PROCEDIMENTO: REGRAS DE VIAGENS MRV E GUIA DE UTILIZAÇÃO BTM

Transcrição

1

2 Administrativo PROCEDIMENTO: REGRAS DE VIAGENS MRV E GUIA DE UTILIZAÇÃO BTM Sumário 1. Introdução:... 3 Regras e informações importantes Regras Gerais: Regras Solicitações... 6 Aéreo... 6 Hospedagem... 6 Outros Fluxograma Solicitações:... 6 Fluxo solicitação de apenas Aéreo... 6 Fluxo solicitação de Aéreo + Hospedagem Passo a passo Solicitações Sistema BTM:... 8 Solicitar cadastro sistema BTM:... 8 Aéreo... 9 Hospedagem Outras Orientações: Efetuar escolha Hotel Alteração Centro de Custo Recebimento do roteiro de viagem (Voucher) Aprovação (para os aprovadores); Reprovar Aprovar Conferência Orçamento Consultar status do pedido Informações Complementares Plantão BTM:

3 1. Introdução: O núcleo de Viagens MRV é o elo entre a Cia e a agência de viagens oficial BTM Viagens. É responsável pelas viagens nacionais de todos os colaboradores da CIA (exceto Diretoria Executiva, MRL e Prime, LOG e Urbamais). Nathalia Coutinho Gerencia Administrativa Jaqueline Barcelos Coordenação Administrativa Robson Lanza Analista Morgana Souza Jessica Cota Jennifer Freitas Viagens@mrv.com.br Endereço: Avenida Professor Mário Werneck, 621-8º andar BH/MG 3

4 Regras e informações importantes 2. Regras Gerais: As solicitações devem ser feitas via Sistema BTM. Todos os colaboradores da Cia podem solicitar passagens aéreas e hospedagens; Para fazer solicitações é preciso está cadastrado no sistema BTM; É Imprescindível que todas as solicitações sejam planejadas e verificadas a real necessidade. As solicitações são atendidas até às 17 horas nos dias úteis. o FIQUE ATENTO: Solicitações feitas após este horário e finais de semana, poderão não ser atendidas/aprovadas em tempo hábil e a reserva é cancelada automaticamente e um novo pedido deverá ser criado. Todas as solicitações de passagens e hospedagens deverão ser justificadas no sistema. o Existe um campo obrigatório para descrição do motivo da viagem. o As Viagens com a finalidade Reunião estão suspensas pela diretoria. É de responsabilidade do viajante observar a antecedência mínima de embarque / check in/ retirada e devolução de veículos; Compras de passagens aéreas / reserva de hotéis / locação de veículos feita com recursos próprios, não respeitando os fluxos mencionados neste documento e em desacordo com as políticas da CIA, não serão reembolsadas; Período superior a 30 dias de hospedagem é obrigatório a cotação de um flat junto ao Suprimentos. Seguindo o procedimento de locação de Flat. Entre em contato com viagens@mrv.com.br. Para acessar do documento Clique aqui; Caso seja necessário, por qualquer motivo, o cancelamento do trecho aéreo, hospedagem e/ou locação do veículo, o viajante precisa entrar em contato com núcleo de Viagens (clique aqui) ou o agência ( Plantão após as 19h00m) com antecedência mínima de 24 horas; o As passagens aéreas são emitidas automaticamente tão logo aprovadas e qualquer alteração/cancelamento gera custos para a Cia. o Alterações de hospedagens podem ser feitas em até 24 horas antes do check-in sem custo. Após este período também ocorre custos para a Cia. 4

5 Para alterar data e/ou trecho de uma passagem emitida, não é necessário abrir outra OS. o O viajante deve entrar em contato com núcleo de viagens (clique aqui) e solicitar a simulação do valor da alteração. o Criar nova OS gera duplicidade e custos que será repassado ao funcionário. Os custos referentes à alteração/cancelamento que gere mais despesas poderão ser repassados ao viajante; NO SHOW gera multa. Elas serão avaliadas pelo Núcleo Viagens e os custos poderão ser repassados ao viajante, principalmente se poderiam ter sido evitadas. Da mesma forma, alteração/cancelamento de voos que resulte no aumento de diária de hotel e locação de veículos. Caso a solicitação, tanto de passagem aérea, quanto de hospedagem seja reprovada, o colaborador irá receber novamente o pedido para escolha e deverá selecionar opções mais econômicas; Os créditos dos bilhetes não voados são reutilizados somente para remarcação de voos no que diz respeito as atividades da MRV. Somente a agência é permitida a fazer as remarcações mediante aprovação da equipe do núcleo de viagens. Maiores informações entrar em contato com Viagens (clique aqui) As solicitações de Reembolso e/ou adiantamento devem ser tratadas com o Núcleo Central de Reembolso através do centraldereembolso@mrv.com.br. Observação: Para solicitar Reembolso e/ou adiantamento é preciso estar cadastrado como Fornecedor funcionário no SAP. 5

