Manual. Explicativo Controle de Estoque

Transcrição

1 Manual Explicativo Controle de Estoque Bsoft Internetworks 2012

2 Sumário **Cadastro**... 3 *Almoxarifado*... 4 *Destino de Uso*... 5 *Solicitante*... 6 *Grupos e Subgrupos de Produtos*... 7 *Marcas de Produtos*... 9 *Produtos* Dados Produto Dados para NFe Fornecedor/Cotações Movimentações do Produto Valores de Produtos por Clientes *Kit de Produtos* Saldo Disponível do Kit *Configurações de Impostos dos Gêneros de Produtos* *Valores de Produtos por Clientes* *Ajustes de Código de Produtos* **Entradas/Compras** Principal Itens da Nota Dados do Item Pis/Cofins Despesas da Nota **Saídas** **Empréstimos/Devoluções** Empréstimo Devolução Página 2

3 Manual Explicativo Controle Estoque **Cadastro** Estes cadastros podem ser feitos através dos caminhos: Estoque > Cadastros, conforme demonstrado na Fig. 01. ou entrando em: Cadastros > Estoque e Produtos, conforme demonstrado na Fig. 02. FIG 01 FIG 01 Página 3

4 *Almoxarifado* Para acessar a tela de cadastro de almoxarifados entre em: Estoque > Cadastros > Almoxarifados, como demonstrado na Fig. 01. FIG 01 Nesta tela cadastre os almoxarifados, ou seja, os locais que estoca os materiais de utilização da empresa. Clique em incluir e informe a descrição do almoxarifado, esta descrição facilitará no momento dos lançamentos, em seguida clique em confirmar. Na parte inferior da tela listará todos os almoxarifados cadastrados na empresa. FIG 02 Página 4

5 *Destino de Uso* Para acessar a tela de cadastro de destino de uso entre em Estoque > Cadastros > Destinos de Uso, conforme demonstrado na Fig. 01. FIG 01 Cadastre os locais ou finalidades a que se destinam os materiais, para que posteriormente informe na saída dos produtos. Clique em Incluir e informe o local onde será utilizado o material da saída. Marque a opção frota para tornar obrigatório selecionar o veículo no lançamento de saída de estoque. Clique em confirmar. FIG 02 Página 5

6 *Solicitante* Para acessar a tela de cadastro de solicitante entre em Estoque > Cadastros > Solicitantes, como demonstrado na Fig. 01. FIG 01 Cadastre os solicitantes para fazer os lançamentos de saídas e empréstimos de materiais. Clique em incluir, no campo solicitante informe o nome de quem estará solicitando a mercadoria. FIG 02 Página 6

7 *Grupos e Subgrupos de Produtos* Para acessar a tela de cadastro de grupo e subgrupos de produtos entre em Estoque > Cadastros > Grupo e Subgrupos de Produtos, como demonstrado na Fig. 01. FIG 01 O cadastro de grupos e subgrupos servirá para organização do almoxarifado, conforme exemplo na Fig. 02, o grupo é 001-oficina e o subgrupo 002-chaves, deverá selecionar o grupo e subgrupo ao cadastro do produto. Para incluir um grupo clique com o botão direito do mouse na área branca da tela, como demonstrado na Fig. 02, e selecione a opção incluir. Abrirá uma nova tela conforme a Fig. 03, informe a descrição do grupo. FIG 02 Página 7

8 FIG 03 Para cadastrar um subgrupo 1º clique com o botão direito na tela, em um local em branco; 2º clique na opção incluir subgrupo; Abrirá uma nova tela como demonstrada na Fig. 04. FIG 04 Página 8

9 *Marcas de Produtos* Para acessar a tela de cadastro de marcas dos produtos entre em Estoque > Cadastros > Marcas de Produtos, como demonstrado na Fig. 01. FIG 01 Cadastre as marcas dos produtos que utiliza no estoque, para que possa informar no cadastro dos mesmos. FIG 02 *Produtos* - Dados Produto Para acessar a tela de cadastro de produtos entre em Estoque > Cadastros > Produtos, como demonstrado na Fig. 01. FIG 01 Página 9

