Sicredi reduz em 20% os custos de gestão de portfólio com CA Clarity PPM On Demand

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1 CUSTOMER SUCCESS STORY Sicredi reduz em 20% os custos de gestão de portfólio com CA Clarity PPM On Demand PERFIL DO CLIENTE Indústria: Serviços financeiros Empresa: Sicredi Funcionários: EMPRESA O Sicredi é um dos maiores sistemas de crédito cooperativo do Brasil. Presente em 10 Estados, através de mais de 1200 unidades de atendimento, possui uma base de 2,3 milhões de associados. DESAFIO A área de Planejamento Estratégico do Sicredi precisava de melhor visibilidade de alocação de recursos, progresso de projetos e gerenciamento de custos para suportar a execução dos objetivos estratégicos. SOLUÇÃO Para atender a demanda, a área adotou o CA Clarity PPM On Demand, plataforma centralizada para o gerenciamento financeiro, de recursos, demandas e carga de trabalho. BENEFÍCIOS O Sicredi reduziu custos operacionais de gestão do portfólio em 20%, integrou a gestão do Planejamento Estratégico e qualificou o planejamento de projetos para usar melhor seus recursos e tomar decisões mais precisas.

2 Empresa Promovendo o desenvolvimento econômico e social no Brasil O Sicredi é uma instituição fi nanceira que atua com base no cooperativismo de crédito, um modelo de organização econômica que ele mesmo difundiu e consolidou no Brasil. Trata-se de um dos maiores sistemas cooperativos no País e na América Latina, onde pessoas e empresas têm acesso a produtos e serviços fi nanceiros, promovendo também o desenvolvimento econômico e social de suas regiões. Os resultados da cooperativa de crédito são repassados aos seus associados, donos do negócio, proporcionalmente ao volume das suas operações e reinvestidos no lugar onde vivem, fortalecendo a economia da região. Presente em 10 estados brasileiros e em mais de 900 municípios, em dezembro de 2012, o Sicredi contava com um conjunto de 112 cooperativas de crédito, integradas horizontal e verticalmente. A integração horizontal representa a rede de unidades de atendimento, distribuídas pelos 10 Estados. No processo de integração vertical, as cooperativas estão organizadas em quatro grupos: Cooperativas Centrais, uma Confederação, uma Fundação e um Banco Cooperativo, que controla as empresas específi cas que atuam na distribuição de seguros, administração de cartões e de consórcios. O portfólio do Sicredi é composto por mais de 100 produtos e serviços com destaque para conta corrente, débito em conta, crédito, poupança, cartões de crédito e débito, investimentos, seguros, consórcios, câmbio, cobrança, previdência, além de facilidades como caixas eletrônicos e serviços pela internet. Desafi o Visão global e integrada para planejamento estratégico O Sicredi conta com uma estrutura centralizada para a gestão e acompanhamento do Planejamento Estratégico , cujo principal objetivo é coordenar e orientar a execução do planejamento estratégico de cinco anos para toda a organização, do diagnóstico à comunicação, passando pela elaboração, acompanhamento e controle. Todas as iniciativas estratégicas multidisciplinares envolvendo marketing, gestão de pessoas, área comercial, portfólio de produtos, TI, responsabilidade socioambiental, efi ciência operacional, gestão de liquidez, capital e custos, entre outras são desenhadas com o apoio dessa área e estruturadas como um programa composto por projetos. A equipe de Planejamento Estratégico atua como uma consultoria interna, introduzindo melhores práticas em gestão de projetos e gerenciamento de mudanças. Com um portfólio composto por mais de 200 projetos que extrapolam a natureza tecnológica, o Sicredi tinha o desafi o de lidar com a complexidade na gestão desses projetos. A área de Planejamento Estratégico precisava integrar e garantir o engajamento de todos os departamentos com os mais variados tipos de conhecimentos. 02

