Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia.

Transcrição

1 Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia. William Edwards Deming

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4 Organograma do Ministério da Fazenda Ministro da Fazenda GMF SE Órgãos Específicos Singulares Órgão Colegiados Entidades Vinculadas 03 Autarquias 04 Emp.Públicas 04 Soc.Eco. Mista

5 O Ministério da Fazenda em Números População brasileira: Número aproximado de municípios brasileiros: Porcentagem aproximada de municípios brasileiros com menos de habitantes: Número aproximado de servidores do Ministério da Fazenda: Número aproximado de imóveis ocupados pelo Ministério da Fazenda: %

6 A Complexidade do Ministério da Fazenda Conjunto Heterogêneo de Órgãos Relativo grau de autonomia de gestão; Naturezas distintas; Tamanho, complexidade e formas de organização distintos; Diferentes níveis de maturidade em gestão; Diferentes estruturas de carreiras e políticas de incentivo. Diversidade de Negócios Macroprocesso do crédito tributário; Macroprocesso de execução orçamentária e financeira; Macroprocesso de gestão da dívida pública; Macroprocesso de contabilidade e custos; Etc.

7 A Secretaria Executiva SE Secretaria Paulo Caffarelli/Dyogo Oliveira Maria D arc Chefia de Gabinete Assessoria Especial Manoel/Esteves SPAE Subsecretaria de Assuntos Econômicos SGE Subsecretaria de Gestão Estratégica SPOA Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração Fábio Fernandes Julieta Verleun Manuel Augusto Alves Filho

8 Os Processos de Negócio Fazendários Processo da União União Ministério Processo Ministerial Órgão Processo Setorial Processo Departamental Área

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10 Pessoas Gestão Organizacional Problemas diagnosticados Processos Sistemas Infraestrutura Pilares da Gestão Escassez de recursos humanos Disputa por recursos humanos entre órgãos Evasão Previsão de um número elevado de aposentadorias nos próximos 4 anos Risco de perda do conhecimento técnico a respeito dos negócios fazendários Ineficiência operacional Risco operacional associado a certos processos de negócio Riscos de inexecução e de ineficiência na prestação do serviço público Falhas na coordenação de ações entre OES s Dificuldades no estabelecimento de prioridades na alocação de recursos Conflitos potenciais com o SERPRO Fracasso na execução de alguns projetos Atrasos em cronogramas Falta de padrões para desenvolvimento de sistemas entre OES s Risco de elevação contínua do custo de manutenção de sistemas Prédios fechados por falta de manutenção Prédios em estado grave de deterioração Unidades funcionando de maneira precária Unidades funcionando em prédios alugados que não são adequados Riscos à saúde do servidor e do cidadão Riscos de perda e subtração de patrimônio público

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12 O Entendimento do Título do Programa Programa: conjunto complexo de ações estruturantes de gestão organizadas, ano a ano, com vistas ao alcance dos objetivos estratégicos do Ministério da Fazenda e geração de resultados para a sociedade e o cidadão; Modernização: processo pelo qual o Ministério da Fazenda, através da realização de investimentos continuados em pessoas; na racionalização e otimização continuada de processos de negócio; na adequação sistemática de estrutura organizacional e infraestrutura física; e em inovação torna-se uma instituição moderna em aparência ou comportamento, transformando completamente a vida dos indivíduos que a constituem e forma como é percebido pela sociedade e pelo cidadão; Integrada: o Ministério da Fazenda deve ser entendido como um sistema complexo composto por um conjunto de órgãos específicos singulares, órgãos colegiados, entidades vinculadas e as relações entre esses órgãos e entidades; Ministério da Fazenda: órgão da administração federal direta cujas competências estão definidas no Decreto Nº 7.482/2011 (DECRETO DO EXECUTIVO), de 16/05/2011, e que tem por missão Formular políticas econômicas para o desenvolvimento sustentável, com justiça fiscal e equilíbrio das contas públicas.

