Escritório de projetos do MPF. Manual de cadastro de projetos no. Sistema Channel

Transcrição

1 Escritório de projetos do MPF Manual de cadastro de projetos no Sistema Channel

2 Elaboração: Escritório de Projetos do MPF AMGE - Assessoria de Moderinzação e Gestão Estratégica do MPF Design e Identidade Visual: Gabriel Nunes Oliveira

3 Conteúdo Objetivos... 3 Uso do Channel... 3 O que será abordado no manual... 4 Formas de Acesso... 4 Cadastro da equipe do projeto... 9 Definição do Co-Gerente do projeto Cadastrando Atividades Alterar o nome de uma atividade Removendo uma subatividade Incluindo custos da Atividades Incluindo custos planejados Incluindo custos reais Cadastro de Documentos Base de Conhecimento Lições Aprendidas Dashboard do projeto Acompanhar execução do orçamento... 21

4 Objetivos Conhecer funcionalidades do Sistema Channel Gerenciamento de Projetos Indicadores e BSC Obter conhecimento sobre a atua infraestrutura de hospedagem do sistema Verificar a situação do desempenho e dos potenciais problemas na ferramenta Uso do Channel O que pode ou deve ser cadastrado no Channel? Toda e qualquer ação da unidade pode ser cadastrada; Todo projeto oficializado junto ao Escritório de Projetos deve ser cadastrado; Sugerimos o uso do sistema para gestão de demandas internas na unidade, mesmo que não sejam em forma de projeto. Processo de proposição de projetos 4

5 O que será abordado no manual Informações básicas do projeto; Membros da equipe; Co-gerente Escopo Cronograma físico Custo Documentos na base de conhecimento; Lições aprendidas. Formas de Acesso Pela Intranet ( Acesse o sistema channel pelo botão no menu da página da intranet Pelo site da modernização ( Acesse o sistema channel clicando no botão, na barra de acesso rápido na página da modernização, o navegador será redirecionado para a página de informações da plataforma channel, Para acessar o sistema clique no botão de acesso ao sistema, no canto superior direito da página. 5

6 Pela URL do sistema ( Digitando a URL do Sistema Channel na barra do navegador, o usuário irá acessar a página de autenticação. Preencha os campos informando seu institucional completo no campo de usuário e sua senha de acesso à rede do MPF. Efetuado a autenticação no sistema, iremos então iniciar a utilização do sistema. 6

7 Cadastrando um projeto Acesse no menu do sistema, "Administração e então clique em "cadastro de projetos : Clique em no canto superior direito da tela do sistema para incluir um novo projeto. Clique em no canto superior direito da tela do sistema para incluir um novo projeto. O sistema abrirá uma nova janela para inserção dos atributos do novo projeto. Informe o código e o nome do projeto: Informe a área responsável: O Id do projeto é gerado pelo sistema, não tendo necessidade de incluí-lo. A área responsável corresponde à unidade propositora do projeto 7

8 Informe o nome da empresa (cliente): Informe a categoria do projeto: Informe o Patrocinador e o Gerente do projeto: O projeto proposto deverá ser preferencialmente patrocinado por um Membro do MPF, e o Gerente será responsável pelo sucesso do projeto, devendo zelar pelo bom andamento e por toda a documentação do projeto. Informe o Tipo do projeto: 8

9 Informe o Status do projeto: Altere apenas o calendário e formulários padrão (Não): Clique no botão 9

10 Cadastro da equipe do projeto Passos para cadastrar a equipe do projeto: Acesse o Menu do projeto ; Recurso Humanos ; e Recursos Associados : Para associar recursos ao projeto, informe o nome da pessoa no campo, clique no botão filtrar no canto direito da tela, após filtrar o nome desejado, clique sobre o checkbox que ficará marcado, uma vez marcado a pessoa selecionada estará associada ao projeto (a linha com o nome da pessoa ficará verde ). Após associar a pessoa ao projeto, é necessário informar quais papéis esse usuário irá desempenhar no projeto. Para atribuir esses papéis clique no botão Associar papéis no canto direito da linha com o nome selecionado. Selecione o(s) papel(éis) que a pessoa irá desempenhar (clique sobre o checkbox que ficará marcado ) no projeto e clique no botão. 10

