PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

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1 Revisão: 00 Pag.: 1 de 9 1. OBJETIVO Estabelecer procedimentos para movimentação e fechamento diário de caixa do Laboratório IHEF, que assegurem a organização financeira e sustentabilidade da empresa. 2. ABRANGÊNCIA Setor Financeiro, Caixa, Recepção e Diretoria do Laboratório IHEF. 3. DEFINIÇÕES E CONCEITOS 3.1 Fluxo de Caixa: é uma ferramenta que controla a movimentação financeira (as entradas e saídas de recursos financeiros), em um período determinado. 3.2 OS Ordem de Serviço. 3.3 Orpag ou ordem de pagamento é uma autorização dada a um terceiro para que seja recebido determinado valor. 3.4 CSC Centro de Serviços Corporativo. 4. EQUIPAMENTOS 4.1 Computador. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Recepcionista Fechar caixa diariamente após encerrado o atendimento e encaminhar ao responsável pelo Caixa Geral. 5.2 Supervisor Administrativo Financeiro Realizar fechamento de caixa geral de acordo com relatórios e encaminhar ao setor Financeiro do CSC. 6. OPERACIONAL 6.1 Aspectos gerais O laboratório IHEF estabelece o fluxo de fechamento diário de caixa visando a segurança e organização sustentável da empresa. Para tanto mantém um setor de Caixa onde são desenvolvidas atividades de recolhimento e conferência dos caixas diários de todos os atendimentos da Sede, Filiais, Unidades e Postos de coleta Os caixas diários das Filiais, Unidades e Postos de coleta são enviados a sede diariamente para conferencia, juntamente com o protocolo de envio de malote Semanalmente é emitido o Relatório de Pagamentos (Sem Emissão de Notas) conforme Anexo 03, para verificação de notas não lançadas. Em casos de NF s não lançadas o responsável pelo Caixa deve solicitar lançamento dos responsáveis o mais rápido possível. 6.2 Movimentação de Caixa Fechamento dos Caixas do Atendimento Finalizado o atendimento, o recepcionista deve conferir todos os pagamentos lançados, os orpags de cartões de crédito/débito devem ser revisados quanto ao lançamento correto das bandeiras e forma de parcelamento. ELABORAÇÃO Janaina Cardoso Assistente de Qualidade REVISÃO André Lopes Supervisor Adm. Financeiro APROVAÇÃO Luciana Veiga Superintendente Operacional

2 Revisão: 00 Pag.: 2 de Após a conferência dos dados de pagamento em numerários e cartões as Notas Fiscais devem ser lançadas por OS. Todas as NF s devem ser lançadas no mesmo dia do atendimento, antes de realizar a impressão do Relatório de Movimento Diário de Caixa O recepcionista emite no sistema Smart, o Relatório de Movimento Diário de Caixa, conforme Anexo 01, separa fundo de troco e conta o numerário referente a movimentação diária do caixa Guarda o fundo de troco em gaveta específica. A guarda do fundo de troco deve ser em valor integral, ou seja, se o fundo de troco for de R$50,00 (cinquenta reais) NÃO deverá ser guardado apenas R$49, Confere numerário com as informações do Relatório de Movimento Diário de Caixa, os valores devem ser idênticos, ou seja, o valor total do relatório deve ser igual ao valor em espécie em mãos Caso seja identificado diferenças, falta ou sobra de caixa deve-se tomar as seguintes providências: 1. Em caso de falta: Apura o motivo; Realiza o reembolso imediatamente. 2. Em caso de sobra: Guarda a sobra; Apura motivo da sobra; Identifica o paciente que não recebeu o troco; Entra em contato com o paciente para efetuar a devolução; Caso não identifique o paciente encaminha para o responsável pelo Caixa geral com a indicação de sobra de caixa Após a conferência o caixa diário deve ser encaminhado/enviado para o responsável pelo fechamento geral de caixa, o Relatório de Movimento Diário de Caixa devidamente conferido e assinado junto com os valores recebidos em dinheiro, cheques e/ou orgaps de cartões de crédito e débito Sempre que encaminhar os comprovantes de cartões de crédito/débito e cheques recebidos, deve ser registrado no verso o nº da OS do cliente gerado pelo sistema SMART Qualquer observação relacionada ao caixa diário deve ser registrada no Relatório de Movimento Diário de Caixa Os Relatórios de Movimento Diário de Caixa de filiais, unidades e postos devem ser retirados por unidade, e não por atendente, e enviado a sede um único caixa ao final do expediente, exceto a sede, onde cada atendente deve entregar o relatório individual diretamente ao responsável pelo Caixa, a seu supervisor ou a Gerente de Operações Recebimento dos Relatórios e dos Numerários Diariamente o responsável pelo Caixa recebe de cada atendente o Relatório de Movimento Diário de Caixa, da sede, confere os numerários, o lançamento das NF s e a autenticidade das cédulas, estando tudo correto, assina o relatório

