GUIA DO MÓDULO OFICINA

Transcrição

1 Fernanda Klein Both 26/08/2013 1/11 GUIA DO MÓDULO OFICINA Sumário 1. Comandos do ERP Solution Cadastro de Parâmetros (2001) Cadastro de Veículos de Clientes (2003) Cadastro de Revisão / Garantia (2720) Parâmetros de Inspeção (3039) Cadastro de Veículos de Atendimento (2004) Cadastro de Mecânicos (2005) Cadastro de Comissões de Mecânicos (2675) Cadastro de Grupos de Serviços (2006) Cadastro de Serviços (2007) Tipo de OS (2008) Abertura de OS (2010) Alocação de Peças Alocação de Serviços Alocação de Mecânicos Despesas da OS Consulta / Alteração / Exclusão da OS Desbloquear / Reabrir OS Importar Orçamento Impressão de OS Emissão de NF Reabertura de OS (2673) Troca Tipo OS (2697) Consulta Preços (1103) Movimentação dos Veículos de Atendimento (2669) Consulta de Histórico de Veículos (2054)... 9

2 Fernanda Klein Both 26/08/2013 2/ Relação de Ordens de Serviço (2017) Vendas da Oficina (2683) Relação de Serviços Executados (2707) Relação de Despesas com Veículos (1346) Relação de Horas Trabalhadas em OS (2682)... 10

3 Fernanda Klein Both 26/08/2013 3/11 1. Comandos do ERP Solution 2. Cadastro de Parâmetros (2001) Como acessar? Módulo Oficina => Cadastrar => Parâmetros (2001) Para parametrizar as configurações que irão definir a forma como será utilizado o Módulo Oficina. Deve-se preencher os campos de forma a adequá-los à realidade existente na oficina da empresa. Os parâmetros devem ser alterados com muita atenção, pois irão impactar em todo o funcionamento do Módulo Oficina. 3. Cadastro de Veículos de Clientes (2003) Como acessar? Módulo Oficina => Cadastrar => Veículos => Veículos de Clientes Sempre que um veículo for atendido na Oficina o mesmo deve ser cadastrado no sistema. Uma vez que o veículo esteja cadastrado, as informações referentes a ele ficarão gravadas, evitando o retrabalho. Além disso, o sistema ainda manterá um histórico de todas as manutenções realizadas no veículo, o que muitas vezes facilita o diagnóstico do problema atual do veículo. Para fazer o cadastro de veículos de clientes, deve-se acessar a rotina, selecionar a opção F3 Cadastrar, e preencher os filtros necessários para efetivar o cadastro. 4. Cadastro de Revisão / Garantia (2720) Como acessar? Módulo Oficina => Cadastrar => Veiculos => Veículos de Clientes botão Revisão/Garantia Serve para consultar, controlar e manter o histórico das revisões dos veículos de clientes. Antes de vincular uma revisão aos veículos, é necessário parametrizar os tipos de revisões realizados pela Oficina. Para isso, deve-se acessar a rotina 2718 Cadastro de Revisões e Garantias. Após cadastrar as opções de revisões, é necessário acessar a rotina 2003 Cadastro de Veículos de Clientes e, através do botão Revisão/Garantia efetuar o cadastro das revisões.

4 Fernanda Klein Both 26/08/2013 4/11 5. Parâmetros de Inspeção (3039) Como acessar? Módulo Oficina => Cadastrar => Veículos => Parâmetros de Inspeção (3039) Cadastrar os parâmetros para inspeção dos veículos usados que foram adquiridos pela empresa. Deve-se fazer o cadastro das inspeções que devem ser efetuadas e os critérios de avaliação correspondentes. Para cadastrar uma nova inspeção, deve-se selecionar a opção F3 Cadastrar e posteriormente clicar no botão Itens para inserir os critérios de inspeção. Para realizar a inspeção de um veículo, deve-se acessar a rotina 2003 Cadastro de Veículos de Clientes, clicar em Inspeção. 6. Cadastro de Veículos de Atendimento (2004) Como acessar? Módulo Oficina => Cadastrar => Veículos => Veículos de Atendimento Este cadastro facilita o controle das despesas obtidas por cada veículo e auxilia no controle da quilometragem. Além disso, é possível vincular a despesa de deslocamento de um veículo à uma Ordem de Serviços, cobrando do cliente o valor correspondente. Para efetuar o cadastro, devem-se preencher as informações referentes ao veículo. 7. Cadastro de Mecânicos (2005) Como acessar? Módulo Oficina => Cadastrar => Mecânicos => Mecânicos Sempre que for feita a abertura de uma OS com vinculação de um serviço, é necessário informar qual mecânico está realizando o procedimento. Através do Cadastro de Mecânicos, é possível informar dados referentes aos valores de serviços prestados e comissões recebidas para cada mecânico, bem como a função do mecânico e o tipo de cadastro que o mesmo possui na empresa. 8. Cadastro de Comissões de Mecânicos (2675) Como acessar? Módulo Oficina => Cadastrar => Mecânicos botão Comissões de por Tipo de OS Para cadastrar as informações necessárias para gerar as comissões de mecânicos. Deve-se selecionar o mecânico e, através do botão Comissões por Tipo de OS acessar a rotina que possibilita inserir as informações de comissão do mecânico selecionado.