13 As Premissas do Programa Modelo de gestão descentralizado Criação de comitês e estruturação de redes Processo de construção coletivo Transparência das ações e feedback Padronização de conceitos para facilitar a comunicação Disseminação de melhores práticas de gestão Respeito à cultura dos diversos órgãos integrantes da estrutura do MF Promoção de diretrizes para alinhamento estratégico das políticas de gestão do MF Fortalecimento da estrutura central do MF no exercício das funções de planejamento, supervisão, coordenação e controle Foco em resultados

14 Breve Histórico O Programa foi concebido no primeiro semestre do ano de 2011 como forma de dar organicidade à discussão sobre governança e sobre gestão no contexto do Ministério da Fazenda. Toda a lógica de concepção do Programa está fundamentada no estabelecimento de um processo de construção coletiva e participativa. Cada um dos órgãos alcançados pelo Programa contribui ativamente para o planejamento das suas ações e para sua consecução. Dentre os objetivos da Administração com a criação daquele Programa poderíamos destacar: fortalecer as estruturas de gestão nos órgãos; aproximar os órgãos e melhorar sua comunicação por meio da criação de redes (RH, TI, Projetos e Processos); reduzir as diferenças entre os órgãos; elaborar políticas voltadas para o fortalecimento e modernização institucional; disseminar melhores práticas de gestão. O trabalho foi organizado originalmente em 4 (quatro) frentes paralelas e simultâneas de trabalho, quais sejam: planejamento estratégico; rede de inovação (processos e projetos); pessoas; e tecnologia da informação. Posteriormente, no ano de 2013, 2 (dois) anos após a criação do Programa, foram criadas mais 3 (três) frentes de trabalho, quais sejam: infraestrutura; segurança e risco; e custos.

15 O Escopo do Programa 1ª Frente de Trabalho: Planejamento Estratégico 2ª Frente de Trabalho: Inovação (Processos e Projetos) 3ª Frente de Trabalho: Pessoas 4ª Frente de Trabalho: TI PMIMF 5ª Frente de Trabalho: Infraestrutura 6ª Frente de Trabalho: Gestão de Riscos 7ª Frente de Trabalho: Custos

16 O Nivelamento da Maturidade Maior Nível de Maturidade Planejamento Estratégico Inovação (Processos e Projetos) Pessoas TI Infraestrutura Gestão de Riscos Custos PMIMF Menor

17 A Abrangência do Programa Órgãos Colegiados Órgãos Específicos Singulares e SE (Spoa) Gabinete

18 A Ampliação do Programa Autrarquias Órgãos Órgãos Específicos Colegiados Singulares e SE Gabinete (Spoa)

19 Objetivo de Cada Frente de Trabalho 1) Frente de Planejamento Estratégico: Nesta frente de trabalho são organizadas as discussões a respeito da pertinência e da eficácia das ações empreendidas pelo Ministério da Fazenda. 2) Frente de Inovação (Escritórios de Processos e de Projetos): Nesta frente de trabalho são organizadas as discussões a respeito da eficiência das ações empreendidas pelo Ministério da Fazenda. 3) Frente de Pessoas: Nesta frente de trabalho são organizadas as discussões a respeito de pessoas Ministério da Fazenda. Dentre as ações em curso, poderíamos destacar: estudos para definição do efetivo de servidores; estudos para definição de competências; etc. O principal produto esperado com a execução desta frente de trabalho é um Plano Diretor de Gestão de Pessoas. 4) Frente de Tecnologia da Informação: Nesta frente de trabalho são organizadas as discussões a respeito da governança de TI no contexto do Ministério da Fazenda. A principal ação realizada neste frente de trabalho foi a proposição de um novo modelo de relacionamento entre os órgãos da administração direta e o principal fornecedor de soluções de tecnologia para o ministério, o Serviço Federal de Processamento de Dados SERPRO, empresa pública vinculada ao ministério. Como um produto esperado com a elaboração desta frente de trabalho está a elaboração de um Plano Estratégico de Tecnologia da Informação para o MF.

