PROCEDIMENTO DE FRETES SOBRE VENDAS

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Lorenzo de Vieira Carvalho
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1 Ref. - Assunto Página: 1 / 9 de Publicação: : PROCEDIMENTO DE FRETES SOBRE VENDA 1.0 PROCEDIMENTO DE FRETES SOBRE VENDAS Responsáveis: ATIVIDADE NOME CARGO Elaboração Controles Internos Revisores Carlos Rogério Ferraresi Gerente Adm. e Financeiro Aprovação Cristiano Dantas Mendonça Gerente de Logística Homologação Alessandro Millan Diretor Adm. e Financeiro

2 2 / 9 ÍNDICE I. OBJETIVO... 3 II. ABRANGÊNCIA... 3 III. SIGLAS E DEFINIÇÕES... 3 IV. DIRETRIZES... 3 V. RESPONSABILIDADES Atendimento ao Cliente Depto. de Logística... 4 VI. PROCEDIMENTOS Análise de Demanda Escolha do Transportador Programação de Carregamento Monitoramento da Entrega Tracking Faturamento Provisões Pagamentos Monitoramento e Controle... 8 VII. CONFIDENCIALIDADE... 8 VIII. SANÇÕES DISCIPLINARES... 8 IX. HISTÓRICO DE REVISÕES... 9

3 3 / 9 I. OBJETIVO Estabelecer e regulamentar os procedimentos de fretes sobre as vendas buscando eficácia no atendimento e eficiência na operação. II. ABRANGÊNCIA Aplica-se á MOGIANA ALIMENTOS S.A. e suas controladas Cacira Petcare Comercializadora Ltda. III. SIGLAS E DEFINIÇÕES CIF (Cost, Insurance and Freight) Frete pago na origem, incluso no custo da mercadoria. GFE Software de Gestão Frete Embarcador, módulo do sistema Totvs. Análise de Perfil do Transportador conjunto de Informações solicitadas para a empresa transportadora como: perfil da frota, seguradora, estrutura física, volume de carregamentos e principais clientes. Devolução de Mercadorias Qualquer devolução seja ela parcial ou total, através da emissão da nota de devolução ou recusa total no recebimento, com retorno imediato a origem com a própria nota da Mogiana. Falta, avaria, divergência no pedido ou inversão no carregamento - Deverá ser informadas na data de recebimento da carga, logo após o término da conferência. Não será aceita qualquer após a assinatura do canhoto de entrega. IV. DIRETRIZES a. Serão abordados neste procedimento os Fretes sobre venda na modalidade CIF ocorridos no mercado interno e transferências de produtos acabados para as unidades controladas da Mogiana. b. As operações de fretes serão realizadas apenas com transportadores ativos, ou seja, negociados e aprovados pela Gerência de Logística.

4 4 / 9 c. Todas as tabelas de preço de frete deverão estar cadastradas com data de validade e aprovadas no sistema GFE. d. O prazo de validade das tabelas de preço de frete será de no máximo 12 meses a contar da data de aprovação. e. Todas as tabelas de preço de frete deverão ser formalizadas e aprovadas por ambas às partes (Transportador e Mogiana) e arquivadas pelo Depto. do Logística. f. O pagamento das faturas somente será pago mediante comprovação de entrega da mercadoria ao cliente (canhoto da NF). g. Os pedidos devem estar disponíveis para o Depto. de Logística no mínimo até as 14hs do dia anterior da data do carregamento. h. O Depto. de Logística enviará para a Expedição até as 18hs do dia corrente a programação de carregamento para do dia seguinte. i. Em caso de recusa da mercadoria pelo cliente, deverá ser identificada na etapa de Monitoramento da Entrega (item 4 - alínea c). Para seu retorno à empresa, deverá seguir com o Procedimento de Devolução de Mercadorias. V. RESPONSABILIDADES 1 - Atendimento ao Cliente a. Enviar diariamente a programação de vendas para o carregamento do dia seguinte (D+1). b. Intermediar junto aos clientes possíveis ocorrências que venham acontecer durante o processo. 2 - Depto. de Logística a. Enviar diariamente para a Expedição, a programação de carregamento do dia seguinte (D+1) com os dados do transportador e a hora prevista da chegada. b. Controlar e monitorar os carregamentos realizados até que cheguem no seu destino final e seja efetivamente recebidos pelo cliente.

