Oficina 1: CUSTOS. Ocorrência Desafio Ocorrências Lições Aprendidas Melhorias Considerações SGE. Procurar parceiros que dividam ou arquem com custos

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1 Oficina : CUSTOS 2 Orçamento sem financeiro (Cronograma X Desembolso) Comunicação quanto ao Risco de não execução do projeto Procurar parceiros que dividam ou arquem com custos Negociação com SPOA/Secr. para remanejamento financeiro Negociação com a SPOA para liberação de recursos - Realocação de recursos dentro das PECs -Instituir mecanismos que viabilize o compartilhamento de orçamento entre unidades do MF -Conhecer os critérios institucionais para a proposição e captação de recursos orçamentários e financeiros - Participação efetiva da área executiva na elaboração orçamentária - No início do ano de 20 a SE organizou palestras, cujos temas foram: Como as novas tecnologias estão transformando os processos de trabalho e os relacionamentos das organizações (com clientes, outras organizações e stakeholders em geral); As novas configurações do Estado e da Administração Pública do New Public Management à New Public Governance; Dinâmica orçamentária e qualidade de gestão ; e Contribuições contemporâneas da Gestão de Pessoas para a formação da estratégia no setor público. As palestras estão disponíveis no site do PMIMF. Por ocasião da palestra Dinâmica orçamentária e qualidade de gestão foram apresentadas orientações e esclarecidas dúvidas com relação ao tema; - A SE analisará, no planejamento das ações para o ano de 204, a organização de novas palestras relativas ao tema orçamento público ; - A orientação geral é no sentido de que os recursos orçamentários para financiar as ações organizadas na forma de estratégicos corporativos devem estar consignados nas ações orçamentárias sob a responsabilidade de gestão dos órgãos responsáveis. Registre-se que algumas premissas norteiam todos os trabalhos do PMIMF, dentre elas destacamos: modelo de gestão descentralizado e respeito à cultura dos órgãos; - No início do ano de 20, durante o processo de elaboração da proposta orçamentária para o exercício de 204, os órgãos do Ministério da Fazenda foram orientados a fazer constar em suas propostas específicas a indicação dos recursos suficientes e necessários para honrar com as despesas decorrentes das ações do PMIMF; e - Está em andamento no contexto da frente de trabalho do PMIMF de Planejamento Estratégico um grande esforço no sentido de se fazer um aperfeiçoamento do processo de planejamento estratégico integrado do MF e sua automação. Esse trabalho deve ter consequências já na execução do º ciclo de planejamento estratégico integrado do MF, que ocorrerá a partir do primeiro semestre de 204. Uma das melhorias em discussão é o aperfeiçoamento da interface entre o processo de planejamento orçamentário ao processo planejamento estratégico integrado do MF.

2 Oficina : CUSTOS - Readequar cronograma e prioridades Priorizar, replanejar e alinhar expectativas Replanejar o cronograma 2 6 Lidar com contingenciamento (Corte Orçamentário; Restrição Orçamentária) (Contingenciamento orçamentário) (Aumento dos custos decorrentes do atraso no cronograma) - Buscar fontes alternativas de recursos Fonte de recursos internacional Termos de parceria - Realizar termos de cooperação com instituição sem fins lucrativos - Justificar, embasadamente, os reais motivos que levaram ao atraso do cronograma (Dificuldade de execução orçamentária) Defender recursos financeiros para os PECs - A situação da economia brasileira e mundial afeta aos gestores públicos e isso deve ser administrado em cada momento de acordo com a situação. Integração sistemas e processos orçamentários com custos individualizados dos - Não foi solucionado Execução orçamentária (processos e sistemas) em nível administrativo de projeto - O processo orçamentário é complexo. Participam da formulação e execução do orçamento diversos atores. Cada órgão que possui uma unidade orçamentária participa desse processo e é convidado a elaborar anualmente sua proposta orçamentária para o exercício seguinte. Cada órgão, ao elaborar sua proposta, considerando o disposto na legislação vigente e as orientações do órgão central e do órgão setorial de orçamento, pode estruturar seu pedido de orçamento em ações e, caso seja do seu interesse, detalhar mais ainda essa informação lançando mão do recurso de Planos Internos. Buscar apoio político (interno/externo) Priorizar créditos / recursos para os PECs 4 PECs não priorizados na proposta orçamentária (Falha no processo orçamentário) (Cronograma para requisição orçamentária) - Acompanhar a formulação orçamentária Reduzir o número de PECs, priorizando a alocação de recursos (financeiros, humanos, etc) Melhorar interlocução institucional - Comitê Estratégico SGE/SE se compromete a garantir recursos orçamentários e financeiros para a execução dos PECs - Vide o disposto na resposta ao item.

