AVISO. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 2

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2 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 2

3 Apresentação O ERP - GVcollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de ensino. É formado pelos módulos a seguir: ERP GVcollege - Administrador de Programas e Sistemas ERP GVcollege Módulo Acadêmico Secretaria ERP GVcollege Módulo Acadêmico Pedagógico ERP GVcollege Módulo Financeiro Cobrança ERP GVcollege Módulo Financeiro Caixa/Bancos ERP GVcollege Módulo Financeiro Cheques a Receber ERP GVcollege Módulo Financeiro Contas a Pagar ERP GVcollege Portal Aluno ERP GVcollege Portal Professor ERP GVcollege Portal Coordenador ERP GVcollege Vestibular ERP GVcollege Protocolo ERP GVcollege Contábil Contabilidade ERP GVcollege Contábil Patrimônio ERP GVcollege Suprimentos Compras ERP GVcollege Suprimentos Estoque ERP GVcollege Business Intelligence ERP GVcollege Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar ERP GVcollege Ferramentas: Intercâmbio ERP GVcollege Gerador de Relatórios Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do módulo Acadêmico - Secretaria, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 3

4 Sumário 1 Convenções Cadastro Cadastros de Parâmetros Cadastro de Lote Cadastro de Documentos Cadastro de Históricos Cadastro de Categoria Cadastro de Regras Gera Contabilização Gera Arquivo Contábil Cadastro de Reabertura do Período...20 Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 4

5 1. Convenções Existem alguns botões que serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e nem sempre é necessário que a imagem dos mesmos seja ilustrada neste manual. Portanto, serão chamados de botões padrão. A partir de agora, estes botões serão conhecidos conforme a descrição da lista abaixo: Combo box: Apresenta uma lista em que é possível selecionar uma das opções. relacionada a ele. checkbox: Quando marcado, seleciona e/ou torna verdadeira a afirmação Abrir cadastro: Ao ser pressionado abre uma tela em que é possível cadastrar ou editar dados, chamando uma rotina do sistema ou uma sub-rotina da que estiver em uso. Caso haja algum valor no campo, este botão abrirá uma tela para editar tal valor; caso não exista um valor informado no campo, o botão abrirá uma tela para incluir um valor. Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Incluir, Editar, Excluir: Estes botões podem vir juntos ou separadamente. Sua função é fazer exatamente o que seus nomes dizem, respectivamente. Localizar: Para pesquisar um valor de um determinado campo, usa-se este botão. Consulta cadastro: Ao ser clicado, exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. listadas na tela. Carregar: Símbolo de um raio que serve para carregar informações ainda não Estes botões servem para selecionar ou desfazer seleção certos valores ou parâmetros. Portanto serão chamados, em ordem de cima para baixo, de Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 5

6 Selecionar tudo, Selecionar, Desfazer seleção, Desfazer seleção de tudo, respectivamente. Durante a leitura deste manual serão encontrados alguns símbolos que servirão de orientação para o leitor. Os símbolos e suas funcionalidades estão descritos abaixo: Este símbolo será acompanhado por um texto explicativo que conterá detalhes importantes que não poderão ser ignorados pelo leitor. Quando for necessário inserir uma observação a um capítulo do manual, este símbolo surgirá trazendo informações adicionais que facilitarão o entendimento dos textos. Para melhor exemplificar alguns conceitos de trechos do manual, este símbolo será acompanhado de informações que exemplificarão ou darão mais detalhes sobre o assunto. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 6

7 2.Cadastros 2.1. Cadastro de Parâmetro CTB_IntCadParametro.dll Nesta tela deverá ser utilizada para definir se a empresa e a unidade serão compartilhadas nos cadastros do integrador. Para compartilhar proceda da seguinte maneira, conforme a tela abaixo: Fig.1 Compartilha empresa e unidade : Poderá ser marcado ou desmarcado para indicar se o integrador contábil mantém seus cadastros compartilhados ou separados entre as empresas e unidades. Quadro Empresa e unidade padrão : Poderá escolher nos campos Empresa e Unidade a empresa e a unidade padrão que será indicado no cadastro de regras e no cadastro de categorias no qual o plano de contas deve ser utilizado. Acione o botão OK para confirmar as informações definidas na tela ou botão Cancelar para fechar a tela sem salvar as alterações. Treinamento GVcollege Integrador Contábil 7

