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1 INSTITUTO INTERAMERICANO DE COOPERAÇÃO PARA A AGRICULTURA TERMO DE REFERÊNCIA (TR) GAUD VAGA 1 IDENTIFICAÇÃO DA CONSULTORIA Contratação de consultoria pessoa física para serviços de preparação e adequação do Sistema de Gestão da Secretaria de Ciência e Tecnologia para Inclusão Social SECIS para realização da auditoria externa para certificação NBR ISO 9001:2008 dos processos Análise e Aprovação de Convênios, Termos de Parceria e Termos de Cooperação. 2 JUSTIFICATIVA A Secretaria de Ciência e Tecnologia para Inclusão Social SECIS implementou recentemente seu Sistema de Gestão Estratégica que resultou em alterações de procedimentos, geração de novas estruturas de trabalho e sistemáticas internas, gerando ações para o seu fortalecimento institucional e conseqüente melhoria de gestão. O intuito dessas alterações é a adoção de novas práticas gerenciais e de planejamento estratégico pela SECIS, possibilitando assim, maior transparência no acompanhamento e na avaliação de suas ações, projetos e programas, e por decorrência, controle social mais efetivo dos resultados e impactos deles gerados. A busca de uma melhor estruturação das competências institucionais da Secretaria, a partir do seu planejamento estratégico e das novas práticas gerenciais, exigem constante e permanente reflexão acerca da necessidade de alinhamento da missão da Secretaria e de seus programas de atuação com as necessidades e demandas sociais existentes em todo Brasil. Atualmente existe uma preocupação no sentido de elaborar estratégias de convergência de políticas públicas para otimização das ações federais, desde a análise das demandas existentes até a avaliação da efetividade das políticas implantadas e sustentabilidade dos projetos. Nesse sentido, a importância de se estabelecer padrões de procedimentos reconhecidos e aceitos nacionalmente é determinante para a implementação dos processos e macro fluxos estabelecidos pela ordenamento estrutural da gestão estratégica em curso na SECIS. Assim, além dos padrões de procedimentos reconhecidos e aceitos, precisa-se de estratégias criativas para implementar uma estrutura de excelência institucional que permita dinamizar o processo de planejamento, desenvolvimento, controle e atuação corretiva na execução das políticas públicas a cargo da SECIS, em todo País. Traçando um cenário nacional, pode-se delinear um mapa de integração com a construção, de forma participativa, de plataformas de integração regional que contemplem as demandas locais, as responsabilidades dos agentes atuantes (Governo Estadual, Governo Municipal, Parlamentares, ONG s e a comunidade) e as diretrizes de atuação para posicionar os programas de ciência e a tecnologia como um eixo irradiador da integração local. 1

2 O cenário aqui descrito, confirma as análises de que a base para construção destas estratégias se encontra em 3 eixos básicos: 1. Alcance da excelência institucional da Secretaria de Ciência e Tecnologia para Inclusão Social SECIS no desenvolvimento de políticas públicas e composição de uma estrutura organizacional focada na qualidade e na transparência; 2. Desenvolvimento da integração regional com fomento da convergência de políticas públicas e criação de plataformas de integração regional para dinamização das ações de inclusão social; 3. Compromisso com a sustentabilidade dos projetos aprovados e com a participação social das comunidades beneficiadas. Muito já se avançou nos últimos anos no fortalecimento do primeiro eixo básico citado acima que é o alcance da excelência institucional. Para alcançar sua missão social a SECIS estabeleceu uma estrutura ágil e eficaz que possibilitasse maior eficiência na gestão de seus principais processos. Dessa maneira, se pode destacar a implementação dos Serviços de Documentação e de Atendimento ao Cidadão, os Comitês de Gestão Estratégica, de Relacionamento e da Qualidade, além das Coordenações Regionais e Grupos Temáticos. Todas essas melhorias foram realizadas para o cumprimento de 2 (dois) grandes desafios: criar uma estrutura de gestão focada na excelência institucional e desenvolver as diretrizes técnicas de atuação nas áreas dos programas básicos. Fomentar a utilização da tecnologia como instrumento de inclusão social em um país de dimensões continentais como o Brasil é um desafio que está diretamente ligado à estruturação de sistemas de gestão eficientes que permitam aumentar a governança sobre as linhas de ação e descentralizar as estruturas de gerenciamento. Neste contexto, o desenvolvimento do Sistema de Gestão Estratégica da SECIS precisa contemplar um conjunto de estruturas e processos que funcionem de forma interdependente integrando seus colaboradores nos objetivos da Secretaria. É importante que todos os departamentos e coordenações gerais e demais unidades organizacionais da Secretaria atuem de forma integrada, sendo isso fator determinante para o alcance efetivo do que estabelece o eixo básico de alcance da excelência institucional, com o desenvolvimento de políticas públicas e composição de uma estrutura organizacional e administrativa, focada na qualidade e transparência. Para tanto foram modelados os principais macrofluxos que constituem a espinha dorsal da Secretaria. São eles: Análise e aprovação de convênios; Análise e aprovação de termos de parceria; e Análise e aprovação de termos de cooperação. Esses macrofluxos necessitam ser geridos de forma adequada, levando-se em conta os princípios da qualidade que traduzem uma gestão com excelência. No tocante à qualidade, as normas ISO servem como parâmetro para a implementação, manutenção e melhoria de Sistemas de Gestão. A Norma NBR ISO 9001:2008 é internacionalmente reconhecida e sua implementação tem se mostrado como um diferencial para as organizações que a possui, sejam elas privadas ou públicas e apesar da maioria das certificações NBR ISO 9001:2008 ser para o setor privado, já existem no setor público alguns exemplos de instituições que optaram por 2

