PONTOS PARA DISCUTIR E ENVIAR AO GESTOR ANTES DA IMPLANTAÇÃO:

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1 PONTOS PARA DISCUTIR E ENVIAR AO GESTOR ANTES DA IMPLANTAÇÃO: ENVIAR ARQUIVO Preenchimento Informações.xls para os gestores dos CDs com antecedência. Após a implantação do sistema e virada em produção, percebemos a necessidade de algumas informações que serão fundamentais para as próximas implantações da Rede Ancora. Nota Fiscal Eletrônica: Arquivo de instalação do Certificado digital A1; Senha do certificado digital; ; Senha; Servidor: o Utilizado para recepção e envio dos DANFE; o Ex: nfe@ancora.com.br (ESTE NÃO PODE SER USADO POR OUTRO USUARIO DA EMPRESA) o Se não houver cadastrado no CD com essa finalidade, deverá ser criado um; o Senha utilizada para acessar o ; o Ex: smtp@ancora.com.br o Porta, ex: 587 o Protocolo, ex: POP3

2 Logomarca do CD: o Conforme o padrão abaixo: Após a implantação do sistema e virada em produção, percebemos a necessidade de algumas informações que serão fundamentais para as próximas implantações da Rede Ancora. Plano de Contas Contabil: O Contador local deve repassar o plano de contas com o contador nacional Benatto para adequar as contas existentes hoje as contas do Benner, este é um padrão unificado de contas para todos os CDs. Financeiro: Para o módulo financeiro ser implantado, é necessário entrar em contato com o banco que o CD possui a conta corrente e solicitar os serviços abaixo: Envio de arquivo de remessa de pagamentos; o É necessário que o gerente da conta faça essa liberação e abra uma solicitação de homologação dos arquivos que serão gerados pelo sistema, ou seja, o processo é gerar pelo Benner os pagamentos que serão realizados pelo CD aos seus fornecedores e isso será realizado gerando um arquivo pelo sistema e transmitido ao banco que irá validar o arquivo e efetuar o débito na conta corrente. Esse débito na conta corrente vai gerar um arquivo de retorno fornecido pelo banco que o sistema irá processar efetuando as baixas no financeiro automaticamente. A liberação desse arquivo também é realizada pelo gerente do banco no mesmo momento que o serviço de pagamento estará autorizado para o CD;

3 Envio de arquivo de remessa de cobrança bancária; o O processo é parecido com o de pagamentos, a diferença é que após faturar os pedidos, os bloquetos serão emitidos pelo sistema, será gerado um arquivo para transmitir ao banco todas as duplicatas a receber do CD. Para isso acontecer, também é necessário que o gerente da conta corrente libere essa modalidade de serviço do banco para o CD. A remessa é gerada pelo sistema, o banco recebe e fornece um arquivo de retorno com o registro dos títulos. As baixas quando houverem também serão processadas automaticamente pelo sistema. O arquivo de retorno é fornecido pelo banco quando o serviço está liberado para o CD; Arquivo de extrato bancário; o O banco fornece um arquivo em um layout padrão CNAB com as informações do extrato bancário, esse serviço também tem que ser liberado pelo gerente da conta corrente. O extrato será importado para o sistema Benner para haver a conciliação bancária, ou seja, essa informação do banco é imprescindível para que os processos de baixas de contas a receber e a pagar estejam atualizadas e conciliadas pelo financeiro. Com o extrato bancário é possível eliminar riscos de pagamentos em duplicidade, controlar diariamente os movimentos bancários, validar as baixas de cobrança, entre outros. Arquivo de bloqueto eletrônico, varredura sacado ou DDA; o É o arquivo fornecido pelo banco referente aos bloquetos recebidos para DDA, por exemplo, no site do banco do brasil, é possível selecionar os títulos e programar a data que será debitado na conta corrente. O banco fornece essa informação através de arquivo o qual será processado pelo sistema Benner para incluir nas duplicatas o código de barras dos bloquetos enviados pelos fornecedores através do DDA. Esse processo é para garantir que o bloqueto pendente, possui o recebimento da mercadoria ou serviços que estão lançados no sistema para automatizar o pagamento no banco. Esclarecimento: Efetuando a liberação destes serviços com os bancos utilizados pelo CD irá agilizar a implantação do sistema. O intuito de antecipar essa informação é a de disponibilizar mais tempo para explicar aos usuários os processos do sistema, ou seja, nos CD s que já houveram a implantação do sistema, a demora na

