Termo de Abertura de Projeto. Proposta Aceita pelo Cliente

Transcrição

1 Termo de Abertura de Projeto Proposta Aceita pelo Cliente

2 Elaborar o Termo de Abertura A gerência da organização emite o Termo de Abertura do Projeto. O documento pode ser preparado pelo gerente da proposta, gerente de projeto a ser designado ou pelo escritório de projetos (PMO).

3 Termo de Abertura do Projeto (TAP) É o documento no qual a organização reconhece a existência de um projeto, designa e dá autoridade ao gerente do projeto para utilizar recursos na execução do mesmo. Em muitas organizações, uma proposta de projeto autorizada por um cliente interno ou o próprio contrato substitui o TAP.

4 Conteúdo 1. Justificativa A justificativa do projeto deve ser descrita em função dos seguintes aspectos: Por que o projeto é necessário; Objetivos do projeto; e Benefícios para o cliente. 2. Produtos e Serviços Quais produtos e serviços são esperados e onde será realizada a execução do projeto.

5 Conteúdo 3. Gerente do Projeto e Nível de Autoridade Identifica o gerente do projeto e estabelece seus poderes e limitações de autoridade (alçadas). 4. Cronograma de Marcos Apresentação das principais datas do projeto, principalmente as relacionadas com entrega dos principais produtos e serviços, na forma de um cronograma de marcos. 5. Participantes do Projeto Relação dos principais grupos envolvidos na execução do projeto (departamentos, equipes funcionais).

6 Conteúdo 6. Orçamento Resumido 7. Restrições Relaciona as restrições que o projeto deve obedecer. Podem ser relacionadas com os principais aspectos do gerenciamento do projeto, a saber: Limites de tempo (prazos de conclusão e entrega de produtos); Limites de recursos (limites de orçamento, de recursos materiais ou humanos); e Outros limites relacionados com as políticas organizacionais ou legais.

7 Conteúdo 8. Premissas São condições consideradas verdadeiras para o planejamento do projeto. Normalmente implicam riscos para a execução do projeto, dependendo do seu grau de incerteza. Uma premissa pode ser vista como um pré-requisito para o qual se atribuiu uma data e uma quantidade específicas. Exemplos: O cliente entregará o terreno limpo no dia xx/xx/xxxx para início das obras; e O Departamento de Recursos Humanos fornecerá dois estagiários, até o dia xx/xx/xxxx, para que sejam utilizados na equipe do projeto. 9. Contrato ou Proposta do Projeto O Termo de Abertura deve fazer referência ao contrato ou à proposta que originou o projeto.

8 Termo de Abertura Exemplo

9 Cabeçalho ou Capa Termo de Abertura do Projeto Empresa: XPTO Consultoria Empresarial Ltda. Nome do Projeto: Treinamento em Gerenciamento de Projetos Elaborado por: Fulano de Tal Versão: 1.0 Aprovado por: Diretor Executivo Data: 2 1/10/2004

10 1. Justificativa do Projeto (Contextualização) No momento atual, em que várias organizações estão passando por mudanças estruturais em direção a uma orientação por projetos, toma-se mais evidente a necessidade de se estabelecerem metodologias de gestão que conduzam ao sucesso ou que, pelo menos, aumentem a probabilidade de atingir o sucesso em seus projetos. Para tal, toma-se necessária a capacitação de profissionais das organizações em ferramentas e técnicas para o gerenciamento desses projetos.

11 1. Justificativa do Projeto (Competência da Executora) A nossa empresa possui um portfólio de projetos de cerca de R$ 15 milhões/ano. Pesquisa realizada em 2003 pelo Meta Group com executivos de TI mostra que as empresas que vêm investido em treinamento em gerenciamento de projetos têm registrado uma melhora contínua na eficiência de seus projetos, reduzindo seus custos em até 30%.

12 1. Justificativa do Projeto (Necessidades do Negócio) Desta forma, este projeto está sendo autorizado com o objetivo de obter uma redução de, no mínimo, 10% nos custos dos projetos no próximo ano, tendo como foco principal a otimização dos recursos físicos e financeiros da empresa, por meio de um melhor gerenciamento dos projetos.

13 2. Descrição do Produto do Projeto Este projeto tem como escopo a realização de uma turma de treinamento em gerenciamento de projetos (GP), tendo como público alvo os profissionais que trabalham em projetos de Tecnologia da Informação e de Engenharia. Esse treinamento deve ter como base a Metodologia de Gerenciamento de Projetos fornecida pela XPTO.

14 3. Designação do Gerente do Projeto O Sr. José das Couves do Departamento de Administração será o gerente deste projeto. Sua escolha foi realizada em razão de sua experiência anterior em outros treinamentos e por sua participação em diversos projetos da empresa.

15 4.1. Premissas (hipóteses) O treinamento será aberto pelo diretor executivo e fechado pelo presidente da empresa. O Departamento de RH dará apoio na divulgação, inscrição e controle da freqüência dos alunos. A contratação da Metodologia de Gerenciamento de Projetos estará concluída pelo Departamento Financeiro em 10 dias.

16 4.2. Restrições O treinamento deve ser realizado nas instalações da empresa. O treinamento deverá estar concluído, no máximo, em dois meses.