MANUAL DE DETALHAMENTO DE PROCESSOS

Transcrição

1 MAIO/10 Rev. 01 MANUAL DE DETALHAMENTO DE PROCESSOS Manual de Detalhamento de Processos Elaboração: Marcelo Adriano dos Santos Camargo Aprovação: José Luiz F. Velho

2 MAPA DE PROCESSOS D MAIS ENTRADAS ESTRATÉGICAS Concorrentes Análise de Ambiente Interno Análise de Ambiente Externo PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NOVOS PRODUTOS VISÃO E MISSÃO VALORES POLÍTICA DE GESTÃO OBJETIVOS DE GESTÃO PROCESSOS PRINCIPAIS COMPRAS COMERCIAL ARMAZENAGEM E CARREGAMENTO Homologação, Desenvolvimento e Desomologação de Fornecedores Críticos GESTÃO DE ESTOQUE / FINANCEIRO TRANSPORTE GESTÃO DE RH QSMS TRIBUTÁRIO E LEGAL MANUTENÇÃO PROCESSOS DE APOIO Entradas Estratégicas Processos Principais Processos de Fornecedores Processos de Apoio

3 1.Comercial Cadastros Clientes Condições de Vendas Composição de Preços Pedidos Programação de Carregamento Pós venda

4 1.1 - Cadastros de Clientes Clientes Consulta Limite Aprovação Busca de clientes (Novos) Cadastro no sistema (na situação de bloqueado), consultas das autorizações (CNPJ, Sintegra, ANP, Bandeira) e situação financeira (SERASA). O pedido de prazo e limite será avaliado pelo setor financeiro, que solicitará documentos ou informações que achar necessário e em conjunto com o setor comercial define as condições máximas de prazo. Responsável Assessor Comercial Assistente financeiro Gerente financeiro e Gerente comercial

5 1.2 - Composição de preços e condições de venda Mercado Consumidor Gerência Gerência Mercado Fornecedor De De Vendas Compras Estoques Fluxo de Caixa Gestão de estoque/ Financeira Preços Prazos Cotas Diariamente é levantada a situação dos estoques (SALDOS) e as necessidades pré estabelecidas no plano de contingência de estoques. Levantamento de custos e tendências do mercado (suprimento e preços). Levantamento de preços praticados no mercado de revenda e os pedidos dos assessores de venda. Com os dados coletados é verificado o fluxo de caixa para se definir o preço mínimo de venda. Definido os preços das tabelas (PRAZO x PREÇO UNITÁRIO) é digitado no sistema. Com as informações de estoque, é definida as cotas por vendedor e pólo. É transmitida a cada Assessor os preços e saldos disponíveis para venda. Responsável Gerente de Compras Gerente Comercial Gerente Comercial/ Gerente de Compras/ Gerente Financeiro Gerente Comercial Gerente Comercial Gerente Comercial

6 1.3 - Pedido Necessidade Negociação Aprovação Programação de entrega

7 Diariamente cada assessor entra em contato com sua carteira de clientes, verifica suas necessidades, negocia condições de pagamentos, transportes, prazos de entrega. (CIF/FOB) Com o pedido firme o assessor passa o pedido para ser digitado na condição de pendente(ind0000). Em casos onde as condições estão diferentes das pré-determinadas deve solicitar autorização da gerência de vendas. Os pedidos aprovados são enviados para o transporte para programação de carregamentos. O Setor de transportes devolve a programação de placas e os horários previstos, que são lançados no sistema mudando a situação do pedido para gravado, imprime-se a programação de carregamento. As programações agendadas, nos casos da mod. LCT, são lançadas no canal cliente cc caminhão Assessor de vendas Assistente de vendas Assistente de vendas Assistente de vendas Assistente de vendas Assistente de vendas

