MANUAL DE GESTÃO DE PROJETOS: Guia de referência do sistema de gestão de projetos do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região

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1 MANUAL DE GESTÃO DE PROJETOS: Guia de referência do sistema de gestão de projetos do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região Belém PA 2013

2 MANUAL DE GESTÃO DE PROJETOS: Guia de referência do sistema de gestão de projetos do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região ÓRGÃO RESPONSÁVEL PELO PROJETO THIAGO RODRIGUES REIS Diretor da Secretaria de Gestão Estratégica CONTATOS (91) TEMA Gestão Estratégica

3 Ser reconhecido como o melhor Tribunal para se trabalhar e de melhores resultados. Visão de Futuro do TRT da 8ª Região. 1 JUSTIFICATIVA A gestão de projetos pressupõe que toda organização que trabalhe com inovação, e que possa estruturas o processo de criação de novas funcionalidades e novos processos em uma atividade que possui início, meio e fim bem definidos, deveria adotar a cultura de projetos. A implantação desse novo modelo de gestão constitui iniciativa do planejamento estratégico do TRT8, vinculada à meta institucional nº 20, que consiste em alinhar 100% das unidades administrativas e judiciárias à estratégia institucional, até dezembro de No que tange à gerência de projetos, a iniciativa pretende dotar a estrutura organizacional do Tribunal de um escritório corporativo de projetos, com a missão de facilitar a elaboração e a condução de projetos, bem como disseminar a cultura do gerenciamento de projetos no Tribunal, conforme dispõe a Resolução nº 70/2009,do Conselho Nacional de Justiça. Desse modo, com base na metodologia preconizada pelo Project Management Body of Knowledge - PMBOK, o modelo de gestão de projetos do TRT8 tem a missão de simplificar e ao mesmo tempo padronizar a concepção e execução de projetos dentro do Tribunal, contribuindo de forma efetiva para o atingimento das metas institucionais da organização. Considerando que a comunicação foi identificada como a maior razão de sucesso ou fracasso de um projeto, as orientações e diretrizes apresentadas neste documento tem como objetivo principal criar uma linguagem comum de gestão de projetos no Tribunal.

4 2 OBJETIVOS 2.1 GERAL PODER JUDICIÁRIO - Dotar o Tribunal de metodologia em gerenciamento de projetos, com o intuinto de criar uma linguagem comum de gestão de projetos no Tribunal. 2.2 ESPECÍFICOS - Sistematizar o processo de gerenciamento de projetos no âmbito do Tribunal, com a definição clara do ciclo de vida dos projetos e seu fases; - Contribuir para o contínuo aperfeiçoamento dos métodos de trabalho e da execução estratégica do orçamento do Tribunal; - Disseminar a cultura de projetos no Tribunal, com definição de cronogramas precisos para a implementação de novas funcionalidades. 3 PÚBLICO-ALVO: Magistrados, gestores e servidores do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região. 4 ALINHAMENTO ESTRATÉGICO 4.1 TEMA ESTRATÉGICO: Eficiência operacional. 4.2 OBJETIVO ESTRATÉGICO: Implementar políticas para tornar efetiva a área meio. 4.3 METAS INSTITUCIONAIS: nº 20: alinhar 100% das unidades administrativas e judiciárias à estratégia institucional, até dezembro de 2013 e nº 30: alcançar 100% de aplicação dos recursos orçamentários estratégicos ao final de cada exercício. 4 METAS ALCANÇADAS - Projetos sendo gerenciamento com a metodologia; - Implantação do Processo Judicial Eletrônico no TRT8 foi planejada por meio de um plano de projeto; - Instalações de novas Varas do Trabalho sendo conduzidas de acordo com a metodologia de gerenciamento de projetos.

5 5 MARCOS E ENTREGAS DO PROJETO O projeto teve início ao final de 2011, com a seleção do Chefe do Seção de Projetos, através de um Processo Seletivo Interno - PSI realizado pela Escola de Capacitação e Aperfeiçoamento Itar Sá da Silva - ECAISS. Logo após o resultado final do PSI e o provimento da função, a metodologia começou a ser elaborada. A base para construção do manual foi o Guia PMBOK, que reune as melhores práticas em gerenciamento de projetos, e que vem servindo de base para a construção de várias metodologias de gestão de projetos no Poder Judiciário. O modelo proposto para o Tribunal inclui cinco fases interdepentes para o ciclo de vida dos projetos: - Iniciação; - Planejamento; - Execução; - Monitoramento e Controle; - Encerramento. GRÁFICO I FASES DO PROJETO Termo de Abertura do Projeto Avaliação dos Resultados, Proposição de Mudanças INICIAÇÃO MONITORAMENTO E CONTROLE ENCERRAMENTO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO Termo de Encerramento do Projeto Elaboração do Plano de Projeto Execução do Projeto e Controle de Requisitos Fonte: Secretaria de Gestão Estratégica/TRT8.

6 Após a publicação do manual de gestão de projetos, foi implementada ferramenta para gerenciamento e controle dos projetos estratégicos do Tribunal, o GP-Web. O sistema GP-Web, no gerenciamento de projetos, gestão estratégica, tramitação interna de mensagens e documentos eletrônicos protocolados, se propõe a ser uma solução completa e integrada para qualquer organização pública ou privada. Funciona via Web, tendo sido criado na linguagem PHP com banco de dados MySQL. Instalado em servidor próprio do Tribunal, o sistema GP- Web não envolveu nenhum custo direto, devido sua característica de software livre. Através do sistema, todos os projetos estratégicos, em andamento no Tribunal, serão cadastrados para controle de execução e cronograma, servindo como base de informações gerenciais à Administração para acompanhamento das iniciativas estratégicas e dos seus respectivos projetos, além de servir como fonte de acompanhamento da execução do orçamento do Tribunal, no que tange aos investimentos.

7 CONCLUSÃO Assegurar o acesso à justiça, de forma efetiva, na composição dos conflitos decorrentes das relações de trabalho. Missão Institucional do TRT da 8ª Região. Com a implementação do Manual de Gestão de Projetos, o TRT da 8ª Região deu o passo inicial para atingir um nível maior de maturidade em gerenciamento de projetos. Acredita-se que a gestão de projetos pode ajudar o Tribunal a executar de maneira mais efetiva seu orçamento, sobretudo o orçamento estratégico, e também servir de mola propulsora para a inovação no âmbito de sua atuação. Para isso, a cultura de gestão de projetos deve ser adicionada à cultura organizacional, sobretudo em áreas administrativas estratégicas como Tecnologia da Informação, Comunicação Social, Gestão de Pessoas e Serviços de Engenharia e Manutenção. Com isso o Tribunal conseguirá aumentar sua eficiência operacional e alcançar de maneira mais consistente seus objetivos estratégicos de médio e longo prazo.

8 ANEXOS TERMO DE ABERTURA DE PROJETO PLANO DE PROJETO

9 ACESSO AO SISTEMA GP-WEB ( ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS NO GP-WEB GRÁFICO DE GANTT

10 DETALHES DOS PROJETOS

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