Norma Administrativa Data Assunto Código Página. 21/10/2014 Norma para Viagens FN-001/12 Pág. 1 de 11

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1 21/10/2014 Norma para Viagens FN-001/12 Pág. 1 de OBJETIVO Reduzir os problemas com acertos e padronizar o controle dos adiantamentos, através de critérios e limites para despesas com viagens, representações e alimentação. 2. GLOSSÁRIO 3. CONSIDERAÇÕES GERAIS Abrangência: Aos funcionários que viajam a serviço do Grupo Treviso PROVISÃO PARA ADIANTAMENTO DE VIAGENS Os supervisores de cada departamento terão que provisionar todos os gastos inerentes às viagens. A provisão deve ser entregue no prazo máximo de três dias antes da viagem e o caixa terá que disponibilizar o dinheiro no prazo máximo de um dia antes da viagem. Esta provisão será avaliada pela Gerência Geral Administrativa e Financeira, autorizando ou não a retirada da quantia provisionada no caixa. É necessário que seja discriminado todas as despesas como: Táxi; Hospedagem; Despesas com alimentação; Passagens; Aluguel de carro.

2 21/10/2014 Norma para Viagens FN-001/12 Pág. 2 de 11 Obs.: As despesas com táxi devem ter no verso do recibo qual foi o percurso realizado, e sempre analisado quanto a sua real necessidade EMISSÃO DO ADIANTAMENTO Entrar na tela Intranet Adiantamento de viagens grupo treviso ; Preenchimento do formulário: Tipo (Adiantamento ou Acerto); Preencher todos os dados da empresa; Preencher todos os dados do colaborador; Discriminar todas as despesas da viagem; Justificar o motivo da viagem; Colher assinatura da Gerência. Bater carimbo com o centro de custo do departamento RECEBIMENTO DO ADIANTAMENTO Após a obtenção da assinatura do Gerente, dirigir-se ao caixa da empresa, para recebimento do valor a ser adiantado, entregando a via do adiantamento ao operador do fundo fixo.

3 21/10/2014 Norma para Viagens FN-001/12 Pág. 3 de O documento de adiantamento ficará pendente no caixa até o retorno do funcionário e respectivo acerto ACERTO DO ADIANTAMENTO Importante: O responsável pelo acerto terá autonomia para questionar e glosar (excluir) comprovantes de despesas, caso não estejam de acordo com as exigências abaixo PROCEDIMENTOS ACERTO ADIANTAMENTO Anexar ao relatório os comprovantes de despesas, na ordem em que aparecem no documento de acerto; Colher assinatura do emitente (pessoa que viajou); Solicitar assinatura da Gerência; Encaminhar o acerto à Diretoria Administrativa, que o autorizará, mediante carimbo AUTORIZADO PELA DIRETORIA, em vermelho; NOTAS DE DESPESAS

4 21/10/2014 Norma para Viagens FN-001/12 Pág. 4 de 11 As despesas ocorridas na viagem devem ser comprovadas através de notas série D ou cupom fiscal; Quando possível e se o estabelecimento emitir, solicitar nota fiscal mod. 1; HIPÓTESES PARA ACERTO DOS ADIANTAMENTOS VALOR GASTO MENOR QUE O ADIANTADO: Após a autorização da Diretoria, encaminhar ao caixa da empresa a documentação do acerto juntamente com o valor a devolver, ou seja, NÃO DEVERÃO SER FEITOS DEPÓSITOS NA CONTA DA TREVISO, PARA OS VALORES A DEVOLVER VALOR GASTO MAIOR QUE O ADIANTADO O valor a ser reembolsado será pago diretamente pelo caixa ao funcionário, mediante apresentação da documentação devidamente autorizada pela Diretoria; PROCEDIMENTOS DO CAIXA: NO ADIANTAMENTO: Arquivar a via do adiantamento para controle e cobrança futura, mantendo-o como documento de composição do saldo do caixa;

5 21/10/2014 Norma para Viagens FN-001/12 Pág. 5 de 11 Não efetuar adiantamentos para funcionários que tenham pendências para acertar No acerto: Anexar à documentação ao movimento diário de caixa; Lançar como saída, o valor total das despesas relacionadas no acerto, com o histórico Despesas de viagem referentes ao acerto de n.º XXXXX, do Sr.XXXXXXXXXXXXXXX; LIMITES PARA DESPESAS PASSAGENS: AÉREAS: As passagens aéreas só poderão ser adquiridas mediante autorização da diretoria. OBS.: Estes critérios são válidos para todas as casas de Minas Gerais e do Rio de Janeiro. As passagens deverão ser adquiridas preferencialmente no prazo mínimo de 20 dias que antecedem a viagem ÔNIBUS: Valores de acordo do destino da viagem. Classe executiva ou leito, quando disponível para o local.

