Controle de Financiamentos. Sumário

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1 Fernanda Klein Both 02/04/ B13 1/8 Controle de Financiamentos Sumário 1. Objetivo Cadastros Instituições Financeiras Conta Corrente Linhas de Crédito Tipos de Moeda Cadastro de Contas Parâmetros do Financeiro Definições e Funcionamento Contratos Sub Créditos Liberação Parcelas Itens Contabilização Pagamento dos títulos Transferência de Longo Prazo para Curto Prazo... 8

2 Fernanda Klein Both 02/04/ B13 2/8 1. Objetivo O Controle de Financiamentos tem por finalidade facilitar o processo de gerenciamento dos contratos de financiamento bancário obtidos pela empresa e gerar, através das informações dos contratos cadastrados, os relatórios de endividamento. Este recurso, além de auxiliar no gerenciamento de contratos da empresa, irá oferecer à mesma um novo método de análise de investimentos, possibilitando melhor qualidade no gerenciamento dos financiamentos existentes, e no planejamento para a obtenção de novos contratos de financiamento. 2. Cadastros 2.1. Instituições Financeiras Módulo Bancos => Cadastrar => Instituição Financeira (5009): Para que seja possível criar um contrato de financiamento, é necessário informar, no momento do cadastramento do mesmo, a que instituição financeira ele está vinculado. Ao efetuar o cadastro de uma nova instituição financeira, deve-se, na aba Financiamentos, marcar a opção Liberado para Financiamento, e definir as contas contábeis de curto e longo prazo que o sistema ERP Solution deverá considerar para contabilizar os títulos oriundos do financiamento. No campo Conta para Valores a Receber, deverá ser informada uma conta para que o sistema utilize no momento de contabilizar os contratos de financiamentos bancários. Sempre que contabilizado um contrato, o sistema irá realizar um lançamento de débito nesta conta Conta Corrente Módulo Bancos => Cadastros => Conta Corrente: A conta corrente, assim como a Instituição Financeira, será informada no momento do cadastramento do contrato de empréstimo. Ao cadastrar uma conta corrente, é necessário informar a conta do ativo que corresponde ao banco cuja conta esta sendo cadastrada. Ao vincular determinada conta a um contrato de financiamento, o valor do mesmo irá automaticamente ser debitado na conta correspondente à conta corrente, nos casos em que o recebedor do valor for a empresa Linhas de Crédito Módulo Gestão de Pedidos => Cadastros => Linhas de Crédito: Devem ser cadastradas as linhas de crédito utilizadas para aquisição de financiamentos Tipos de Moeda Módulo Financeiro => Cadastros => Tipos de Moeda: Devem ser cadastrados os tipos de moeda utilizados nos financiamentos Cadastro de Contas Módulo Contabilidade => Cadastrar => Contas => Contas Contábeis (7002): No cadastro de contas contábeis, deve-se definir quais das contas utilizadas serão classificadas como contas de Curto Prazo, e

3 Fernanda Klein Both 02/04/ B13 3/8 quais delas serão consideradas de Longo Prazo. Para isso, deve-se, no campo Conta Especial, selecionar a opção Empréstimos/Financiamentos Curto Prazo ou Empréstimos/Financiamentos Longo Prazo. Essas contas, após configuradas, serão inseridas no Cadastro de Instituições Financeiras. Essa informação será utilizada no momento da geração dos títulos referentes ao financiamento, quando os mesmos serão separados em contas a pagar a curto prazo e a longo prazo, sendo necessário, para isto, que a empresa defina a quantidade de meses à qual o período de curto prazo corresponde. Para separar os títulos entre curto e longo prazo. Importante! Somente será permitido o pagamento dos títulos que se encontram na conta de curto prazo, sendo então necessário que os títulos da conta de longo prazo sejam transferidos para a conta de curto prazo para que possam ser pagos Parâmetros do Financeiro Módulo Financeiro => Cadastrar => Parâmetros (7017) aba Empréstimos/Financiamentos: Nesta rotina devem ser inseridas as seguintes informações: Curto Prazo, Conta de Despesas com Financiamentos, Conta de Juros sobre Financiamentos e Conta TAC sobre Financiamentos. No campo Curto Prazo deve ser definido o período de meses que é considerado Curto Prazo para geração dos títulos dos financiamentos. Os títulos com data de vencimento posterior ao período de meses informado neste campo serão considerados de Longo Prazo. Nos demais campos devem ser definidas as contas onde devem ser contabilizadas as despesas, os juros e o TAC que incidem sobre os financiamentos. 3. Definições e Funcionamento O controle de financiamentos tem o seu funcionamento dividido por etapas, sendo primeiramente cadastradas as informações referentes aos contratos, posteriormente sobre os sub créditos e suas liberações, para que enfim, o sistema possa gerar as parcelas do contrato e realizar a contabilização das informações. Para acessar o controle de financiamentos deve-se acessar o módulo Financeiro => Empréstimos/Financiamentos => Contratos de Empréstimos/Financiamentos (1474). Para cadastrar um novo contrato, deve-se selecionar a opção F3 Cadastrar Contratos Definição O contrato é um acordo de ordem jurídica, onde as cláusulas contratuais regulamentam os interesses entre as partes, estando passível das penalidades previstas em lei. No ERP Solution, o preenchimento dos dados do contrato é a primeira etapa do controle de financiamento.