20 Objetivo de Cada Frente de Trabalho 5) Frente de Infraestrutura: A ideia é que nesta frente de trabalho sejam organizadas as discussões sobre gestão predial e ocupação do espaço físico no contexto dos órgãos alcançados pelo Programa. Algumas ações foram realizadas no sentido de proposição de soluções de encaminhamento para construção de novos prédios e de reforma de alguns outros. O principal produto esperado com a execução desta frente de trabalho é um Plano Diretor de Ocupação do Espaço Físico do MF. 6) Frente de Segurança e Riscos: As ações desta frente de trabalho estão sendo estruturadas neste momento. Trata-se de uma ampliação do escopo original do PMIMF. A ideia é que nesta frente de trabalho sejam organizadas as discussões sobre segurança e risco no contexto dos órgãos alcançados pelo Programa. 7) Frente de Custos: As ações desta frente de trabalho estão sendo estruturadas neste momento. Trata-se de uma ampliação do escopo original do PMIMF. O que se pretende com as ações desta frente de trabalho é que seja possível utilizar-se as informações da cadeia de valor integrada do MF como um direcionador para custos no ministério. Esperase que seja possível construir uma visão de custos associados a estruturas e programas no MF e, sendo assim, estabelecer um debate efetivo a respeito de governança, ou seja, quais os valores gerados pelo ministério para sociedade e os custos associados a aquele resultado.

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22 Novo Organograma do M F Ministro da Fazenda CTIC Informação e Comunicação CTGP Gestão de Pessoas CGRIC Gestão de Riscos Corporativos Órgãos Específicos Singulares GMF CEG Comitê Estratégico de Gestão Órgão Colegiados SE Entidades Vinculadas

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24 (Nível de Maturidade em Gestão) Estabelecimento formal de processo de planejamento estratégico integrado no MF Processo de planejamento estratégico integrado aperfeiçoado continuamente no MF Inexistência de processo formal de planejamento estratégico no MF (Tempo)

25 Processos Finalísticos Processos de Suporte

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27 MISSÃO Formular e gerir políticas econômicas para o desenvolvimento sustentável, com justiça fiscal e equilíbrio das contas públicas VISÃO O Ministério da Fazenda apresenta-se fortalecido na sua capacidade de formulação e implementação de políticas econômicas, orientado pela modernização e simplificação do modelo tributário nacional, pela transparência e qualidade do gasto público, pela maior inserção do país no cenário internacional e pela promoção do desenvolvimento socioeconômico, a partir de uma atuação integrada. ARTICULAÇÃO DA POLÍTICA ECONÔMICA ARRECADAÇÃO E GESTÃO DE CRÉDITOS EQUILÍBRIO FISCAL E FINANCIAMENTO PÚBLICO COMÉRCIO EXTERIOR RELACIONAMENTO COM SOCIEDADE E GOVERNO PREVENÇÃO E SOLUÇÃO DE LITÍGIO DE 01 Elaborar políticas econômicas que promovam crescimento econômico, de forma articulada, com responsabilidade fiscal, isonomia e transparência DE 05 Aumentar a eficiência e efetividade dos mecanismos de arrecadação, controle e recuperação dos créditos da fazenda pública DE 08 Aprimorar o processo de financiamento público federal DE 11 Aumentar a capacidade de atuação no âmbito dos foros e acordos internacionais mais relevantes para o MF DE 14 Aperfeiçoar e articular o processo de comunicação do Ministério da Fazenda para garantir que as informações e conhecimentos sejam divulgados de forma organizada, clara e transparente DE 17 Reduzir a litigância e o tempo de tramitação dos processos, garantindo o crédito tributário e a segurança jurídica MERCADO FINANCEIRO DE 02 Intensificar as iniciativas para reformas econômicas visando à redução dos custos e aumento da eficiência dos setores produtivos DE 06 Aumentar a qualidade do lançamento e da garantia do crédito DE 09 Melhorar a eficiência alocativa dos recursos públicos DE 12 Fomentar a exportação por intermédio das garantias de crédito DE 15 Criar e aprimorar espaços e canais permanentes de diálogo e cooperação intra, inter e extragovernamental, no marco de política de comunicação e de gestão das informações DE 18 Integrar e fortalecer as ações de regulação e fiscalização do sistema financeiro para garantir o adequado funcionamento das instituições e dos mercados DE 03 Aperfeiçoar o processo de planejamento, formulação e avaliação das políticas econômicas DE 07 Fortalecer as ações que elevem a percepção de risco pelo contribuinte DE 10 Aperfeiçoar o processo de consolidação e a divulgação das informações fiscais e contábeis como ferramenta para aprimorar a gestão dos recursos públicos DE 13 Aumentar a efetividade dos processos relacionados ao comércio exterior de forma articulada com os demais órgãos do governo DE 16 Aperfeiçoar o atendimento prestado pelo Ministério da Fazenda, garantindo a qualidade do acesso e da orientação à sociedade e aos governos ORDEM ECONÔMICA DE 19 Aperfeiçoar as práticas de promoção da eficiência econômica, livre concorrência e regulação, em colaboração com os demais órgãos do governo DE 04 Fortalecer as ações de acompanhamento e suporte aos programas de infraestrutura CONTROLE DA LEGALIDADE DE 20 Fortalecer a tomada de decisão mediante o aprofundamento da análise jurídica garantindo, em tempo adequado, a clareza, objetividade e uniformidade

