SECRETARIA DE FAZENDA DO TOCANTINS PROJETO DE MODERNIZAÇÃO FISCAL DO ESTADO DO TOCANTINS - PMF-TO (PROFISCO-TO). PLANO DE COMUNICAÇÃO SEFAZ-TO

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1 SECRETARIA DE FAZENDA DO TOCANTINS SEFAZ-TO PROJETO DE MODERNIZAÇÃO FISCAL DO ESTADO DO TOCANTINS - PMF-TO (PROFISCO-TO). PLANO DE COMUNICAÇÃO 10 de Outubro de 2013

2 LISTA DE ILUSTRAÇÕES 2 Quadro 1- Matriz de necessidades de comunicação Quadro 2- Matriz das ações de comunicação... 10

3 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO E JUSTIFICATIVA OBJETIVOS PÚBLICO-ALVO 2.1-GRUPOS IDENTIFICADOS Grupo 1: Stakeholders Internos Grupo 2: Stakeholders Externos Sociedade Civil Grupo 2: Stakeholders Externos Outros Poderes DEFINIÇÃO ESTRATÉGICA RESULTADOS ESPERADOS METODOLOGIA E PLANEJAMENTO RESPONSABILIDADE PELA IMPLEMENTAÇÃO DO PLANO DE COMUNICAÇÃO MANUAL DE APLICAÇÃO DA MARCA PROFISCO-TO HOT SITE D0 PROFISCO-TO... 21

4 4 APRESENTAÇÃO E JUSTIFICATIVA A comunicação é um requisito comum a todos os projetos e tem a finalidade de estabelecer uma relação dinâmica com os interessados (stakeholders), porém as necessidades específicas e os métodos de distribuição mais adequados podem variar significativamente de um projeto para o outro. O Plano de Comunicação revela e detalha a estratégia, as ações e os instrumentos de comunicação para execução dos produtos previstos no do Projeto de Modernização Fiscal do Estado do Tocantins - PMF-TO (PROFISCO-TO). O Plano de Comunicação é imprescindível para absorção da implantação do Projeto. Uma eficaz comunicação das ações planejadas, por um lado, potencializa a capacidade de abrangência das ações, o cumprimento dos objetivos e metas a serem alcançados e evita o surgimento de conflitos, por ausência de informação adequada, assim como permite mapear e mitigar eventos imprevistos e indesejáveis. Por outro, o plano serve de suporte às demais ações previstas no Projeto, promove o alinhamento, e a integração entra as unidades, facilita o fluxo da comunicação corporativa, o envolvimento e o engajamento dos colaboradores. Aperfeiçoamentos nos processos de gestão nas organizações, em geral, implicam em mudanças estruturantes e comportamentais, que, por vezes, causam ansiedade, dúvidas e desconfortos que só podem ser resolvidos quando os processos são implementados com transparência, organização e valorizam os colaboradores e, nestes casos, a comunicação interna assume papel fundamental na formação do clima organizacional.

5 1-OBJETIVOS Projeto de Modernização Fiscal do Estado do Tocantins - PMF-TO (PROFISCO-TO) 5 Os objetivos centrais que embasam o Plano de Comunicação do PROFISCO-TO são: Manter as partes interessadas e parceiros informados sobre a implementação do Projeto; Informar, a partir dos meios apropriados e em linguagem adequada, acessível, clara e precisa as atividades, objetivos, ações e etapas do Projeto, possíveis impactos e medidas a serem tomadas; Demonstrar a importância da realização das atividades dos colaboradores; Contribuir para a visão articulada das intervenções, por parte dos integrantes do projeto, nos diversos níveis; Criar e manter uma imagem favorável do Projeto, dando visibilidade aos papéis e responsabilidades assumidas pelos grupos de trabalho, Líderes de produtos e colaboradores; Divulgar e manter diálogo com os interessados sobre as atividades e compromissos pactuados, sobre os eventuais conflitos de agenda, tendo em vista motivar a colaboração dos envolvidos e incentivá-los à construção coletiva das soluções; Divulgar periodicamente os resultados obtidos pelo projeto, como forma de obter o reconhecimento dos interessados e assegurar a transparência das ações do Projeto. 2- PÚBLICO-ALVO O sucesso de um projeto depende significativamente do atendimento das expectativas de seus principais stakeholders. A identificação e o mapeamento dos stakeholders ajuda a Assessorai de Comunicação e a Coordenação do Projeto na definição e implementação das ações de comunicação a partir do grau de influência e nível de aderência ao projeto.