4 Fernanda Klein Both 02/04/ B13 4/ Funcionamento Para cadastrar um contrato, devem ser preenchidos todos os campos disponíveis na tela, caso contrário não será possível confirmar a inserção do mesmo no sistema. Instituição Financeira: No cadastro da instituição financeira são definidas as contas de curto e longo prazo que serão utilizadas para contabilizar os títulos do financiamento. No momento do cadastro do contrato, deve-se selecionar uma das instituições previamente cadastradas. Conta Corrente: Todo contrato de financiamento cadastrado deve ser vinculado, obrigatoriamente, a uma conta corrente da empresa, por esta ser a conta que receberá os recursos advindos do contrato no momento da contabilização, exceto quando estes recursos forem repassados diretamente à conta do fornecedor dos itens, o qual deverá ter sido vinculado ao contrato no momento do cadastro. Recebedor - Empresa: Quando o recebedor do financiamento for a própria empresa, o valor correspondente à transação será debitado diretamente na conta do banco que está vinculada à conta corrente informada. Recebedor - Fornecedor: No caso dos recursos serem contabilizados para o fornecedor, deverão ser selecionados títulos que estejam em aberto no fornecedor, para que os mesmos sejam pagos no processo de contabilização. Não é permitido que o valor total dos títulos selecionados se diferencie do valor financiado; também não é permitida a seleção de títulos para pagamento parcial. Valor Financiado: Deve ser informado o valor total liberado do financiamento. Se há recursos próprios, os mesmos devem ser informados no campo correspondente. Sempre deve ser informado o valor em R$ (reais) Recursos Próprios: Quando o recebedor do contrato for o fornecedor, poderá ser considerado, ainda, o valor próprio, sendo possível informar uma conta diferente da conta corrente do contrato para a obtenção dos valores do recurso próprio. O recurso próprio é considerado na contabilização do contrato, no caso de se ter contratos com menos do que 100% do valor financiado, onde o recurso próprio deve ser repassado ao fornecedor. Sub créditos: Os contratos de financiamento possuem entre 1 e 2 sub créditos. Neste campo devese informar o número de sub créditos que o financiamento em questão possui. Prazo: O prazo informado neste campo corresponde ao prazo total do financiamento. Os prazos de carência e amortização serão informados posteriormente, no cadastro de sub créditos. Conta Corrente dos Recursos Próprios: Quando o recebedor do financiamento for o fornecedor, é possível definir um valor correspondente a recursos próprios que será utilizado no financiamento. Neste campo, deve-se informar a conta corrente da qual será obtido o valor correspondente ao recurso próprio Sub Créditos Definição Um sub crédito pode representar uma parte ou todo o valor do financiamento. O sub crédito deve ter no mínimo uma liberação, podendo ter até N liberações, desde que somadas, igualem-se ao valor total do

