Módulo Vendas Balcão. Roteiro passo a passo. Sistema Gestor New

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1 1 Roteiro passo a passo Módulo Vendas Balcão Sistema Gestor New Instruções para configuração e utilização do módulo Vendas balcão com uso de Impressora fiscal (ECF)

2 2 ÍNDICE 1. Cadastro da empresa Configurações dos Parâmetros Cadastro de cliente Cadastro de Vendedor Cadastro de produto Cadastro de moeda / Tipo de Recebimento Emitindo a Leitura X Abertura do Caixa Venda / Emissão do cupom Fiscal Troca de mercadoria Devolução de mercadoria Cancelamento de Venda Outras movimentações de Caixa Utilização da Tele entrega / Pedido de venda Fechamento de Caixa Emissão da Redução Z Carregamento das formas de pagamento paraimpressora de cupom Fiscal Relatório de conferência do Fechamento de Caixa Venda Balcão utilizando TEF

3 3 1. Cadastro da empresa Para iniciar os trabalhos dentro do sistema o primeiro passo é cadastrar sua empresa, veja abaixo como é fácil realizar esse processo: - Acesse módulo Empresa - Clique no menu Cadastro / Empresa - Clique sobre o botão Novo - Informe o código desejado (EX: 1) - Preencha a Razão e Fantasia, assim como o endereço, bairro, cidade, estado, CEP,fones, Documentação; - Recomendamos o preenchimento do Código de Município, pois o mesmo será solicitado posteriormente dentro do sistema. - No campo Situação selecione a opção Ativo. - Preencha os dados relativos ao responsável pela empresa (Documentação, nome) Para segurança dos dados, clique em Salvar para registrar essas informações iniciais. Para que o cadastro seja completo, clique sobre a aba Dados Adicionais e informe os dados contábeis da empresa, como data de inicio das atividades, Tipo da empresa. 2. Configurações dos Parâmetros - Acesse o modulo Empresa; - Clique no menu Cadastro / Parâmetros; - Selecione a aba Cupom Fiscal; - No campo Impressora fiscal, selecione a marca da sua impressora; - No campo Porta de comunicação, informe a porta em que a impressora está conectada no computador (O sistema aceita apenas as porta COM1, COM2, COM3 e COM4) - No campo Quantidade automatica informe SIM para que o sistema preencha automaticamente a quantidade como 1 no momento da venda. Para informar a quantidade manualmente no momento da venda informe NÃO neste campo; - A opção de Venda concomitante permite que a impressora de cupom fiscal já inicie a impressão dos itens, conforme eles forem adicionados à venda. Ao informar esta opção como NÃO, a impressão só será iniciada na conclusão e registro da venda; - No campo Moeda fixa para venda é possível fixar uma moeda para que concluir a venda a mesma seja utilizada para fechamento; - Clique no V para salvar;

4 4 Os demais campos disponíveis nesta tela de parâmetros não fazem referencia direta á configuração de impressora fiscal. 3. Cadastro de clientes - Acesse o modulo Cadastro - Clique no menu Cadastro/Clientes; - Clique no botão inserir um Novo Registro; - Informe os dados desejados para o cliente; - Salve o cadastro de cliente; Recomendamos o cadastro de um cliente genérico chamado Consumidor para realização das vendas de clientes não cadastrados; 4. Cadastro de Vendedor - Acesse o modulo Cadastro - Clique no menu Cadastro/Vendedores - Clique no botão Inserir um Novo Registro - Informe o código e nome do vendedor; - Para permitir que o vendedor forneça desconto marque a opção Permitir dar desconto dentro deste cadastro e informe a frente o percentual Maximo de desconto permitido. - Salve o cadastro de vendedor; 5. Cadastro de produtos - Acesse o modulo Cadastro - Clique no menu Cadastro / Produtos - Clique no botão Inserir um Novo Registro - Informe o código e nome desejado para o produto; - Confira abaixo o detalhamento dos campos importantes no cadastro do produto Código: Deve ser informado manualmente, podendo ser utilizado Número ou caracteres.