3 certificar seus Sistemas de Gestão. Seguindo essa tendência, a Secretaria pretende certificar seu Sistema de Gestão Estratégica, definindo como escopo para essa certificação os processos de análise e aprovação de convênios, termos de parceria e termos de cooperação, que constituem a espinha dorsal da SECIS, conforme dito anteriormente. Para tanto, será necessário envolver todas as estruturas organizacionais e administrativas existentes. Vale ressaltar que o Serviço de Documentação possui papel determinante na integração de todas as áreas. Além disso, foi implementada nova versão do software informatizado para gestão dos projetos da Secretaria (Próton 2.0 Módulo Projeto), que foi reformulado para melhor administração dos macrofluxos que constituem o alvo da certificação NBR ISO 9001:2008 da secretaria. 2.2 Enquadramento da consultoria: A presente consultoria enquadra-se no Projeto de Cooperação Técnica IICA- PROJETO BRA/IICA/08/001, Objetivo Imediato nº 04, Produto 4.6. OBJETIVO IMEDIATO 4: Aperfeiçoar o sistema de monitoramento e avaliação das ações desenvolvidas pela SECIS. PRODUTO: 4.6 Sistemas descentralizados de gestão, cooperação e governança de ações de C&T aperfeiçoados. ESPECIFICAÇÃO: Preparação e Adequação do Sistema de Gestão da SECIS, para realização de certificação dos Processos. 3 OBJETIVO GERAL Prestação de serviços técnicos especializados para preparação e adequação do Sistema de Gestão da Secretaria de Ciência e Tecnologia para Inclusão Social SECIS para realização da auditoria externa para certificação NBR ISO 9001:2008 dos processos Análise e Aprovação de Convênios, Termos de Parceria e Termos de Cooperação. 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Avaliar os processos de implementação dos macrofluxos: análise e aprovação de convênios, termos de parceria e termos de cooperação, atualmente vigentes na Secretaria de Ciência e Tecnologia para Inclusão Social SECIS, no que tange aos aspectos críticos para o desempenho institucional; Promover reuniões estratégicas para adequar e preparar as árvores de processos e descritivo dos procedimentos necessários para certificação do Sistema de Gestão da Secretaria de Ciência e Tecnologia para Inclusão Social SECIS; Elaborar a documentação da qualidade do Sistema de Gestão da Secretaria de Ciência e Tecnologia para Inclusão Social SECIS; Realizar auditoria interna para validação do Sistema de Gestão da Qualidade implementado. 5 PRODUTOS 1. Produto 1 Programa de Execução da Consultoria - PEC, que corresponde ao documento detalhado com a descrição dos produtos e planejamento técnico das ações a serem desenvolvidas e cronograma correspondente, incluindo, no mínimo, os seguintes itens: 3

4 Identificação do objeto da consultoria Introdução (com os principais antecedentes) Justificativa Objetivos Duração da consultoria Localização e áreas de abrangência da consultoria Insumos necessários Produtos e atividades Metodologia Estratégia de desenvolvimento (articulação institucional) Resultados esperados Cronograma de execução 2. Produto 2 Documento técnico contendo o diagnóstico do Sistema de Gestão da Qualidade da Secretaria de Ciência e Tecnologia para Inclusão Social SECIS com relação aos requisitos da Norma NBR ISO 9001: Análise de todas as práticas de gestão da SECIS; 2.2. Análise da estrutura organizacional e administrativa vigente na SECIS; 2.3. Análise da documentação da qualidade elaborada para o Serviço de Atendimento ao Cidadão; 2.4. Avaliação da situação da Gestão da Qualidade da SECIS em relação ao atendimento aos requisitos da Norma ISO 9001:2008; 2.5. Elaboração do relatório do produto. 3. Produto 3 Documento técnico contendo a definição do escopo da certificação, estruturação e macrofluxo da interação dos processos da Secretaria de Ciência e Tecnologia para Inclusão Social SECIS relacionados com o escopo da certificação definido Definição do escopo da certificação da SECIS; 3.2. Análise da interação entre todos os processos da SECIS relacionados com o escopo da certificação definido; 3.3. Elaboração do relatório do produto. 4. Produto 4 Documento técnico contendo o descritivo da documentação da qualidade da Secretaria de Ciência e Tecnologia para Inclusão Social SECIS Definição da Política e Objetivos da Qualidade; 4.2. Descrição do procedimento Controle de Documentos ; 4.3. Descrição do procedimento Controle de Registros ; 4.4. Descrição do procedimento Auditoria Interna ; 4.5. Descrição do procedimento Tratamento de Não-Conformidades, Ações Corretivas e Preventivas ; 4.6. Descrição do Manual da Qualidade. 5. Produto 5 Documento técnico contendo a modelagem dos processos necessários para certificação do escopo definido para a Secretaria de Ciência e Tecnologia para Inclusão Social SECIS Análise do macrofluxo da interação dos processos relacionados ao escopo da certificação definido; 4

