GUIA DO AUXILIAR FINANCEIRO

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1 Fernanda Klein Both 26/08/2013 1/10 GUIA DO AUXILIAR FINANCEIRO Sumário 1. Comandos do ERP Solution Cadastro de cliente / fornecedor (7034) Dados financeiros de cliente / fornecedor (1177) Extrato de contas (7003) Lançamento de Caixa (7101) Lançamentos Contábeis (7001) Lançamento de Adiantamento de clientes / fornecedores Lançamentos contábeis com centro de custo Pagamento/Recebimento de títulos Pagamento/Recebimento de títulos com juros/desconto Pagamento/Recebimento Parcial Recebimento de títulos com cheque pré-datado Contabilização de títulos (recebimento/pagamento coletivo) (1196) Impressão de Recibo (7086) Desbloqueio de pedidos (1229) Consulta de títulos a pagar / a receber (7093) Relação de Clientes / Fornecedores (7056) Emissão de Etiquetas Clientes / Fornecedores (7061) Relação de Adiantamentos (7107) Boletim de caixa (7006) Fechamento por lote (7005) Fluxo de Caixa (7037) Lançamento de Provisão (7090) Relação de títulos pendentes (7036) Relação de títulos pagos (7060) Unificação de títulos (7142)... 9

2 Fernanda Klein Both 26/08/2013 2/ Reparcelamento de títulos (7146) Impressão de boletos (1483) Gerar arquivo de remessa (5005) Importar retorno referente a títulos de clientes (5007)... 10

3 Fernanda Klein Both 26/08/2013 3/10 1. Comandos do ERP Solution 2. Cadastro de cliente / fornecedor (7034) Como acessar? Módulo Estoque => Cadastrar => Contas => Cadastro de Clientes e Fornecedores Para que serve? Para cadastrar, alterar e visualizar as informações de clientes e fornecedores. Como funciona? Ao selecionar a opção F3 Cadastrar, será aberta a tela onde é possível inserir todas as informações do cliente/fornecedor. A tela de cadastro possui diversas abas, onde podem ser inseridas informações adicionais, como por exemplo, limite de crédito, bloqueios, conceito, conta faturamento, entre outras. É importante que os campos de Tipo de contribuinte Estadual e Tipo de contribuinte Federal sejam preenchidos de acordo com as características do cliente/fornecedor, pois essa informação interfere diretamente na definição da tributação para emissão/lançamentos de Notas Fiscais. 3. Dados financeiros de cliente / fornecedor (1177) Como acessar? Módulo Estoque => Cadastrar => Contas => Cadastro de Clientes e Fornecedores botão Dados Financeiros Para que serve? Para visualizar na tela os dados financeiros do cliente/fornecedor Como funciona? A rotina deve ser utilizada para visualizar as informações financeiras do cliente/fornecedor, como por exemplo, limite de crédito, títulos em aberto, pagamentos a vista, valor total de pré notas em aberto, etc. A rotina mostra as informações na tela; para visualizar as informações em relatórios, é necessário utilizar outras rotinas do sistema. 4. Extrato de contas (7003) Como acessar? Módulo Financeiro => Relatórios => Extrato de Contas Para que serve? Possibilita a visualização de todos os lançamentos contábeis realizados para uma conta durante determinado período de tempo. Como funciona? Para gerar o Extrato da Conta, deve-se preencher os filtros de acordo com a necessidade, informando o código da conta, o período e a filial.

