Engenharia de Software II: Iniciando o Projeto. Prof. Msc Ricardo Britto DIE-UFPI

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1 Engenharia de Software II: Iniciando o Projeto Prof. Msc Ricardo Britto DIE-UFPI

2 Sumário Desenvolvendo o Termo de Abertura do Projeto. Identificando as Partes Interessadas no Projeto.

3 Introdução Todos os processos tem entradas, ferramentas e técnicas, e saídas. Em geral as entradas dos processos são de natureza informativa ou são as saídas dos processos anteriores. As entradas são utilizadas em conjunto com as ferramentas e técnicas para produzir as saídas do processo. Boa parte dos processos tem como entrada duas classes de elementos que influenciam diretamente o gerenciamento de um projeto: Fatores ambientais da empresa; Ativos de processos organizacionais.

4 Fatores Ambientais da Empresa Dizem respeito aos fatores externos ao projeto que podem causar influência significativa em seu sucesso. Esta entrada serve de entrada para muitos outros processos.

5 Fatores Ambientais da Empresa De acordo com o guia PMBOK, são considerados fatores ambientais: Cultura, estrutura e processos organizacionais; Padrões governamentais ou do setor; Infraestrutura; Recursos humanos; Administração pessoal; Sistema de autorização do trabalho; Condições do mercado; Tolerância a risco das partes interessadas (stakeholders); Clima político; Canais de comunicação estabelecidos da organização; Bancos de dados comerciais.

6 Ativos de Processos Organizacionais São políticas, instruções, procedimentos, planos, abordagens, ou padrões da empresa para condução do trabalho. Inclui uma enorme gama de elementos que podem afetar vários aspectos do projeto, tais como políticas de gerenciamento e segurança. Os ativos de processos organizacionais dividem-se em 2 categorias: Processos e procedimentos; Base de conhecimento corporativo.

7 Introdução Na metodologia que empregaremos para gerenciar nossos projetos, temos dois processos na fase de iniciação do projeto: Desenvolver o termo de abertura do projeto; Identificar as partes interessadas

8 Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto Os propósitos do termo de abertura são autorizar formalmente início do projeto e comprometer recursos. Ele é o reconhecimento e confirmação oficiais por escrito da existência do projeto. Costuma ser utilizado para apresentar o projeto à organização. Eventualmente pode ser substituído por um enviado pelo patrocinador do projeto às partes interessadas.

9 Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto As Entradas do Processo Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto são: Declaração do trabalho do projeto; Caso de negócio; Contrato; Fatores Ambientais da empresa; Ativos de processos organizacionais. A saída desse processo é o termo de abertura do projeto. A opinião especializada é a única ferramenta e técnica utilizada neste processo.

10 Declaração de Trabalho (DT) Descreve o produto, serviço ou resultado que deve ser produzido pelo projeto. Quando o projeto é interno, este documento é normalmente produzido pelo patrocinador ou iniciador do projeto Quando o projeto é externo à organização, é o comprador que costuma redigir a DT.

11 Declaração de Trabalho (DT) De acordo com o Guia PMBOK, uma DT deve conter ou considerar: Necessidades do Negócio O que leva a criação do projeto; Descrição do escopo do produto Descreve as características do produto ou serviço, nesse momento, de forma simplificada; Plano estratégico Relacionar o projeto ao plano estratégico da organização.

12 Caso de Negócio O objetivo do caso de negócio é entender as necessidades do negócio do projeto e determinar se o investimento no projeto vale a pena. Muitas vezes descreve a análise custobenefício. O projeto acontece e o caso de negócio é escrito em decorrência de uma das necessidades ou demandas definidas no guia PMBOK.

13 Opinião Especializada É ferramenta e técnica do processo desenvolver o termo de abertura do projeto. A ideia é recorrer a especialistas nas áreas relacionadas às entradas do processo. Essas pessoas podem ser stakeholders, consultores, PMO, especialistas no setor, organizações técnicas,...

14 Elaboração do Termo de Abertura De acordo com o guia PMBOK, para criar um termo de abertura de projeto útil, deve-se incluir pelo menos: Propósito e justificativa do projeto; Os objetivos do projeto que são mensuráveis; Lista geral dos requisitos; Descrição geral do projeto; Lista geral do nível de riscos; Resumo do orçamento; Critérios para aprovação do projeto; Nome do gerente de projeto e seu nível de autoridade; Nome do patrocinador do projeto e o seu nível de autoridade.

15 Exemplo de Termo de Abertura Justificativa No momento atual, em que várias organizações estão passando por mudanças estruturais em direção a uma orientação por projetos, torna-se mais evidente a necessidade de se estabelecer metodologias de gestão que conduzam ao sucesso ou que, pelo menos, aumentem a probabilidade de atingir o sucesso em seus projetos. Para tal, torna-se necessária a capacitação de profissionais das Organizações em ferramentas e técnicas para o gerenciamento desses projetos. A nossa empresa possui um portfolio de projetos de cerca de R$ 15 milhões/ano. Pesquisa realizada em 2003 pelo Meta Group, com executivos de TI, mostra que as empresas que vêm investido em treinamento em gerenciamento de projetos têm registrado uma melhora contínua na eficiência de seus projetos, reduzindo seus custos em até 30%.

