ACESSO AO PORTAL. Para acessar o Portal entre no site Área Restrita Portal de Pedidos

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1 Manual Portal 1

2 ACESSO AO PORTAL 2 Para acessar o Portal entre no site Área Restrita Portal de Pedidos Insira Usuário e Senha, selecione LATINEX no quadro abaixo e clique em ACESSAR Se errar a senha, feche a tela comece novamente. Use preferêncialmente o navegador Mozzila Firefox.

3 ÍNDICE Inserir Orçamento/Pedido 5 Inserir Cliente no Orçamento/Pedido 6 Condição Pagamento do Orçamento/Pedido 7 Inserir Itens no Orçamento/Pedido 8 Visualizar Estoque por Item 9 Inserir Itens Múltiplos no Orçamento/Pedido 10/11 Transmitir Pedido 12 Cancelar Item do Orçamento/Pedido 13 Alterar Qtd/Preço do Item no Orçamento/Pedido 14 Incluir Obs. no Pedido 15 Incluir Obs. na NF (OC do Cliente/Redespacho) 16 Transformar Orçamento em Pedido 17 Pedido de Bonificação 18 Pedido com Redespacho/SP 19 Frete Destacado na Nota Fiscal 20 Gerar Pedido em arquivo pdf 21 Localizar Orçamento/Pedido digitado / Status 22 Ver Previsão de Entrega / NF - Tracking 23 Considerações Finais 24 3

4 4 Dica: Criar atalho - Clique no menu 01. Orçamentos e Pedidos e arraste com o mouse para o meio da tela, Favoritos.

5 5 1) Inserir Novo PEDIDO= Clicar no botão Acessar ; 2) Inserir Novo ORÇAMENTO= Clicar na Seta com $. 1 2 Inserir Cliente: Digite o código do cliente no campo circulado, ou inicie a busca na Lupa.

6 6 BUSCAR CLIENTE (LUPA) Digite o CNPJ, ou Digite qualquer parte do Nome do Cliente Com LETRA MAIÚSCULA Confira os dados do cliente na barra de rolagem, clique duas vezes sobre o cadastro para selecionar, então voltará à tela inicial do pedido.

7 INSERIR ORÇAMENTOS E PEDIDOS 7 CONDIÇÃO DE PAGAMENTO Cond.Pgto= Previamente cadastrado. Pode ser alterada (na lupa), porém se no pedido estiver diferente do Cadastro, o pedido ficará suspenso (AVA) aguardando Liberação Gerencial. Não coloque condição de pagamento no campo Observação do Pedido, pois o mesmo poderá ser faturado sem a devida alteração, uma vez que os pedidos entram direto para a expedição.

8 8 INSERIR ITENS NO ORÇAMENTO/PEDIDO 1.Para habilitar a inserção clique no botão 2.Digite o Código do produto ou Código de Barras no campo a seguir, e depois a Quantidade no próximo campo. 3.Para Adicionar o item clique no botão

9 9 VISUALIZAR ESTOQUE DISPONÍVEL 1) Clique em Dados Adicionais para abrir a tela inferior; 2) Insira o código do item no campo Produto, ou selecione um item já digitado (clicando duas vezes sobre o item); 3) No Campo Estoque, conforme mostra a tela abaixo, aparecerá o Estoque Disponível do item

10 10 INSERIR VÁRIOS ITENS DE UMA VEZ (Itens Múltiplos) 1 - Para habilitar a inserção clique no botão 2 - Após habilitar, clique na Lupa +

11 11 INSERIR VÁRIOS ITENS DE UMA VEZ (Itens Múltiplos) No filtro selecione a Linha e depois clique em Consultar: Na tela seguinte inserir as quantidades em cada item. Após todos digitados clique em Finalizar e o pedido retornará a página inicial.

12 12 TRANSMITIR PEDIDO 1) Note ou anote o número do pedido para futuras consultas ou alteração. 2) Confira os dados do Pedido e clique em Gravar. 3) Após gravado clique em Limpar para não deixar o pedido travado no sistema, ou para inserir novo pedido. * Após o terceiro passo o pedido poderá ser alterado até que seja faturado, porém sempre que fizer qualquer alteração o pedido voltará ao estágio inicial, se passou por análise financeira ou gerencial, terá que passar novamente. Se o pedido já foi atendido o sistema não permitirá alterações

13 13 CANCELAR ITEM NO PEDIDO 1) Selecione o item a ser cancelado clicando duas vezes para que ele apareça no campo onde insere itens; 2) Clique em Dados Adicionais para abrir a tela de baixo; 3) No campo Situação Item selecione a opção 9-Cancelado; 4) Para gravar, clique no botão Sit.=Situação do Item 1-PED = Falta 3-EXP = Será Atendido 9-CAN = Cancelado Note que a coluna Sit. o Status ficará 9-CAN

14 14 ALTERAR QTD. OU PREÇO DO ITEM NO PEDIDO Sit.=Situação do Item 1-PED = Falta 3-EXP = Será Atendido 9-CAN = Cancelado 1 Selecione o item a ser alterado clicando duas vezes para que ele apareça no campo onde insere itens; 2 Coloque o mouse no Campo Qtde ou Preço Unit. Para alterar essas informações; 3 Para gravar, clique no botão

15 15 INCLUIR OBSERVAÇÕES NO PEDIDO 1) Na tela principal do pedido, clique em Observações 2) Na Tela Seguinte clique no botão Obs Pedido; 3) Na Tela Seguinte digite a Observação, se não couber na mesma linha, clique em Tab e digite na próxima. (Nesse campo não clique no Enter) 4) Para sair dessa tela clique no x 5) Para voltar à tela principal do pedido clique em Dados Gerais.