4 Fernanda Klein Both 26/08/2013 4/10 5. Lançamento de Caixa (7101) Como acessar? Módulo Financeiro => Caixa => Lançamentos de Caixa Para que serve? Esta rotina permite o lançamento de entradas (recebimentos) e saídas (pagamentos) no caixa. Como funciona? Ao abrir a rotina será possível visualizar os lançamentos já realizados. Para cadastrar um novo lançamento deve-se selecionar a opção F3 Cadastrar. De acordo com a opção de entrada/saída selecionada o sistema disponibiliza automaticamente o campo de conta crédito ou débito para que seja informada a conta em que o lançamento deverá ser efetuado. A contrapartida será preenchida automaticamente com o código da conta Caixa da empresa. 6. Lançamentos Contábeis (7001) Para que serve? Para efetuar os lançamentos contábeis que registram as movimentações da empresa. Como funciona? Ao abrir a rotina será possível visualizar os lançamentos já realizados. Para cadastrar um novo lançamento deve-se selecionar a opção F3 Cadastrar, informando a data, conta débito, conta crédito e o histórico da movimentação. 7. Lançamento de Adiantamento de clientes / fornecedores Para que serve? Para efetuar os lançamentos contábeis que registram os adiantamentos gerados para clientes e fornecedores. Como funciona? Para cadastrar um novo lançamento deve-se selecionar a opção F3 Cadastrar e informar a conta de adiantamento de clientes/fornecedores a débito ou a crédito. Após confirmar essas informações, será aberta a tela onde é possível informar para qual cliente/fornecedor está sendo feito o adiantamento. 8. Lançamentos contábeis com centro de custo Para que serve? Para informar o Centro de Custo dos lançamentos contábeis realizados em contas de resultado Como funciona? Após efetuar o lançamento contábil utilizando como contrapartida uma conta de resultado, será aberta a tela que possibilita que seja informado o centro de custo do lançamento.

5 Fernanda Klein Both 26/08/2013 5/10 9. Pagamento/Recebimento de títulos Para que serve? Para efetuar o registro contábil da quitação do título a receber ou a pagar. Como funciona? Para cadastrar um novo lançamento deve-se selecionar a opção F3 Cadastrar e informar a conta de clientes/fornecedores a débito ou a crédito. Após confirmar essas informações, será aberta a tela onde é possível selecionar qual título está sendo baixado. 10. Pagamento/Recebimento de títulos com juros/desconto Para que serve? Para efetuar o registro contábil da quitação do título a receber ou a pagar com juros ou descontos. Como funciona? Ao selecionar o título a ser quitado, deve-se informar o valor efetivo do pagamento, ou seja, o valor a maior caso haja incidência de juros ou a menor se houver desconto. Após inserir o valor será aberta a tela para informar se o valor da diferença entre o valor real do título e o valor informado refere-se a juros e descontos ou a um pagamento parcial. 11. Pagamento/Recebimento Parcial Para que serve? Para efetuar o registro contábil da quitação parcial do título a receber ou a pagar com juros ou descontos. Como funciona? Ao selecionar o título a ser quitado, deve-se informar o valor que está sendo pago/recebido do título. Após inserir o valor, será aberta a tela para informar se o valor da diferença entre o valor real do título e o valor informado refere-se a descontos ou se é um pagamento/recebimento parcial. Após efetivar o lançamento o título continuará em aberto, porém com saldo da diferença entre o valor total e o valor quitado. 12. Recebimento de títulos com cheque pré-datado Para que serve? Para efetuar o registro contábil da quitação de um título recebido com pagamento feito por cheque. Como funciona? Para registrar o recebimento de um título com cheque, deve-se informar no campo Tipo de Pagamento a opção que caracterize o pagamento com cheque, dessa forma, ao confirmar o lançamento contábil será aberta a tela para lançamento do cheque do cliente.

6 Fernanda Klein Both 26/08/2013 6/ Contabilização de títulos (recebimento/pagamento coletivo) (1196) Como acessar? Módulo Financeiro => Principal => Pagto de Vários Títulos Para que serve? Para efetuar o pagamento de vários títulos ao mesmo tempo Como funciona? Deve-se preencher os filtros conforme as características do pagamento/recebimento que será registrado. Após confirmar a tela, selecionam-se os títulos correspondentes ao lançamento que será efetuado. Nesta rotina também é possível optar se os registros do pagamento serão contabilizados de forma individual (um lançamento contábil por título) ou agrupados. Para que os mesmos sejam contabilizados de forma individual, deve-se marcar o campo Um lancto para cada título, que está localizado na tela de seleção dos títulos. Para que o lançamento seja feito de forma agrupada, deve-se deixar o campo desmarcado. 14. Impressão de Recibo (7086) Como acessar? Módulo Financeiro => Títulos => Consulta de Títulos => Pagamentos Para que serve? Para efetuar a impressão do recibo Como funciona? Ao selecionar o título e clicar sobre o botão Pagamentos, é aberta a tela com os dados do pagamento do título. Para imprimir o recibo, deve-se clicar sobre o botão Imprimir Recibo. 15. Desbloqueio de pedidos (1229) Como acessar? Módulo Estoque => Principal => Notas => Visualizar pré-nota bloqueadas Para que serve? Para realizar a reabertura das pré notas bloqueadas. Como funciona? Ao acessar a rotina será possível visualizar todas as prenotas que se encontram bloqueadas no sistema, sendo possível consultá-las também a partir do preenchimento dos filtros da tela. Além da consulta, pode ser realizado o desbloqueio da prenota, selecionando-a e após clicando no botão Reabertura. 16. Consulta de títulos a pagar / a receber (7093) Como acessar? Módulo Financeiro => Títulos => Consulta de Títulos Para que serve? Para visualizar os títulos a receber e a pagar pendentes e pagos Como funciona? Ao preencher os filtros é possível localizar os títulos e verificar os dados dos mesmos, através da utilização dos botões localizados na parte inferior da rotina. A distinção entre títulos pendentes e títulos pagos é feita pelo saldo devedor do mesmo, ou seja, se o saldo devedor de um título for igual a zero, significa que o mesmo está quitado.

