Manual Básico do Usuário. Monitoramento de Iniciativas Estratégicas. Planejamento Estratégico - ANVISA

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1 Manual Básico do Usuário Monitoramento de Iniciativas Estratégicas Planejamento Estratégico - ANVISA Brasília DF, Maio de

2 Sumário Planejamento Estratégico Anvisa 2010 a 2020:... 4 Supervisão das Iniciativas Estratégicas:... 6 Monitoramento das Iniciativas Estratégicas:... 7 O que é o GPWeb?... 7 Acesso ao sistema GPWeb... 7 Acessar o Projeto de Monitoramento da Iniciativa Estratégica:... 8 Registrar o monitoramento da Iniciativa Estratégica:... 9 Registrar o valor ou marcar checklist do(s) indicador(es) estratégico(s): Atualizar o valor do(s) indicador(es) estratégico(s): Atualizar o checklist do(s) indicador(es) estratégico(s): Alterar o valor do(s) indicador(es) estratégico(s): Atualizar Checklist do(s) indicador(es) estratégicos: Verificar a evolução do Indicador Estratégico: Lista de Figuras Figura 1: Mapa Estratégico Figura 2: Distribuição das Iniciativas Estratégicas Figura 3: Tela de Login Figura 4: Tela inicial do GPWeb - Lista de Projetos Figura 5: Lista de Projetos do Planejamento Estratégico Figura 6: Tela Detalhes do Projeto Figura 7: Lista de tarefas de monitoramento Figura 8: Detalhes da Tarefa Figura 9: Acesso a lista de indicadores Figura 10: Lista de indicadores Figura 12: Indicadores da Composição Figura 13: Valor do Indicador Figura 14: Checklist do Indicador

3 Figura 15: Valor do Indicador Figura 16: Registros do Checklist Figura 17: Detalhes do Indicador Aba Gráfico

4 Planejamento Estratégico Anvisa 2010 a 2020: A Anvisa, quando de sua criação, delineou sua estrutura visando atender tanto as demandas da antiga Secretaria Nacional de Vigilância Sanitária (SNVS) do Ministério da Saúde (MS), quanto para enfrentar os desafios característicos de uma Agência Reguladora que, ao mesmo tempo, é responsável pela coordenação do Sistema Nacional de Vigilância Sanitária. Com base nestes propósitos, ao realizar seu Planejamento Estratégico em , A Anvisa redefiniu a sua missão, visão e valores, e formulou seus objetivos e metas globais para o período de 2010 a O Plano Estratégico da Anvisa tem por objetivo promover o aperfeiçoamento da gestão da Anvisa, por meio da implantação de um processo de gestão estratégica baseado nos princípios da gestão pública contemporânea da produtividade, qualidade e efetividade de suas ações - visando o cumprimento de sua missão institucional e o desenvolvimento de mecanismos que permitam planejar o seu futuro e estruturar-se para respostas efetivas aos seus diversos públicos e à sociedade em geral. Todo o processo de desenvolvimento do Plano Estratégico foi coordenado pela Assessoria de Planejamento e acompanhado pela Gerência-Geral de Gestão Administrativa e Financeira e pela Diretoria Colegiada. O envolvimento de todo o corpo de servidores da Anvisa foi fundamental para o sucesso do Planejamento Estratégico e é essencial e para a construção de uma instituição sólida, eficiente e de reconhecimento interno e externo. O Mapa Estratégico da Anvisa (Figura 1) é composto por cinco objetos de cognição: Diretrizes Estratégicas ou Estratégias: representam o caminho escolhido pela instituição para orientar seus esforços de forma a cumprir sua Missão e alcançar a Visão de Futuro; Temas Estratégicos: representam as principais estratégias que devem ser consideradas em todo o processo do Planejamento Estratégico. Cada tema representa um conjunto de diretrizes e resume o direcionamento dos esforços estratégicos da instituição; Objetivos Estratégicos: são estados futuros (alvos) que a organização se propõe a alcançar para atingir o sucesso estratégico em termos de cumprimento de sua Missão e alcance de sua Visão de Futuro., Perspectivas 4

5 Estratégicas: São representações, em formato de camadas, do Mapa Estratégico e tem como finalidade agrupar um conjunto de objetivos estratégicos dentro de uma abordagem específica. Relações de Causa e Efeito: No Mapa Estratégico, essas relações são demonstradas por meio de setas que fazem a ligação entre os objetivos estratégicos. Essas relações representam a lógica esperada de relação de causa e efeito entre os objetivos. Para a efetiva realização do Planejamento Estratégico, foram definidas 12 (doze) Iniciativas Estratégicas, que agregam um conjunto de planos de ação, e são vinculadas a indicadores estratégicos que permitem o acompanhamento de sua execução. No monitoramento realizado entre agosto e outubro de 2014, foi evidenciado que as Iniciativas Estratégicas têm gerado produtos e ações que deixam claro que a instituição tem avançado na sua estratégia, obtendo ganhos referentes à sua gestão interna, no relacionamento com a sociedade e com o Sistema Nacional de Vigilância Sanitária SNVS e direcionados à segurança sanitária. Figura 1: Mapa Estratégico. 5