8 2.2 Cadastro de lote CTB_IntCadLote.dll Nesta tela deverá permitir cadastrar lotes do integrador contábil. Os lotes agrupam as cargas que serão contabilizadas os lançamentos no momento em que for gerada a contabilização. O funcionamento do cadastro de lote atualmente está liberado apenas para carga de lançamentos contábeis sem movimento de estoque ( SUP_CargaRegistroMovimentoSemFinanceiro.dll ). Para cadastrar um lote, clique em Incluir. Insira dos dados conforme a tela abaixo: Fig.2 Informe a Descrição, ou seja, nome do lote. Na Configuração capa poderá ser configurado através de macros como deverá ser a capa contábil do lote. Em Freqüência poderá ser escolhido como será a freqüência da capa contábil, diária ou mensal. Treinamento GVcollege Integrador Contábil 8

9 2.3 Cadastro de Documentos CTB_IntCadDocumento.dll Nesta tela são cadastrados todos os documentos necessários para integração contábil que serão utilizados pelas cargas nos momentos que forem realizadas as integrações. abaixo: Para cadastrar um documento, clique em Incluir. Insira dos dados conforme a tela do sistema deverá ser acionado o botão Sincronizar. Para que os campos dos documentos estão atualizados a cada versão Fig.3 Informe a Descrição, ou seja, o nome do documento que está sendo cadastrado. Em DLL, poderá ser informado o nome da DLL que será utilizado no processo para fazer a carga das informações durante o processo de integração, das quais podem ser conforme Treinamento GVcollege Integrador Contábil 9

10 definição abaixo: a) Documentos utilizados para guardar os lançamentos de contabilizações de suprimentos com ou sem movimento de estoque Registro de Movimentos da nota de entrada incluindo impostos: SUP_CargaRegistroMovimentoSemFinanceiro.dll; SUP_CargaRegistroMovimentoRateio.dll; SUP_CargaRegistroMovimentoImposto.dll. b) Documentos utilizados para guardar os lançamentos de contabilizações de títulos referentes ao pagamento ( Contas pagar, retorno de remessa, Cheque a pagar, Caixa ) no financeiro com registros de ocorrências incluindo impostos. SUP_CargaFinanceiroTitulo.dll; SUP_CargaFinanceiroOcorrencia.dll; SUP_CargaFinanceiroImposto.dll. c) Documentos utilizados para guardar os lançamentos de contabilizações de títulos da folha de pagamento com financeiro. FIN_CargaFinanceiroEntrada.dll. No campo Lote, selecione o tipo de lote na lista ao qual deve ser associado, caso deseje acessar ou cadastrar outro tipo então clique no botão.... Através do botão Sincronizar poderá ser utilizado para carregar a DLL de carga sincronizando à mesma com a tabela relacionada na base de dados. No caixa de grupo Campos serão exibidos os campos que compõem os documentos do qual foi associado no item DLL acima. Treinamento GVcollege Integrador Contábil 10

11 2.4 Cadastro de Históricos CTB_IntCadHistorico.dll Nesta tela deverá permitir cadastrar histórico dos lançamentos do integrador contábil. abaixo: Para cadastrar um histórico, clique em Incluir. Insira dos dados conforme a tela Fig.4 Informe o Código do histórico. Em Documento poderá escolher o tipo de documento cadastro em que o histórico será associado. Caso deseja escolher ou cadastrar outro tipo de documento, clique sobre o botão.... Em Descrição poderá ser informada a descrição do histórico como também formatar através de macros. Treinamento GVcollege Integrador Contábil 11

12 2.5 Cadastro de Categorias CTB_IntCadCategoria.dll Nessa tela deverá permitir categorizar os lançamentos onde poderá ser realizado o vínculo da conta contábil por qualquer tipo de categoria conforme o tipo de movimento definido. Essa categorização pode ser utilizada no momento em que for realizada a configuração das regras dos lançamentos contábeis (ver item 2.6. Cadastro de regras ). abaixo: Para cadastrar uma categoria, clique em Incluir. Insira dos dados conforme a tela Fig.5 Nos campos empresa/unidade poderá definir a empresa e a unidade para as categorias, caso as mesmas estejam compartilhadas não será possível alterá-los, (ver item 2.1 Cadastro de parâmetros para realizar o compartilhamento). Treinamento GVcollege Integrador Contábil 12

13 Em Documento poderá escolher na lista o documento do qual foi cadastrado (ver item 2.3 Cadastro de documentos ) para qual através dele seja possível realizar a categorização. Na caixa de grupo Categorias, poderá manter, ou seja, incluir, alterar, excluir, visualizar as categorias de que deseja vincular as contas contábeis. Exemplo para o documento RegistroMovimentoRateio poderá incluir as categorias por Família ou Sub-família ou até mesmo Produto onde cada categoria receberá a conta contábil relativa. Na caixa de grupo Itens de categoria poderá inserir, alterar ou excluir os itens das categorias criadas acima onde você poderá alterar no grid o código, descrição do item como também o código reduzido da conta contábil e sua descrição. 2.6 Cadastro de Regras CTB_IntCadRegra.dll Nessa tela deverá permitir manter, ou seja, inserir, alterar, excluir e visualizar as regras dos lançamentos contábeis com base nos documentos cadastrados. Para cadastrar uma regra, preencha os dados conforme a tela abaixo: Fig.6 Nos campos empresa/unidade poderá definir a empresa e a unidade para as categorias, caso as mesmas estejam compartilhadas não será possível alterá-los, (ver item 2.1 Treinamento GVcollege Integrador Contábil 13