7 Fernanda Klein Both 26/08/2013 7/ Relação de Clientes / Fornecedores (7056) Como acessar? Módulo Financeiro => Relatórios => Relação de Clientes e Fornecedores Para que serve? Possibilita que sejam gerados diversos modelos de relatórios com informações sobre os clientes e fornecedores cadastrados na empresa. Como funciona? Para gerar o relatório deve-se preencher os filtros da rotina conforme a necessidade. Deve-se observar atentamente a opção Modelo, pois a rotina possui diversos modelos que poderão ser utilizados para auxiliar a verificação de informações e a geração de listas com os dados dos clientes e fornecedores. 18. Emissão de Etiquetas Clientes / Fornecedores (7061) Como acessar? Módulo Financeiro => Relatórios => Emissão de Etiquetas Para que serve? Para realizar a impressão de etiquetas com os dados dos clientes/fornecedores. Como funciona? Para realizar a impressão das etiquetas com os dados dos clientes/fornecedores, deve-se preencher os filtro, informando os dados necessários para que a lista de etiquetas contenha os clientes/fornecedores desejados. É possível ainda selecionar opção que permite que os clientes sejam selecionados um a um, permitindo que sejam geradas etiquetas para determinados clientes, mesmo que não possuam características semelhantes que os agrupem através da seleção dos demais filtros. 19. Relação de Adiantamentos (7107) Como acessar? Módulo Financeiro => Relatórios => Relação de Adiantamento Para que serve? Para visualizar os lançamentos de adiantamento que foram realizados no período Como funciona? Os adiantamentos podem ser visualizados na forma de relação ou na forma de extrato. Na forma de relação, é possível visualizar de forma sucinta o valor total do adiantamento para cada cliente ou fornecedor. Na opção Extrato é possível visualizar de forma detalhada todos os adiantamentos gerados para o cliente ou fornecedor selecionado. Além de informar o tipo de relatório, é necessário informar a filial e o período de datas que deve ser considerado na pesquisa.

8 Fernanda Klein Both 26/08/2013 8/ Boletim de caixa (7006) Como acessar? Módulo Financeiro => Caixa => Boletim de Caixa Para que serve? Para realizar a conferência do Caixa da empresa Como funciona? Ao preencher os filtros, será gerado o relatório com todos os registros contábeis efetuados para a conta do Caixa da empresa. O saldo final demonstrado no relatório deve bater com o saldo real em Caixa. 21. Fechamento por lote (7005) Como acessar? Módulo Financeiro => Relatórios => Fechamento por Lotes Para que serve? Para verificar se todos os lançamentos contábeis do período foram realizados de forma correta Como funciona? Ao preencher os filtros, será gerado um relatório que irá informar se houve inconsistências na realização dos lançamentos contábeis, ou seja, se houve débitos sem créditos correspondentes ou vice-versa. Esse relatório deve ser gerado periodicamente e os erros apontados devem ser corrigidos, pois refletem diretamente no resultado contábil. 22. Fluxo de Caixa (7037) Como acessar? Módulo Financeiro => Fluxo de Caixa => Fluxo de Caixa Para que serve? Para gerar o relatório de Fluxo de Caixa, que é uma ferramenta gerencial que permite fazer uma projeção das entradas e saídas de recursos na empresa para determinado período. Como funciona? Para gerar o relatório de Fluxo de Caixa, deve-se preencher os filtros de acordo com a necessidade e confirmar no botão correspondente. Através desta rotina será possível visualizar os valores em títulos e cheques a receber e a pagar, as provisões, e disponibilidades existentes em Caixa e nas contas bancárias. 23. Lançamento de Provisão (7090) Como acessar? Módulo Financeiro => Fluxo de Caixa => Para que serve? Através desta rotina de Lançamento do fluxo de caixa será efetuado o cadastro das provisões, ou seja, lançamentos gerenciais previstos para pagamentos ou recebimentos. Como funciona? Para cadastrar uma nova provisão, deve-se selecionar o botão F3 Cadastrar, preenchendo os campos conforme as características do lançamento que está sendo realizado. Se a provisão refere-se a uma operação recorrente, é possível informar o período de tempo em que a mesma deve ser repetida.