6 2.1- GRUPOS IDENTIFICADOS Grupo 1: Stakeholders Internos 1. Servidores Fazendários 2. Grupo Gestor do Projeto 3. Auditores Fazendários 4. Servidores Externos a Disposição 5. Gestores de Unidade 6. Diretores 7. Coordenadores 8. Assessores Externos 9. Assessores do Quadro Grupo 2: Stakeholders Externos Sociedade Civil 10. Representantes Classistas 11. Associação dos Servidores 12. Imprensa Grupo 2: Stakeholders Externos Outros Poderes 13. Governo Estadual 14. Controladoria Geral do Estado 15. Secretaria de Planejamento 16. BID Banco Interamericano de Desenvolvimento 3- DEFINIÇÃO ESTRATÉGICA A Comunicação deverá atuar como um agente facilitador e conciliador das atividades do Projeto e, portanto, deve produzir um elo que agregue as ações, para que ele seja, na sua totalidade, apreendido, vivenciado e apropriado pelos interessados, e para que sejam capazes de garantir a qualidade do processo de execução do Projeto de Modernização Fiscal do Estado do Tocantins - PMF-TO (PROFISCO-TO). Consistirá, ainda, na aplicação de

7 instrumentos de comunicação que possibilitem o desenvolvimento das ações do Projeto, no que diz respeito ao alcance dos objetivos propostos e aos benefícios da sua realização para a SEFAZ-TO e para os stakeholders. 7 O plano deverá se estender pelo período de execução do cronograma previsto no Plano de Ação e Investimentos PAI. A comunicação deverá ser realizada por meio de instrumentos e ações de comunicação apropriados e a distribuição das informações será adequada a cada público. 4- RESULTADOS ESPERADOS Transparência do processo de execução do Projeto de Modernização Fiscal do Estado do Tocantins - PMF-TO (PROFISCO-TO), Envolvimento e participação da alta cúpula da SEFAZ- TO, Comprometimento de todos os envolvidos com as atividades estabelecidas e consciência dos colaboradores da importância do Projeto, dos benefícios dele advindos e da necessidade de sua mobilização, visando à sustentabilidade das orientações e práticas estratégicas que advirão do Projeto, por meio dos produtos gerados.

8 8 5- METODOLOGIA E PLANEJAMENTO O Plano de Comunicação está organizado em duas matrizes, que devem ser implementadas de forma integrada para o alcance dos objetivos propostos. Quadro 1: Matriz de necessidades de comunicação Tipo de Informação Responsável (pelo envio) Interessado (receptor) Stakeholders e Integrantes do Projeto Método / Meio / Instrumento Objetivo Frequência Divulgação do PMAT. Coordenador do Projeto. Servidores Fazendários. Visitas as regionais durante as abertura de eventos de capacitação dos Servidores Fazendários da região em foco. Reunião com os Servidores Fazendários da sede. Garantir que o projeto seja de conhecimento de todos 1 vez por mês. Prestação de Contas do Projeto. Evolução das principais atividades, processos de aquisições e entregas de produtos. Documentos do projeto gerados e aprovados Coordenador a Técnica. Coordenador do Projeto Assessora Técnica Gestores e Líderes dos produtos. Gestores, Líderes dos produto e Servidores. Todos os Servidores Seminário com as entidades de Classes. Reunião de trabalho. Divulgação da Prestação de Contas no Hot site do Projeto Intranet Hot site do Projeto Ferramenta de Gestão do Projeto. Intranet Hot site Atualizar os Gestores e Líderes de produtos sobre o status do projeto e todos os Servidores Fazendários. Permitir o acompanhame nto do projeto por todos os Servidores Fazendários. Disponibilizar todos os documentos do projeto 1 vez por ano. Mensal. A cada documento gerado e aprovado (Rotina)

9 Tipo de Informação Responsável (pelo envio) Interessado (receptor) Stakeholders e Integrantes do Projeto Método / Meio / Instrumento Intranet Hot site, Objetivo Frequência 9 Notícias do Projeto publicadas nas mídias internas e externas.. Stakeholders, Integrantes do Projeto, Servidores Fazendários e Entidades de Classes. Site da Secretaria, Portal do Governo, Releases para mídia externa, Compartilhar a execução do projetos e os resultados. A cada 2 meses Gestores das Regionais, Informativo eletrônico Site da SECAD. Gerente de Administração, Gerente de Logística, Informações do Projeto para as Regionais Gerente de Arrecadação, Gerente de Fiscalização, Informativo impresso. Desenvolver material específico. Garantir que o projeto seja de conhecimento de todos A cada 2 meses Técnicos das áreas e Servidores Administrativos, Supervisor dos Postos Fiscais.

