Conciliação de Movimento / Extrato bancário

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1 Introdução Conciliação de Movimento / Extrato bancário A conciliação de movimentos é um processo presente na maioria das empresas e trata da conferência das movimentações entre contas de diversas origens, processo que pode tomar um tempo elevado. Para auxiliar neste processo esta disponível no sistema a tela CT240 Conciliação de Movimento / Extrato bancário. Permite realizar a conciliação dos movimentos de contas e datas específicas, onde após a conciliação a alteração dos movimentos é bloqueada, realizando um fechamento dos movimentos/datas conciliadas. Utilize o Sumário abaixo para localizar a informação desejada, ou realize a leitura do documento para conhecer o processo. Sumário Introdução... 1 Funcionalidade... 2 Filtros... 2 Utilização... 2 Movimento no Sistema... 3 Extrato Bancário... 4 Importação de Extrato Bancário... 5 Conciliação... 5 Vincular... 6 Desvincular... 9 Varinha Mágica... 9 Varinha DOCTO Opções nas Análises Fechar Data Abrir Data

2 Funcionalidade Para acessar a tela, acesse o seguinte caminho: Módulo, CT Movimentação Conciliação entre Movimento com Extrato Bancário. Figura 1: CT240 Conciliação de Movimento / Extrato bancário Filtros Nesta tela existem alguns filtros a serem preenchidos para a visualização das informações. São eles: Data dos Movimentos: Define a data dos movimentos no sistema, correspondente a movimentação do extrato que será importado. Conta Contábil: Define o número da conta que deseja visualizar os movimentos para a data escolhida. Utilização Ao preencher a data e a conta contábil, é possível verificar todos os movimentos gerados, tanto débitos quanto créditos, para esta conta e data definida. 2

3 Figura 2: Dados Carregados na CT240 OBSERVAÇÃO! O campo Observações pode ser utilizado para gravar informação para data/conta especificada. Movimento no Sistema Nos campos do grupo Movimentos no Sistema, são apresentados todos os movimentos e totalizadores. Procura Por: Este campo filtra as linhas apresentadas, procurando na coluna Histórico as linhas que possuem o que foi digitado no campo. Ainda é possível organizar as linhas, clicando sobre a coluna para ordenar. 3

4 Figura 3: Grupo de Movimentos do Sistema Extrato Bancário De forma Semelhante aos campos do grupo Movimentos no Sistema, o grupo Extrato Bancário possui as mesmas características do grupo Movimentos do sistema. Quanto às informações apresentadas, possui alguns campos diferentes, e a forma de se preencher é através da importação de arquivos. Figura 4: Grupo de Informações do Extrato Bancário 4

5 No campo Saldo do banco no extrato pode ser adicionado o valor do saldo da conta no banco correspondente ao extrato que será importado. Importação de Extrato Bancário Esta interface traz a possibilidade de importar o arquivo de extrato bancário no padrão OFX (Money 2000). Para isso deve-se possuir o arquivo do banco e pressionar o botão Importar extrato abrirá a janela de seleção. Figura 5: Importação do Extrato.ofx A conta do extrato é validada de acordo com a conta contábil informada. A conta contábil deve estar relacionada a um portador (PG111). No cadastro do portador é validado o identificador da conta, caso esteja diferente do extrato é apresentada a seguinte mensagem: Figura 6: Validação do identificador da conta Conciliação Tendo carregado os movimentos do sistema e carregado o extrato bancário, é possível iniciar a conciliação bancária. Para conciliar serão utilizados os seguintes botões: 5

