PMO AeC: RESULTADOS OBTIDOS Fernando Parreiras e Vera Lott

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1 PMO AeC: RESULTADOS OBTIDOS Fernando Parreiras e Vera Lott

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3 NECESSIDADES Controle Padronização Complexidade COLABORAÇÃO Necessidades executivas Utilização amigável

4 NECESSIDADES PÚBLICO INTERNO Executivos - Visibilidade - Controle - Desempenho Gerentes - Planejamento - Eficiência - Organização do time NOSSOS CLIENTES Time do Projeto - Colaboração - Acesso Flexível - Ferramentas Office PARCEIROS

5 NECESSIDADES Visibilidade para a alta direção da nossa empresa; Visibilidade para os clientes a qualquer momento, mesmo com a existência de reuniões semanais; Outros tipos de comunicação do status dos projetos que não só Relatórios de Progresso apresentados em reuniões; Armazenamento das lições aprendidas para gestão do conhecimento; Centralização da documentação do projeto, evitando problemas de direcionamento, envio por , etc; Passar a atender aos projetos internos, por exemplo, os projetos que envolvem a ampliação do CallCenter.

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7 PMO AeC

8 METODOLOGIA GPS LEVANTAMENTO DOC.PLAN.009 ACEITE PLANEJAMENTO DOC.LEV.001 TERMO DE ABERTURA IMPLEMENTAÇÃO DOC.LEV.002 APRESENTAÇAO START-UP_KICK-OFF DOC.IMP.001 ACEITE IMPLEMENTAÇÃO DOC.LEV.003 ATA DE REUNIAO MONITORAMENTO E CONTROLE DOC.LEV.004 FICHA PROJETO DOC.003 CLIENTE-LISTA CONTATOS DOC.LEV.005 CRONOGRAMA_GPS DOC.005 PLANILHA PENDENCIAS DOC.LEV.007 ANALISE PARTES INTERESSADAS DOC.006 PLANILHA DE QUESTÕES PLANEJAMENTO DOC.022 PLANILHA DE RISCOS DOC.PLAN.001 DECLARAÇAO DO ESCOPO DOC.030 LIÇÕES APRENDIDAS DOC.PLAN.002 EAP DOC.CONT.002 RELATÓRIO DE PROGRESSO DOC.PLAN.003 ORCAMENTO DOC.CONT.001 SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA DOC.PLAN.004 MATRIZ RESPONSABILIDADES ENCERRAMENTO DOC.PLAN.005 ORGANOGRAMA DOC.ENC.001 ACEITE PROJETO DOC.PLAN.006 PLANO DO PROJETO DOC.ENC.002 APRESENTAÇÃO FINAL DOC.PLAN.007 CHECKLIST QUALIDADE DOC.ENC.003 ATESTADO TECNICO DOC.PLAN.008 CHECKLIST DE RISCOS DOC.ENC.004 CASE PROJETO

9 SOLUÇÃO TECNOLÓGICA No início do projeto é criado para o cliente seu login e senha para que ele possa acompanhar seu projeto via web em realtime..

10 INDICADORES PMO PARA PROJETOS Prazo e Prazo linha de base Avaliação do gerente de Projeto Satisfação do Cliente PARA EQUIPE QARH Qualidade Atendimento Rec. Humanos QAT Qualidade Atendimento Técnico QAGP Qualidade Atendimento Gestão de Projetos

11 PROCESSOS DE TRABALHO Determinar um processo formal e com marcos de tempo definidos para análise dos resultados. Utilização da Metodologia de Gerenciamento de Projetos Garantia da Qualidade dos Projetos Processos - Chave Atualização Semanal dos Projetos Reuniões Internas PMO Reunião PMO Corporativo Reunião Bimestral Governança (Resultados) Manutenção e divulgação das Informações dos Projetos Monitoramento e Controle dos Projetos na Solução GP Dias da semana 3 a 5 feira 6 Feira 2 Feira 2ª Feira Gerentes de Projetos Gerente do PMO Gerencia Executiva

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13 RESULTADOS OBTIDOS NÃO MENSURÁVEIS Aumento de conhecimento sobre Gerenciamento de Projetos em todos os níveis da organização; Ganho de força e credibilidade junto aos diretores e acionistas; Integração entre as áreas e outras empresas do grupo; Gestão do conhecimento; Ganho em formação dos novos profissionais que chegam a empresa; Maior interesse das equipes em gerir os projetos corretamente devido a exposição para toda a empresa.

