PLT.T Título: Data de Emissão Revisão Política de Venda e Doação de Equipamentos de TI 18/05/ Índice

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1 1/6 Índice 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DEFINIÇÕES DESCRIÇÃO CLASSIFICAÇÃO DOS EQUIPAMENTOS SEPARAÇÃO E PREPARAÇÃO DOAÇÃO VENDA RESPONSABILIDADES ANEXO ANEXO 1 FORMULÁRIO ORDEM DE VENDA E DOAÇÃO DE SUCATA ANEXO 2 TABELA DE CÓDIGO DE EQUIPAMENTO DE TI NO JDE... 6 Publicação / Revisão Revisão N Data Histórico Responsável 00 18/05/2010 Emissão inicial Wagner Domingues Pág. 1

2 2/6 1. OBJETIVO Definir regras para a venda e doação de equipamentos de TI sucateados, demonstrando as etapas e os responsáveis envolvidos em cada processo. Garantir o alinhamento dos processos de venda e doações com as políticas de Responsabilidade Social da NET e com as melhores práticas de descarte de resíduos tecnológicos. 2. ABRANGÊNCIA NET Serviços de Comunicação S/A e Operações. 3. DEFINIÇÕES Field Service Equipe de analistas de suporte contratados que atende em campo. Sucata equipamentos ou componentes sem condições de reutilização. OVDS Formulário Ordem de Venda e Doação de Sucata. NF Documento fiscal que serve para transferência entre unidades ou fornecedor. EOL End of Life Equipamento de TI obsoleto. 4. DESCRIÇÃO 4.1. Classificação dos equipamentos Sucata: É a classificação dada a qualquer equipamento ou componente de TI que não esteja em condições de reutilização, exemplo, equipamentos que apresentam defeito e o reparo é inviável devido ao alto custo ou ausência de peças de reposição no mercado. EOL (End of Life): é a classificação dada aos equipamentos completamente depreciados, que não atendem aos padrões mínimos exigidos pela área de TI da NET, seja por suas configurações ou pelo seu tempo de vida, e/ou não possuem suporte do fabricante vigente no país Separação e preparação Os equipamentos de TI que se enquadrarem na descrição do item 4.1., deverão ser identificados e separados em lotes para facilitar a retirada pela organização escolhida. Os dados gravados no disco rígido dos computadores deverão ser destruídos de acordo com a Política de Segurança da Informação da NET. Pág. 2

3 3/6 Os itens deverão ser relacionados no formulário OVDS, que deve conter informações como marca/modelo/serie/ativo, localidade e dados do cadastro JDE da organização escolhida. Para venda deverá constar o preço negociado DOAÇÃO Enquadram-se, na Política de Doações de Computadores NET, as organizações não governamentais ou instituições públicas educacionais que: a) Realizem a promoção de pelo menos um dos quatro pilares de Responsabilidade Social da NET: Educação, Cultura, Cidadania e Trabalho; b) Promovam a inclusão de crianças, adolescentes, adultos e melhor idade; c) Estejam regularmente inscritas nos órgãos públicos competentes. Não se enquadram para seleção, organizações que: a) Instituições sem registro oficial, sede, entre outros requisitos documentais exigidos; b) Contenham conteúdos com apelo religioso, político-partidários, eróticos, pornográficos ou contrários às disposições da Constituição Brasileira; c) Sejam de interesse pessoal ou para pessoa física; d) Agridam o meio ambiente; e) Não estejam alinhados com as diretrizes estratégicas da empresa ou representem algum risco para qualquer uma das marcas da empresa; 4.4. VENDA Enquadram-se nesta política organizações ou instituições, públicas ou privadas, que: a) Estejam previamente cadastrada e homologada pela TI da NET; b) Comprovem a utilização das melhores práticas de reutilização e/ou reciclagem dos equipamentos; c) Comprovem o descarte de resíduos tecnológicos alinhados com as melhores práticas ambientais e sustentáveis; Pág. 3

4 4/6 5. RESPONSABILIDADES Responsável Consultor de TI Atividade Abrir chamado no Service Desk solicitando a destruição dos dados gravados no HD dos micros, notebooks e servidores. a) Informar no chamado o contato do Administrativo da Operação. b) Informar o Administrativo da Operação sobre o chamado aberto e que um analista CPMB será encaminhado para preparar os equipamentos para serem sucateados. Receber do Analista Field o formulário OVDS que evidencia tecnicamente que os equipamentos são sucatas. Acrescentar no formulário OVDS os dados cadastrais da organização beneficente ou do comprador e o valor negociado. Solicitar via à aprovação para a doação ou venda da sucata aos gerentes da Operação, de Infraestrutura de TI e Consultor de Gestão de Ativos. Após receber as aprovações encaminhar o com o formulário OVDS para informar a baixa dos ativos e levantar o valor da depreciação dos itens nas áreas Gestão de Ativos e de Patrimônio. Após receber o de acordo das áreas de Gestão de Ativos e Patrimônio, abrir uma PA solicitando emissão da NF. Encaminhar uma cópia da NF para e evidenciando a doação e finalizando todo o processo junto a estas áreas. Acertar com a organização uma data para a retirada da sucata, passar o nome da pessoa de contato na operação. a) Informar o Administrativo da Operação sobre a data da coleta. b) Solicitar um feed back sobre a retirada das sucatas. Para os casos de venda deverá ser encaminhada uma cópia da NF para a Cobrança (Felipe Rodrigues Bezerra e Lidia Apolinário Dias) informando a condição de pagamento negociada. Field Service Fazer analise técnica se realmente o equipamento deve ser classificado como sucata. Destruir todos os dados gravados no HD (Disco Rígido) dos micros, notebooks e servidores, conforme os procedimentos operacionais da CPMBraxis, IT Destruição de Dados no Hard Disk de Servidor e IT Destruição de Dados no Hard Disk de Micros e Notebooks. Pág. 4

5 5/6 Relacionar informações apenas dos ativos classificados como sucata no formulário OVDS. Depto. Patrimônio Receber o formulário OVDS através do avaliar a depreciação dos itens relacionados. Retornar formulário ao Consultor de TI informando o valor da depreciação dos itens relacionados. Receber uma cópia da NF para evidenciar a doação ou venda e com isso atualizar o sistema JDE com as baixas dos ativos. Gestão de Ativos Receber o formulário OVDS através do validar as informações referentes aos itens relacionados. Retornar formulário ao Consultor de TI com as validações para os itens relacionados e eventuais comentários. Receber uma cópia da NF para evidenciar a doação ou venda e com isso atualizar os ativos no sistema CA Asset Manager com o status Doado ou Vendido. Cobrança Receber um com a cópia da NF de venda e também a informação sobre a negociação de forma de pagamento. Preparar o boleto bancário para o comprador da sucata. Operação Mostrar para o analista Field Service CPMB onde estão armazenados os equipamentos que serão sucateados. Acompanhar a organização na retirada das sucatas. Informar o Consultor de TI sobre a retirada das sucatas. Pág. 5

6 6/6 6. ANEXO 6.1. Anexo 1 Formulário Ordem de Venda e Doação de Sucata 6.2. Anexo 2 Tabela de código de equipamento de TI no JDE Pág. 6

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