10 Clique em incluir e cadastre as informações do produto que será controlado estoque ou utilizando-o no lançamento de notas de entradas de terceiros. No cadastro vincule os grupos, subgrupos, marcas dos produtos cadastrados anteriormente. FIG 02 Para alterar a quantidade do produto no estoque 1º clique em alterar estoque F7 2º na parte inferior da tela selecione o estoque que deseja fazer a alteração e no campo quantidade altere para a quantia desejada. FIG 03 Página 10

11 - Dados para NFe Na aba dados para NFe informe as tributações do produto para que seja possível a emissão da NF-e. Para emissão da Nota Fiscal Eletrônica é obrigatório a informação da "Situação Tributária do IPI" e "Situação Tributária do ICMS, PIS, COFINS e ISS", é interessante que tenha acompanhamento da contabilidade de sua empresa para criação das tabelas de imposto. FIG 04 Para vincular a tabela de ICMS, PIS, COFINS e ISS, selecione a tabela que deseja em seguida clique na seta apontada para baixo, para que vincule a tabela ao produto, como demonstrado na Fig. 05. FIG 05 Página 11

12 Na parte inferior da tela terá uma opção para cadastrar código externo, ou seja, o código que o cliente utiliza para controle do produto, esta informação será utilizada na emissão da NF-e. FIG 06 - Fornecedor/Cotações Nesta aba cadastre as cotações de valores do produto para que tenha como histórico em futuras análises e compras. FIG 07 Página 12

13 Clique em adicionar, como demonstrado na Fig. 07, abrirá uma nova tela para informar os dados da cotação, como demonstrado na Fig. 08 FIG 08 - Movimentações do Produto Nesta aba irá lhe mostrar as movimentações que ocorreram para o produto, como entradas, saídas, acertos de estoque, empréstimos e devoluções. Todas as informações separadas por tipos de entradas e saídas, conforme abas, poderá fazer o filtro por almoxarifado, selecione no campo localizado na parte inferior da tela almoxarifado, ao lado possui a opção para limitar a busca, para listar as últimas 30 movimentações, últimas 50, ou não limitar selecione a opção todas as entradas/saídas. FIG 09 Página 13

14 - Valores de Produtos por Clientes Nesta aba informe os valores diferenciados para cada cliente, um exemplo é um preço menor para um cliente durante determinado tempo, como uma promoção. Os valores de Produtos por Clientes informados serão carregados automaticamente na emissão de NF-e de Saída, conforme a Data de Vigência. 1º clique em incluir; FIG 10 FIG 11 Página 14

15 2º selecione o cliente que terá o valor diferenciado; 3º informe o valor, data de vigência (quando começará a valer o valor) e a data de término; 4º clique em confirmar; OBS: FIG 12 FIG 13 Página 15

16 *Kit de Produtos* Para acessar o cadastro de kit de produtos, entre em Estoque > Cadastros > Kit de Produtos, como demonstrado na Fig. 01. FIG 01 Nesta tela cadastre os kits de produtos como, por exemplo, uma caixa de ferramentas, informe todos os produtos que estão dentro da caixa, assim no momento do empréstimo não será necessário cadastrar várias saídas mas apenas uma para a caixa inteira. FIG 02 Página 16

17 - Saldo Disponível do Kit Nesta aba listará a quantidade do kit que possui em cada almoxarifado. FIG 03 *Configurações de Impostos dos Gêneros de Produtos* Para acessar a tela da configuração de impostos dos gêneros de produtos, entre em Estoque > Cadastros > Configurações de Impostos dos Gêneros de Produtos, como demonstrado na Fig. 01. FIG 01 Página 17

18 Nesta tela configure os impostos para cada gênero de produtos, como os gêneros já possuem cadastrados, clique em alterar e informe os dados de PIS, COFINS e informações de créditos, em caso de dúvidas sobre as informações fiscais recomendamos que verifique com a contabilidade de sua empresa. Estas informações serão importadas nas gerações de arquivos magnéticos, como SPED PIS COFINS. FIG 02 Para vincular o gênero ao produto cadastrado entre no cadastro do produto e selecione o campo gênero, como demonstrado na Fig. 03. FIG 03 Página 18

