Case SICREDI CA Clarity PPM. CA PPM Summit Brasil 2012
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- Mafalda Galvão Balsemão
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1 Case SICREDI CA Clarity PPM CA PPM Summit Brasil 2012
2 Agenda Conhecendo o Sicredi Seleção e Implantação de uma Solução de PPM O CA-Clarity PPM no Sicredi Roadmap 2012
3 Agenda Conhecendo o Sicredi Seleção e Implantação de uma Solução de PPM O CA-Clarity PPM no Sicredi Roadmap 2012
4 Conhecendo o Sicredi Promovendo o desenvolvimento econômico e social no Brasil O Sicredi é uma Instituição financeira que atua com base no cooperativismo de crédito, um modelo de organização econômica que ele mesmo difundiu e consolidou no Brasil. Trata-se de um dos maiores sistemas cooperativos no País e na América Latina, onde pessoas e empresas têm acesso a produtos e serviços financeiros. Mais de 2 milhões de associados Presente em 10 estados brasileiros Mais de unidades de atendimento R$ 25 bilhões de ativos R$ 3,5 bilhões de patrimônio líquido
5 Sicredi - Estrutura Integração horizontal Representa a rede de unidades de atendimento distribuídas nos 10 estados. Centro Administrativo Sicredi Confederação Banco Cooperativo e empresas controladas Fundação Centrais Integração vertical Organização em 04 Cooperativas Centrais, 01 Confederação, 01 Fundação e 01 Banco Cooperativo, que controla as empresas específicas: Corretora de Seguros, Administradora de Cartões e a Administradora de Consórcios. UAs Cooperativas Relacionamento com as UAs O Sicredi é composto por 116 cooperativas de crédito, integradas horizontal e verticalmente. Associados
6 Produtos e Serviços O Sicredi oferece um portfólio completo para os seus associados. São mais de 100 produtos e serviços à disposição. Conta Corrente Caixas Eletrônicos Serviços pela Internet Débito em Conta Investimentos Poupança Crédito Cartões de Crédito e Débito Seguros Consórcios Previdência Câmbio Cobrança
7 Modelo de Governança e Gestão do Portfólio Fórum de Presidentes (delibera acerca das iniciativas estratégicas) Conselhos Centrais e Assembléias Coordenação Centrais Technical Assistance (Rabobank) Conselho de Administração Diretoria Executiva Gestão Técnica do Planejamento Estratégico Comitês Comitê de Usuários PMO Corporativo Iniciativas Estratégicas (22) Projetos Multidepartamentais Projetos Natureza Legal Projetos Tecnologia da Informação Projetos Projetos Estratégicos Projetos Estratégicos Projetos Estratégicos Estratégicos
8 Modelo Integrado de Gerenciamento de Projetos e Gestão do Planejamento Estratégico Iniciativas Estratégicas Projeto 1 Projeto 2 Projeto 3 Projeto n Demais Projetos Processos PMO Acompanhamento Controle Reporte Apuração do Ind. Performance de Projeto PMO 1 PMO 2 PMO 3 PMO n Integração PMO e PE Processos de Integração Gestão do Plano Mestre Gestão do Feedback 180d Gestão da Mudança (Macroplano) Metodologia, Ferramentas e Capacitação Planejamento Estratégico GTPE DIREX - CAD Centrais e Cooperativas Controladoria e Finanças Governança de TI Demais Áreas do CAS Processos PE Gestão do Portfólio Reporte Corporativo Captura de Benefícios Indicadores PE Ad Hoc
9 Agenda Conhecendo o Sicredi Seleção e Implantação de uma Solução de PPM O CA-Clarity PPM no Sicredi Roadmap 2012
10 Motivações para a escolha de uma solução de PPM Necessidade de padronização dos processos e ferramentas utilizadas pelas áreas Informação atualizada, consistente e disponível para suportar o gerenciamento de riscos e o processo de tomada de decisões sobre projetos Reduzir custos com gestão de projetos Necessidade de apresentar resultados em consonância com a expectativa dos patrocinadores Escopo, Prazo e Custo Oferecer uma solução de gerenciamento de projetos com uma linguagem de negócio
11 Escolha da Solução Escolha da Solução Requisitos avaliados nas soluções para PPM Financeiro Segurança Suporte Formulários CA Clarity PPM Usabilidade Workflow Gestão de Demandas Integração com ferramentas Planejamento e Acompanhamento Gerenciamento de Recursos Financeiro Segurança Formulários Financeiro Segurança Suporte Suporte Solução A Usabilidade Workflow Solução B Usabilidade Gestão de Integração com Planejamento e Gerenciamento Gestão de Integração com Planejamento e Formulários Workflow Gerenciamento O Sicredi escolheu o na modalidade SaaS integrado ao OWB, permitindo uma rápida implantação com um reduzido custo de TI.