8 1.4 - Pós Venda Acompanhamento Comunicação Registro Assessor deve acompanhar o pedido até sua entrega. Entrar em contato com seu cliente para obter sua satisfação. Registrar no site suas considerações (reclamações, elogios). Analisar possível ocorrência. Assessor de vendas Assessor de vendas Assistente de gestão

9 2. Gestão Estoques / Financeiro Financeiro Estoques Fiscal

10 2.1 - Financeiro Caixa Faturamento Conciliação Bancária Fluxo de Caixa Caixa Receber a confirmação da chegada do motorista na base e informa o caixa. Checar os dados do pedido (mod. Frete/ Base/ Motorista/ Placas/ Formas de pagamento) passar pela tela de recebimento (pedido passa para a situação de confirmado), GERA A REMESSA e enviar para o faturamento. Faturista Assistente financeiro

11 Faturamento Emitir as ordens de carga e as Notas Fiscais. Receber os canhotos de confirmação de recebimento da NFEs assinadas. Recolher as fichas de Inspeção de Veículos de Carga preenchidos. Enviar para a as Ordem de Carregamento emitidas. Avisar os assistentes de venda casos de atrasos na chegada dos caminhões. Faturista Faturista Faturista Faturista Faturista Conciliação Bancária Conciliar os pagamentos recebidos com o sistema ( baixa contas a receber) Conciliar os pagamentos efetuados nos bancos com o sistema (baixa contas a pagar). Bloquear clientes em atraso. Assistente Financeiro Assistente financeiro Gerente financeiro Fluxo de Caixa Analisar os fluxos de caixa e compromete saldos para compras ou despesa aprovadas Liberar pagamento de contratos e enviar comprovante para estoquista Autorizar pagamentos de despesas (Baixa das contas a pagar). Através da previsão de vendas do Comercial, disponibiliza verba para compras na modalidade LLt e EXA canal cliente. Enviar as contas pagas para o setor fiscal. Passar a posição (saldos) Bancários não comprometidos para presidência. Gerente financeiro Gerente financeiro Gerente financeiro Gerente financeiro Assistente financeiro Gerente financeiro

12 2.2 - Estoque Conferência Transferência Saldos de abertura Previsão de Entregas Gerenciamento de contratos

13 Conferência Recebe os relatórios de carga e descarga das bases. Confere com as ordens carregadas por placa de caminhão e por produto as cargas realizadas e volume à 20 C e passa para o fiscal. Verifica as descargas com as ordens de carregamento emitidas, finaliza as ordens pelo volume descarregado, gera as notas fiscais de remessa Transferência e / Saldos de Abertura Realiza as transferências entre estoques (procedimentos Sistema) para ter os saldos de abertura Previsão de Entregas Analisar Saldos x Volume a descarregar (volume trânsito) x Volume a carregar comparar com os planos de contingência e informar o gerente comercial. Acompanhar as ordens de carregamento desde sua emissão até a descarga verificando rotas, horários e volumes. Gerente de compras

14 Gerenciamento de contratos Receber os contratos fechados e lançamento no sistema, enviar para o financeiro fazer os pagamentos conforme contratado. Cadastrar Usina no sistema (base x estoque) conforme processo do sistema, enviar para o transporte o volume e o local de carregamento. Emitir as ordens de carregamento após obter di transporte os caminhões e as datas de retiradas. Verificar saldos finais em contrato, realizar complementos ou pedir devolução Após finalizar as ordens, finalizar a situação do contrato (finalizada ou finalizada parcial, quando há saldo a retirar). Nos casos da modalidade EXA (Bombeio) após emissão da Nota Fiscal (compra) emitir a Nota Fiscal Remessa conforme D3. Realizar as compras de Álcool Hidratado e Anidro conforme procedimento de contrato, gerar Nota Fiscal Remessa, enviar para Base e passar para o setor Fiscal a via original da Nota Fiscal. Gerente de compras