19 *Valores de Produtos por Clientes* Para acessar a tela para definir valores de produtos por clientes, entre em Estoque > Cadastros > Valores de Produtos por Clientes, como demonstrado na Fig. 01. FIG 01 Esta tela possui a mesma finalidade da aba valores de produtos por clientes do cadastro do produto, onde informará valores diferenciados para cada cliente. 1º Clique em incluir; FIG 02 Página 19

20 Automaticamente abrirá a tela de localização de clientes; 2º selecione o cliente que deseja definir o valor diferenciado; 3º clique em confirmar; FIG 03 4º clique em incluir, para abrir a tela de definição de valores; FIG 04 Página 20

21 5º selecione o produto que definirá o valor diferenciado para o cliente; 6º selecione o valor e data de vigência e termino para o valor; 7º clique em confirmar; OBS: FIG 05 FIG 06 Página 21

22 *Ajustes de Código de Produtos* Para acessar a tela de ajuste de código de produtos, entre em Estoque > Cadastros > Ajuste de Códigos de Produtos, como demonstrado na Fig. 01. FIG 01 Esta opção fará a identificação das descrições dos produtos cadastrados em empresas diferentes e ajustará deixando-os com os mesmos códigos. 1º selecione a empresa que deseja fazer a comparação; 2º clique em localizar, para que o sistema liste todos os produtos cadastrados da empresa selecionada; 3º clique em vinculação automática, para que o sistema realize uma verificação das descrições dos produtos cadastrados em uma empresa com os cadastrados em outra, para que assim identifique e ajuste os códigos de cadastro. 4º caso esta vinculação não ocorrer automaticamente, realize a vinculação manual, selecione o produto da empresa de origem, e arraste até a empresa destino; 5º clique em confirmar; Página 22

23 FIG 02 Ao clicar com o botão direito do mouse na lista de produtos da empresa origem, terá algumas opções, como demonstrado na Fig Vincular produto: verificará os produtos que estão selecionados na empresa origem e na empresa destino e fará o vinculo dos mesmos, possui a mesma funcionalidade de arrastar o produto da empresa de origem para a empresa destino, é o vinculo manual. - Copiar produto: fará uma cópia do produto da empresa origem para a empresa destino. - Resolver todos os conflitos gerando novos códigos: quando a vinculação estiver com conflitos utilize esta opção para resolver, criando novos códigos para os produtos duplicados na empresa destino. FIG 03 Página 23

24 Ao clicar com o botão direito do mouse na lista de produtos da empresa destino, terá algumas opções, como demonstrado na Fig Desvincular produto: quando tiver a vinculação de produtos esta opção retira o vinculo. - Resolver todos os conflitos gerando novos códigos: quando a vinculação estiver com conflitos utilize esta opção para resolver, criando novos códigos para os produtos duplicados na empresa destino. FIG 04 *Legendas: produtos. : quando não houver operação de vinculo com outros : quando fizer a vinculação do produto da empresa destino com a empresa origem, automática ou manual. : quando for copiado o produto para empresa destino a qual não possuía o código cadastrado ainda, ou resolver conflitos criando novos códigos. : quando utiliza a opção de copiar o produto da empresa origem para a empresa destino, a marcação ficará na empresa origem. : quando o produto da empresa origem já possui o vinculo com outro produto destino e tenta vincular com outro produto da empresa destino. Ex: a Chave Philips (da empresa origem) já possui o vinculo com o produto 2 (da empresa destino), então seleciona ela e tenta fazer o vinculo com o produto 1 (da empresa destino), o sistema verificará um conflito entre este vinculo e ficará marcado o produto 1 como conflito e o produto 2 como vinculado/conflito : quando o produto da empresa origem já possui vinculo com o produto da empresa destino, e é realizado o vinculo com outro produto da empresa destino este produto ficará marcado como Vinculado/Conflito. Página 24