5 5.2. Descrição e/ou revisão dos procedimentos operacionais, tabela de registros e tabela de indicadores necessários. 6. Produto 6 Documento técnico contendo auditoria interna da qualidade, relatórios de não-conformidade, ações corretivas e preventivas e relatório da reunião de análise crítica Realização de auditoria interna; 6.2. Descrição do relatório de auditoria interna; 6.3. Realização da reunião de análise crítica; 6.4. Descrição do relatório da adequação do Sistema de Gestão da Qualidade da secretaria à NBR ISO 9001: ESTRATÉGIA DE AÇÃO Descrição das principais atividades a serem realizadas durante o período da consultoria, de maneira que se possa avaliar melhor o trabalho a ser desenvolvido. Citar, quando for o caso, a articulação institucional a ser empreendida. 7 CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO E DURAÇÃO DA CONSULTORIA PRODUTOS PERÍODO PREVISTO PARA EXECUÇÃO DE AÇÕES E OBTENÇÃO DE PRODUTOS Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês 10 Mês 11 Mês 12 PRAZO DE CONTRATO: 12 MESES 8 INSUMOS Disponibilização de salas de reuniões para realização do acompanhamento dos trabalhos e interação com os colaboradores. 9 QUALIFICAÇÕES PROFISSIONAIS Formação profissional de nível superior, com experiência em áreas da qualidade, planejamento, modelagem de processos, administração e gestão estratégica. Ser residente em Brasília/DF MÉTODO DE SELEÇÃO Processo Seletivo Simplificado, incluindo as etapas de análise curricular e entrevista; Comprovação da Formação Superior, por meio de documento original ou cópia autenticada em Cartório, bem como da experiência profissional, quando da realização da entrevista para a seleção do consultor. 5

6 11 LOCALIZAÇÃO DA CONSULTORIA Os trabalhos serão realizados com horas presenciais no Ministério da Ciência e Tecnologia, nas atividades onde a interação com a equipe for necessária e com horas não presenciais para planejamento, desenvolvimento, análise e elaboração de relatórios. 12 RESPONSABILIDADE PELA SUPERVISÃO DA CONSULTORIA A responsabilidade pela supervisão e aceitação dos serviços a serem contratados será do Secretário de Ciência e Tecnologia para Inclusão Social. 13 CUSTO TOTAL O valor dos honorários para os referidos serviços será de R$ ,00 (cento e dois mil, duzentos e cinqüenta reais). 14 FORMA DE PAGAMENTO E APROVAÇÃO DOS PRODUTOS 15% (15.337,50) mediante apresentação e aprovação pela SECIS/MCT e IICA do Produto 1 (PEC), no mês 01; 20% (20.450,00), mediante apresentação e aprovação pela SECIS/MCT e IICA do Produto 2, no mês 3; 15% (15.337,50) mediante apresentação e aprovação pela SECIS/MCT e IICA do Produto 3, no mês 5; 10% (10.225,00) mediante apresentação e aprovação pela SECIS/MCT e IICA do Produto 4, no mês 8; 15% (15.337,50) mediante apresentação e aprovação pela SECIS/MCT e IICA do Produto 5, no mês 10; 25% (25.562,50) mediante apresentação e aprovação pela SECIS/MCT e IICA do Produto 6, no mês FONTE DE FINANCIAMENTO Os recursos para pagamento do Contrato de Consultoria regulado por este Termo de Referência são oriundos do Orçamento Geral da União, em rubricas destinadas ao Ministério da Ciência e Tecnologia, e neste, à Secretaria de Ciência e Tecnologia para Inclusão Social - SECIS, alocadas ao Projeto de Cooperação Técnica BRA/IICA/08/001 - Fortalecimento da Capacidade Técnica, Institucional e Operacional da SECIS/MCT. 6

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