16 16 INCLUIR OBSERVAÇÕES NA NF (OC / NºPEDIDO CLIENTE) 1) Na tela principal do pedido, clique em Observações 2) Na Tela Seguinte clique no botão Obs Dados Adicionais; 3) Na Tela Seguinte, no campo maior digite a Observação e termine com Enter (cada informação em uma linha sempre terminando com Enter). Para Redespacho incluir no primeiro campo o código 067 para buscar o texto automaticamente. 4) Para sair dessa tela clique no x 5) Para voltar à tela principal do pedido clique em Dados Gerais.

17 TRANSFORMAR ORÇAMENTO EM PEDIDO 1) Na tela inicial do pedido clique em Fechamento; 2) Na tela que abrir, clique em Expedição (no meio da tela, lado esquerdo); 3) Na tela que abrir, confira os itens e quantidades (pode fazer alterações, se houver necessidade), clique em Finalizar; 4) Após finalizar voltará à tela inicial do pedido, clique em Gravar para transformar em pedido, o número mudará para final xxxx/

18 18 PEDIDO DE BONIFICAÇÃO Inicie o pedido normalmente, após inseridos Cliente e Itens, siga os passos abaixo: 1.Na tela inicial do pedido clique em Dados Adicionais para abrir a tela inferior; 2.No campo Origem altere de 102 para 122; 3.Clique em Observações para inserir Observação no Pedido: Motivo e/ou número do pedido de venda que deverá acompanhá-lo. (Ver como na página 14, em Inserir Observações no Pedido)

19 19 PEDIDOS COM REDESPACHO EM SP Inicie o pedido normalmente, após inseridos Cliente e Itens, siga os passos abaixo: 1) Na tela inicial do pedido clique em Dados Adicionais para abrir a tela inferior; 2) No campo Transportador digite T ) No campo Redespacho busque na Lupa a transportadora que fará o transporte a partir de SP. (Se não estiver cadastrada, enviar dados para a logística cadastrar no sistema antes de enviar o pedido). ** No campo Observações em Dados Adicionais inserir o código 067 para mensagem de redespacho sair na NF. (ver na página 15, como Inserir Observações na NF)

20 20 FRETE DESTACADO NA NOTA FISCAL Insira normalmente como Orçamento, grave e envie o número para e mail solicitando Cotação de FRETE. Após o retorno com o Valor e Número da Cotação, transforme o Orçamento em Pedido e siga os passos abaixo: 1) Na tela inicial do pedido clique em Totais para abrir a tela abaixo; 2) No campo Frete digite o valor informado no . 3) Na tela Fechamento, em Dados Adicionais insira o Número da Cotação, para que seja impresso na NF. Ex.: Cotação Frete nº xxxx - (ver na página15 como inserir Observações na NF). 4) Na Tela inicial Dados Gerais => Dados Adicionais, confira se a Transportadora Cotada é a mesma que consta no pedido, se não for, altere na lupa (Ver na página 18 item 2 ou 3).

21 CONFERIR PEDIDO GERAR ARQUIVO PDF 1) Após gravar o Pedido, clique no botão Pedido na parte inferior da tela. 2) No filtro a seguir, altere o Formato para Ficha Modelo 42 e o Tipo de Impressão para Expedição ; 3) Clique em Gerar; Abrirá um arquivo com os itens que serão expedidos (nesse formato os itens pendentes não aparecerão). Os valores do Pedido com e sem S.T. aparecerão separadamente. Faça o download em pdf para conferência ou envio ao cliente

22 22 LOCALIZAR PEDIDOS / STATUS 1) Na tela Orçamentos e Pedidos, clique na primeira lupa 2) No filtro a seguir, altere o Tipo de Seleção para Todos, no Período selecione o período desejado e Clique em Gerar; 3) Abrirá uma tela com todos os pedidos digitados no período selecionado. A segunda coluna Sit. Aparece o status do pedido (veja em LEGENDA); ***Para visualizar ou alterar, basta selecionar até que fique destacado em amarelo e clicar duas vezes sobre o pedido. 1 LEGENDA: ORÇ= Orçamento SUS= Suspenso => Aguard.Lib.Financeiro AVA= Avaliação => Aguard.Lib.Ger.Coml. REP= Reprovado na liberação Ger.Coml. APR= Aprovado => Em separação ATT= Atendido => Pedido Faturado 2 3

23 23 TRACKING PREVISÃO DE ENTREGA Para iniciar, localize o pedido, seguindo os Passos da página 22 Localizar Pedido / Status. 1) Verifique se o Status do Pedido está ATT (Atendido) e selecione o pedido clicando uma vez sobre ele, após clique em Nota Fiscal e na próxima tela clique em Gerar; 2) Na próxima tela aparecerá o Número da NF, selecione a NF e clique em Follow Up ; 3) Abrirá uma tela com a Data da Coleta (Data Comprovante) Data Prevista e Data da Entrega da Nota Fiscal; * Sempre que houver ocorrências após a emissão da NF entrar em contato no

24 24 Os pedidos com Prazo ou Preços fora de Política Comercial serão direcionados para Liberação Gerencial. Importante colocar o motivo/negociação no campo Obs.Pedido para agilizar a liberação. Pedidos dentro da Política Comercial serão direcionados para a logística e estarão automaticamente em separação, sendo assim, muita atenção ao digitar os pedidos, pois não haverá tempo para correção. Sempre ao fechar um pedido, clique no x vermelho no canto superior direito da tela, e ao fechar o sistema clique no Sair, evitando que o pedido fique bloqueado no sistema. Qualquer dúvida, favor entrar em contato com o Setor Comercial / Valéria

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