12 Estratégia de Implementação Implantação (Primeiros 12 meses) Projetos da área de Infraestrutura (Cronograma, Matriz de Custos e Status Report) ETAPAS JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ Implementação e Customização Piloto Rollout 30 projetos Demais 147 projetos (TI e Negócio) do portfólio de Prj 37 Prj 97 Prj Treinamento profissionais treinados
13 Lições Aprendidas com a Implementação Maior complexidade para a migração de projetos em andamento Resistência com o OWB e curva de aprendizado foram reduzidas através do desenvolvimento de uma trilha de treinamento (Equipe do Projeto, Líder, PMO, Executivo e Administrador ). Definição de um ponto de corte para não migrar projetos em fase final de execução ou altamente complexos Acompanhamento da piloto pelos PMOs possibilitou maior agilidade na migração em função da redução do tempo de respostas as dúvidas e solução dos problemas. Patrocínio da Alta Administração foi fundamental para o sucesso da implantação.
14 Agenda Conhecendo o Sicredi Seleção e Implantação de uma Solução de PPM O CA-Clarity PPM no Sicredi Roadmap 2012
15 Visão global e integrada para Planejamento Estratégico O Sicredi conta com uma estrutura centralizada para a gestão e acompanhamento do PE , cujo principal objetivo: Coordenar a execução do planejamento estratégico de cinco anos para toda a organização, do diagnóstico à comunicação, passando pela elaboração, acompanhamento e controle.
16 A fase de execução do PE conta com um grande número de projetos que precisam de governança e gerenciamento padrão Objetivos do Planejamento Estratégico são suportados pelas Iniciativas Estratégicas... Como gerenciar os projetos que são o desdobramento das Iniciativas Estratégicas?... e as Iniciativas Estratégicas materializam-se em Projetos
17 Primeiro, compreendendo a origem dos projetos como uma demanda Demanda Identificação da Demanda Estimativa de Custos Análise de Viabilidade Aprovação Projeto Iniciação Planejamento Execução Encerramento
18 As necessidades são transformadas em demandas que são detalhadas, estimadas, analisadas e aprovadas Identificação da demanda Estimativa de Custos Análise de Viabilidade Aprovação
19 Análises de Capacidade são realizadas para mitigar riscos de atrasos e ajudar no processo de seleção e priorização Benefícios Macro planejamento. Sequenciamento dos projetos. Identificação prévia da não realização de projetos previstos. Aceleração do setup dos projetos. Previsão de alocação dos profissionais. Identificação da necessidade de recursos com diferentes skills (Negócio e TI).
20 A demanda aprovada é convertida em um Projeto iniciando um ciclo de vida divido em 4 fases Termo de Abertura Aprovado Linha de Base Aprovada Produtos Entregues Produtos Aceitos Atuação do PMO Reporte do PMO
21 Na etapa de iniciação é formalizado o termo de abertura de projeto Termo de Abertura Formalizar a existência e o início do projeto. Estimativas grau zero Escopo Patrocinador Definir o trabalho que precisa ser realizado. Detalhar o que NÃO será feito no projeto. Interface com outros projetos Fora do Escopo Solicitante Aprovar no Portal Corporativo pelo Solicitante e Patrocinador. Principais Riscos Abordagem Líder PMO
22 No planejamento são formalizados os prazos, esforço e custos e salva a linha de base do projeto Equipe Patrocinador Solicitante Líder CRONOGRAMA: Elaborar o cronograma considerando as atividades necessárias, o esforço, duração e recursos necessários para entregar o produto final. MATRIZ DE CUSTOS: Gerar a matriz de custos a partir do cronograma visando obter o fluxo de pagamentos para o projeto conforme planejado. PMO LINHA DE BASE APROVADA
23 Durante a etapa de execução o time do PMO registra o status report dos projetos... Status Report A partir das reuniões de acompanhamento entre o PMO e o líder são gerados os status report que são apresentados aos executivos da organização. PMO Líder
24 ... e acompanha a evolução através do Painel do Projeto Painel do Projeto Valor Agregado Informações Gerais Previsto X Realizado Histórico de Linha de Base Utilização da Equipe (Previsto X Realizado) Transações Realizadas (Despesas e Mão de Obra) Próximas Entregas
25 O Clarity é utilizado para o controle de horas realizadas em projetos Cada membro da equipe realiza o apontamento de horas nos projetos onde está alocado.
26 No encerramento é formalizado o aceite do termo de encerramento Produtos Aceitos (Termo de Encerramento) Descrição Final Motivo do Encerramento Patrocinador Formalizar a entrega e o aceite dos produtos do projeto. Descrever os produtos não entregues. Solicitante Relatar as lições aprendidas. Lições Aprendidas Produtos Gerados Líder Aprovar no Portal Corporativo pelo Solicitante e Patrocinador. Contratações PMO
27 Após a conclusão do projeto são calculados os indicadores de performance para a Remuneração Variável Performance dos Projetos A partir de informações extraídas do Clarity sobre prazo e custos são calculados os respectivos indicadores de performance que são utilizados na Remuneração Variável dos colaboradores.
28 Agenda Conhecendo o Sicredi Seleção e Implantação de uma Solução de PPM O CA-Clarity PPM no Sicredi Roadmap 2012
29 Roadmap 2012 EVOLUÇÕES MAR ABR MAI JUN JUL AGO Forecast do orçamento do Portfólio Integração com SiteMinder Controle de Acessos Planejamento da Mudança Captura de Benefícios Automatização da carga de informações do SAP Colaboração e Workflows de Aprovação Migração para a nova versão 13 Em avaliação
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