OTK_Sol - A solução para o seu negócio

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1 OTK-Sol Sistema de Gestão Integrado (ERP) O Sistema de Gestão Integrado ERP OTK Solution é um software de gestão administrativa, financeira e comercial que integra todos os dados e processos de uma empresa ou grupo de empresas em um único banco de dados, permitindo a visualização e analise dos dados consolidados ou individualizados de cada conta. O sistema de gestão integrado facilita o fluxo e compartilhamento das informações entre todos os departamentos, proporcionando respostas rápidas e eficazes para a tomada de decisões certas e aumento na produtividade e competitividade do seu negócio. O software é composto de vários módulos integrados que atendem as mais diversas necessidades de uma empresa. Auxiliando desde a compra de matérias-primas, o controle dos estoques e as vendas (NFe) até o planejamento e controle de ordem de serviços por cliente / contrato / projeto e a gestão do relacionamento com os clientes. Com uma interface de fácil navegação e operação, o Sistema de Gestão Integrado ERP OTK Solution foi desenvolvido para se ajustar as necessidades do seu negócio qualquer seja o seu porte ou segmento. PRINCIPAIS CLIENTES

2 OTK-SOL Sistema de Gestão Empresarial (ERP) A OTK Sistemas é uma empresa do Grupo AfixCode especializada no desenvolvimento de soluções para a gestão corporativa. O ERP OTK-Sol é um Sistema de Gestão Empresarial que integra todos os dados e processos de uma empresa ou grupo de empresas de forma unificada. O sistema é composto de módulos que podem ser integrados ou implantados separadamente. Módulos do ERP OTK-Sol: OTK-Fin Financeiro Contas a receber e a pagar, tesouraria, caixa, banco, fluxo de caixa, análise financeira por filial, tipo de operação, contas contábeis, centro de custo, cliente / projeto. OTK-ABC - Controle de Projetos e Custos Controla a execução (cronograma) das ordens de serviços (projeto) etapa por etapa, custo de cada projeto ou contrato. OTK-CRM - Relacionamento com Clientes Gerencia os contatos, histórico de ações, vendas, faturamento e todos documentos relacionados ao cliente ficam centralizados em uma única base de dados, facilitando o acesso aos dados e agilizando o atendimento. OTK-Fat - Vendas e Emissão de NF-e e NFS-e Gestão de vendas com faturamento e emissão de notas fiscais integrado ao sistema financeiro. OTK-Sup - Suprimentos, Compras e Estoque Gestão do almoxarifado com requisição via Web. OTK-Pat - Controle Patrimonial Controle físico, contábil e fiscal: cálculo da depreciação societária (Lei , CPC s, IFRS) e fiscal (RIR 99, DL 3000, IN 162) e crédito do ICMS. OTK-Ctb - Contabilidade Gestão contábil integrada a vendas, faturamento e financeiro. OTK-Imv - Controle de Imóveis Permite o controle de todos os dados de bens móveis e veículos da empresa. OTK-FpRH - Folha de Pagamento e RH Automação de tarefas para a gestão de recursos humanos e emissão da folha de pagamento.

3 OTK-SUP Sistema de Suprimento: Compras e Controle de Estoques O sistema de Suprimentos: Gestão de Almoxarifado é composto pelos módulos Controle de Compras e Estoque e é uma ferramenta que torna mais fácil e prático o controle físico, contábil e fiscal do almoxarifado de sua empresa, permitindo o acompanhamento de todas as etapas desde a aquisição até a saída ou transferências dos materiais. OTK-Sup - Sistema de Suprimento é composto do módulo de Compras e pelo de Controle de Estoques, que podem trabalhar isoladamente ou de forma integrada com os sistemas OTK-Fin - Sistema Financeiro e OTK-, a fim de proporcionar perfeito controle administrativo e financeiro. SISTEMA DE COMPRAS O sistema de compras tem por objetivo facilitar a gestão de compras, informatizando e padronizando os processos de compras, desde a requisição de compras (Web/Win32), aprovação da compra, emissão do pedido de compra, controle de recebimento dos materiais, produtos e serviços e Entrada no Estoque (Almoxarifado). Principais funcionalidades: Número de cotações mínimas configuráveis de acordo com o tipo de compra. Criação de várias regras de aprovação configuráveis pelo usuário: número de aprovações necessárias, quem aprova (pessoa(s) que aprovam), etc. Criação de regras de valor de aprovação por usuário (pessoa/função). Criação de regras para Catálogo restrito, isto é, permissão de compra de certos matérias somente por pessoas de determinado departamento da empresa. (Exemplo: materiais de informática por pessoas de TI). Criação de regras para autorização eletrônica em todas as etapas do processo de compras. Até 2 níveis de autorização com limite de valor por usuário. Envio de s para solicitação de autorização. Demais funcionalidades: Análise financeira por: contas contábeis, centro de custo, projeto (ordem de serviço, unidade de negócio, produto) e atividade (custo ABC). Utilitário para comparação/escolha da melhor cotação automaticamente. Controle do recebimento de materiais e integração com o módulo de estoque. Integração automática com o sistema financeiro (Contas a Pagar). Módulo de Exportação de dados (Excel, Texto, CVS). Formas de pagamento configuráveis. Relatórios gerenciais.