25 **Entradas/Compras** Para realizar um entrada ou compra de materiais entre em Estoque > Entradas / Compras, como demonstrado na Fig. 01. FIG 01 Nesta tela selecione o almoxarifado que deseja fazer a movimentação de entrada/compra. FIG 02 - Principal Nesta tela cadastre a entrada ou compra do produto no estoque, esta entrada pode ser feita, por compra, consignação, acerto de estoque ou produção, selecione uma das opções desejadas no campo situação. Lembrando que as notas fiscais de compras serão informadas nos arquivos magnéticos gerados para fiscalização, como SINTEGRA, SPED... Utilize a opção setor, localizado acima de incluir, para alterar o almoxarifado sem precisar sair da tela. FIG 03 Página 25

26 Caso receba o arquivo XML da nota, clique sobre importar XML, como demonstrado na Fig. 04, selecione o arquivo salvo na máquina, assim não precisará incluir as informações manualmente. FIG 04 - Itens da Nota.Dados do Item Nesta aba clique em incluir para informar os dados dos materiais que estão entrando em seu estoque. Na parte de valores de impostos as informações de CST e origem da mercadoria são informações obrigatórias. FIG 05 Página 26

27 .Pis/Cofins Nesta aba informe os dados da tributação PIS e COFINS. FIG 06 - Despesas da Nota Na aba despesas da nota vincule a entrada da mercadoria com uma despesa do veículo, clique em importar despesas, selecione se a despesa foi lançada para o veículo principal ou o veículo vinculado, em seguida abrirá uma nova tela para localizar a despesa que deseja vincular. FIG 07 Página 27

28 Clique com o botão direito que apresentará as opções para visualizar despesa e desvincular despesas. FIG 08 **Saídas** Para realizar uma saída de materiais entre em Estoque > Saídas, como demonstrado na Fig. 01. FIG 01 Selecione o almoxarifado que fará o lançamento de saída de estoque. FIG 02 Página 28

29 Nesta tela realize o lançamento de saídas do estoque, acima de incluir possui algumas opções entre elas, almoxarifado poderá selecionar outro almoxarifado para o lançamento, e cadastrar produto, é um atalho para a tela de cadastro de produtos. Para realizar a saída: 1º clique em incluir; FIG 03 2º preencha os dados de saída, como data, destino de uso, solicitante e veículo; 3º clique em incluir, para fazer a inclusão dos itens; 4º selecione o produto, informe a quantidade da saída; 5º clique em gravar; 6º clique em confirmar; FIG 04 Página 29

30 Ao confirmar o sistema questionará se deseja vincular a saída com uma despesa de veículos, caso escolher sim, aparecerá a tela de lançamento de despesas como demonstrado na Fig. 06. FIG 05 FIG 06 Clique em imprimir para visualizar a ficha de retirada de produto do estoque. FIG 07 Página 30

31 **Empréstimos/Devoluções** Para realizar um empréstimo ou fazer uma devolução entre em Estoque > Empréstimos/Devoluções, como demonstrado na Fig. 01. FIG 01 Nesta tela selecione o almoxarifado que deseja fazer a movimentação de empréstimo ou devolução. FIG 02 - Empréstimo Para realizar a devolução dos produtos: 1º clique em incluir; 2º selecione a data, data de previsão de entrega, e solicitante; 3º selecione o produto ou kit de produtos, e vincule ao empréstimo. FIG 03 Página 31

32 FIG 04 Clique em imprimir para visualizar a ficha de empréstimo de produtos. FIG 05 Página 32

33 - Devolução Para realizar a devolução dos produtos: 1º clique em devolver F8; FIG 06 2º selecione o(s) produto(s) que deseja devolver, selecionando manualmente o(s) desejado(s), caso for todos utilize a opção devolver tudo. FIG 07 Página 33

34 Após confirmar a devolução os produtos ficarão inativos e marcados como devolvidos, conforme demonstrado na Fig. 08. FIG 08 Página 34