28 MODELO DE GESTÃO INTEGRADA COM FOCO EM RESULTADOS GOVERNANÇA

29 MONITORAR A EXECUÇÃO E CONSOLIDAR INFORMAÇÕES PAUTA REALIZAR A REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA ATA EXECUÇÃO DE PLANOS DE AÇÃO Como está a EXECUÇÃO da estratégia? Como está o DESEMPENHO dos projetos? Como está a PERFORMANCE dos processos críticos? Que tipo de RESULTADO estamos gerando? O que podemos fazer para MELHORAR nosso desempenho? Qual a CONCLUSÃO do status dos resultados? Quais ideias precisam ser PRIORIZADAS? Como ACOMPANHAR a implantação dos planos de ação priorizados? Como garantir os RECURSOS necessários?

30 1. COLETA INFORMAÇÕES 2. TOMADA DE DECISÃO 3. AÇÃO GESTÃO DE PROJETOS E PORTFÓLIO Planejament o Indicadores Melhorias PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Planejament o Indicadores Melhorias Plano de Ação GESTÃO DE PROCESSOS Fluxos Indicadores Melhorias GESTÃO FUNCIONAL Planejament o Indicadores Melhorias

31 O Escopo do Programa 1ª Frente de Trabalho: Planejamento Estratégico 2ª Frente de Trabalho: Inovação (Processos e Projetos) 3ª Frente de Trabalho: Pessoas 4ª Frente de Trabalho: TI PMIMF 5ª Frente de Trabalho: Infraestrutura 6ª Frente de Trabalho: Gestão de Riscos 7ª Frente de Trabalho: Custos

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34 Rede de Inovação da Gestão do MF Processos e Projetos

35 Gestão de Projetos Onde Estamos (Nível de Maturidade em Gestão) Não havia cultura de gestão de projetos no contexto ampliado do MF Definida a Carteira de Projetos Estratégicos Corporativos e disseminada a cultura de gestão de projetos no MF Projetos Estratégicos Corporativos monitorados continuamente (Tempo)

36 Ações do Escritório de Projetos Metodologias MGP MGPort Processos Plano de Ação Ferramentas Modelo de Governança MF Rede de Inovação Modelo de Relacionamento MF Operação Comunicação Pessoas EPM 2013 Project 2013 Competências Trilhas de Capacitação Capacitação Suporte

37 Interlocutores da Rede de Inovação da Gestão CEG Equipe de Projeto Patrocinador Líder Comitê Representante da Secretaria Executiva (SGE) Facilitador Grupo Técnico Grupo de Interface Planejamento, Projetos, Processos, Riscos, Custos, etc.

38 Relacionamento entre os responsáveis no que tange a projetos

39 Metodologia: Etapas MGP/MF Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento A Proposta de Projeto B Plano de Gerenciamento de Projeto G Registro de Reunião C Relatório de Monitoramento do Projeto E Termo de Encerramento Matriz de comunicação Anexo 1 Equipe do projeto Anexo 2 - Matriz de riscos D Solicitação de Mudança F Relatório de Lições Aprendidas Anexo 3 - Matriz de responsabilidades Elabora Aprova Patrocinador CEG Elabora Aprova Líder de Projeto Patrocinador Elabora Líder de Projeto ou Membro da Equipe de Projeto Elabora Cumprimento metodológico Líder de Projeto Escritório de Projetos SGE Elabora Aprova Líder de Projeto Patrocinador Elabora Líder de Projeto Elabora Líder de Projeto + Equipe Aprova Patrocinador Divulga Patrocinador