5 Fernanda Klein Both 26/08/2013 5/11 9. Cadastro de Grupos de Serviços (2006) Como acessar? Módulo Oficina => Cadastrar => Grupos e Serviços => Grupos de Serviços Serve para identificar e agrupar os serviços de determinado tipo. Para cadastrar um grupo de serviços, deve-se selecionar o botão F3 Cadastrar e inserir as informações necessárias. Para vincular um serviço a um grupo, deve-se acessar o cadastro do serviço e informar o grupo a que ele pertence. 10. Cadastro de Serviços (2007) Como acessar? Módulo Oficina => Cadastrar => Grupos e Serviços => Serviços Através do Cadastro de Serviços é possível informar os dados referentes aos procedimentos (serviços) que são realizados pelos mecânicos da empresa em uma máquina ou veículo. Sempre que for aberta uma Ordem de Serviços, é necessário vincular a ela os serviços realizados. Para poder fazer essa vinculação é necessário que os mesmos estejam cadastrados no ERP Solution. 11. Tipo de OS (2008) Como acessar? Módulo Oficina => Cadastrar => Tipo de Ordem de Serviço Cada tipo de Ordem de Serviço possui características diferenciadas, como por exemplo, tipo de preços, cálculo de comissões, etc. Para que seja possível inserir essas informações específicas, é necessário criar tipos de OS diferenciados. Nessa rotina serão inseridas as informações necessárias para que cada tipo de OS esteja configurado de acordo com a realidade com que a empresa trabalha. Para cadastrar um novo tipo de Ordem de Serviços, deve-se acessar o botão F3 Cadastrar. Para alterar uma Ordem de Serviços já existente, deve-se acessar o botão F8 Alterar. 12. Abertura de OS (2010) Como acessar? Módulo Oficina => Movimentação => Ordem de Serviços (2010) Essa rotina será utilizada para fazer a abertura de Ordens de Serviços. Ao selecionar a opção F3 Cadastrar para abrir uma nova Ordem de Serviço, as primeiras informações que devem ser inseridas são de nível geral, e referem-se aos dados do cliente, do veículo, vendedor e mecânico. Ao confirmar a inserção dos dados a OS será gerada, e a partir deste momento é possível inserir os demais dados da OS, relativos a serviços, peças, despesas,

6 Fernanda Klein Both 26/08/2013 6/11 deslocamentos, etc. 13. Alocação de Peças Como acessar? Módulo Oficina => Movimentação => Ordem de Serviço botão Peças Alocadas Sempre que uma peça for utilizada pelo departamento de Oficina, é possível efetuar a vinculação da mesma à Ordem de Serviço. Essa vinculação é denominada ALOCAÇÃO. Na rotina de alocação de peças devem ser inseridas todas as peças que serão utilizadas na Ordem de Serviços. Para fazer a alocação de peças em uma Ordem de Serviços deve-se selecionar o botão Peças Alocadas <F11>. Sempre que uma peça é alocada a uma Ordem de Serviços, ela é descontada do estoque disponível. 14. Alocação de Serviços Como acessar? Módulo Oficina => Movimentação => Ordem de Serviço botão Serviços Executados Essa rotina possibilita inserir as informações referentes à execução do serviço da OS, como por exemplo, o mecânico que irá realizar o serviço, o tempo previsto para execução, o tipo de cálculo de preço do serviço e o valor que será cobrado do cliente. Na alocação de serviços devem ser inseridos todos os serviços que foram executados para solucionar o problema do veículo que está sendo atendido. Para inserir os serviços na Ordem de Serviço, deve-se selecionar o botão Serviços Executados. 15. Alocação de Mecânicos Como acessar? Módulo Oficina => Movimentação => Ordem de Serviço botão Serviços Executados Para informar o(s) mecânico(s) que trabalharam em determinado serviço da Ordem de Serviços. Sempre que um serviço for vinculado a uma Ordem de Serviços, é necessário informar os mecânicos que trabalharam nesse serviço. Se a empresa faz controle de horários de mecânicos, deve-se informar a hora inicial e final em que o mecânico realizou o serviço. Podem ser alocados diversos mecânicos em um mesmo serviço.

