Apresentação ao Grupo de Usuários PROCERGS

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1 Apresentação ao Grupo de Usuários PROCERGS Ricardo Neves Pereira Subsecretário da RE Ivo Estevão Luft Júnior Assessor de Planejamento APLAN 22/03/2013

2 Introdução Apresentação pessoal A transferência do conhecimento entre as gestões governamentais antes do Planejamento Estratégico

3 A evolução na Gestão da RE Linha do tempo A concepção da Identidade Organizacional da Instituição A adequação de uma Metodologia de Planejamento Estratégico O Sistema de Planejamento - SisPlan A concepção de um instrumento de gestão para premiação As resistências internas no trabalho com consultorias O desdobramento das Metas (GMR) Demais ferramentas (PAC Inteligente, PGI, LEP) O sistemas corporativos Escritório de Projetos O acompanhamento dos resultados As linhas de financiamentos (PROFISCO, FUNSEFAZ, Tesouro Livre, e outros) Escritório de Processos As certificações dos Processos

4 Identidade Organizacional MISSÃO VISÃO VALORES Exercer a administração tributária com justiça e transparência, otimizando a receita e contribuindo para o desenvolvimento econômico e a sustentabilidade fiscal, em benefício da sociedade. Consolidar-se como instituição pública moderna, ágil e eficaz, essencial ao Estado, por meio da excelência na administração tributária. Justiça Qualidade Valorização Integridade

5 Eixos Norteadores Identidade Organizacional Política tributária => Desenvolvimento, Justiça Fiscal e Inclusão Social. Preponderância da ação fiscal preventiva Ação fiscal repressiva => Ação Fiscal Integrada e Combate à Fraude Estruturada. Aprimoramento contínuo => Tecnologia, RH e Processos de Trabalho.

6 As estratégias A metodologia de Planejamento Estratégias de longo prazo Propósitos Missão e Visão de futuro Estratégias médio prazo Objetivos Propósitos

7 Mapa Estratégico A metodologia de Planejamento

8 Metas A metodologia de Planejamento Desdobramento anual dos Objetivos Meta Prazo definido Indicadores de desempenho Meta quantitativa Sim Valor definido? Meta qualitativa Não

9 Ações A metodologia de Planejamento Medidas a serem tomadas AÇÕES Novo projeto Melhorias nas rotinas e processos

10 Etapas A metodologia de Planejamento Organização das medidas Cronograma físico de realização Etapa

11 Resumo A metodologia de Planejamento VISÃO Situação futura a ser alcançada (10 anos), posição desejada. Onde queremos chegar e como queremos ser vistos? MISSÃO O que devemos fazer? Para quem? Para quê? PROPÓSITOS Objetivos de longo prazo (4 anos) OBJETIVOS Estratégia de curto prazo na busca dos Propósitos ETAPAS Organização das medidas em um cronograma físico AÇÕES Medidas a serem tomadas Novo projeto ou melhoria nas rotinas e processos METAS Desdobramento de cada Objetivo Prazo, valor e indicador Eixos Norteadores Valores Fundamentais

12 Tempo X Nível das estratégias A metodologia de Planejamento Longo Prazo Visão Missão Propósitos Estratégico Objetivos Tático Metas Ações Etapas Operacional Curto Prazo

13 A participação e responsabilidade dos servidores no Planejamento A metodologia de Planejamento Validação dos Propósitos e Objetivos Proposição de Pré-Metas e Pré-Ações Validação das Metas e Ações Cadastro das Etapas Construção dos Indicadores Equipe Diretiva da SEFAZ Subsecretarias e Supervisões Equipe Diretiva da SEFAZ Divisões da RE APLAN

14 A participação e responsabilidade dos servidores no planejamento A metodologia de Planejamento ETAPA AÇÃO META Responsável A e B Coordenador A e B Gestor Titular e Subst. Avaliador Titular e Subst.

15 A participação e responsabilidade dos servidores no planejamento A metodologia de Planejamento Mais de 70% dos servidores nominalmente envolvidos e comprometidos com o Planejamento Estratégico.