3 Revisão: 00 Pag.: 3 de 9 aprovando o recebimento. Em casos de não visualizar o lançamento das NF s no relatório, ou na falta de numerários o responsável pelo caixa devolve para o atendente solucionar a falha e só estando tudo conforme o responsável pelo caixa deve receber o movimento diário O recebimento dos movimentos das Unidades e postos de coleta deve ser registrado em livro de protocolo. Após o registro, é feita a conferência de numerários, lançamento de NF e o número do lacre que também devem ser protocolados. O Relatório de Movimento Diário de Caixa deve ser assinado pelo responsável pelo Caixa após conferido Em casos de falta de numerários dos malotes vindos das unidades e postos ou não lançamento de NF s, o responsável pelo Caixa informa aos atendentes da unidade o ocorrido, através de telefonema ou pandion, e solicita o lançamento imediato das NF s e o envio do numerário faltoso no dia seguinte juntamente com o caixa diário Todos os relatórios gerados devem ser arquivados conforme PG 003 Gestão do Registros Técnicos e da Qualidade, para possíveis verificações caso necessário Conferência e Fechamento Diário do Caixa Geral Para conferencia dos caixas devem ser emitidos dois relatórios por unidade, um de numerários e outro de pagamento em cartões de credito/debito. Através dos relatórios são conferidos os numerários, os lançamentos das NF s, bandeiras e parcelamento dos cartões. Para que as NF s, dos pagamentos realizados através de cartões, sejam visualizadas no relatório é necessário que a mesma já tenha sido lançada. É registrado em livro de protocolo os valores referentes aos numerários de todas as unidades Caso haja descontos autorizados pela Direção, antes do lançamento no sistema deve ser confirmado sua legalidade, os mesmos devem ser lançados pelo responsável pelo Caixa, no momento da conferência dos relatórios por unidade/individual, no campo de descontos da NF, antes de retirar o relatório dos numerários Diariamente o responsável pelo caixa deve emitir o Relatório de Descontos, conforme Anexo 04, e solicitar assinatura da Direção no próprio relatório, atestando a legalidade do desconto. O mesmo relatório deve ser emitido mensalmente e encaminhado via para a superintendência com cópia para a gerencia operacional para conferencia e visto. Os relatórios emitidos diariamente e mensalmente devem ser arquivados pelo responsável do Caixa Estando todos os caixas devidamente conferidos é retirado o Relatório Geral de Caixa Cartão NFE, conforme Anexo 02, e anexado aos relatórios de cartões individuais por unidade/posto Após a conferência o montante em dinheiro será encaminhado ao banco diretamente da Unidade. O responsável (office boy) pela Coordenação do Financeiro CSC recolherá o montante e realizará o depósito bancário do Caixa Geral relativo ao dia anterior. O montante deve estar disponível (pronto) para

4 Revisão: 00 Pag.: 4 de 9 recolhimento pelo responsável do Financeiro CSC até as 12:00hs. Todos os valores são registrados no DOC 096 Recibo de Caixa Geral Hemocenter O malote do fechamento geral deve ser então encaminhado ao setor Financeiro do CSC, para conferencia, contendo os seguintes documentos: Relatório Geral de Caixa Cartão NFE; Relatórios de Caixa Cartão NFE por unidade/posto juntamente com os orpags; Relatório de Movimento Diário de Caixa por unidade/posto; DOC 096 Recibo de Caixa Geral Hemocenter devidamente preenchido; Comprovante do deposito bancário do montante em dinheiro Após a conferência, solicita assinatura em protocolo de recebimento pelo receptor do setor Financeiro. 7. REGISTROS DOC 096 Recibo de Caixa Geral Hemocenter. 8. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIAS N.A 9. ANEXOS 9.1 Anexo 01: Relatório de Movimento Diário de Caixa 9.2 Anexo 02: Relatório de Caixa Cartão NFE 9.3 Anexo 03: Relatório de Pagamentos (Sem Emissão de Notas) 9.4 Anexo 04: Relatório de Descontos 10. CONTROLE DE ALTERAÇÕES REVISÃO DATA ITENS MODIFICADOS DESCRIÇÃO DA ALTERAÇÃO Todos Elaboração Inicial.

5 Revisão: 00 Pag.: 5 de FLUXOGRAMA 11.1 Atividade de Fechamento de Caixa ELABORAÇÃO Janaina Cardoso Assistente de Qualidade REVISÃO André Lopes Supervisor Adm. Financeiro APROVAÇÃO Luciana Veiga Superintendente Operacional

6 Revisão: 00 Pag.: 6 de 9 Anexo 01: Relatório de Movimento Diário de Caixa ELABORAÇÃO Janaina Cardoso Assistente de Qualidade REVISÃO André Lopes Supervisor Adm. Financeiro APROVAÇÃO Luciana Veiga Superintendente Operacional

7 Revisão: 00 Pag.: 7 de 9 Anexo 02: Relatório de Caixa Cartão NFE ELABORAÇÃO Janaina Cardoso Assistente de Qualidade REVISÃO André Lopes Supervisor Adm. Financeiro APROVAÇÃO Luciana Veiga Superintendente Operacional

8 Revisão: 00 Pag.: 8 de 9 Anexo 03: Relatório de Pagamentos (Sem Emissão de Notas)

9 Revisão: 00 Pag.: 9 de 9 Anexo 04: Relatório de Descontos