6 Vincular: Indicado por uma corrente, é responsável por relacionar um ou mais movimentos do sistema a uma linha do extrato. Pode ser acionado pela tecla Alt+A. Desvincular: Remove a ligação de um movimento do sistema com o extrato, pode ser acionado pela tecla Alt+Z. Conciliação automática por valor: O sistema tentará identificar os movimentos do extrato automaticamente de acordo com as configurações apresentadas no tópico Varinha Mágica. Conciliação automática Só Valor : Ao utilizar essa opção o sistema considera o primeiro valor localizado igual ao extrato e efetua o relacionamento. Varinha DOCTO: O sistema tentará identificar os movimentos do extrato automaticamente por número de documento de acordo com as configurações apresentadas no tópico Varinha Mágica. Vincular O vínculo/conciliação pode ser feito de maneiras diferentes e existem alguns casos que podem variar. A seguir alguns exemplos. 1x1: Quando selecionado uma ou mais linhas dos movimentos do sistema e uma linha do extrato, pode-se pressionar o botão para que o vínculo seja feito. Ao realizar esta ação, notará algumas alterações na tela. 1. A linha de movimentos utilizada fica em amarelo quando na tela de extrato estiver selecionada a linha correspondente ao seu vinculo, e em vermelho quando estiver selecionada qualquer outra linha do extrato que não for a correspondente ao seu vinculo, identificada assim que já foi conciliada. 2. A coluna Conciliada do campo de movimentos passara a ficar marcada, identificando que esta linha, já foi conciliada. 3. Na coluna Valor Conciliado do campo Extrato Bancário, passará a ser apresentado o valor correspondente ao valor conciliado. Caso o valor não seja o total, (falte dinheiro) a linha do extrato ficara da cor azul, identificando que esta parcialmente conciliada. 6

7 Figura 7: Conciliando movimento sistema com extrato bancário ATENÇÃO! Depois de conciliado, o movimento não poderá mais ser alterado nem excluído. Nx1: É possível realizar o vínculo, de mais de uma linha de movimentos por vez. Por exemplo: Para uma viagem de dois motoristas, sacarem do banco 100 reais sendo que era 50 para cada um, que seria utilizado para alimentação. No banco o saque foi de 100 reis, porem no sistema foram cadastrados 50 para X e 50 para Y, ou seja, haverá dois movimentos no sistema para um mesmo no banco. Pensando nesses casos é possível efetuar a conciliação utilizando a tecla CRTL pressionada, selecionar mais de um movimento do sistema e adicionar em um mesmo movimento do Extrato do banco. 7

8 Figura 8: Vinculando mais de um movimento por vez (Nx1) 1xN, NxN: Caso desejar adicionar mais de um extrato para um mesmo movimento do sistema, é possível também. Para o extrato, selecionam-se as linhas da mesma forma com o botão CRTL pressionado, porem ao terminar de escolher as linhas, é necessário clicar com o botão direito do mouse sobre as linhas e selecionar a opção: Agrupar Movimentos. Figura 9: Opção Agrupar Movimentos As linhas selecionadas se agruparão, somando seus valores, e formando uma única linha, identificada na cor azul. 8

9 Figura 10: Linha do extrato agrupada Sendo possível assim conciliar esta linha com uma ou mais linhas dos Movimentos do Sistema. Desvincular Botão utilizado para desfazer os vínculos anteriormente realizados. Para sua utilização basta selecionar as linhas, do movimento no extrato e do movimento do sistema. Tendo as duas linhas selecionadas e clicar no botão ou utilizar o atalho ALT+Z. O vinculo será desfeito, desfazendo os 3 pontos que são feitos ao vincular. Reveja aqui as alterações. Caso houver várias linhas de movimentos para apenas uma linha do extrato, deverá desvincular linha a linha, não sendo possível desvincular todos de uma só vez. Varinha Mágica Este botão tem como objetivo encontrar movimentos de mesmo valor e com características que sejam identificadas como semelhanças (semelhanças previamente cadastradas), entre os movimentos do extrato e do sistema. E realiza o Vinculo automaticamente entre os resultados encontrados que forem validados. A utilização deste botão depende de uma configuração prévia, pelo caminho: Módulo PG Financeiro Relacionamentos Extrato Bancário/Movimento Contábil. Será encontrada a tela PG045 Cadastro de Relacionamentos Extrato Bancário/Movimento Contábil. Esta tela tem como objetivo fornecer ao botão Varinha Mágica VALOR e Varinha Mágica DOCTO o parâmetro que define quais linhas poderá ser relacionado. 9

