dos objetivos gerais que se pretende atingir no longo prazo (cinco anos ou mais) e estabelece as estratégias para tal. Preocupação com as mudanças no ambiente e como estas podem afetar a organização. Os planos são gerais e generalistas. São de longo prazo e, como o ambiente muda continuamente, o ajuste deve ser permanente. Exemplo: necessidade de criação de uma nova divisão da empresa para melhor adequação de um produto ao seu mercado. 8

9 O planejamento tático tem por finalidade otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. É o desdobramento do estratégico. É de competência das gerências ou departamentos. Preocupa-se com as metas, detalhamento dos objetivos. É elaborado para médio prazo (um a dois anos) e desenvolvido nas grandes áreas da empresa produção, vendas, finanças e administração em forma de políticas e diretrizes setoriais. Há arbítrio, alternativas de solução. Exemplo: divisão de uma área industrial em duas áreas (produção e técnica) para ter melhor administração dos recursos da empresa. O planejamento operacional é o último nível organizacional. É o planejamento do dia- a- dia. É o nível do supervisor, técnico, especialista. São os planos que cuidam da rotina, principalmente através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implementação estabelecidas. dos procedimentos que devem ser rigorosamente obedecidos. Altamente formalizado. Não há arbítrio. O planejamento operacional cria condições para a adequada realização dos trabalhos diários da empresa. 9

10 Conclusão A amplitude de controle representa o número de subordinados que um chefe pode supervisionar de maneira eficiente. Na prática, a amplitude média adotada por uma organização determina a configuração geral de sua estrutura organizacional. Os níveis hierárquicos representam o conjunto de cargos nas empresas com um mesmo nível de autoridade. A prática tem demonstrado que a redução dos níveis hierárquicos e, na maior parte das vezes, bastante interessante para a melhoria do processo decisório nas empresas. 10

11 Referências CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. 7ª ed. São Paulo: Atlas, OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 14ª ed. São Paulo: Atlas, CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 6 ed. Rio de Janeiro: Campus, FRIGO, Edgar do. Conseguindo o Impossível, disponível em: Segurança LA.com.br conseguindoimpossivel.htm, acessado no dia 1 de maio de acessado dia 10 de maio de