7 Fernanda Klein Both 26/08/2013 7/ Despesas da OS Como acessar? Módulo Oficina => Movimentação => Ordem de Serviço botão Despesas Serve para alocar na OS as despesas que ocorreram durante o atendimento da mesma, como por exemplo a refeição dos mecânicos, lavagem do veículo etc. Para fazer o lançamento de despesas, deve-se clicar sobre o campo Despesas e selecionar a opção F3 Cadastrar. Para efetivar o cadastro da despesa, deve-se informar a descrição e valor da mesma e confirmar no botão ENTER. 17. Consulta / Alteração / Exclusão da OS Como acessar? Módulo Oficina => Movimentação => Ordem de Serviço Para efetuar consultas das informações gerais da OS, e efetuar alterações ou exclusões. Através da rotina 2010 Ordem de Serviço, serão realizados todos os procedimentos que envolvem inclusão, alteração e exclusão de Ordens de Serviço. 18. Desbloquear / Reabrir OS Como acessar? Módulo Oficina => Movimentação => Ordem de Serviço botão Desbloquear/Reabrir OS Desbloquear uma Ordem de Serviço que foi bloqueada Sempre que uma OS é bloqueada por margem, limite de crédito, estoque negativo, etc. é necessário efetuar o desbloqueio da mesma para continuar alocando itens e serviços na mesma. Para isso, deve-se verificar o bloqueio que ocorreu na OS, e efetuar o desbloqueio, caso este seja autorizado. 19. Importar Orçamento Como acessar? Módulo Oficina => Movimentação => Ordem de Serviço botão Importa Orçamento O orçamento normalmente é aberto no módulo Estoque e serve para informar ao cliente o valor aproximado que determinado procedimento irá custar. Se o cliente aprovar os valores, é possível fazer a importação dos dados do orçamento para a Ordem de Serviço. Esse procedimento evita o retrabalho, uma vez que as peças serão automaticamente vinculadas à Ordem de Serviços. Deve-se efetuar a importação do Orçamento através do botão Importa Orçamento. A partir desse momento, as peças poderão ser visualizadas no campo Peças Orçadas e os serviços no campo Serviços Orçados.

8 Fernanda Klein Both 26/08/2013 8/11 Para incluir as peças orçadas na OS, deve-se selecioná-las e confirmar a sua inclusão no botão Alocar Peças Orçadas. Para incluir os serviços orçados, deve-se selecioná-los e clicar sobre o botão Gerar Serviços Executados. 20. Impressão de OS Como acessar? Módulo Oficina => Movimentação => Ordem de Serviço botão de Impressão Para fazer a impressão das Ordens de Serviços Após selecionar a Ordem de Serviços e pressionar o botão de impressão, devese escolher o modelo de Ordem de Serviço que melhor se adequa aos padrões da empresa e confirmar no botão ENTER. 21. Emissão de NF Como acessar? Módulo Oficina => Movimentação => Ordem de Serviço botão Encerrar/Emite NF Para emitir as Notas Fiscais correspondentes à Ordem de Serviço Após preencher todos os dados da Ordem de Serviço e selecionar a opção Encerrar/Emite NF será possível definir dados de prazos e descontos, e confirmar a finalização da Ordem de Serviço, transformando-a em Nota Fiscal. Caso esteja configurado, o sistema irá efetuar a divisão entre a Nota Fiscal de Serviço e a Nota Fiscal das peças. 22. Reabertura de OS (2673) Como acessar? Módulo Oficina => Movimentação => Reabertura de OS Para reabrir as Ordens de Serviços que estão com situação de Pronta ou Fechada Sempre que uma OS é finalizada, ela fica com situação de Pronta. Sempre que a mesma possui Nota Fiscal emitida, ela fica com situação Fechada. Em ambos os casos não é possível fazer nenhuma alteração na OS, a não ser que a situação da mesma seja alterada novamente para Aberta. Para isso, devese acessar esta rotina de reabertura de OS, selecionar a OS e confirmar a reabertura. Se a Ordem de Serviço estiver com situação de Fechada, será necessário que as suas Notas Fiscais sejam anuladas antes que a mesma possa ser reaberta.

