COMUNICAÇÃO DE PORTIFÓLIO UTILIZANDO DASHBOARDS EXTRAIDOS DO MICROSOFT PROJECT SERVER

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1 COMUNICAÇÃO DE PORTIFÓLIO UTILIZANDO DASHBOARDS EXTRAIDOS DO MICROSOFT PROJECT SERVER Autor: RANGEL TORREZAN RESUMO 1. Gestão de Portfolio e suas vantagens. A gestão de portfólio de projetos estabelece processos de priorização e balanceamento, permitindo que os trabalhos de maior valor para a organização sejam aprovados e desenvolvidos, gerenciando de forma eficiente a concorrência por recursos, principalmente de profissionais para execução dos trabalhos. O gerenciamento de portfólios de projetos refere-se a gestão centralizada de um ou mais portfólios, que inclui identificação, priorização, autorização, monitoramento e controle de projetos, programas e outros trabalhos relacionados. O gerenciamento de portfólios se concentra em garantir que os projetos e programas sejam analisados a fim de priorizar a alocação de recursos e que sejam consistentes e integrados às estratégias organizacionais. O gerenciamento de portfólios de projetos provê um gerenciamento coordenado dos componentes do portfólio, o qual tende a auxiliar no alcance de objetivos maiores na instituição. Dessa forma, oferece benefícios para a tomada de decisão baseada em priorizações e informações estratégicas. Através da adoção desta prática, as empresas podem aumentar a sua governança corporativa, sendo capazes de administrar melhor os riscos associados aos projetos, escolhendo aqueles que têm maior potencial de entregar benefícios para a organização.

2 2. Project Server e suas informação Com o lançamento da versão 2013 da suíte de gerenciamento de projetos corporativos (EPM), as empresas e indivíduos agora podem optar pela utilização do serviço do Project Server na nuvem o qual recebeu o nome de Project Online. Com a vantagem de não requerer infraestrutura para instalação, além da facilidade de setup e a disponibilidade de acesso de virtualmente qualquer lugar, o Project Online se mostra uma ótima alternativa para empresas que precisam levar seus portfólios, programas e projetos para um nível corporativo, sem a necessidade de aportes significativos em infraestrutura. Entre as muitas novidades do Project Online, a criação de Relatórios e Dashboards é uma das que mais sofreram alterações em se comparando ao método tradicional das versões anteriores. Diferentemente do Project Server 2013 on-premisses, no Project Online não há acesso direto às tabelas do SQL, e toda coleta de informações disponíveis deverá ser realizada através de conexões OData (Open Data Protocol). 3. A importância dos Dashboards Um dashboard de projetos é a fotografia de como seu projeto está sendo executado em um dado instante do tempo durante o ciclo de vida do projeto, demonstrando sua performance naquele instante, como se fosse o painel de seu veículo enquanto você está dirigindo. Nele você consegue visualizar todas as funções do carro com apenas um olhar no painel, desde velocidade até o nível de combustível. Quando você olha para seu dashboard (ou painel) você recebe imediatamente feedback de onde exatamente você está em um dado momento no tempo de sua viagem com seu carro. É a mesma coisa em um painel de projetos.