5 5 Cód. Auxiliar: Campo para simplificar o acesso a produtos com códigos extensos. Nome: Informe apenas o nome principal do produto, pois a descrição completa deve ser informada a seguir. Descrição: O nome do produto aceita apenas 60 caracteres, sendo assim, outras informações devem ser preenchidas dentro desse campo Descrição. Localização: ação: Destinado ao preenchimento de prateleira ou local de armazenamento do produto Aplicação: Campo destinado ao preenchimento da forma de uso do produto. Grupo: Selecione o Grupo, Sub Grupo, Unidade e Setor relativos a esse cadastro. Grade: Para mais informações sobre grade acesse: Fabricante: Informe apenas o nome do fabricante deste produto; Situação: Campo obrigatório, informe se o produto esta Ativo ou Inativo em seu estoque; Venda somente com estoque: Campo obrigatório, aonde deverá ser informado se o produto só poderá ter a venda concluída se houver em seu estoque a quantidade mínima exigida, caso seja efetuado o controle de estoque recomendamos que informe SIM nesse campo. Valores de Aquisição: Ao cadastrar um produto informe o valor de compra do mesmo para posterior controle, esses valores serão alterados posteriormente ao realizar uma entrada de estoque: Valores de Venda: Informe a margem de lucro desejada para que o sistema a partir do valor de compra possa calcular um valor recomendado para venda. Quantidade: O campo quantidade não é acessado, ou seja, só é alterado automaticamente a partir da movimentação de estoque, caso deseje informar o estoque de seu produto, acesse o módulo Faturamento e realize uma movimentação de estoque. - Após preencher r os dados da tela inicial do produto, clique na aba Tributação - Clique no campo CST; - Ao acessar este campo é apresentada uma tabela de legenda, trazendo todos os CST: verifique qual a tributação de seu produto e informe no campo. Essa informação vai depender da tributação da empresa, sendo assim, recomendamos que entre em contato com o contador da empresa para maiores informações. Obs.: campo obrigatório

6 6 - No quadro E.C.F. preenche a tributação do produto para impressão no cupom fiscal. Caso tenha dúvida com relação ao preenchimento destes campos, entre em contato com o contador; - Caso o produto seja tributado, informe nos campos Aliq interna e Aliq externa os percentuais referente a este produto. Para verificar as alíquotas, recomendamos a impressão de uma Leitura X. - Para cadastro do produto é necessário também o preenchimento da CST de PIS e COFINS; - Após informe os dados tributários, salve o cadastro do produto Atenção: Caso o sistema apresente mensagem de erro ao acessar o módulo Vendas Balcão siga as instruções abaixo: - Acesse o caminho C:\londrisoft\Gestor_new\dlls\ - Copie todos os arquivos - Acesse o caminho C:\WINDOWS\System32\ - Cole todos os arquivos ***Caso o Windows seja XP cole os arquivos também no caminho C:\WINDOWS\System\ *** 6 - Cadastro de moeda / Tipo de Recebimento Para realização das vendas é necessário o cadastro das moedas. Siga as instruções: - Acesse o modulo Vendas Balcão - Clique no Menu Vendas Balcão / Leitura X e confirme a impressão - Confira na leitura o quadro meios de pagamento, caso já tenha moedas cadastradas é recomendado o cadastro no sistema utilizando o mesmo código e nome do impresso na leitura. - Para realizar o cadastro, clique no menu Vendas Balcão / Moeda - Clique no botão novo registro - Informe o código e o nome da Moeda a ser cadastrada EX: 1- Dinheiro ** Não é recomendado o preenchimento do nome da moeda com caracteres especiais, como acentos e outros. ** Recomendamos o preenchimento do nome da moeda com limite Maximo de 13 caracteres, devido ao cadastro destas moedas na impressora. - Informe se a moeda cadastrada é dinheiro;

7 7 - Em caso de moeda ligada a cheque selecione a opção desejada no campo Abrir tela de cheque pré; - No campo emitir ao concluir a venda selecione a opção desejada. (Duplicada ou boleto) - Para transação com o TEF no campo è cartão informe SIM e a frente informe o Tipo de TEF conforme recomendação do técnico da empresa de TEF. - Clique na lupa na frente do campo forma de parcelamento; - Cadastre a forma de parcelamento referente a moeda; - Clique no botão com a lupa para cadastrar um prazo de pagamento ; - Clique no botão Novo, informe o código e nome desejado (EX: 1 - A vista); - Confirme o preço como varejo e o índice como Caso deseje eje aumentar o valor dos produtos para este prazo aumente este índice (EX: 10% de acréscimo = ); - No quadro Prazos, clique sobre o botão Novo, informe o numero da parcela, caso seja apresentado automaticamente não altere.; - Informe a quantidade de DIAS para geração desta parcela contando da data da venda e a porcentagem a ser paga nessa parcela; - Caso tenha mais que uma parcela sempre divida 100 pela quantidade de parcelas. EX: Para um prazo de 5 vezes as parcelas devem contem 25% cada uma) ; - Para a gerar automaticamente os boletos ao finalizar a venda informe SIM no campo Gerar Remessa Bancaria ao Termino da nota; - Para não permitir desconto para um prazo de pagamento informe NÃO no campo Permitir desconto na venda; - No campo Docto de pagamento informe o Tipo de documento a ser utilizado neste prazo (EX: Duplicata, boleto, dinheiro). Caso não tenha o cadastro clique no botão a frente e realize o cadastro; - Para vendas com cartão informe sim no campo referente e a frente preencha a Operadora do cartão. ; - Preenchidas estas informações e as parcelas, clique sobre a aba INTEGRAÇÃO FINANCEIRA ; - Selecione dentro dessa tela a Categoria para essa movimentação. (EX: Faturamento a vista) ; - Essa categoria visa facilitar o seu entendimento no âmbito financeiro do sistema (controle de contas a receber), clique na lupa a frente do campo e verifique; - Salve o prazo e feche o cadastro do forma de pagamento;