6 Supervisão das Iniciativas Estratégicas: Em reunião da Diretoria Colegiada, ocorrida em 23 de julho de 2014, foi definido que a responsabilidade pelas Iniciativas Estratégicas passaria a ser das Superintendências e Assessorias. Assim a responsabilidade por estas Iniciativas Estratégicas passou a ser configurada conforme demonstrado na Figura 2. APLAN I1 - EXCELÊNCIA EM GESTÃO E OPERAÇÕES ASREL I11 - PROGRAMA DE PARTICIPAÇÃO SOCIAL ASCEC AINTE I5 - COMUNICAÇÃO PARA MODELO ORGANIZACIONAL TRANSFORMADOR DA SOCIEDADE I7 - FORTALECIMENTO INTERNACIONAL DA IMAGEM INSTITUCIONAL DA ANVISA SUREG I9 - PROGRAMA DE MELHORIA DA REGULAMENTAÇÃO SSNVS I6 FORTALECIMENTO DO SNVS SUCOM I8 FORTALECIMENTO DA REDE NACIONAL DE LABORATÓRIOS DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA I12 - IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO DE RISCO SANITÁRIO SUGES I2 - IMPLEMENTAÇÃO DE MODELO DE GESTÃO POR COMPETÊNCIAS I3 - PROGRAMA DE ATENÇÃO PERMANENTE DA SATISFAÇÃO DAS PESSOAS DA INSTITUIÇÃO I4 - GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO SUALI I10 - AMPLIAÇÃO DO ACESSO SEGURO A PRODUTOS E SERVIÇOS SUJEITOS À VISA, POR MEIO DA INTENSIFICAÇÃO DAS AÇÕES DE PRÉ E PÓS USO Figura 2: Distribuição das Iniciativas Estratégicas. 6

7 Monitoramento das Iniciativas Estratégicas: O monitoramento das Iniciativas Estratégicas é uma atividade trimestral, na qual o responsável pela iniciativa deve informar o valor mensurado para o(s) indicador(es) estratégico(s) associado(s) à Iniciativa Estratégica. A partir deste ciclo de avaliação, esta atividade será realizada mediante a utilização do software GPWeb, e para isso, o responsável pela iniciativa deverá seguir as orientações deste manual. Cada responsável está associado a um projeto de monitoramento da Iniciativa Estratégica e ao(s) indicador(es) estratégico(s) que devem ser mensurados. O que é o GPWeb? O GPWeb é um sistema de gerenciamento de projetos e gestão. Por ser um software livre, o sistema GPWeb não funciona corretamente no navegador MS - Internet Explorer. Recomenda-se a utilização dos navegadores Chrome ou Firefox. Acesso ao sistema GPWeb O sistema GPWeb deve ser acessado pelo link: www20.anvisa.gov.br/gpweb. O sistema abrirá a tela de login indicada a seguir: Figura 3: Tela de Login. 7

8 Observação: Caso o responsável pelo monitoramento da Iniciativa Estratégica não possua login de acesso ao sistema GPWeb, ele deve solicitar sua inclusão por meio do informando o Nome Completo, Login da Rede Anvisa e o CPF. Após o login realizado, a tela inicial do sistema será aberta (Figura 4). Nesta tela são listados todos os projetos aos quais o responsável está associado. Figura 4: Tela inicial do GPWeb - Lista de Projetos. Acessar o Projeto de Monitoramento da Iniciativa Estratégica: Na tela Projetos, o responsável deverá utilizar o filtro Categoria e selecionar a opção: PE Planejamento Estratégico. Para listar os projetos deve selecionar a opção e clicar no botão Filtrar. Figura 5: Lista de Projetos do Planejamento Estratégico. 8

9 Na tela Projetos serão apresentados dois projetos do Planejamento Estratégico - um referente aos Planos de Ação da Iniciativa Estratégica e o outro referente ao Monitoramento da Iniciativa Estratégica. Após localizar o projeto de Monitoramento da Iniciativa Estratégica, deve-se clicar sobre o nome do projeto para visualizar os detalhes do projeto e as tarefas associadas (Figura 6). Registrar o monitoramento da Iniciativa Estratégica: Figura 6: Tela Detalhes do Projeto. Os projetos de monitoramento da Iniciativa Estratégica possuem quatro tarefas (Figura 7), sendo cada tarefa correspondente a um trimestre de monitoramento. Veja o quadro a seguir: Figura 7: Lista de tarefas de monitoramento. Clique no nome da tarefa para registrar o status de sua execução. Será aberta a tela Detalhes da Tarefa (Figura 8). 9