9 Fernanda Klein Both 26/08/2013 9/ Troca Tipo OS (2697) Como acessar? Módulo Oficina => Movimentação => Troca Tipo OS Essa rotina deve ser utilizada para trocar o tipo de uma Ordem de Serviços. Como o tipo de Ordem de Serviços interfere diretamente no preço dos itens e serviços que serão alocados na mesma, não é possível alterar o tipo da mesma diretamente na Ordem de Serviços, é necessário acessar uma rotina específica que irá reprocessar os preços dos itens e serviços da OS conforme o novo tipo de OS informado.. Para efetuar a alteração do Tipo de uma OS será necessário acessar a rotina 2697 Troca Tipo OS, selecionar a OS, informando o seu novo tipo e confirmando no botão ENTER. 24. Consulta Preços (1103) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Consulta Preço (vários Itens) Essa rotina será utilizada para consultar o preço dos itens e o estoque dos mesmos. Para fazer a pesquisa de preços, deve-se inserir nos filtros correspondentes, as informações necessárias para localizar o produto para o qual está sendo feita a pesquisa de preços. Após inserir os filtros, deve-se usar o botão F5 Atualizar para efetivar a pesquisa. 25. Movimentação dos Veículos de Atendimento (2669) Como acessar? Oficina => Movimentações => Saída de Veículos Próprios (2668) Essa rotina deve ser utilizada para fazer o controle dos deslocamentos de um veículo. Para ter o controle completo da quilometragem de um veículo, deve-se registrar tanto as saídas do veículo que ocorreram em virtude de um atendimento de uma OS quanto aquelas saídas que não estão diretamente vinculadas a um atendimento de OS. Sempre que o veículo de atendimento realizar uma saída, seja ela vinculada a uma OS ou não, o registro dessa saída deve ser efetuado. Quando a saída do veículo for vinculada a uma OS deve-se selecionar a opção Saída com OS. Quando a saída não for vinculada à OS, deve-se selecionar a opção Saída sem OS 26. Consulta de Histórico de Veículos (2054) Como acessar? Módulo Oficina => Consulta => Consulta Histórico de Veículo Para consultar o histórico dos veículos já atendidos pela empresa Para realizar a pesquisa, deve-se preencher os filtros e selecionar a opção F5

10 Fernanda Klein Both 26/08/ /11 Atualizar. Para visualizar os serviços executados ou peças alocadas em OS s vinculadas ao veículo, deve-se selecionar os botões correspondentes. 27. Relação de Ordens de Serviço (2017) Como acessar? Módulo Oficina => Relatórios => Relação de Ordens de Serviço Para gerar um relatório que lista as Ordens de Serviço e suas respectivas informações de forma detalhada. Para gerar o relatório, deve-se acessar a rotina, preencher os filtros correspondentes e confirmar no botão ENTER. 28. Vendas da Oficina (2683) Como acessar? Módulo Oficina => Relatório => Vendas da Oficina Essa rotina possibilita gerar um relatório de vendas da Oficina, que mostra, entre outras informações, a quantidade de horas trabalhadas e o valor total recebido. O relatório mostra os dados divididos por tipo de Ordem de Serviço. Para gerar o relatório, deve-se acessar a rotina, preencher os filtros correspondentes e confirmar no botão ENTER. 29. Relação de Serviços Executados (2707) Como acessar? Módulo Oficina => Relatórios => Relação de Serviços Executados Para visualizar a relação de serviços executados em determinado período. Para gerar o relatório, deve-se acessar a rotina, preencher os filtros correspondentes e confirmar no botão ENTER. O relatório pode ser gerado por mecânico, tipo de Ordem de Serviços, data de abertura/fechamento da OS, entre outros. 30. Relação de Despesas com Veículos (1346) Como acessar? Módulo Oficina => Relatórios => Relação de Despesas com Veículos Para visualizar todas as despesas que foram registradas para determinado veículo de atendimento. As despesas de veículos próprios são registradas em contas especiais de despesas com veículos, lançadas através da rotina 7001/7101 Lançamento Contábeis/Caixa. Para gerar o relatório, deve-se acessar a rotina, preencher os filtros correspondentes e confirmar no botão da impressora. 31. Relação de Horas Trabalhadas em OS (2682) Como acessar? Módulo Oficina => Relatórios => Horas Trabalhadas em OS Para visualizar de forma detalhada o total de horas que o mecânico trabalhou

11 Fernanda Klein Both 26/08/ /11 em determinado período de datas. O relatório é detalhado por OS, e pode ser gerado por mecânico, filial, data de abertura/fechamento da OS, entre outros. Para gerar o relatório, deve-se acessar a rotina, preencher os filtros correspondentes e confirmar no botão ENTER. Observações