11 Definição do Co-Gerente do projeto - Acesse o Menu do Projeto - recursos humanos - papéis e atribuições. Clique no botão Editar papel ao lado direito do nome do membro da equipe, uma nova janela abrirá com os parâmetros de atribuição da co-gerência. Digite no campo Papel 'co-gerente ; Marque no checkbox É co-gerente? (clique sobre o checkbox que ficará marcado ), marque no checkbox Pode visualizar valores? (clique sobre o checkbox que ficará marcado ) Clique no botão para realizar a alteração. 11

12 Cadastrando Atividades Incluindo uma Atividade - Acesse o Menu do projeto - Escopo - Escopo do projeto. Clique no campo nome e insira o nome da atividade. Clique fora do campo para salvar as alterações: Informe a data de início e término da atividade: Alterando o percentual de conclusão da atividade: - Informe o percentual da conclusão no campo percentual: 12

13 Alterar o nome de uma atividade - Para editar o nome da atividade clique duas vezes sobre o nome da atividade e altere. Clique fora do campo para salvar a alteração: Incluir subatividade - Clique no espaço abaixo do marco inserido e digite o nome da atividade: - Clique com o botão direito sobre a atividade e aumente o recou da atividade 13

14 - Ou clique com o botão direito sobre a atividade pai e selecione Adicionar atividade filha Removendo uma subatividade - Clique com o botão direito sobre a atividade e em remover: 14

15 Incluindo custos da Atividades - Clique com o botão direito sobre a atividade e em detalhes: Incluindo custos planejados - Clique com o botão direito sobre a atividade em detalhes e em seguida Custos Planejados : - Clique em incluir custo planejado : 15

16 - Indique o valor do custo, data de realização, o plano de conta e clique no botão - Para editar ou excluir custos da atividade, basta clicar nos respectivos botões na coluna ação 16

17 Incluindo custos reais Nos detalhes da atividade, clique em Custos Reais (7) Incluindo custos reais na atividade: - Clique em incluir custo real: 17

18 Incluindo custos reais na atividade: - Indique o valor do custo real, data e o plano de conta: Cadastro de Documentos Incluindo documentos na atividade: - Clique com o botão direito sobre a atividade detalhes e em Documentos Clique em selecionar arquivo e no botão 18

19 Acessando documentos da atividade: - Clique sobre o nome do documento na coluna nome Base de Conhecimento Incluindo documentos na base de conhecimento - Acesse a lista de documentos no Menu do Projeto > base de conhecimento > documentos do projeto > lista de documentos Criando uma nova pasta na raiz - Clique em Incluir pasta na raiz, e inserir o nome da etapa do projeto. Após criar a pasta, clique no botão 19 DICA: sugerimos a utilização de pastas para organizar os documentos do projeto.

20 O Sistema Channel também permite a inclusão de vários documentos ao mesmo tempo, para isso utilize o botão - Indique a pasta para a inclusão dos documentos, um resumo (opcional), Palavras-chaves, Permissões de visualização e edição e Selecione o arquivo compactado com a extensão.zip para a inclusão. - Clique sobre o o botão para efetuar a inclusão. ATENÇÃO: Na inclusão em Lote, o sistema somente aceita os arquivos com extensão.zip, para outros tipos de arquivos utilize a inclusão simples de documentos. 20

21 Lições Aprendidas Inserindo lições aprendidas: - Acesse a lista de documentos no Menu do Projeto > base de conhecimento > lições aprendidas Clique em incluir lição aprendida - Insira um nome para a lição, especifique se é um erro ou um acerto, cite algumas palavras-chaves, defina um escopo apontando a atividade que se relaciona a lição a ser inserida, descreva o contrexto para melhor entendimento e uma recomendação para a lição aprendida. - Clique no botão 21

22 Dashboard do projeto Acompanhar execução do orçamento 22

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