3 Os principais desafi os do Sicredi e de sua área de Planejamento Estratégico também incluíam: Necessidade de adaptação dos processos e ferramentas já utilizados pelas áreas para eliminar o paradigma de que gerenciamento de projetos introduz uma rotina burocrática que difi culta a agilidade das ações Necessidade de apresentar resultados em consonância com a expectativa dos patrocinadores Lidar com a resistência dos profi ssionais impactados pela mudança Administrar os diferentes perfi s dos profi ssionais envolvidos nos projetos corporativos Reduzir custos com gestão de projetos Garantir excelência e mais velocidade na entrega de projetos e resultados. Conforme explica Fernando Castro, atual Superintendente de Sistemas do Sicredi, anteriormente Gerente do PMO, era preciso um controle efetivo e dados mais precisos sobre a alocação de recursos da companhia. Também era necessário visualizar melhor o progresso dos projetos em termos de escopo, prazo e custos. O novo patamar de gestão estratégica e de projetos no qual o Sicredi ingressaria ainda incluiria o controle, acompanhamento e garantia de cumprimento dos benefícios que um projeto deve trazer aos negócios do próprio Sicredi e de seus parceiros. Era necessário visualizar melhor o progresso dos projetos em termos de escopo, prazo e custos. Fernando Castro Atual Superintendente de Sistemas, Sicredi Diante dessa demanda por um gerenciamento mais completo e moderno, a necessidade de uma ferramenta mais robusta fi cou iminente. As ferramentas e processos manuais utilizados até então não seriam sufi cientes para suportar o nível de gestão estratégica estabelecida. O Sicredi precisava de uma ferramenta completa, capaz de promover uma visão integrada, controles automatizados e fácil compartilhamento de informações para tomadas de decisões, complementa Castro. 03

4 Solução Gerenciamento centralizado de um portfólio com mais de 200 projetos Depois de avaliar as soluções de gestão de projetos disponíveis no mercado, em dezembro de 2009, o Sicredi escolheu o CA Clarity PPM (Project & Portfolio Management). Entre as soluções analisadas, esta foi a que melhor atendia às nossas demandas, disse Virginia Cunha, Especialista PMO. O Sicredi utiliza a solução na modalidade de software como serviço (SaaS). Este formato possibilitou uma rápida implantação e um reduzido custo de TI, pois não foi necessário implantar infraestrutura para rodar a solução. A primeira fase da implementação, que envolveu gestão de cronograma, fi nanceira e de recursos, foi fi nalizada em Embora o CA Clarity PPM On Demand seja oferecido com confi gurações padronizadas, o Sicredi precisava personalizar alguns processos para atender a necessidades específi cas de seu negócio. A área de CA Services ajudou muito nas personalizações e na implantação. O CA Clarity PPM é a ferramenta para acompanhar os benefícios de projetos. Tiago Nicolaidis Gerente do PMO, Sicredi Com o suporte da área de CA Education, o Sicredi capacitou quatro recursos-chave, que foram responsáveis por treinar outros 200 profi ssionais da instituição. Hoje, todas as áreas responsáveis pela execução dos projetos utilizam o CA Clarity: são 600 usuários ativos da solução. Em 2011, cerca de 220 projetos da empresa, tanto de TI quanto de negócios, foram gerenciados pela nova solução. O CA Clarity PPM é utilizado hoje para o gerenciamento de recursos, demandas, fi nanceiro e de carga horária. Todos os recursos alocados são associados a uma matriz de custos, e despesas como treinamento, consultoria, viagens, compras de hardware e software também são relacionadas a cada projeto. 04

