APRESENTAÇÃO Sistema Reembolso de Despesas

Transcrição

1 APRESENTAÇÃO Mario Rodrigues Maio de 2011

2 Principais Problemas 1. Tempo do processo 2. Dificuldade em obter informaçoes 3. Muitas fases de aprovaçao, resumidas nas atividades abaixo: I. Colaborador envia e aguarda processo do seu superior imediato II. Colaborador envia processo para Area de Compras e, a partir daí,faz follow-up (telefone ou ) diário com pessoas diferentes. III. Area de Compras, após conferencia se tiver algum problema, devolve tudo para o colaborador corrigir. IV. Area de Compras, se processo ok, envia para a Diretoria aprovar e fica fazendo followup. V. Contabilidade digita no Sistema e, o Sistema submete novamente a aprovação. VI. Financeiro programa o pagamento de acordo com regra de recebimento de processo.

3 Abrangência Solicitação de Adiantamento de numerário Reembolso de Despesas Objetivos Que o colaborador tenha facilidade em digitar seus documentos reembolsáveis Que o colaborador consiga acompanhar todo o status do processo de adiantamento e de reembolso de suas despesas Garantir a Empresa o cumprimento das regras de aprovação Diminuir fluxo de papel Melhorar o planejamento financeiro

4 Benefícios Rapidez na aprovação de documentos Garantia do cumprimento das regras da Organização Gestão centralizada das regras Mobilidade dos colaboradores e aprovadores Integração com Sistema de Workflow de Aprovação de Documento Integração com Sistema de TOTVS-ERP-Microsiga» Registro do Adiantamento no Financeiro» Registro do Documento de Reembolso no Compras

5 Características Aprovação pelo Gestor da UR / Projeto Regras flexíveis por faixas de valor Aprovação Automática, dependendo de regras pré-definidas Definição do Período de Ausência do Aprovador (Substituto) Contempla função de adiantamento de despesas, com registro no ERP Colaborador é avisado, via , qualquer mudança de status Aviso de valor incompatível na declaração da despesa Contempla 2 modos de pagamento : $ ou cartão Colaborador visualiza todo o processo de adiantamento ou reembolso, com histórico Função de registro de despesas, com montagem de processo de reembolso, considerando adiantamentos Registra despesas no ERP e contabiliza

6 Colaborador Solicita Adiantamento de Despesas Não * R E G R A S * Tem outro aprovador? Aprovador Sim Avisa que a Operaçao foi feita Sim, envia dados adiantamento e historico aprovação Sistema WF_Aprovação ERP-Contas à Pagar Processo de Pagamento BANCO Colaborador Declara despesas

7 Colaborador Monta Processo Reembolso (Cartão ou $ ) Aloca Adiantamento Desaloca Despesas E Adiantamento Aloca despesas Submete Processo para Aprovação Não aprovado * R E G R A S * Tem outro aprovador? Aprovado Aprovador Sim Sistema WF_Aprovação Envia dados para atualizar o historico reembolso ERP-Compras Sim, envia dados para Compras ( e financeiro) e o historico aprovação ADM aceita ou recusa Processo & docs

8 Funções do Administrador Multi-Empresa Plano de Contas UR Aprovador UR x Aprovador x limite Organograma» Multi-Filial» Centro de Custos» Colaboradores» Cartão de Credito» Valor Padrão» Projeto

9 Exemplo : Pagina de Entrada

10 Exemplo : Opções Administrador

11 Exemplo : Opções Colaborador

12 Exemplo: Pagina Solicitação de Adiantamento

13 MR Assessoria e Consultoria em Informática Ltda. Sede Rua Padre Bruno Ricco,00471 São Paulo-SP Escritório Avenida Nove de Julho, 322 SL 46 Atibaia-SP Tel: (11) mario.rodrigues@mrconsulting.com.br Obrigado pela atenção!!!