10 Figura 11: PG045 Cadastro de Relacionamentos Extrato Bancário/Movimento Contábil Nesta tela serão cadastradas as palavras ou frases que serão comuns entre os movimentos do extrato bancário e os movimentos do sistema, referentes a coluna Histórico de ambos, como se fossem palavras chaves. Por exemplo, em ambos os movimentos possui a palavra TARIFA na coluna do Histórico. Figura 12: Exemplo de palavras para cadastro Desta forma pode ser cadastrada na tela PG045 a palavra TARIFA para Descrição do Extrato e TARIFA para a Descrição do Movimento. Assim ao pressionar o botão Varinha Mágica o sistema encontrará estas duas primeiras linhas como compatíveis e caso o valor seja o mesmo, realizará a conciliação/vínculo entre as duas. Caso utilize os bancos Itaú, Bradesco ou Brasil é sugerido que sejam cadastrados os relacionamentos de recebimento de títulos conforme segue abaixo: Banco Descrição Extrato Descrição Movimento 341 SISPAG Recebimento do Título Nº 237 SISPAG Recebimento do Título Nº 1 PAGAMENTO DE TÍTULO Recebimento do Título Nº 10

11 Varinha DOCTO De forma semelhante a Varinha Mágica acima apresentada, este botão também compara o valor que deve ser igual ou estar dentro da Variação de Valor informada, e ter o mesmo histórico cadastrado ou ainda, encontrando as palavras chaves cadastradas, conforme explicado acima, referente a tela PG045 - Cadastro de Relacionamentos Extrato Bancário/Movimento Contábil, ao encontrar esta palavra chave nos dois Históricos, o sistema fará uma segunda verificação, a qual não compara apenas a palavra chave mas todo a linha a partir de tal palavra. Ex: Ao ter movimentos de mesmo valor, com palavra chave cadastrada tanto para extrato como para sistema, e com os seguintes Históricos: 123 teste PALAVRACHAVE valor SS 123 teste teste PALAVRACHAVE valor SS = VALIDO. 123 teste PALAVRACHAVE valor SSA 123 teste PALAVRACHAVE valor SS = INVALIDO. Ou seja, antes da palavra chave informada, não faz diferença se tem ou não alterações porem após a palavra, a descrição deve ser a mesma para que este botão reconheça, e realize o Vinculo/Conciliação, dos movimentos. Variação de Valor Conforme descrito as Varinhas procuram palavras em comum, conforme cadastrado na tela PG045, e em seguida que tenham o mesmo valor. Porem estes valores, em alguns casos, podem conter variações, na maioria das vezes centavos, porém, fazem com que o valor entre os movimentos não seja mais exato. Para estas diferenças, existe o campo Variação de Valor que funcionada da seguinte maneira. Variação de Valor: O valor que for adicionado a este campo, será a diferença que o processo da Varinha Mágica e Varinha Mágica DOCTO aceitará para conciliar os movimentos. Exemplo: Havendo dois movimentos com a palavra VAL. No Histórico e a mesma estiver cadastrada na tela PG045, e seus valores forem de R$ 4,00 e R$ 4,25. Mesmo sabendo que são referentes ao mesmo movimento, as Varinhas não conciliarão os dois movimentos por se tratarem de valores diferentes. Porém ao informar, R$ 0,50 no campo Variação de Valor e utilizar uma das Varinhas novamente, os dois serão conciliados. Opções nas Análises Existem mais opções que podem ajudar se organizar e facilitar a compreensão e conciliação das informações. Nos dois campos (Movimentos do Sistema e Movimentos Extrato Banco), ao clicar sobre as linhas, podem ser utilizados de diversas opções, são elas: Para Movimentos no Sistema: 11