14 RESULTADOS OBTIDOS MENSURÁVEIS Centralização de projetos via Web com indicadores padronizados. Lista de projetos por área da empresa

15 RESULTADOS OBTIDOS MENSURÁVEIS Análise de recursos de Projetos.

16 RESULTADOS OBTIDOS MENSURÁVEIS Análise do Portfólio de Projetos.

17 RESULTADOS OBTIDOS MENSURÁVEIS Consultor 1 Consultor 2 QARH QAT QAGP MÉDIA INDIV. Reuniões bimestrais de governança. PORTAL PMO e GP Consultor 3 Consultor 4 Consultor 5 Consultor 6 Consultor 7 Consultor 8 Consultor 9 Média Consultor 1 Consultor 2 Consultor 3 Consultor 4 Consultor 5 Medição de indicadores mensal: Plano de Ação, Planos de Treinamentos e Premiação: Cursos e Eventos PMI e Microsoft. EPM DESENVOLVIMENTO Média Cosultor 1 Cosultor 2 Cosultor 3 Cosultor 4 Cosultor 5 Cosultor 6 Média Consultor 1 Consultor 2 Consultor 3 Média QAGP Consultor 1 3,5 Consultor 2 3,5 Consultor 3 3,4 Consultor 4 3,1 Consultor 5 3,4 Consultor 6 2,5 Média 3,2

18 RESULTADOS OBTIDOS MENSURÁVEIS

19 INVESTIMENTO E EQUIPE IMPLEMENTAÇÃO DO PMO PRAZO: 5 Meses TEMPO DE MATURIDADE PARA O NÍVEL APRESENTADO PRAZO: 7 Meses EQUIPE ENVOLVIDA Atualmente temos 25 projetos na carteira.

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21 GESTÃO DA DEMANDA Quatro fases do ciclo de vida de Gerenciamento de Demanda Criar Selecionar Planejar Gerenciar Gerenciamento de Demandas Seleção de Portfólio Planejamento do Trabalho Colaboração e Relatórios

22 CENTRAL DE METODOLOGIA GPS

23 CONTROLE E COMUNICAÇÃO DO PROJETO Envio de SMS semanal Projeto AeC 87% concluído e 88 % previsto 277 tarefas 171 concluídas, 4 atrasadas, 19 em andamento 1 Riscos e 2 Questões. Detalhes no seu . Ass:PMO AeC Envio de com status resumido semanalmente com Relatório Status resumido do projeto. Para maiores detalhes acesse a Solução EPM. Realização de reunião semanal de status Reuniões semanais de status para discussões de riscos, questões e pendências. Atualização de cronograma. Apresentação de Relatório de Status ao Cliente.

24 CONTROLE E COMUNICAÇÃO DO PROJETO Envio de SMS semanal Projeto AeC 87% concluído e 88 % previsto 277 tarefas 171 concluídas, 4 atrasadas, 19 em andamento 1 Riscos e 2 Questões. Detalhes no seu . Ass:PMO AeC

25 CONTROLE E COMUNICAÇÃO DO PROJETO Envio de com status resumido semanalmente com Relatório Status resumido do projeto. Para maiores detalhes acesse a Solução EPM. Status macro do projeto. Atividades em andamento. Atividades em atraso. Curva S de avanço físico. Riscos e problemas.

26 CONTROLE E COMUNICAÇÃO DO PROJETO Realização de reunião semanal de status Reuniões semanais de status para discussões de riscos, questões e pendências. Atualização de cronograma. Apresentação de Relatório de Status ao Cliente.

27 AÇOES DE SENSIBILIZAÇÃO Sensibilização Gerencial Doutrinar a atuação da alta administração. Não basta obter o apoio da alta administração. É preciso doutriná-la para não aceitar informações fora do padrão acordado. Utilizar a ferramenta de GP como o meio oficial e único para se buscar as informações do projeto. Ciclo de Workshops Treinamentos de ferramentas, atualizações, metodologia GPS em todos os níveis da empresa.

28 AÇOES DE SENSIBILIZAÇÃO Newsletter mensal

29 FATORES CRITICOS DE SUCESSO As pessoas, e não os números e gráficos, são responsáveis por projetos de sucesso. O principal objetivo do gerenciamento de projetos é integrar e motivar as pessoas, além de apoiar suas decisões. São as visões criativas e o desempenho da equipe que serão, afinal, os responsáveis pelo sucesso do projeto, e não um número ou gráfico. Segundo Stan Portny, presidente da Stanley E. Portny and Associates LLC Da mesma forma, o que fará seu PMO decolar são as pessoas!

30 FATORES CRITICOS DE SUCESSO Dê o exemplo; Escute; Sugestões são sempre bem vindas, mesmo que não implementadas; Promova a Gestão do conhecimento; Mantenha a equipe alinhada; Sirva com presteza; Comemore pequenas vitórias; Não desanime!

31 CONQUISTAS

32 FIM Fernando Luis Parreiras Gerente Executivo de Vera Maria Lott Freire Gerente de PMO e Projetos