4 Tabelas Motivo compra: tabela de motivos para compra. Tipo de compra: configuração das regras para o processo de compras (Número mínimo de cotações, Regras de aprovação). Forma de Pagamento: tabela de formas de pagamento. Tipo forma de pagamento (Meios de pagamento): dinheiro, cheque, boleto, etc... Nível autorização: configuração do nível de privilégio e valores máximos de alçada. Regra de aprovação: configuração das regras de Requisição de compras pela WEB Nível autorização (usuário): Configuração do nível de privilégio por usuário (usuário, operacional, supervisão, gerência e diretoria) e fixação dos limites de alçada.

5 Regra de aprovação de compra: Configuração das regras de aprovação para as etapas do processo de compras (requisição, ordem de compra e pedido de compra). Tipo: Não requer aprovação / 1. aprovação, 2. aprovações / 3. aprovações, etc. Nível do usuário para aprovação da etapa: operacional, supervisão, gerência e diretoria. s: configuração dos s a serem notificados em cada etapa. Menu de Requisição de compra: cadastramento simples das requisições de itens pelos colaboradores da empresa. Ordem de Compra: cadastramento da ordem de compra (início do processo formal de compras), após o cadastramento da OC é liberado o módulo de cotações. Cotação Ordem de Compra: cadastramento das cotações dos itens solicitados na OC. (Número de cotações definido de acordo com o tipo de compra). Utilitário para escolha da melhor cotação e geração do(s) pedido(s) de compra. Pedido de compra: cadastramento do pedido de compra por fornecedor, alimentação de parâmetros Catálogo Restrito Configuração das regras de permissão de compra de acordo com o tipo do material. Define o que cada filial, departamento ou pessoa pode requisitar para comprar. Ex: Placas de memória somente podem ser requisitadas pelo usuário cuja função é Suporte de TI ou a requisição seria atributo somente do Departamento de TI.

6 Aprovação da Requisição de Compra - Web: Grid de visualização dividido em 2 guias: requisições em aberto e encerradas. Status de aprovação. Enviar de solicitação de aprovação: envia solicitando a aprovação dos responsáveis. Configuração do tipo de compra. Visualizar o da solicitação de aprovação. Visualizar todas as cotações, justificativa de compras. Visualizar a aprovação ou reprovação. Processar a requisição após a aprovação/gerar ordem de compra. SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE OTK Estoque foi desenvolvido para controlar o almoxarifado de uma empresa por produto, natureza, localização e quantidade de materiais. Seu objetivo é auxiliar na gestão de materiais e no planejamento adequado para comprar e entregar produtos no prazo certo a seus clientes. Controle e consulte informações sobre o seu Estoque: Catálogos restritos: produtos que um usuário pode solicitar por tipo ou grupo de produto. Informações técnicas relacionadas ao item: medidas, cor, tamanho, material, peso, etc. Tabelas de materiais, almoxarifados, centro de custo, fornecedores, etc. Classificação dos materiais quanto ao tipo, grupo, categoria, etc. Classificação dos materiais quanto ao tipo de material. Permite a inclusão de documentos, fotos e imagens relacionadas ao item. Efetua a conversão automática de unidades de medida conforme estabelecido. DB-Msg: Sistema envia automaticamente mensagens de alerta crítica toda vez que detectar alguma condição programada. (Exemplo: Atraso na entrega) Parametrização automática da contabilização do estoque (Custo Médio, FIFO, LIFO). Possibilita lançamentos de entradas, saídas e transferências de materiais. Permite a movimentação em grupo (saídas e transferências). Controle de estoque mínimo e máximo. Compatibilidade e Integração: Permite a geração de relatórios nos formatos HTML e PDF. Exportação de informações para Excel, TXT ou DBF. Pode operar integrado ao módulo de compras ou ao sistema financeiro OTK-Fin. Realiza o inventário do estoque com exportação de dados para coletor.

7 Usuários e Segurança: Controle de acesso por usuário e por grupo de usuário. Gravação de log das transações. Permite a restrição de acesso, privilégios e parametrização de acesso. Requisição de estoque Web e Liberação da OTK - CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Aplicação: OTK Sistema de Gestão (ERP) Versão Atual: 6.0 Estrutura: Ambiente operacional: Windows Arquitetura: Cliente/Servidor Linguagem de programação: RAD Studio (Delphi 2007) SGBD: Oracle / SQL Server. Requisitos mínimos: Servidor: Pentium 4, 512 RAM, 200Mb* espaço em disco (* variável de acordo com o tamanho do banco de dados) Cliente: Pentium 3, 128 RAM, 50Mb espaço em disco, Windows XP ou superior Segurança: Controle de acesso por grupo de usuário. Nível de grupo de acesso. Rotinas de Backup e Restore internas. Gravação de log das transações. Bloqueio de usuário por tentativas de acesso. Controle de senhas para não haver repetições. Controle de expiração de usuários. Orientações para Suporte Técnico: Avenida: Santa Catarina, 2331 Vila Mascote CEP: São Paulo SP. Tel.: (11) suporte@otk.com.br