6 3. Regras Solicitações Aéreo o 15 dias de antecedência da data e hora do voo para solicitações; Hospedagem o 07 dias de antecedência da data de hospedagem para solicitações; As solicitações fora dos prazos acima estarão sujeitos a aprovação da equipe do Núcleo de Viagens do Departamento Administrativo. (Não é necessário envio do formulário preenchido e aprovação por neste caso); Para solicitações de hospedagem deve-se ficar atento à escolha do hotel após a cotação da agência (processo via sistema); Serão priorizadas acomodações em hotéis em apto duplo, de acordo com datas e cidades coincidentes da estadia (exceto para diretores, gestores e prestadores de serviço que deverão ter a estadia em quarto individual); As despesas com estadia, taxas e café da manhã serão pagas pela MRV; Gastos extras não serão aprovadas para faturamento e devem ser quitadas pelo viajante; Outros o 07 dias de antecedência para solicitação de locação de veículo; Para solicitação de locação de veículo é preciso preencher o documento de solicitação de Viagens (clique aqui) e enviar para Viagens@mrv.com.br juntamente com a aprovação do diretor responsável. Os veículos permitidos para locação se enquadram na categoria intermediária (Grupo C Ar condicionado e direção hidráulica). 4. Fluxograma Solicitações: Fluxo solicitação de apenas Aéreo Solicita a passagem aérea Viajante (via sistema) Aprovador (Resp. centro de custo) Análise a necessidade da viagem; Verifica se está dentro da Política de viagem da Cia; Aprova o custo e realização da viagem. Emite voucher Envia voucher para solicitante Agência de Viagem 6

7 Fluxo solicitação de Aéreo + Hospedagem Viajante (via sistema) Solicita a passagem aérea Solicita Hospedagem; Agência de Viagem Faz a cotação nos hoteis, de acordo com o Diretorio MRV. Viajante (via sistema) Seleciona o hotel Agência de Viagem Emite vouchers Envia vouchers para solicitante Aprovador (Resp. centro de custo) Análise a necessidade da viagem e hospedagem; Verifica se está dentro da Política de viagem da Cia; Aprova o custo e realização da viagem. 7

8 5. Passo a passo Solicitações Sistema BTM: Solicitar cadastro sistema BTM: Preencher dados abaixo e enviar para viagens@mrv.com.br. Sem o preenchimento correto ou incompleto, não é possível prosseguir com o cadastro. Após a conclusão do cadastro, será enviado um automático com senha e login do usuário. Dados Nome completo: (Conforme documento de identidade) Cargo: Área CPF: Centro de Custo: Matricula: VP (ex: Jurídico, Comercial, Administrativo, Operações, Obras, Crédito Imobiliário, Terceiros, Parceiros) Orçamento (Essa informação será fornecida pela equipe do núcleo de viagens no momento da solicitação do cadastrado) Observação No caso de reembolso ou adiantamento de despesas, o usuário deve possuir também cadastro no SAP. Para solicitar o cadastro entre em contato através do cadastro fornecedor Clique aqui. Dúvidas de reembolso e adiantamento tratar no setor Financeiro através do centraldereembolso@mrv.com.br. Embora seja o mesmo sistema, o núcleo de viagens processa apenas a criação do cadastro do usuário e as viagens da empresa! 8

9 Solicitar Viagens/Hospedagens: Entrando no sistema: Acessar o Link do sistema BTM na página principal da intranet ou clique aqui. Insira o CPF e Senha e clique em acessar: Veja que poderá acessar este material diretamente do sistema. Aéreo Clicar em aéreo: Inserir Origem, Destino e Data : 9

10 Selecionar período Clicar em pesquisar: Primeiro aparecerá às opções de ida e após escolha a página altera para as opções de volta Selecionar o(s) Voo(s) clicando no valor: Observação: Nesta etapa é preciso observar todos os dados como: datas, tempo de voo, valores, origem e destino. Clicar em estou de acordo e clicar no valor novamente para continuar: 10

11 Verificar as informações (data, horário, Local) e clicar em confirmar: Caso seja necessário fazer nova pesquisa, clicar em nova busca ; Para acrescentar hospedagem, seguir o procedimento hospedagem. Para concluir solicitação somente aéreo clicar em Concluir : Verificar as informações (data, horário, Local) e clicar em confirmar: Inserir o motivo da Viagem e centro de custo e clicar em prosseguir. (PREENCHIMENTO OBRIGATÓRIO) Observação: para viagens rateadas clicar em e inserir os coletores e os percentuais. Na proxima tela aparecerá o aprovador responsável. Insirá as observações e clique em efetivar solicitação"; 11

12 Após está etapa a OS seguirá para aporavação e quando emitida,qualquer cancelamento pode gerar custos extras a Cia. Será criado uma OS (Ordem de Serviço) e seguirá para tratativa da agência. Anote este Número e acompanhe os próximos passos (Escolha do hotel e aprovação). 12