14 Cadastro de Parâmetros para realizar o compartilhamento). Em Documento poderá escolher na lista o documento do qual foi cadastrado (ver item 2.3 Cadastro de documentos ) para qual através dele seja possível criar as regras para os lançamentos, como por exemplo, RegistroMovimentoRateio. Na caixa de grupo Regras, poderá incluir alterar, excluir, visualizar as regras cadastradas. Clique sobre o botão Incluir para chamar a tela de cadastro da regra e preencha os dados conforme a tela abaixo: Fig.6.1 Em Descrição preencha com uma descrição para regra. Na Coluna data contabilização você poderá definir a data que será contabilizada. No controle Ativa poderá definir se a regra está ativa ou não. Como exemplo de regra poderá ser: Nota de produtos e a data de contabilização seria a Data movimentação que equivale à data de entrada da nota. Na caixa de grupo Filtro, poderá incluir alterar, excluir, visualizar as condições que a regra será ou não executada. Clique sobre o botão Incluir para chamar a tela de cadastro do filtro e preencher os dados conforme a tela abaixo: Treinamento GVcollege Integrador Contábil 14

15 Fig.6.2 Na Coluna documento poderá selecionar uma coluna do documento que foi definido no controle acima Documento como exemplo o RegistroMovimentoRateio. Na opção Condição você deverá definir uma condição para o valor da coluna do documento escolhido acima que poderá ser igual, diferente, contem, não contém, nulo, não nulo, inicia com, termina com. No Valor inicial poderá escolher o valor que obedecerá a condição escolhida acima, ou seja, um número, texto, data. Caso a coluna documento seja categorizada então irá exibir a lista de códigos possíveis em ordem. acima. Na Descrição valor inicial exibe a descrição do controle Valor inicial definido No Valor final segue a mesma definição do controle Valor inicial acima. Em Operador poderá escolher o operador que será útil para incluir mais filtro para regra através das opções E e OU, ou seja, filtro1 E filtro2, filtro1 ou filtro2. Obs.: O operador do último registro de filtro não é considerado. Exemplo de filtros aplicados para o lançamento de uma nota de entrada de produto: Coluna documento= Tipo produto item Condição= igual Valor inicial= P-Produto Operador= E Coluna documento= Situação movimento Condição= igual Valor inicial= A-Atualizado Treinamento GVcollege Integrador Contábil 15

16 No exemplo acima a regra Nota de produto será executada se o Tipo produto item for igual produto E se a Situação movimento for igual Atualizado Na caixa de grupo Regra lançamento, poderá incluir alterar, excluir, visualizar as definições específicas das regras de lançamentos, sempre poderá ter uma ou mais regras a débito e uma ou mais regras a crédito. Clique sobre o botão Incluir para chamar a tela de cadastro de regra de lançamento e preenche os dados conforme a tela abaixo: Fig.6.3 Na coluna empresa poderá selecionar na lista a descrição para a coluna da empresa que irá realizar o lançamento da carga relacionado ao documento que foi informado no controle Documento. Na coluna unidade poderá selecionar na lista a descrição para a coluna da unidade que irá realizar o lançamento conforme documento relacionado. Em Tipo lançamento deverá definir se o lançamento será a débito ou a crédito. partida. Em Tipo partida deverá definir se o lançamento será Partida ou uma Contra Fórmula valor lançamento deverá definir qual será o valor do lançamento que poderá ser escolhido acionando o botão direito sobre o campo e escolhendo a macro desejada, por exemplo: Valor liquido movimento, Desconto rateio, Percentual rateio, Valor titulo, etc. Código reduzido poderá definir o código reduzido da conta contábil Treinamento GVcollege Integrador Contábil 16