6 21/10/2014 Norma para Viagens FN-001/12 Pág. 6 de 11 Quando a viagem for realizada por mais de um colaborador para o mesmo destino, a mesma deverá ser realizada em veículo da empresa VEÍCULO DA EMPRESA: Deve ser abastecido antes e depois da viagem, deve-se exigir nota fiscal e anotar o km e a placa do veículo para controle da frota VEÍCULO PRÓPRIO: A empresa remunera a utilização de veículos próprio dos funcionários, quando usados para exercer atividade de interesse do negócio (Visitas a clientes, órgãos fiscais, viagens a empresas do grupo etc.) VALOR DA REMUNERAÇÃO: R$0,45/KM (Quarenta e cinco centavos por quilômetro rodado); DEMAIS FUNCIONÁRIOS:

7 21/10/2014 Norma para Viagens FN-001/12 Pág. 7 de 11 Os demais funcionários deverão ter autorização da gerência para utilizar seus veículos e incluir no campo de observações do acerto, o objetivo da saída, os locais visitados e a distância percorrida LOCAÇÃO DE VEÍCULOS A locação de veículos poderá ser realizada somente com autorização da diretoria HOTEL: DIRETORES: É livre a escolha de hotéis. GERENTES: HOTEL com diária de R$150,00 (Cento e cinquenta reais) a R$200,00 (Duzentos reais), individual. SUPERVISORES: HOTEL com diária de R$100,00 (Cem reais) a R$130,00 (Cento e trinta reais). A mesma para Encarregados, Vendedores, Chefes de Seção e demais funcionários. Obs.: Para valores acima dos especificados, obter autorização prévia da Diretoria. Vale ressaltar que os valores preconizados para diárias supracitados são máximos podendo, pois, de acordo com a localidade serem inferiores.

8 21/10/2014 Norma para Viagens FN-001/12 Pág. 8 de 11 RESERVAS: As reservas deverão ser realizadas pelos responsáveis abaixo: Pós Vendas Betim Rosana Pimenta - Ramal 329 Diretoria/Adm - Adalto/Luciléia Ramal 356/327 Filiais - Supervisores Administrativos DESPESAS NO HOTEL COBERTAS PELA EMPRESA: FRIGOBAR: Apenas água mineral e refrigerante; Lembramos que a empresa não reembolsa despesas extras com frigobar, doces, bebidas alcoólicas e telefonemas. LAVANDERIA: É vedada a utilização de lavanderia, exceto quando a estadia ultrapassar o período previsto para a viagem; MAIS DE UM FUNCIONÁRIO: Sempre que viajarem duas ou mais pessoas para o mesmo destino, devem hospedar-se em apartamento duplo ou triplo VALOR DA ALIMENTAÇÃO: DIRETORES: Sem limites GERENTES: R$ 25,00 (Vinte e cinco reais) por refeição. DEMAIS FUNCIONÁRIOS:

9 21/10/2014 Norma para Viagens FN-001/12 Pág. 9 de 11 Estado de MG: R$20,00 Estado do RJ: R$20,00 Estado do Paraná: R$20,00 Outros Estados: Caso o valor seja acima de R$20,00 deverão ter aprovação da gerência da área. (Os responsáveis pelas áreas terão autonomia para glosar (excluir), comprovantes de despesas, caso não estejam de acordo com os critérios acima) Obs.: No caso de atendimento VOAR, o Departamento de Serviço fornecerá a quantia de R$ 15,00 (Quinze reais) para almoço ou jantar e R$ 5,00 (Cinco reais) para lanche, tornando-se, portanto, este o limite de seu valor INFORMAÇÕES IMPORTANTES: Entrada no hotel após as 12h00min horas No dia da saída, acertar as contas e liberar os quartos pela manhã (antes das 12h00min horas), evita-se o pagamento desnecessário de 2 diárias. 3.7 EMPRESAS TERCEIRIZADAS EMPRESAS DE REPRESENTAÇÕES

10 21/10/2014 Norma para Viagens FN-001/12 Pág. 10 de 11 As empresas de representação cujo contrato conste reembolso de despesas, devem exigir de seus representantes, nos seus procedimentos internos, o cumprimento das normas aqui descritas. Quanto ao reembolso de despesas de quilometragem em veículo próprio devem ainda apresentar os respectivos roteiros das viagens e quilometragem percorrida em cada percurso DEMAIS EMPRESAS As gerências que possuam, prestando serviço sob contrato, empresa terceirizada deve exigir desta, nos seus procedimentos internos, o cumprimento das normas aqui descritas. 4. ANEXOS Norma sem anexos. 5. COMENTÁRIO FINAL O prazo para prestação de contas é de 24H, após o retorno da viagem; Se não houver acerto do adiantamento no prazo acima, o valor será debitado, em sua totalidade, em folha de pagamento;

11 21/10/2014 Norma para Viagens FN-001/12 Pág. 11 de 11 Não serão concedidos adiantamentos para funcionários que possuam pendências de viagens anteriores; Cada departamento planeja o que irá gastar durante o ano com representações e viagens. Será disponibilizado pelo departamento de Assessoria e Planejamento um relatório de alerta dessas despesas, detalhando percentualmente o planejado x realizado. Os custos das viagens que forem realizadas para treinamento, deverão ser lançadas no centro de custo que o funcionário está lotado, na conta contábil de Treinamento. Esta norma entra em vigor em 05/01/2007 Revisada em outubro/2013