5 Fernanda Klein Both 02/04/ B13 5/8 sub crédito. Cada sub crédito pode ter datas de liberação, taxas de juros, valores e indexadores independentes, ou seja, que não necessitem ser igual aos valores do outro sub crédito (quando houver), além da possibilidade de ter cálculos de juros diferenciados. Os contratos de financiamento possuem entre 1 e 2 sub créditos, cada um destes formado por N liberações. Os sub créditos podem ter moedas, taxas de juros e cálculos de juros diferentes, sendo assim, seus valores e o valor de suas liberações são calculados considerando-se estas diferenças. As parcelas dos sub créditos são geradas automaticamente pelo sistema, com base nas informações preenchidas durante o cadastro do contrato. O sistema calcula, por liberação, os valores de cada parcela, somando-os por fim para obter-se o valor final de cada parcela do sub crédito Funcionamento Para cadastrar um sub crédito deve-se acessar o módulo Financeiro => Empréstimos/Financiamentos => Contratos de Empréstimos/Financiamentos (1474), selecionar um contrato previamente cadastrado e clicar sobre o botão Sub Créditos Tipo Moeda: Deve-se selecionar a moeda utilizada para descrever os dados das parcelas do sub crédito. É importante ressaltar que, no momento em que é cadastrado o contrato, o valor financiado e o valor do recurso próprio devem ser informados em R$ (reais). Somente no momento de cadastrar o sub crédito e suas respectivas liberações é que será feito o cálculo dos valores conforme a moeda/cotação informada. Cotação Moeda: O valor inserido neste campo será utilizado para conversão dos valores conforme a cotação da moeda informada. Quando o valor for em R$ (reais), o valor informado no campo deve ser 1,00 (um) Dados de Amortização: A amortização é o processo de quitação da dívida através da realização de pagamentos periódicos, que correspondem à quitação de uma parte da dívida. Para que a amortização seja efetuada corretamente, deve-se informar a periodicidade, o prazo e o sistema de amortização utilizado. Dados de Carência: Os campos correspondentes aos dados de carência irão definir a periodicidade do pagamento dos juros perante o saldo devedor durante o prazo de carência (se este existir). No campo Periodicidade deve-se informar o intervalo de tempo entre os pagamentos. No campo Prazo deve ser informado o prazo para pagamento do saldo devedor. Juros: Os juros possuem 2 sistemas de cálculo: Eles podem ser compostos, modo em que serão calculados automaticamente pelo sistema, ou podem ser manuais, tendo que ser informado manualmente pelo usuário que está fazendo o cadastramento do financiamento. Nos contratos que utilizam Termo de Capitalização, deverá ser utilizada a forma de cálculo manual. Nro Liberações: Neste campo, deve-se informar o número de liberações realizadas pelo banco até que a empresa receba o valor integral financiado. 1º Vencto: Deve ser informada a data de vencimento da primeira parcela do financiamento. Dia base: Deve ser informado o dia em que ocorre o vencimento das demais parcelas do financiamento.

6 Fernanda Klein Both 02/04/ B13 6/ Liberação Definição As liberações são os eventos financeiros em que a empresa recebe do banco o valor (ou uma parte do valor) correspondente ao financiamento Funcionamento Para cadastrar as liberações de um financiamento deve-se acessar módulo Financeiro => Empréstimos/Financiamentos => Contratos de Empréstimos/Financiamentos (1474) botão Sub Crédito, selecionar o Sub Crédito e então clicar em Liberações. Para cadastrar uma nova liberação deve-se selecionar a opção F3 Cadastrar. Na tela de inserção da nova liberação deve ser informada a data e o valor da mesma, os demais campos são preenchidos de forma automática Parcelas Definição As parcelas correspondem à soma de uma parte da amortização com os juros que incidem sobre o saldo devedor atual do contrato de financiamento. A geração das parcelas do contrato ocorre ao fim do processo de cadastro do mesmo, onde o sistema utiliza as informações coletadas durante este cadastro para gerar os valores das parcelas com o intuito de automatizar o cadastro das mesmas Funcionamento O processo de geração das parcelas ocorre imediatamente após o cadastro de um sub crédito (disparado automaticamente pelo sistema). Este processo irá gerar os valores das parcelas a partir das informações coletadas durante o cadastro. Os valores das parcelas deverão ser calculados por liberação, já que os únicos valores iguais entre as liberações são o Número da Parcela, a Data de Vencimento, e o Número de Dias, exceto nas parcelas onde ocorrer liberação de valores. Para consultar as parcelas geradas para determinado financiamento, deve-se acessar módulo Financeiro => Empréstimos/Financiamentos => Contratos de Empréstimos/Financiamentos (1474) botão Sub Crédito, selecionar o Sub Crédito e então clicar em Parcelas Itens Definição Para vincular os itens a um financiamento, é necessário que os mesmos tenham sido previamente cadastrados no sistema e estejam vinculados a uma Nota Fiscal de compra. O produto informado deverá sempre ser do tipo Controle Individual ; não pode estar vinculado a outro contrato; e pode ter sido vinculado ao contrato.