40 O Site de Projetos Novo ambiente computacional o passa a estar hospedado em ambiente computacional do SERPRO, no Rio de Janeiro - mais segurança, estabilidade, escalabilidade, etc. Nova versão do software (EPM) - novas funcionalidades; uma interface leve e mais amigável; etc. Possibilidade de acesso externo ao ambiente para usuários cadastrados e com senha Em desenvolvimento um conjunto de novas funcionalidades para automação de toda a metodologia de gestão de projetos conforme descrita no Modelo de Operacionalização de Governança da Rede de Inovação aprovado pelo CEG em dezembro de 2013 Em desenvolvimento um Dashboard de projetos e um conjunto de Relatórios Gerenciais com informações sobre os projetos cadastrados no ambiente

41 O Site de Projetos

42 O Site de Projetos

43 BI do Portfólio de Projetos APURAÇÃO E ANÁLISE PRELIMINAR CONSOLIDAÇÃO E DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS Gestão da Estratégia Gestão de Projetos Iniciar Planejar Executar Controlar Encerrar Líder de Projeto Escritório de Projeto Base SGE BI Portfólio de Projetos Estratégico Gestão de Processos

44 BI do Portfólio de Projetos Visão Executiva: Portfólio MF

45 BI do Portfólio de Projetos Visão Executiva: Desempenho do Ministério da Fazenda

46 BI do Portfólio de Projetos Visão Executiva: Desempenho do Órgão

47 BI do Portfólio de Projetos Detalhamento dos Projetos por Órgão

48 BI do Portfólio de Projetos Visão Geral - Projeto

49 Competências e Capacitação em Projetos OBJETIVO GERAL Construção de um sistema de acompanhamento e controle do desenvolvimento de competências dos gerentes de projeto do MF, por meio de duas metodologias: Gestão de competências Trilhas de aprendizagem JUSTIFICATIVAS: Identificar as competências necessárias para o alcance de objetivos estratégicos; Subsidiar decisões de investimento no desenvolvimento de competências e posicionamento de colaboradores; Acompanhar sistematicamente o know how dos colaboradores e equipes como ferramenta de gestão do conhecimento;

50 A Carteira de Projetos Estratégicos Corporativos do MF

51 Gestão de Projetos Portfólio Situação dos Projetos PECs BID SPOA Em Planejamento Em Execução Suspensos ou Cancelados Encerrados Total

52 Competências e Capacitação em Projetos ETAPAS DO PROJETO: PRODUTOS: Construção do mapa de competências Mapa de competências; Avaliação das ações de capacitação oferecidas Diagnóstico das competências individuais; Identificação de lacunas de competências Planilha de correlação de objetivos instrucionais; Planilha de lacunas de competências Definição das trilhas de aprendizagem Trilha preliminar de aprendizagem Construção do sistema de acompanhamento do desenvolvimento de competências Construção do sistema de avaliação de impacto de treinamento Planilha de gestão de competências Avaliação de impacto de treinamento

53 Desafios 2015 Desenho e implantação de uma metodologia de análise de viabilidade de projetos Disponibilização da Automatização da Metodologia de Gerenciamento de Projetos. Elaboração de novo um curso EAD para treinamento e capacitação de servidores fazendários no uso do método e do ferramental relativo a projetos considerando o disposto na nova versão do Modelo de Governança e Operacionalização da Rede de Inovação do MF Execução de mais um curso EAD para treinamento e capacitação de servidores fazendários no uso do método e do ferramental relativo a projetos Execução de um novo ciclo de revisão do Modelo de Governança e Operacionalização da Rede de Inovação do MF Submissão da Proposta de Nova Versão do Modelo de Governança e Operacionalização da Rede de Inovação do MF para fins de aprovação

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55 Ministério da Fazenda MF Secretaria Executiva - SE Subsecretaria de Gestão Estratégica SGE Fim Qual é a sua Mensagem?

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