5 Com o CA Clarity PPM On Demand, ao fi nal do planejamento de um projeto, o sistema gera um plano fi nanceiro que considera todo o fl uxo de pagamentos, independentemente de quem é o dono do projeto. Além disso, utilizamos indicadores de valor agregado para medir o desempenho fi nanceiro com base neles, comparamos, por exemplo, o orçamento original de um projeto com os custos atuais, detalha Virginia. Além de simplifi car o gerenciamento de projetos existentes, o CA Clarity PPM On Demand suporta o processo de criação e aceitação de novas atividades. O Sicredi possui um processo anual de planejamento de futuros projetos para o seu portfólio, onde cada demanda é categorizada em uma das quatro áreas abaixo: Projeto estratégico Natureza legal Multidepartamental Tecnologia da Informação. Um orçamento é designado para o projeto, incluindo custos de TI, opex e negócios. Depois, esse projeto é submetido para análise de viabilidade. Ele é então aprovado conforme a sua prioridade e se torna parte do portfólio. No processo de aprovação cabe destacar que o CA Clarity PPM permite a utilização de alçadas para autorização dos projetos, observando as regras de encaminhamento de acordo com o nível de investimento envolvido. O CA Clarity PPM On Demand fi ca no centro de todo esse processo e simplifi ca os estágios do ciclo de elaboração do planejamento anual. Além disso, em 2012 o Sicredi ampliou o uso do CA Clarity PPM, passando a utilizar a solução também para a gestão e acompanhamento dos benefícios previstos em um projeto. Agora os projetos com investimentos mais relevantes passam por uma etapa de levantamento de benefícios, conta Tiago Nicolaidis, atual gerente do PMO Corporativo do Sicredi. Ele explica que o novo processo é disparado no momento em que se analisa a viabilidade de uma nova demanda. A partir desta anáise, são identifi cados os indicadores que representarão e suportarão o cumprimento dos principais benefícios esperados daquele investimento. Esses indicadores podem ser fi nanceiros receitas, redução de custos, volumes de negócios ou de processos otimização de tempo de operações ou aumento de produtividade dos profi ssionais, por exemplo. O CA Clarity PPM é a ferramenta de apoio para inserção dos dados e acompanhamento daquilo que foi planejado e do que vem sendo realizado. A solução gera um dashboard com os detalhes dos projetos cujos benefícios estão sendo acompanhados. Ainda em 2012, a solução CA Clarity PPM passou a ser utilizada no apoio ao planejamento e ao controle dos contratos de outsorcing de TI, permitindo através das workloads views, a avaliação de capacidade vs utilização de cada linha de fábrica, e orientando as decisões dos gestores de TI na melhor alocação de demandas nos recursos disponíveis junto aos provedores contratados. 05

6 Benefícios Redução de 20% nos custos operacionais de PMO Com o CA Clarity PPM On Demand, o Sicredi agora possui visibilidade de alocação de recursos, bem como o status de comparação entre aquilo que foi planejado e o que foi executado em cada projeto. Essa comparação agora considera, no caso de projetos mais estratégicos, a concretização dos benefícios previstos no momento de sua concepção, acrescenta Nicolaidis. Decisões mais rápidas e mais inteligentes são outro benefício da implantação do CA Clarity PPM On Demand. Através da análise de capacidade das equipes alocadas em projetos foi possível identifi car gargalos e estabelecer prioridades para manter o foco nos projetos mais importantes da organização e garantir que eles sejam executados no prazo. Com o uso de informações extraídas da solução, é possível tomar melhores decisões. Por exemplo, é possível evitar super alocação ou subalocação de recursos. Essas informações, combinadas com o modelo de governança estabelecido ao longo de toda a organização, ajudam a eliminar riscos e estimulam uma abordagem mais madura ao gerenciamento de projetos, afi rma o gerente do PMO Corporativo do Sicredi. Tomamos melhores decisões com o uso de informações extraídas da solução. Tiago Nicolaidis Gerente do PMO, Sicredi Com a adoção do CA Clarity PPM On Demand, o Sicredi conseguiu: Obter melhores planejamentos de custos de projetos Qualifi car o planejamento de projetos Reduzir o tempo de desenvolvimento de novas ofertas para os clientes Reduzir os custos operacionais de PMO em 20% Comparar benefícios previstos e benefícios alcançados, podendo fazer ajustes ao projeto para garantir que o objetivo fi nal seja alcançado Visibilidade dos resultados alcançados através de relatórios. 06

7 Esses benefícios ajudaram o Sicredi a alcançar o retorno sobre o investimento (ROI) no CA Clarity PPM On Demand em apenas 12 meses. A solução nos garante vantagem competitiva uma vez que conseguimos aumentar nossa capacidade de planejamento e gerenciamento de múltiplos projetos, conclui Castro. 20% de redução em custos operacionais do PMO Copyright 2013 CA Technologies. Todos os direitos reservados. Todas as marcas registradas, nomes comerciais, marcas e logótipos de serviços aqui referenciados pertencem às respetivas empresas. Este documento se destina somente a fi ns informativos. A CA não assume qualquer responsabilidade pela exatidão ou exaustão das informações. Até a extensão permitida pela lei aplicável, a CA fornece este documento tal como está sem qualquer garantia, incluindo, sem limitação, quaisquer garantias implícitas de comercialização, adequação para determinado fi m ou não infração. A CA não será nunca responsabilizada por perda ou danos, diretos ou indiretos, decorrentes do uso deste documento, incluindo, sem limitação, perda de lucros, interrupção do negócio, boa-fé ou perda de dados, mesmo que a CA seja expressamente avisada com antecedência sobre a possibilidade de tais danos.

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