13 Hospedagem Clicar em hospedagem: Selecionar a data de entrada no hotel (Chek-in), data de saída (Check-out), no campo Destino selecionar a cidade: Observações: o O campo Acompanhante só deve ser preenchido quando for quarto duplo e apenas um dos viajantes devem solicitar. o O Campo hotel não deve ser preenchido. O direcionamento do hotel será conforme endereço considerando as regras da Cia. Clicar em pedir agencia: 13

14 Preencher: o Região/Localidade/Hotel (neste campo deve ser informado o endereço do escritório, obra ou local do evento); PREENCHIMENTO OBRIGATÓRIO o Selecionar o tipo de apartamento (Individual ou duplo); o Observação: Inserir todas as informações importantes que pode facilitar a escolher a melhor opção de hospedagem para a ocasião. Clicar em Confirmar Para concluir as solicitações clicar em Concluir : Verificar as informações (data, horário, Local) e clicar em confirmar: Inserir o motivo da Viagem e centro de custo e clicar em prosseguir. (PREENCHIMENTO OBRIGATÓRIO) Observação: para viagens rateadas clicar em e inserir os coletores e os percentuais. 14

15 Na proxima tela aparecerá o aprovador responsável. Insira as observações e clique em efetivar solicitação"; Após está etapa a OS seguirá para aporavação e quando emitida,qualquer cancelamento pode gerar custos extras a Cia. Será criado uma OS (Ordem de Serviço) e seguirá para tratativa da agência. Anote este Número e acompanhe os próximos passos (Escolha do hotel e aprovação). 15

16 6. Outras Orientações: Efetuar escolha Hotel Para hospedagens a solicitação será encaminha para cotação da agência e o viajante deverá realizar a escolha, que é a confirmação e conferência do que foi solicitado. Será enviado um ao viajante informando que a cotação está disponível no sistema para escolha. Clique em Aguardando escolha, confira data, cidade, hotel e clique no, insira a Justificativa e depois clique no botão. Caso encontre alguma divergência clique no botão voltará para cotação da agência. e informe o motivo. O pedido Após este processo será enviado um para aceitação do aprovador. Alteração Centro de Custo Quando o centro de custo que irá receber a despesa for diferente do que está cadastrado no usuário do viajante, é possível alterar. Basta selecionar, pressionar DELETE e digitar o novo que irá receber a despesa. Obs: Não utilizar os centros de custo com a palavra PAI na frente. 16

17 Recebimento do roteiro de viagem (Voucher) Após aprovação, as passagens/hotel serão emitidas pela agência e o viajante receberá um automático do sistema (tms@argoit.com.br) com o roteiro de viagens conforme abaixo. Valide as informações e encontrando divergências entre em contato imediatamente com a equipe do núcleo de viagens através de viagens@mrv.com.br. 17

18 Aprovação (para os aprovadores); O responsável pelo centro de custo irá receber por um link de aprovação automático do sistema. No sistema, o aprovador terá a opção de aprovar ou reprovar a solicitação. Caso seja reprovada, o mesmo deverá relatar o motivo antes de clicar no botão Reprovar. Reprovar Inserir o motivo de Reprovação Aprovar Para aprovar a OS, verifique os valores e se a solicitação cumpre as normas de viagens da CIA (Antecedência, motivo da viagem, valor mais econômico) e clique no botão Aprovar. 18

19 Conferência Orçamento A nova versão do sistema disponibiliza ao aprovador uma ferramenta para visualizar em tempo real o status do orçamento de viagens. Clique na aba Valor orçado Valor disponível no mês + saldos dos meses anteriores; Valor previsto Valores reservados para viagens que ainda não foram emitidas; Valor realizado Total gasto; Valor disponível Saldo disponível até o momento sujeito a alteração conforme utilização; Valor da viagem Total da viagem da aprovação em questão; Final Após aprovação da viagem, saldo que irá restar. 19

20 7. Consultar status do pedido 1. Entrar no sistema; 2. Clicar em consulta (Ícone da lupinha); 3. Inserir o número da OS (número gerado no sistema) no campo Número da solicitação ; 4. Clicar no botão Buscar ; 5. Desça com a barra de rolagem e irá aparecer seu pedido. Legenda: Aguardando cotação - Depende da ação da agência liberar a OS. Nesta etapa, a agência está verificando a disponibilidade nos hotéis; Aguardando escolha - Depende de uma ação do solicitante da viagem. Apenas clique e confirme a opção que agência disponibilizar (A partir da página 17 deste material); Aguardando autorização de custo - Depende da aprovação do responsável pelo centro de custo; Aguardando emissão Agência irá emitir o voucher de confirmação, apenas aguardar. 20

21 8. Informações Complementares Durante todo o processo o usuário e aprovador serão informados via sobre o status das solicitações; Caso o aprovador ainda não tenha aprovado a solicitação, o mesmo será informado 30 minutos antes da reserva expirar; A BTM tem um canal direto para dúvidas/reclamações/sugestões referentes ao sistema através do suporte@btmviagens.com.br ou pelos telefones (31) ou Plantão BTM: Atendimento emergencial 24hs após ás 19hs