12 Editar Movimentos: Será aberta a tela CT055 Controle do Movimento onde estará carregada a data, lote, filial e versão. Pode ser selecionado o movimento que desejar e alterar suas informações. OBS: As alterações só serão visualizadas na tela CT240, após recarregá-la. Novo Movimento: opção será aberta a tela CT055 Controle do movimento aonde já estará carregada com a data lote filial e versão, sendo que pode ser adicionados novos movimentos para esta data e conta. OBS: As alterações serão visualizadas na tela CT240, após recarregá-la. Localiza Linha do Extrato: Selecionará a linha do extrato que foi conciliado no movimento do sistema. Exibir movimentos conciliados: Vem sempre marcada, ao desmarcar as linhas que já foram conciliadas não serão mais exibidas até que seja remarcada. Exibir somente movimentos da linha do extrato: Exibe apenas os movimentos que estão conciliados em alguma linha do extrato. Figura 13: Opções campo Movimento no sistema Para Extrato bancário: Criar movimento com os dados do extrato: Gerado um movimento no sistema exatamente como o extrato que estava selecionado no momento que foi aplicado o comando. Localizar movimento pelo valor: Selecionará a linha do movimento que foi conciliado o extrato do banco. Agrupar movimentos: Linhas que deseja agrupar, clicando com o botão CRTL pressionado. Juntara todas as linhas selecionadas em uma só, somando seus valores, e alterando a cor da linha para verde, podendo ser utilizado para conciliar uma ou mais linhas dos movimentos. Desagrupar movimentos: Linhas do Extrato que se encontram agrupadas (verdes) é possível desagrupar, através deste botão. Exibir linhas conciliadas: Vem sempre marcado, ao desmarcar, o sistema esconde às linhas que já estão conciliadas com movimentos, mantendo visível apenas as linhas que ainda não foram conciliadas. 12

13 Figura 14: Opções campo Extrato bancário Fechar Data Ao utilizar este botão a data e a conta que estão carregadas na tela, ficaram trancadas, e não será possível adicionar, remover ou alterar qualquer informação dos movimentos com data e conta iguais as que estão carregadas. Para ter acesso a esta opção é necessário que o usuário tenha as devidas permissões no sistema. Através do caminho: Módulo PG Administrativo Usuários Usuários, é possível chegar até a tela: PG000 Cadastro de Usuários onde possui a opção: Permite Realizar Fechamento/Abertura de Data na Conciliação Contábil, esta deve estar marcada para que o usuário consiga realizar a abertura e/ou o fechamento da data e conta. 13

14 Figura 15: Realizar Fechamento/Abertura de Data na Conciliação contábil Caso o usuário não tenha esta opção marcada ao clicar em Fechar data a mensagem que será exibida é a seguinte. Figura 16: Mensagem ao não ter acesso ao fechamento/abertura Figura 17: Botão Fechar Data Ao pressionar o botão, se os valores não estiverem conciliados e iguais, a seguinte mensagem será apresentada: 14

15 Figura 18: Fechar com valores diferentes Clicando em sim, será preenchido ao lado do botão Abrir data, as informações do Usuário e Data. Após, basta clicar em gravar. Figura 19: Data da conciliação e Usuário Conciliação Abrir Data Após a data estar fechada, sendo necessário realizar alguma alteração, será necessário algum usuário com permissão, acessar a data/conta e clicar em Abrir data, para que a mesma esteja disponível para utilizar novamente. Cadastro de Extrato Bancário Para excluir o extrato importado, ou realizar ajustes de valores e descrições, pode ser utilizada a tela CT240e Cadastro de extrato bancário (CT > Movimentação > Cadastro de extrato bancário). Nesta tela é possível indicar a data e conta onde o extrato foi importado, e então indicar alterações que serão refletidas na tela CT

16 Figura 20: Cadastro de extrato bancário Em caso de dúvidas na utilização do processo contate o Suporte Tecinco. 16