15 2.3 - Fiscal Realiza as compras Mod. LLT e EXA através canal cliente após conferir o saldo do relatório enviado pelo estoquista, no caso da modalidade EXA, enviar copia da Nota Fiscal para o estoquista fazer a Nota Fiscal de Remessa. Conferir se todas as contas foram lançadas corretamente no sistema. Relatórios de débitos x créditos x saldos em GIA de ICMS até o 3º dia útil, para geração da /gare e enviar para pagamento financeiro. Fazer o lançamento das Notas Fiscais de devolução de armazenagem e importar os dados do sistema para o sistema do escritório de contabilidade. Verificar se houve Notas Fiscais de serviço no site GIS online- Prefeitura, fazer o pagamento ISS até o 5º dia útil. Gerar SCAN-CBT (anexo) até o 3º ou 4º dia do mês, conferir e enviar o Isimp ANP até o daí 15 de cada mês. Conferir se algum Posto Revendedor se enquadrou na situação de Agente não regulado e informar o gerente comercial, enviar protocolos de envio e aceite. Enviar a GIA para o Estado e para a Prefeitura. Conferir as despesas e os comprovantes de pagamentos enviados pelo financeiro, para enviar ao escritório Contábil. Conferência das Notas Fiscais de saída impressa para encadernação. Solicitar, caso pedido pelo setor de compras, aumento de cota de Anidro, com relatório fundamental. Consultas de Legislação fiscal junto aos órgãos. Providenciar documentos ou certidões obrigatórios. Providenciar os documentos necessários pelo escritório de Advocacia nas ações de defesa ou cobrança.

16 3. Compras Pedidos de compras/serviços de material de consumo Cotações De Mercado Gerência de Compras Homologação e Desmologação de Fornecedores críticos Pedido de Compras EFETIVADO Pedido de Compras FINALIZADO

17 Fazer as compras, contratos ou solicitar depósitos canal cliente com financeiro conforme avaliação de necessidades junto com as diretorias comercial e financeira. Homologar e Desomologar fornecedores, críticos segundo critérios pré-estabelecidos (combustíveis, armazenagem, transporte). Receber a solicitação de compra através de formulário ou sistema que vem em situação pendente pelo setor requerente. Avaliar os pedidos e estabelecer prioridades. Fazer cotações no mercado, autorizar as compras e enviar para a autorização do setor financeiro. Receber o n fiscal de compra do setor financeiro, lançar no sistema e passar a situação do pedido de compra como finalizada ou finalizada parcial caso falte algum item. Analisar custos e tendências do mercado (ALCOOL E HIDROCARBONATO). Fazer o pedido de cotas de Gasolina e Diesel até dia 20 (vinte) de cada mês, através de provisão junto com gerente comercial. Verificar cota de Álcool Anidro e solicitar aumento se necessário. Gerente de compras Assistente administrativo Gerente de compras Gerente de compras Assistente de compras Gerente de compras Gerente de compras Gerente de compras

18 4. Setor de Transportes Receber pedidos aprovados e gerar programação de carregamento segundo horários e ouros requisitos; Acompanhar o veiculo desde carregamento até descargas do veiculo no posto revendedor; Receber os volumes contratados de álcool e programar retiradas conforme horários e outros requisitos; Confirmar carregamento e passar para o estoquista a previsão de descarga; Acompanhar até a descarga finalizada; Ter seguro e suporte para atendimento a emergências (PAE), e todas as licenças obrigatórias; Manter a segurança de seus veículos em 100% dos itens da ficha de inspeção.

19 5. Armazenagem e Carregamento Ordem de Descarga Bombeio Carregamento Ordem de Carga Verificação das condições dos caminhões e motoristas Analisar Qualidade Verificação das condições dos caminhões e motoristas Analisar Qualidade Notas Fiscais de Remessa Analisar Qualidade Descarga 20ºC Estoques Cliente Carregamento 20ºC Conferência e Liberação do caminhão Conferência e Liberação do caminhão Notas Fiscais de Remessa Notas Fiscais de Devolução Finalização Finalização