16 Via internet (fora da rede SEFAZ), clique no link https:// sisplanhomologacao.sefaz.rs.gov.br e informe o seu login e senha da rede Acesso ao SisPlan Navegação, cadastramentos e avaliações no SisPlan Estando conectado na rede SEFAZ, acesse o link (clique aqui) ou na intrasefaz:

17 Página inicial Navegação, cadastramentos e avaliações no SisPlan Apresenta todas as suas responsabilidades:

18 Área de trabalho Navegação, cadastramentos e avaliações no SisPlan Apresenta todas as suas Metas, Ações e Etapas:

19 Consulta Navegação, cadastramentos e avaliações no SisPlan Apresenta todas as Metas, Ações e Etapas:

20 Definição O alinhamento do planejamento com o PPE Metas do planejamento são anuais; Metas do PPE são trimestrais; Equipe Diretiva seleciona metas para o trimestre; Equipe Diretiva pontua as Metas para o trimestre; Comitê de Controle acompanha e valida o processo de medição e pagamento do PPE; Condicionado a entrega do Relatório Individual de Atividades.

21 Indicação da pontuação no SisPlan O alinhamento do planejamento com o PPE

22 Resistências às consultorias

23 Família GMR O desdobramento das Metas

24 PGI, LEP e outras Demais ferramentas x Sistemas corporativos PGI

25 Macroprocessos da RE Processos da Receita Estadual PROCESSOS DE GESTÃO CORPORATIVA Desenvolvimento Ação Institucional Planejamento Comunicação Institucional PROCESSOS FINALÍSTICOS Tributação Arrecadação Fiscalização Contencioso Cobrança Relacionamento Atendimento PROCESSOS DE APOIO Gestão de RH Gestão Administrativa Gestão de TI

26 Matriz de Afinidades Estratégias X Metas X Processos Matriz de Afinidades

27 Banco de Indicadores dos Processos Processos da Receita Estadual Tempo Médio da Lavratura ao Julgamento do AL; Tempo de Médio de Contencioso de 1ª instância; Tempo Médio de Tramitação na DPF; Tempo Médio de Instrução do Processo;

28 Origem dos Projetos A Gestão por Projetos

29 O que é um projeto? Escritório de Projetos Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, melhoria em um processo, serviço ou resultado exclusivo. A sua natureza temporária indica um início e um término definidos.

30 Ciclo de vida do projeto Escritório de Projetos Concepção Planejamento Execução Fechamento 1 Aprovação Escopo e Estimativas 2 Aprovação Planejamento 3 Aceite do Projeto Monitoramento e Controle

31 Os primeiros mapeamentos Escritório de Projetos Tributação Fiscalização Contencioso Cobrança Atendimento Método de Trabalho Mapeamento das 733 Tarefas; Identificação de 354 Oportunidades de Melhoria; Redução de 65 tarefas manuais; Definição de 69 Indicadores de desempenho dos processos; Priorização das ações de melhoria, com estruturação de 26 Projetos, contemplando 148 ações. 59 servidores envolvidos 80 reuniões de trabalho Premissas e diretrizes definidas pelo Subsecretário da RE Reprojeto validado pelo Subsecretário da RE

32 Diagnóstico da Gestão de Projetos na RE Motivação Inicial do EP Alto volume de demandas descontinuadas em virtude de novas prioridades de gestão; Os projetos em execução envolvem diversas áreas da estrutura organizacional, sem a devida integração; Fragilidade na visão sistêmica em decorrência da falta de cultura, metodologia e ferramentas; Nível inadequado de controle institucional e monitoramento do alinhamento estratégico.