3 De vez em quando você vai olhar para o painel do projeto para ver como as coisas estão indo. Com base no feedback que você recebe, ajustes serão necessários para manter o seu projeto no caminho certo. O termo inglês Dashboard, que por vezes é traduzido em língua portuguesa como Painel de Indicadores ou mesmo Painel de Controle, refere-se ao conjunto e a combinação de diversos elementos gráficos e visuais que tem como função principal oferecer a visualização de dados gerenciais para suportar a interpretação, a análise e a tomada de decisões estratégicas. No mundo corporativo, os Dashboards podem ser definidos como a representação gráfica do desempenho dos negócios de uma organização. Os Dashboards são, o resultado do trabalho de Business Intelligence que é efetuado em uma organização. O conceito de Business Intelligence refere-se ao conjunto de processos, ferramentas e técnicas para coleta, organização, análise e compartilhamento de um grande volume de dados complexos, gerando um esforço para desenvolvimento de um apurado processo de entendimento dos negócios, de modo a apoiar e oferecer suporte e orientação na condução e organização dos objetivos estratégicos da companhia. Em outras palavras, o principal objetivo do Business Intelligence é o de capturar um volume considerável de dados, organizá-los, entende-los e utilizálos no processo de tomada de decisão. Com isso, temos a dimensão da importância dos Dashboards, uma vez que eles são, na grande maioria das vezes, a principal fonte de apresentação de toda a análise realizada pelos processos de BI. Atualmente, inúmeros sistemas de ERP oferecem plataformas para criação e manipulação de Dashboards e relatórios estratégicos. Todavia, por conterem informações e referencias pré-definidas, por muitas vezes essas plataformas acabam por engessar o usuário, uma vez que se no meio do caminho uma nova necessidade é descoberta os relatórios já padronizados quase nunca oferecem flexibilidade suficiente para serem alterados, fazendo

4 com que o usuário tenha sempre que recorrer aos experts da solução e criando assim um ciclo de dependência. 4. Modelo de Dashboard para PMO da Unidade de Justiça da Softplan Visando a melhoria na comunicação dos projetos e visando dar maior visibilidade destes aos principais stackholders da Softplan, dashboard conforme figura abaixo: foi proposto a criação de um A primeira coluna trata do nome reduzido do projeto e o status atual dele (icones), fornecendo assim uma imedita atenção aos projetos que necessitam de intervenção ou mais informação por parte dos gerentes e diretores. A segunda coluna apenas indica o nome do gestor responsável. A coluna descrição do projeto, deve ser uma descrição suscinta para indicar o principal objetivo do projeto. Dentro deste modelo, as principais colunas são as proximas entregas, neste caso serão elencadas apenas as tres proximas em ordem de data a vencer. Isso proporcionaria melhores ações em atividades mais proximas da entrega. Em seguinda, a coluna progresso/ect indica o quanto (fisicamente) a entrega andou e qual a data prevista desta para ser entregue. A coluna responsável por entrega é bastante valida devido a importancia de se ter uma pessoa que seja um facilitador para o acontecimento da entrega. Essa pessoa

5 será o ponto focal em caso de duvidas dessas entregas. E para finalizar, uma coluna com as observações mais recentes do projeto, sem essa sucinta e com limitação de caracteres. A ideia é usar essa coluna para passar um status de alto nivel sobre problemas que possam estar ocorrendo no projeto. Para complementar o painel de dashboards, um quadro comparativo entre os projetos será exposto. Esse quadro representa o posicionamento do projeto no portifolio, levando em consideração aspectos de atratividade por criticidade. Esse painel pode ser visualizado na figura abaixo. A importância dos projetos segundo o enquadramento no quadro ficariam da seguinte forma: Quadrante Vermelho: Projetos com baixa atratividade e baixa criticidade. Serão menos prioritários dentro do portfólio, concentrando assim menos esforços e dedicação. Quadrante Amarelo: Projetos um pouco mais atrativos porem com alto grau crítico. Devido a essa criticidade devem ser acompanhados constantemente e sempre avaliados de forma geral.

6 Quadrante Verde: Projeto com muita atratividade. A criticidade no caso podem varias de pouco a muito. São projetos que merecem atenção devido ao impacto financeiro que os mesmos possuem. 5. Conclusão É notório perceber como a gestão de portfólio aliada a um bom painel de dashboard pode contribuir com a comunicação da empresa, tanto para os envolvidos internamente quanto externamente. Um bom controle visual auxilia em tomadas de decisão mais rápidas, mesmo que para isso, venha ser necessário um aprofundamento nos projetos em destaque.

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