8 8 - Retorne a tela de cadastro de moeda, selecione a forma de parcelamento referente a ela e salve o cadastro ***A moeda só vai funcionar caso esteja cadastrado também na impressora de Cupom Fiscal; *** Como informado anteriormente recomendamos que imprima a leitura X e cadastre todas as moedas conforme os meios de pagamentos impressos nesta leitura *** Caso não apresente todos os meios de pagamentos na leitura X, é recomendado que siga os passos do item 17 deste roteiro *** Caso utilize TEF no cartão de credito deve esta marcado como sim, e a frente deve esta marcado o Tipo de TEF?, este dado vai ser fornecido pelos responsável pelo seu modulo de TEF*** 7. Emissão da Leitura X A leitura X pode ser impressa a qualquer momento pela impressora de Cupom fiscal para conferencia dos valores emitidos no dia. Confira abaixo como realizar esta impressão; - Acesse o modulo Vendas Balcão; - Clique no Menu Vendas Balcão; - Acesse a opção Leitura X; - Assim que aparecer uma tela para confirmar a emissão da leitura X; - Clique em SIM; *** Se apresentar algum erro e a Leitura X não for impressa, provavelmente não foi configurado corretamente o passo 1.2 deste roteiro 8. Abertura do Caixa Para realizar as vendas e movimentações diárias no vendas balcão é necessário a abertura de caixa diário. Confira abaixo como abrir este caixa; - Acesse o modulo Vendas Balcão; - Clique no Menu Vendas Balcão / Vendas Balcão - Informe os valores iniciais do Caixa e confirme a abertura; Caso os campos da tela de abertura não permitam o preenchimento é porque o caixa já esta aberto. Apenas clique em Confirma abertura.

9 9 9. Venda e emissão do cupom Fiscal Confira abaixo como realizar as vendas diárias e emissão dos cupons fiscais; - Após abrir o caixa clique sobre o botão VENDA - Dentro da tela de venda, informe ou pesquise o vendedor e o cliente - Informe o código do produto ou pesquise através da lupa a frente do campo; - Informe a quantidade desejada e clique em inserir para adicionar o produto à venda; - Adicione todos os produtos desejados para a venda; - Pressione F5 e preencha a forma de pagamento na venda; - Informe o valor pago pelo cliente; - Pressione F7 ou clique em Registra Venda; - Confira o cupom fiscal impresso. *** Caso tenha desconto, o mesmo pode ser inserido por produto no momento de inserir cada um deles ou no preço final para venda, para isso pressione F6*** 10. Troca de mercadoria Alem da venda, o sistema permite a troca de mercadoria, possibilitando o retorno da mercadoria para o estoque; - Acesse a tela de venda; - Informe o Vendedor e Cliente; - Clique sobre o botão Devolução; - Clique no botão novo; - Selecione o produto e a quantidade que o cliente esta devolvendo; - Clique em confirma para retornar a Tela de venda; - Automaticamente o valor da devolução será registrado como um desconto nesta venda atual; - Insira um novo produto e faça a venda normalmente; A impressora de cupom fiscal não aceita valor zerado, portanto se o produto comprado for do mesmo valor do devolvido a venda não vai ser registrada, geralmente é criado um produto no valor de 1 centavos para poder registrar o cupom

10 Devolução de mercadoria Caso não seja realizada uma troca e sim uma devolução da mercadoria, siga as instruções abaixo: - Dentro do Vendas Balcão clique em Devolução; - Clique em inserir um Novo registro; - Informe se a devolução é completa ou parcial; - Informe Movimento Vendas balcão; - Informe o numero da venda(cupom fiscal); - Se for completa salve o registro - Se for parcial informe os produtos que ele esta devolvendo antes de salvar; Assim que salvar a devolução, o sistema retorna a mercadoria para o estoque, caso seje necessário transmitir a nota desta devolução clique em sim na mensagem que aparece assim que salvar a devolução 12. Cancelamento de Venda Conforme legislação referente a impressora Fiscal, só é permitido cancelar a venda atual ou venda anterior da impressora. Caso já tenha realizado uma nova venda ou movimentação na impressora após a venda desejada não é possível o cancelamento. Para realizar o cancelamento siga as instruções abaixo; - Acesse a tela de venda; - Caso já esteja no meio da venda e o cliente cancele a compra, pressione F8 ou clique em cancelar venda atual; - Se já concluiu a venda e o cliente deseje cancelar, pressione F9 ou clique em cancelar venda anterior; As vendas canceladas através do menu Vendas Bacão / Cancela Venda não cancela a venda dentro da impressora de cupom fiscal; Para abater imposto de uma nota que não pode ser cancelada normalmente é realizada uma nota fiscal de devolução, caso ocorra de não poder cancelar alguma venda entre em contato com o contador da empresa e pergunte a ele o que fazer.