4 liberação implicou na automatização dos processos financeiros do CD, somente após a virada foi possível utilizar o sistema fazendo esses processos porque o banco não liberou em tempo essas modalidades de serviços. Em anexo os arquivos com o exemplo de remessa e retorno do Banco do Brasil, estes arquivos deverão ser gerados diariamente pelos bancos: CBR ret = Arquivo de retorno da cobrança bancária (Fornecido pelo Banco do Brasil); CBR ret = Arquivo de bloqueto eletrônico DDA (Fornecido pelo Banco do Brasil); IEDCLT ret = Arquivo de retorno de pagamentos (Fornecido pelo Banco do Brasil); DEB ret = Arquivo de extrato bancário (Fornecido pelo Banco do Brasil); COBRANÇA-23.REM = Arquivo de remessa de cobrança bancária (Gerado pelo Benner); PAGAMENTO REM = Arquivo de remessa de pagamentos (Gerado pelo Benner). Apesar dessa solicitação já ter acontecido e alguns CD s terem respondido algumas informações, precisamos revisar e alinhar com vocês essa necessidade, independente do cronograma ou da data de implantação do CD é extremamente necessário termos essas informações até o final desse ano, os arquivos estão em anexo para auxiliar no entendimento com o banco. Ao fazer a solicitação dessas informações para o banco em que são clientes, caso não tenham nenhum desses serviços disponíveis, o gerente da conta irá abrir um chamado com o banco para efetuar a homologação da remessa de cobrança e da remessa de pagamentos, precisamos do contato para envio dos arquivos de testes. As informações para remessa de cobrança e remessa de pagamentos que necessitamos são as seguintes: Banco; Agência com o dígito; Conta corrente com o dígito;

5 Carteira/Variação (Cobrança); Número do convênio (Cobrança); Número do convênio (Pagamento); Formato do arquivo de remessa (Cobrança, Ex: CNAB 400 Posições ou 240 Posições); Formato do arquivo de retorno (Cobrança); Formato do arquivo de remessa (Pagamento); Formato do arquivo de retorno (Pagamento); Por favor, sejam insistentes com os seus bancos, nas experiências que tivemos nos três CD s implantados, os gerentes das contas desconhecem essas informações ou dizem não ter o serviço, porém, o sistema possui os layouts, e em outros clientes da Benner a maioria dos bancos é atendido pelo sistema. Impressoras Térmicas: Aquisição das impressoras térmicas para impressão das etiquetas dos produtos e etiquetas de volumes. (Impressora homologada é a Argox OS 214 Plus). Fazer a aquisição dos Ribons e etiquetas de forma antecipada. Computadores e leitores: Para a primeira fase está previsto a utilização de leitores de códigos de barras, estes leitores devem estar disponíveis em bancadas para conferência do recebimento de mercadorias e no faturamento das mesmas, portanto, para melhor utilização das contagens, o computador deve estar próximo da bancada, com o monitor virado para o conferente que em posse do leitor fará a contagem. Usuários e funções: Usuário (Ex. daniel.silva, nome.ultimosobrenome);

6 Função (Ex. Recebimento de Mercadoria, Financeiro, Comprador, Gerente, etc.). Cadastros: Lojistas; Sócios; Condições de recebimentos e de pagamentos (Ex: 28 DIAS, 10/20/30 DIAS); Fornecedores locais. Informações necessárias para a virada do sistema: Quando estivermos no CD para efetuar a implantação do sistema, serão necessárias algumas informações para que ocorra a virada, são elas: Saldo de Estoque; o Alguns CD s informaram o saldo que estava no sistema, ou seja, a quantidade e o valor de custo dos produtos. Outros CD s haviam efetuado o inventário do estoque para garantir que as quantidades estão coerentes com a informação gerada pelo sistema para importação no Benner. Duplicatas em aberto do contas a pagar; o Os títulos que estão vencidos ou a vencer do contas a pagar no dia da virada, ou seja, tudo o que o CD tiver que pagar no dia que será implantado o sistema; o Caso não tenha essa informação no sistema, deverá ser informado em planilha do Excel os títulos com os seus respectivos fornecedores, vencimentos e valores; Duplicatas em aberto do contas a receber; o A mesma situação do contas a pagar; Número da última NF-e emitida;

7 Saldo das contas correntes bancárias; Pedidos de venda em aberto; o Alguns CD s fizeram uma revisão dos pedidos pendentes e eliminaram os antigos antes da importação para o Benner; o Um dia antes da geração da informação, o sistema antigo deverá ser bloqueado para que os lojistas não possam cadastrar novos pedidos; o Os pedidos com estoque deverão ser faturados. Pedidos de compra em aberto; o Alguns CD s em que o pedido estava com mais de 90 dias pendentes foram eliminados. Política comercial de venda; Metas de vendas; Condições de pagamentos free; Parâmetros do preço de venda, mark-up dos produtos;