17 Conta contábil poderá escolher a conta contábil fixa para o lançamento Categoria poderá selecionar a categoria cadastrada para usar no lançamento. (ver item 2.5 Cadastro de categorias ). Histórico poderá selecionar os históricos conforme o documento cadastrado, onde o histórico poderá ser o texto fixo ou uma macro conforme cadastro de histórico (ver item 2.4 Cadastro de históricos ). Coluna conta contábil poderá escolher a informação na lista exibida para conta contábil do lançamento que será o código reduzido da conta selecionada. Coluna histórico poderá escolher a informação para contemplar a descrição do histórico do lançamento. Coluna centro custo poderá escolher a informação na lista exibida os códigos dos centros de custo para registrar o lançamento que será o código reduzido do mesmo. Obs.1: No cadastro da regra de lançamento poderá optar em informar uma conta contábil fixa para o lançamento ou escolher para realizar o lançamento por categoria, por exemplo, em uma nota de entrada de produtos onde cada produto possua sua conta contábil diferente. Obs.2: Quando for executada uma regra de lançamento para registrar a conta contábil, o sistema irá buscar o código reduzido da conta no campo Coluna conta contábil caso não encontre irá buscar na Categoria e mesmo assim não encontrando então irá buscar no campo Código reduzido. Obs.3: Quando for executa uma regra de lançamento para registrar o histórico, o sistema irá buscar na Coluna histórico caso não encontre então irá buscar no campo Histórico. 2.7 Gera Contabilização CTB_INTGeraContabilização.dll Nessa tela permite realizar a geração da contabilização dos documentos que estão vinculados ao lote. Para gerar a contabilização, proceda da seguinte maneira conforma tela abaixo: Treinamento GVcollege Integrador Contábil 17

18 Fig.7 Em Lote deverá selecionar o lote cadastro (ver item 2.2 Cadastro de Lote ), para agrupar os documentos que serão contabilizados. Marque a opção Habilitar contabilização detalhada para conferência para caso deseja gravar o valor de cada uma das colunas dos documentos. Na caixa de grupo Período de geração você deverá informar o período que deseja contabilizar. Então acione o botão avançar para exibir a tela abaixo e confirmar a realização da geração da contabilização. Fig.7.1 Treinamento GVcollege Integrador Contábil 18

19 Ao acionar o botão Concluir o sistema irá realizar a busca no lote informado os documentos que estão vinculados a ele e executa as regras desses documentos gerando a contabilização gravando dentro do integrador contábil. Após a geração você deverá realizar a geração do arquivo contábil (ver item 2.8 Gerar arquivo contábil ). Se o período estiver fechado não será possível reprocessar a geração da contabilização, para contornar essa situação, deve-se abrir a tela de reabertura do período (ver item 2.9 Cadastro de reabertura do período.). 2.8 Gerar Arquivo Contábil CTB_IntGeraArquivoContabil.dll Nessa tela permite realizar a geração do arquivo contábil com extensão XML, utilizando o serviço de integração, através da geração da contabilização (ver item 2.7 Gerar Contabilização ) e transferir efetivamente para a contabilidade. Para gerar o arquivo, proceda da seguinte maneira conforme a tela abaixo: Fig.8 Treinamento GVcollege Integrador Contábil 19

20 A Empresa e a Unidade por padrão já são exibidas como compartilhadas conforme foi definido na tela de parâmetros. Em Lote deverá selecionar o lote cadastro (ver item 2.2 Cadastro de Lote ), para agrupar os documentos que serão contabilizados. Na caixa de grupo Período integração informe o período que deseja gerar o arquivo com formato de Mês/Ano e acione o botão Consultar para exibir no grid os períodos e a situação como também a data última integração e então acione o botão OK para gerar o arquivo. Observe que no controle Arquivo será gerado em é exibido o caminho onde o arquivo será gerado, podendo ser alterado através da opção Avançado. esteja fechado. A geração do arquivo contábil somente será executada caso o período contabilização (ver item 2.7 Gerar contabilização ). A situação do período está estará fechada quando é gerada a 2.9 Cadastro de Reabertura do Período contábeis. CTB_IntManReaberturaPeriodo.dll Nessa tela deverá permitir realizar a reabertura do período para os lançamentos Treinamento GVcollege Integrador Contábil 20

21 Fig.9 Em Lote deverá selecionar o lote cadastro (ver item 2.2 Cadastro de Lote ). Deve informar o Período inicial e o Período final para reabertura que deverá ser composto no formato mês/ano. Através do quadro Todos períodos irá exibir todos os períodos conforme informado a situação do período. Caso a contabilização tiver sido gerada em algum período com sucesso, o período estaria fechado, a rotina que gera contabilização tanto cria o período como também fecha à medida que os lançamentos são realizados, se desejar gerar novamente a contabilização, não será possível caso o período esteja fechado. Você poderá selecionar um período que desejar através da opção coluna Reabrir do grid e acionando o botão Reabrir período. Treinamento GVcollege Integrador Contábil 21