10 Figura 8: Detalhes da Tarefa. Na tela de Detalhes da Tarefa, execute os seguintes procedimentos: 1. Acesse a aba Registrar para realizar registro da execução da tarefa. Altere o valor do campo Progresso para 100%, o que indica que a tarefa de monitoramento está sendo realizada. Altere o campo Status para opção Concluída. Clique no botão Salvar para gravar as informações. 2. Acesse a aba Arquivos e faça a inclusão dos arquivos que correspondem às evidências de alcance da Iniciativa Estratégica. Registrar o valor ou marcar checklist do(s) indicador(es) estratégico(s): Para registrar o valor ou atualizar o checklist de um indicador estratégico, acesse a Lista de Indicadores, por meio do Menu > Gestão > Indicadores > Lista de Indicadores, conforme apresentado na Figura 9. 10

11 Figura 9: Acesso a lista de indicadores. Na lista de indicadores (Figura 10), selecione o Indicador Estratégico e clique no nome do indicador para abrir a tela Detalhes do Indicador (Figura 11). Figura 10: Lista de indicadores. 11

12 Figura 11: Detalhes do Indicador. Na tela de Detalhes do Indicador são apresentadas as informações sobre o indicador estratégico. Importante: Se o indicador for um índice (composição formada de mais de um indicador) é apresentada esta figura: no lado direito do nome do indicador. Clique na figura para visualizar os indicadores da composição (Figura 12). Figura 12: Indicadores da Composição. 12

13 Clique no nome do indicador para sua seleção e feche a janela. O sistema carrega os dados do indicador selecionado na tela Detalhes do Indicador (Figura 11). Na tela Detalhes do Indicador, clique na opção Inserir valor para acessar a tela Valor do Indicador (Figura 13), ou clique na opção Preencher Checklist para acessar a tela Preencher Checklist (Figura 14). Atualizar o valor do(s) indicador(es) estratégico(s): Preencha o campo Valor e clique na opção Incluir o Valor do Indicador. para registrar Figura 13: Valor do Indicador. Atualizar o checklist do(s) indicador(es) estratégico(s): Marque os itens do checklist correspondentes às etapas já realizadas da meta (Figura 14), e clique na opção Salvar para registrar os itens do Checklist realizados. 13

14 Figura 14: Checklist do Indicador. Alterar o valor do(s) indicador(es) estratégico(s): Caso seja necessário atualizar algum o Valor de um Indicador Estratégico, devem ser realizados os seguintes passos: 1. Acesse o indicador estratégico desejado. Veja o item: Registrar o valor ou marcar checklist do(s) indicador(es) estratégico(s); 2. Acesse a Tela Detalhes do Indicador clique na opção Inserir Valor. Será apresentada a Tela Valor do Indicador, contendo a lista de valores já registrados. (Figura 15). A lista de valores registrados fica na parte inferior da tela. 14

15 Figura 15: Valor do Indicador. Para alterar um valor já cadastrado, deve-se clicar no botão Editar Valor, que fica no lado direito da tela, na lista de valores registrados. Ao clicar no botão Editar Valor o sistema GPWeb preenche os campos: Data da Aferição, Valor e Descrição, permitindo sua alteração. Altere os campos necessários e clique no botão Confirmar para gravar a alteração realizada. Caso deseje cancelar a operação, clique no botão Cancelar a Edição. Se for necessário excluir um valor registrado, clique no botão Excluir Valor e confirme a operação. Observação: Cuidado com o uso destes recursos para não comprometer as atividades de monitoramento. 15

16 Atualizar Checklist do(s) indicador(es) estratégicos: Caso seja necessário atualizar algum item do Checklist de um indicador estratégico, devem ser realizados os seguintes passos: 1. Acesse o indicador estratégico desejado. Veja o item: Registrar o valor ou marcar checklist do(s) indicador(es) estratégico(s); 2. Acesse a Tela Detalhes do Indicador e clique na opção Preencher Checklist. Será apresentada a Tela Preencher Checklist contendo os registros já realizados. (Figura 16). A lista de registros fica na parte inferior da tela. Figura 16: Registros do Checklist. Para alterar um registro já cadastrado, deve-se clicar no botão Editar, que fica no lado direito da tela, na lista de registros. Ao clicar no botão Editar o sistema GPWeb preenche os itens do checklist com as marcações já registradas e os campos: Evidências/Justificativa e Data da Aferição, permitindo sua alteração. Altere os campos necessários e clique no botão Salvar para gravar a alteração realizada. Caso deseje cancelar a operação, clique no botão Cancelar. 16

17 Se for necessário excluir um registro, clique no botão Excluir confirme a operação. e Observação: Cuidado com o uso destes recursos para não comprometer as atividades de monitoramento. Verificar a evolução do Indicador Estratégico: Para verificar a evolução do indicador estratégico execute os seguintes passos: 1. Acesse o indicador estratégico desejado, por meio do menu Gestão > Indicadores > Lista de Indicadores. Na lista apresentada, clique no nome do indicador desejado; 2. Na Tela Detalhes do Indicador clique na Aba Gráfico conforme apresentado na Figura 17. Selecione as opções que desejar: Gráfico, Agrupador, Valores, Pontuação, Título Max. e Min., Nr. Pontos e Data Final. Após a seleção clique no botão Exibir predefinidas.. Geralmente as opções de apresentação já estão Figura 17: Detalhes do Indicador Aba Gráfico. 17

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