16 Exemplo de Termo de Abertura Objetivos / Metas Objetivo: Otimização dos recursos físicos e financeiros da empresa, por meio de um melhor gerenciamento dos projetos. Meta: Obter uma redução de, no mínimo, 10% nos custos dos projetos no próximo ano.

17 Exemplo de Termo de Abertura Escopo Este projeto tem como escopo a realização de uma turma de treinamento em gerenciamento de projetos (GP), tendo como público alvo os profissionais que trabalham em projetos de Tecnologia da Informação e de Engenharia. Esse treinamento deve ter como base a metodologia Basic Methodware de gerenciamento de projetos.

18 Exemplo de Termo de Abertura Gerente do Projeto e Nível de Autoridade O Sr. Ricardo Britto, coordenador de sistemas do NTI, será o gerente deste projeto. Sua escolha foi realizada em razão de sua experiência anterior em outros treinamentos e por sua participação em diversos projetos da empresa.

19 Exemplo de Termo de Abertura Limite de Prazo e Custo (Restrições) Projeto deverá estar concluído em até 60 dias. O orçamento para o projeto é de R$ ,00.

20 Exemplo de Termo de Abertura Ciência Teresina, XX de XXXXXXX de 20XX José Arimatéia (Pró-reitor de Planejamento) Ricardo Britto (Gerente de Projeto) Guilherme Avelino (Diretor do NTI)

21 Aprovação do termo de Abertura O termo de abertura só estará concluído quando o mesmo receber aprovação do patrocinador do projeto, da gerência sênior e principais partes interessadas. É importante para isso se identificar as as partes interessadas no projeto antes de publicar o termo de abertura.

22 Aprovação do termo de Abertura A identificação de partes interessadas é uma atividade contínua. A participação dos stakeholders na criação do termo de abertura pode aumentar a chance de sucesso na aprovação do mesmo. Após a assinatura do termo de abertura por todas as partes interessadas, o mesmo deve ser distribuído.

23 Identificar as Partes Interessadas (Stakeholders) Para poder se identificar os principais stakeholders de um projeto, primeiro é preciso definir os principais papéis dos mesmos: Gerente de Projeto; Patrocinador do Projeto; Campeão do Projeto; Gerentes Funcionais; Cliente; Membros da equipe; Fornecedores; Usuário.

24 Identificar as Partes Interessadas (Stakeholders) O processo Identificar as Partes Interessadas envolve identificar e documentar todos os stakeholders do projeto, incluindo seus interesses e potenciais impactos positivos e negativos. As entradas deste processo são: Termo de abertura do projeto; Documentos de aquisição; Fatores ambientais da empresa; Ativos de processos organizacionais.

25 Identificar as Partes Interessadas (Stakeholders) As ferramentas e técnicas deste processo são: Análise das partes interessadas; Opinião especializada. As saídas são: Registro das partes interessadas; Estratégia para gerenciamento das partes interessadas.

26 Fatores Ambientais De acordo com o PMBOK, os fatores ambientais relevantes para esse processo são: Cultura da empresa; Estrutura organizacional; Padrões governamentais ou do setor.

27 Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais relevantes para esse processo são: Modelos de registro das partes interessadas; Lições aprendidas; Registros das partes interessadas a partir de projetos anteriores.

28 Análise das Partes Interessadas Durante a Análise das partes interessadas, deverá se identificar as influências dos stakeholders no projeto. Além disso, irá se compreender as expectativas, necessidades e aspirações dos mesmos. Segundo o Guia PMBOK, há 3 passos envolvidos na análise das partes interessadas: Identificação das partes interessadas; Identificação do impacto potencial; Avaliação de como as partes interessadas reagirão a situações específicas.

29 Identificação das Partes Interessadas Deve-se identificar todas as potenciais partes interessadas, capturando informações como: Departamento; Informações de contato; Níveis de reconhecimento; Níveis de Influência.

30 Identificação do Impacto Potencial O segundo passo da da identificação das partes interessadas é identificar o potencial impacto ou suporte ao projeto de cada um e classificá-los usando isto. Existem 4 modelos de classificação segundo o PMBOK: Grade de poder/interesse; Grade de poder/influência; Grade de influência/impacto; Modelo de Saliência (poder, urgência e legitimidade).

31 Avaliação das Partes Interessadas O terceiro passo é na análise das partes interessadas é avaliar a influência e os potencias negativos que os principais stakeholders podem ter. Após a análise deve-se criar estratégias para se minimizar os impactos negativos prováveis de cada stakeholder.

32 Saídas do Processo Identificar as Partes Interessadas As duas saídas deste processo são registro das partes interessadas e a estratégia de gerenciamento das partes interessadas. Além dos elementos já discutidos sobre o registro das partes interessadas, o guia PMBOK diz que deve existir ao menos: Informações de identificação; Informações de avaliação; Classificação das partes interessadas.

33 Exemplo de Registro das Partes Interessadas ID Nome Organização / Cargo Telefone / Envolvim ento Impacto Estratégia de gerencia mento 1 José de Arimatéia UFPI / Pró-reitor - PROPLAN du.br Patrocinador Alto Envolver na fase de planejamento e nas reuniões de acompanham ento 2 Ricardo Britto Coordenador de Sistemas - NTI 3 Guilherme Avelino Diretor - NTI br Gerente do projeto Grente funcional Alto Alto Envolver na fase de planejamento e nas reuniões de acompanham ento

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