9 Fernanda Klein Both 26/08/2013 9/ Relação de títulos pendentes (7036) Como acessar? Módulo Financeiro => Relatórios => Relação de Títulos Pendentes Para que serve? Para visualizar de forma detalhada a relação de títulos pendentes a pagar ou a receber Como funciona? Através desta rotina será possível visualizar os valores de títulos pendentes a receber ou a pagar. O relatório possui diversas combinações de filtros que poderão ser utilizadas conforme o tipo de controle que a empresa utiliza. Por exemplo, é possível gerar a relação por cliente, por data de vencimento, etc Relação de títulos pagos (7060) Como acessar? Módulo Financeiro => Relatórios => Relação de Títulos Pagos Para que serve? Para visualizar de forma detalhada a relação de títulos pagos Como funciona? Através desta rotina será possível visualizar os valores de títulos pagos em determinado período ou por/para determinado cliente/fornecedor. O relatório possui diversas combinações de filtros que poderão ser utilizadas conforme o tipo de controle que a empresa utiliza. 26. Unificação de títulos (7142) Como acessar? Módulo Financeiro => Títulos => Unificar Títulos Para que serve? Para realizar a unificação de vários títulos, transformando-os em um único título com valor total igual a soma dos vários títulos utilizados na unificação Como funciona? Para fazer a unificação de vários títulos, transformando-o em um só, é necessário primeiramente realizar a baixa dos títulos anteriores. Deve-se preencher os dados de baixa dos títulos origem e os dados do novo título que será resultante da unificação dos títulos origem. Após, deve-se selecionar os títulos que devem ser unificados. Ao confirmar o processo, os títulos origem serão baixados e darão origem a um novo título. 27. Reparcelamento de títulos (7146) Como acessar? Módulo Financeiro => Títulos => Reparcelamento de Títulos Para que serve? Para realizar o reparcelamento de um título. Como funciona? Para fazer o reparcelamento de um título, dividindo-o de forma a gerar diversos títulos, é necessário primeiramente realizar a baixa do título origem. Para isso, deve-se preencher os dados de baixa do título origem e os dados dos novos títulos gerados. Ao confirmar o processo, o título origem será baixado e dará origem a um novo título.

10 Fernanda Klein Both 26/08/ / Impressão de boletos (1483) Como acessar? Módulo Financeiro => Títulos => Consulta de Títulos => Emite Boleto Para que serve? Para emitir boletos correspondentes aos títulos existentes Como funciona? Para realizar a emissão do boleto de um título, deve-se efetuar a pesquisa do mesmo e clicar sobre o botão Emite Boleto. Antes de fazer a emissão do boleto, é possível definir qual Convenio/Cedente e qual tipo de endereço do cliente será utilizado. 29. Gerar arquivo de remessa (5005) Como acessar? Módulo Bancos => Remessa à receber => Gerar arquivo de remessa Para que serve? Essa rotina possibilita a geração do arquivo de remessa que será enviado ao banco Como funciona? Para gerar o arquivo, deve-se selecionar os títulos que farão parte da remessa, informar o banco para o qual a mesma será gerada e salvar o arquivo.rem que será gerado. Esse é o arquivo que será encaminhado ao banco. 30. Importar retorno referente a títulos de clientes (5007) Como acessar? Módulo Bancos => Importações => Importação Lançamento Ref. Título de Cliente Para que serve? Para realizar a importação do retorno do banco, efetivando a quitação dos títulos já liquidados. Como funciona? Deve-se selecionar o arquivo de retorno, inserir as informações que se referem aos lançamentos de liquidação que serão realizados e confirmar a importação do mesmo Observações