3 Oficina : CUSTOS orçamentária) Os PEC s serem previstos na proposta orçamanetária do MF Planejamento integrado dos custos dos PECS Dificuldade de Mensurar (Estimativa) (Composição dos custos dos produtos: Orçamentário / Financeiro) (Distribuir os custos do projeto em cada tarefa) Planejar sem ter certeza do recurso (Orçamento sem recursos para viabilizar aquisições) LIVRE (sem grupo) - Apoio externo especializado para mensurar custos () Pesquisa de mercado () Adesão a registros de preços de outros órgãos () Definir critérios objetivos para a priorização da alocação de orçamento entre os PECs Estruturar escritório de para que possa apoiar na estimativa de custos SGE/SE prover curso específico de gestão de custos para os líderes dos PEC s Treinamento em gestão de custos - Buscar conhecer /iniciativas similares no âmbito do MF e propor parceria sem custo PEC s priorizados pelo MF para o PEC - Adaptar cronograma a realidade do PEC SGE promover treinamento específico de Gestão de Custos para os lideres dos PEC's - Diminuir o escopo do projeto Dar carater estratégico ao projeto Alinhamento/esclarecimento referente a dirtetriz sobre Custos, ou seja, conhecer a "regra do jogo". Integração entre PECs para unir esforços para produtos comuns Comunicação eficaz entre os líderes/ep de Processo de priorização de oportuno em relação ao ciclo orçamentário - Vide o disposto na resposta ao item da planilha referente à Oficina de Recursos Humanos. - Vide resposta aos itens, 2,, 4 e 5 desta planilha.

4 Oficina 2: RECURSOS HUMANOS Desafio Lições Aprendidas Melhorias Considerações SGE - Descrédito em relação ao projeto (da equipe) - Desmotivação da equipe - Falta de apoio da direção do órgão - Mensurar resultados e seus impactos - Iniciativa para adquirir conhecimento - Reuniões periódicas com todos integrantes da equipe - Conquistar apoio da alta direção - Envolver todas as partes interessadas na construção do plano - Reuniões mensais com todos gerentes para discussão/apresentação ; - Gestão à vista; - A cada fase do projeto reunir os dirigentes e apresentar os resultados; - Divulgação de resultados não somente p/ envolvidos, mas para o púbico (interno); - Demonstrar para a equipe o impacto que trará o produto final do projeto; - Reuniões com líderes do projeto (feedback); - Team building; - Apresentação de demandas e prazos como forma de pressão. - Está em andamento, no contexto da frente de trabalho do PMIMF de Planejamento Estratégico, um grande esforço no sentido de se fazer um aperfeiçoamento do processo de planejamento estratégico integrado do MF e sua automação. Esse trabalho deve ter consequências já na execução do º ciclo de planejamento estratégico integrado do MF, que ocorrerá a partir do primeiro semestre de 204. Uma das melhorias em discussão é a questão do estabelecimento de uma sistemática de monitoração e avaliação da estratégia ministerial, que considerará o estabelecimento de indicadores associados a objetivos/diretrizes estratégicas que serão, em alguma medida, relacionados com indicadores relativos a processos e. Isso tornará mais clara a relação entre planejamento estratégico, gestão de e gestão de processos. Será uma situação de mais transparência. Será criado um painel de indicadores na Intranet do Ministério; - O Escritório de Inovação da SGE envidará esforços para promover mais eventos com a participação dos diversos líderes de para troca de experiências. 2 - Delimitar responsabilidade (quem é quem) - É necessário identificar o perfil adequado para a - Distribuição das tarefas função de coord. Adm. Se este não for proativo, a - Atuação do coordenador administrativo do programa organização do programa fica prejudicada - Alocação das equipes nos do programa - Definir responsabilidade no grupo - Apoio do líder quanto ao esclarecimento das funções - Controle do efetivo exercício das atividades delegadas - Delimitação das delegações - A SGE envidará esforços no sentido de elaborar ações de treinamento específicas para líderes de. - Competências - Desenvolver habilidades conhecimentos necessários - Falta de capacitação da equipe - Capacitação em gestão de - Falta de pessoal qualificado - Conhecimento do projeto - Capacitação em liderança de - Integração - Treinamento em gestão de projeto ofertado pelo PMIMF realizado em EAD pela ESAF - Capacitações específicas não funcionam p/ todos públicos. Ex: MS Project (-) - Dificuldade contratar serviço competente por meio de licitação (-) - Participação em cursos e reuniões diversas - Participação em eventos relacionados ao projeto - Interagiu-se mais com os membros da equipe para a troca de informações e detalhes do projeto - Flexibilidade para desfazer contratos que não estão atendendo - Capacitações conjuntas entre os órgãos do MF - Gerir as competências - Capacitação em com viés comportamental. Uma abordagem geral - Estabelecer trilhas de competências após análise de GAP - O grupo de trabalho precisa conhecer toda a dimensão do projeto - Está em andamento um estudo elaborado pelo Escritório de Inovação da SGE para mapeamento das competências e trilhas de aprendizado de líderes e equipes de projeto. Faz parte desse trabalho o acompanhamento das reuniões de monitoração de, o acompanhamento dos trabalhos em curso e a realização de entrevistas estruturadas. Esse trabalho será concluído em fevereiro de 204, quando será apresentado a todos os órgãos; - Está em andamento, no contexto da frente do PMIMF de gestão de pessoas, a contratação de empresa de consultoria técnica especializada para mapeamento de efetivo de pessoal e competências no Ministério da Fazenda. Esse projeto é considerado como Estratégico Corporativo e seu resultado contribuirá para a superação dos s apontados; - Com relação aos s relativos à gestão de contratos, a SGE promoverá uma Oficina para melhor compreensão da questão e apresentação de algumas orientações de procedimento. - Falta de tempo - Gestão tempo da equipe - Reunir grupo para atividades que exigem a - Utilização de cronogramas - Priorização do projeto - Institucionalizar a equipe - Oficializar a criação de grupos de trabalho para que os membros - Escritório de Inovação da SGE apresentará, em oficinas de trabalho com a participação dos órgãos alcançado pelo PMIMF a ser realizadas