11 Outras movimentações de Caixa (Entrada e saída de caixa) Caso precise registrar movimentações financeiras de saída de dinheiro ou cheque do caixa aberto siga as instruções a seguir: - Dentro da tela de vendas balcão, clique no botão Saída de Caixa; - Informe o valor da saída e a descrição do motivo da saída; - Confirme a saída; - Confirme a impressão do comprovante caso desejado; Para registrar movimentações financeiras de Entrada no caixa aberto siga os passos abaixo: - Na tela de vendas balcão, clique no botão Entrada de Caixa; - Informe o valor da Entrada e a descrição do motivo da Entrada; - Confirme a Entrada - Confirme a impressão do comprovante caso desejado; 14. Utilização da Tele entrega / Pedido de venda O pedido de venda dentro da venda balcão deve ser utilizado apenas em empresas cujo fechamento da venda é realizado apenas em um computador central, sendo assim, as maquinas cliente fazem esse pedido, emitem e encaminham o mesmo mo para o caixa fechar a venda, veja abaixo como funciona esse processo: - Acesse o modulo Empresa - Entre no menu Cadastro / Parâmetros; - Clique na aba Outros - Na opção utiliza Pedido de Venda informe sim; - Clique no V para salvar; - Retorne ao Modulo Venda balcão como o Caixa aberto; - Clique no botão tele entrega - Informe o cliente, o produto de compra e a forma de pagamento - Clique em salvar para gerar uma numeração no lançamento

12 12 - Já na tela de vendas - Informe este numero de lançamento no campo pedido - Confira as informações registradas pela venda através do pedido e conclua a venda normalmente; 15. Fechamento de Caixa Assim que concluídas as movimentações diárias no sistema recomendamos o fechamento de caixa para abertura no dia seguinte. Este fechamento pode ser realizado varias vezes ao dia, caso seja necessário, pois não tem ligação direta com a emissão da Redução Z; Confira a seguir como fechar o caixa: - Dentro da tela de vendas balcão, clique em Fechar Caixa; - Informe os valores contados no Caixa no ato do fechamento; - Clique Confirmar Fechamento; Caso deseje apenas sair do caixa e retornar depois, clique em SAIR dentro desta tela de fechamento. 16. Emissão da Redução Z A redução Z é o fechamento diário da impressora fiscal, existem legislações que impedem a impressora fiscal de fazer qualquer movimentação naquele dia após ter emitido a redução Z, portanto realize este procedimento apenas no final do expediente; - Acesse o modulo Vendas Balcão - Clique no Menu Vendas Balcão - Acesse a opção Redução Z - Confirme a impressão da redução clicando em SIM Não confunda redução Z com leitura X, pois a redução Z é o fechamento, não será possível efetuar Vendas no dia após a emissão da redução Z

13 17. Carregamento das formas de pagamento do sistema na impressora de cupom Fiscal Esta operação só poderá ser realizada após uma Redução Z, se for carregado moedas novas na impressora agora e quiser carregar mais, somente após a próxima redução Z - Realize o cadastr das moedas no sistema que a impressora ainda não possui antes de emitir a redução Z - Acesse o modulo Vendas Balcão; - Clique no Menu Utilitário; - Acesse se carregar formas de pagamento - Confirme a operação; - Para cada moeda cadastrada será impresso um comprovante. Confira cada um deles; - Finalizado o processo emita uma leitura X e confira os dados; 13 Caso não funcione esta operação somente com intervenção técnica. 18. Relatório de conferência do Fechamento de Caixa - Acesse o modulo Vendas Balcão; - Clique no Menu Relatório; - Abra a opção Livro; - Selecione o Caixa desejado; - Informe o tipo de saída desejado; - Clique em sim para concluir 19. Venda Balcão utilizando TEF Existem algumas Diferenças para quem utiliza TEF na vendas balcão - No passo 6 Deve ser feita a configuração da observação - No passo 9 assim que concluir a venda ele vai abrir o modulo de TEF para passar o cartão e aprovar a venda, assim que o cupom for impresso na sequencia ele vai imprimir a comprovante do cartão - No passo 12 é possível somente cancelar a venda atual, a anterior é impossível ser cancelada

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