7 Fernanda Klein Both 02/04/ B13 7/ Funcionamento Para vincular os itens a um contrato, deve-se acessar o módulo Financeiro => Empréstimos/Financiamentos => Contratos de Empréstimos/Financiamentos (1474), selecionar um contrato previamente cadastrado e clicar sobre o botão Itens. Para cadastrar um novo item, deve-se selecionar a opção F3 Cadastrar, Para vincular itens ao contrato, deverá ser preenchido apenas o Código do Produto. Através do Código do Produto, o sistema irá preencher automaticamente o Número do Item, Descrição do Produto, Controle do Produto (Normal, Individual, Lote, Agrupado ou Base), NF de Compra, TAC, Custo de Compra, Valor de Compra, Valor Financiado e Valor Próprio Contabilização Até que se realize a contabilização do contrato, todas as suas informações podem ser alteradas, ou mesmo excluídas, à exceção das parcelas que não podem ser excluídas. Após a contabilização do contrato, só poderá ser realizada uma alteração ou exclusão se o contrato for descontabilizado. Para efetuar a contabilização de um contrato, deve-se acessar o módulo Financeiro => Empréstimos/Financiamentos => Contratos de Empréstimos/Financiamentos (1474), e clicar sobre o botão Contabilizar. É na contabilização que são gerados os lançamentos contábeis, os quais creditam ou debitam as contas definidas anteriormente, assim como os títulos, que representam as parcelas do contrato. Os títulos gerados na contabilização são separados em contas a pagar a curto prazo e a longo prazo, sendo necessário, para isto, que a empresa defina a quantidade de meses à qual o período de curto prazo do sistema corresponde. Para separar os títulos entre curto e longo prazo, o sistema verifica as datas de vencimento dos mesmos, onde títulos que tem data de vencimento em até X período de tempo, serão contabilizados como de curto prazo. Um contrato sempre será contabilizado por completo, sendo assim, caso seja necessária à realização de alguma exclusão ou alteração, o contrato terá que ser descontabilizado, para que, então, seja realizado o processo desejado, devendo o mesmo ser contabilizado novamente após a realização de todas as alterações. Importante! A descontabilização de um contrato somente poderá ser realizada se nenhum dos títulos gerados no processo de contabilização do contrato tiver sido pago Pagamento dos títulos O processo de pagamento dos títulos referentes às parcelas do contrato é realizado manualmente pelo usuário no Módulo Financeiro, através do módulo Financeiro => Empréstimos/Pagamentos => Pagamentos das Parcelas. Ao abrir a rotina, será exibido um formulário, semelhante ao formulário de consulta, contendo uma listagem de todos os títulos disponíveis para pagamento.

8 Fernanda Klein Both 02/04/ B13 8/8 As parcelas a serem pagas sempre são as do curto prazo, podendo-se realizar a seleção de vários títulos, independente de contratos, para que se efetive o pagamento dos mesmos. Na tela de consulta, além dos títulos, podem ser visualizar as principais informações dos mesmos, como por exemplo: Código do Título, Número do Contrato, Número da Parcela, Data de Vencimento, Valor da Amortização em Reais, Valor do Juros em Reais, Valor Total da Parcela em Reais e Banco. Para efetivar o pagamento dos títulos deve-se marca-los e confirmar a operação no botão. Pode-se optar pelas opções Marcar todos, Desmarcar todos, ou ainda marcar manualmente. Para visualizar maiores informações a respeito dos títulos marcados, é possível selecionar o botão Visualizar Marcados. Após marcar os títulos que devem ser pagos, será aberta uma tela para inserção de informações referentes à data, lote, conta, tipo de pagamento e histórico. Todas essas informações são necessárias para criação do lançamento contábil que irá registrar a operação. Somente é permitido o pagamento dos títulos que se encontram na conta de curto prazo, sendo então necessário que os títulos da conta de longo prazo sejam transferidos para a conta de curto prazo. Importante! Os títulos gerados na contabilização do contrato não podem ter pagamentos parciais, ou seja, pagamentos que quitam apenas uma parte do valor do título. Estes títulos podem ser pagos na rotina de pagamento de parcelas de financiamentos, não sendo permitido seu pagamento na rotina de pagamento de títulos do Módulo Financeiro, nem o pagamento de títulos gerados na conta de longo prazo. Para que os títulos do longo prazo sejam pagos, os mesmo deverão ser transferidos para a conta de curto prazo, através do processo de transferência Transferência de Longo Prazo para Curto Prazo O processo de transferência dos títulos de contratos de financiamento das contas de longo prazo para as contas de curto prazo não deve ocorrer de forma automática. Caberá ao usuário acessar uma rotina para disparar manualmente o processo. Para efetuar a transferência dos títulos de longo prazo para curto prazo deve-se acessar o módulo Financeiro => Empréstimos/Pagamentos => Transferência do Longo para Curto Prazo (1471) A transferência poderá ser feita apenas de um contrato ou de vários ao mesmo tempo, com filtros por banco e conta corrente. Este processo verifica todas as parcelas dos contratos que possuem vencimento anterior ao prazo definido como sendo o curto prazo e gera lançamentos contábeis para realizar a transferência dos títulos. Para fazer a transferência dos títulos de longo prazo para curto prazo, deve-se preencher os filtros necessários e confirmar no botão para que o sistema debite a conta de longo prazo e credite a conta de curto prazo trocando a conta do título para a conta do curto prazo. Após finalizar esse procedimento, o mesmo título que estava vinculado a conta de longo prazo passará para a conta de curto prazo.