10 10 Quadro 2: Matriz das ações de comunicação Instrumentos de comunicação Campanha Mídias Públicas Correio eletrônico Memorandos e Cis Repositório de Arquivos Públicos (Interno) Repositório de Arquivos do Projeto (Gestores) Hot Site - Intranet/internet Banner Cartilha Newsletter (Boletim Informativo) Informes, matérias e publicações Reuniões de Monitoramento e Avaliação Seminários / Simpósios / Eventos Ações de Comunicação do Projeto Ação Frequência Responsável Definir linguagem conceitual, temática, recursos e peças de comunicação. Realizar lançamento do projeto em evento apropriado e garantir a veiculação continua. Produzir releases para os principais veículos de comunicação com o objetivo de manter a sociedade informada da implementação do projeto. Manter relacionamento informacional com os envolvidos diretamente com a execução do projeto, para documentar os acordos, compromissos e entendimentos. Elaborar emitir memorandos e comunicações internas para manter as informações gerenciais organizadas e documentadas com as diversas áreas envolvidas. Elaborar e divulgar, informações e documentos produzidos durante o projeto com o objetivo de garantir a transparência, os requisitos formais e suporte ao monitoramento e avaliação do projeto. Elaborar e divulgar, o relatório de desempenho e os resultados consolidados com o objetivo de garantir a transparência, os requisitos formais e suporte ao monitoramento e avaliação, produzidos pelos gestores do projeto. Desenvolver hot site para ser o principal ambiente virtual da comunicação interna do projeto. Utilizar em todos os eventos do projeto para fixação da identidade visual e sustentação da imagem Elabora e distribuir cartilha do projeto com informações sobre a finalidade, etapas/fases de execução, cronograma das principais atividades, produtos e resultados esperados. Elaborar e divulgar, periodicamente, boletins informativos sobre as atividades, a evolução e os resultados obtidos nas diversas fases de execução do projeto Produzir e divulgar, periodicamente, informes, matérias e notas técnicas, com o objetivo de comunicar sobre os produtos do projeto e os resultados esperados Realizar reuniões periódicas para análise crítica da evolução do projeto, dos resultados a serem obtidos e eventuais ações corretivas. Realizar seminário de lançamento para apresentar o projeto e eventos periódicos para nivelamento e envolvimento dos interessados No lançamento e durante a execução do projeto nos principais marcos. No lançamento e durante a execução do projeto nos principais marcos. Sempre que houver necessidade de compartilhamento de documentos e informações a todo o corpo funcional Durante a execução do projeto. Eventual Durante a execução do projeto. Eventual Conforme cronograma e eventual Durante a execução do projeto Pode vir a ser reestruturado para se tornar o ambiente da ação no futuro. Atualização Semanal No lançamento e durante a execução do projeto, quando houver seminários, simpósios, eventos e nas oficinas de trabalho. No lançamento e durante a execução do projeto, quando houver seminários, simpósios e eventos. Durante a execução do projeto. Trimestral Durante a execução do projeto. Semanal Durante a execução do projeto. Semanal Mínimo 3 eventos durante a execução do projeto após o lançamento. Eventual Coordenação da UCP Coordenação da UCP Coordenação da UCP Coordenação da UCP Coordenação da UCP Coordenação do Projeto Coordenação do Projeto/

11 6- RESPONSABILIDADE PELA IMPLEMENTAÇÃO DO PLANO DE COMUNICAÇÃO 11 As ações de comunicação a serem implementadas são de responsabilidade da Assessoria de Comunicação da SEFAZ-TO sob a Coordenação e Diretrizes da Coordenação da UCP Unidade de Coordenação de Projeto, utilizando-se dos recursos e meios disponíveis na instituição MANUAL DE APLICAÇÃO DA MARCA PROFISCO-TO

12 6.2- HOT SITE DO PROFISCO-TO 12

13 Projeto de Modernização Fiscal do Estado do Tocantins - PMF-TO (PROFISCO-TO) 13

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