33 Diagnóstico da Gestão de Projetos na RE Motivação Inicial do EP Definição imprecisa ou informal dos objetivos e das métricas de sucesso Falta de informações estruturadas Impossibilidade de comparar projetos Visão precária dos aspectos quantitativos, qualitativos e financeiros Percepção subjetiva Da dimensão institucional Da viabilidade e da relação custo x benefício Do impacto Gestão predominantemente departamental Tratamento incompleto de escopo RH Processos Projeto Tecnologia Legal Obras Civis

34 Papéis e Responsabilidades Papel Funcional do EP Definir, disseminar e capacitar as equipes na metodologia institucional de gestão de projetos; Promover a integração entre as ações interdependentes do portfólio da Receita Estadual; Criar instrumentos de priorização e alinhamento estratégico do portfólio de projetos da Receita Estadual; Apoiar os Gerentes de Projetos e Coordenadores de Programa na gestão dos recursos humanos, financeiros e materiais para os projetos da RE; Oferecer análises técnicas à Equipe Diretiva ao longo do ciclo de vida dos projetos.

35 Relacionamento com as Áreas Papel Funcional do EP Equipe Diretiva Áreas EQUIPES DE PROJETO EP APLAN GP Padronização e Acompanhamento Desenvolvimento dos Projetos

36 Envolvidos com Projetos na RE Patrocinadores: 3 Coordenação do Escritório de Projetos: 4 Coordenação dos Programas: 2 Gerentes de Projetos e Adjuntos: 34 Membros das Equipes de Projeto: 61 Estrutura de Pessoal Envolvimento parcial dos AFTEs

37 Metodologia Inicial Adotada Método Adotado Iniciação Planejamento Execução e Controle Encerramento

38 Metodologia Inicial Adotada Método Adotado Iniciação Planejamento Execução e Controle Encerramento

39 Metodologia Inicial Adotada Método Adotado Iniciação Planejamento Execução e Controle Encerramento E P

40 Metodologia Inicial Adotada Método Adotado Iniciação Planejamento Execução e Controle Encerramento

41 Ambiente Tecnológico Ferramentas Utilizadas Atual Sharepoint 2010 MS Project 2010 Infopath 2010 SISPLAN 2.0 Futuro EPM 2010 integrado ao SISPLAN

42 O Portfólio de Projetos Escritório de Projetos A F V D C I D E E P B F I T C D N F G M I P T I E F N C G A B I S T A T M G M L G S A T G D I R M R E * S I R E G C E P B I D E F I R E R F R E M C Apoio

43 A institucionalização Escritório de Projetos Portaria de institucionalização do EP Portaria de formação das Equipes dos Projetos

44 Vinculação com o Planejamento Planejamento Estratégico 2013 Meta = Programa Ação = Projeto Etapa = Tarefa relevante do projeto Inclusão de Indicador na Ação % de relatórios de acompanhamento do projeto produzidos no trimestre

45 Proj. / Ativ. do Orçamento Estadual Fontes de Financiamento GESTÃO DO FUNSEFAZ - RECEITA GESTÃO DA RECEITA ESTADUAL PROFISCO/SEFAZ - BID BNDES/PMAE TRIBUTARIO PROMOÇÃO E EDUCAÇÃO FISCAL NOTA FISCAL GAUCHA -SEFAZ

46 Caminhos para a sua construção Escritório de Processos Programa de Desenvolvimento do Gestor da RE - PDGRE Contratação de consultoria Concepção do método Portaria de Institucionalização Disseminação da cultura

47 As Sistemáticas de Acompanhamento O acompanhamento dos Projetos Sistemática de acompanhamento dos Projetos

48 As Sistemáticas de Acompanhamento O acompanhamento dos resultados Sistemática de acompanhamento do Resultados

49 O Modelo do Sucesso Ideia Seleção Novo Processo Planejamento Avaliações Demanda Projeto Novo Valor Indicadores PPE APLAN

50 ICMS EM R$ BILHÕES (IGP-DI) Evolução da Receita com o ICMS no Estado 25,00 EVOLUÇÃO DO ICMS (Valores Reais pelo IGP-DI (Jan/2013) 22,2 BI 20,00 15,00 10,00 5,

51 Uma Receita de Sucesso Obrigado! Ricardo Neves Pereira Ivo Estevão Luft Júnior

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