5 4 - Reunir grupo para atividades que exigem a participação de todos - Disponibilidade dos recursos humanos - Falta de servidores para compor o grupo - Utilização de cronogramas - Disponibilidade do R.H. priorizada pelos patrocinadores Oficina 2: RECURSOS HUMANOS - Oficializar a criação de grupos de trabalho para que os membros fiquem por determinado período disponíveis para participar dos - Formar grupo específico para atuar no projeto - Estabelecer prioridades p/ o servidor (projeto/trabalho) - Compatibilizar dedicação do projeto c/ tarefas com a participação dos órgãos alcançado pelo PMIMF a ser realizadas ainda no mês de novembro de 20, algumas sugestões de melhoria na metodologia de gestão de com vistas ao aperfeiçoamento de alguns artefatos relacionados à gestão de equipes/pessoas. 5 - Reter o conhecimento, diante a rotatividade das equipes - Curva de aprendizado. Continuidade de recursos no projeto - Documentação e divulgação. - Backup -> + uma pessoa co/ a mesma competência - Disseminação de conhecimento na equipe (descentralização) - Compartilhar o conhecimento em uma única base de uso coletivo - Exigir o registro escrito das atividades e formação de subs. Para desligamento - Documentar os trabalho com acesso a todos - A plataforma de gestão de e o site do PMIMF devem ser utilizados para publicação de informações relativas ao andamento dos trabalhos do PMIMF e da gestão de como forma de explicitação do conhecimento a respeito daqueles assuntos; - Sugere-se que os líderes e equipes de utilizem-se da plataforma de gestão de para promover o registro do histórico do projeto. 6 Distância física dos integrantes 7 Interação com recursos externos - Videoconferência - Repositório comum de documentos do projeto - Definir local de encontro e reforçar a importância da participação Entender/aprender sobre os de trabalho dos outros órgãos - Maior interação entre escritórios de - Possibilitar órgãos externos acessarem as ferramentas Integração de ferramentas (T.I.) - Como reportado nas oficinas organizadas para troca de lições aprendidas entre líderes de projeto, a SGE está empreendendo neste momento um grande esforço para o aperfeiçoamento da infraestrutura que suporte a plataforma de gestão de. Como resultado dessa ação espera-se, dentre outras coisas uma maior estabilidade e desempenho da plataforma e criação de condições para um futuro acesso àquela plataforma por usuários localizados forma dos limites da rede SERPRO.

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