5 5 / 9 c. Negociar e formalizar as tabelas de preço de frete com todas as transportadoras. d. Manter atualizado as tabelas de preço de frete no sistema GFE. e. Atuar nas ocorrências junto ao Relacionamento ao Cliente até a sua resolução. f. Efetuar as provisões de pagamento no sistema GFE. g. Conferir e enviar para o Contas a Pagar a solicitação para o pagamento dos serviços de frete. VI. PROCEDIMENTOS O procedimento relacionado a Fretes sobre Vendas inicia pela implantação de um pedido ou na identificação de uma necessidade como: novo cliente, nova unidade de distribuição, nova unidade controlada da Mogiana ou uma nova rota, informada ao Depto. de Logística para sequência das seguintes etapas. 1 - Análise de Demanda a. O Depto. de Logística deverá consultar a origem e destino de cada demanda e identificará o transportador que atenderá a rota. b. Em caso de novas rotas em localidades ainda não atendidas por nenhum transportador, o Depto. de Logística deverá proceder : 2 - Escolha do Transportador item Novo transportador 2 - Escolha do Transportador De acordo com a análise de demanda, poderá se deparar com as seguintes situações: 2.1. Transportador ativo a. Para localidades já existentes e operantes, apenas identificará o transportador e realizará a contratação do frete de acordo com a tabela de preço vigente no sistema GFE.

6 2.2. Novo transportador Ref. Assunto 6 / 9 a. Para nova localidade ainda não atendida, o Depto. de Logística realizará negociação com transportadores da determinada região solicitando 03 (três) cotações. b. Dentre as cotações, o Depto. de Logística realizará a escolha através do custo e análise de perfil da empresa transportadora, para identificação das necessidades de acordo com as especificações internas da Cia para um bom atendimento junto ao cliente. c. Será realizada uma integração operacional e financeira junto ao novo transportador, para entendimento dos processos internos de coleta e envio de arquivos eletrônicos de conhecimento de transporte, ocorrências e cobrança. d. Após as negociações realizadas e a definição da empresa transportadora, realizará a formalização da tabela de preço de frete que será inserida no sistema GFE para atendimento da solicitação. e. Realizará a contratação do frete de acordo com a tabela de preço implantada e aprovada no sistema GFE. 3 - Programação de Carregamento a. De acordo com a programação de vendas realizada pelo Depto. de Relacionamento com o Cliente, o Depto. de Logística efetuará a contratação do frete e realizará o agendamento do carregamento. b. Encaminhará a programação para a Expedição com os dados do transportador e prévia do horário de chegada. 4 - Monitoramento da Entrega Tracking a. Diariamente o Depto. de Logística realizará o acompanhamento da entrega junto ao transportador, monitorando possíveis ocorrências de reentrega e devolução. b. Possíveis ocorrências na entrega, conforme definido abaixo, será tratado em conjunto com o Depto. de Relacionamento com o Cliente. Aguardando no cliente para descarga Divergências com a Nota Fiscal Devolução Avarias com a carga Outros

7 7 / Faturamento a. Após o faturamento das Notas Fiscais, inicia o processo para as provisões e solicitações de pagamentos sobre o serviço de entrega. 6 - Provisões a. O Depto. de Logística realizará a provisão do sistema GFE de acordo com a tabela de preço vigente. b. Em situações esporádicas que não possui tabela de preço negociada no sistema GFE, deverá ser aprovado pela Gerência de Logística. 7 - Pagamentos Todas as faturas serão pagas mediante comprovação de entrega da mercadoria ao cliente (canhoto) Provisionado a. O Depto. de Logística receberá as faturas e os conhecimentos de transportes em arquivos físicos e eletrônicos e realizará a conferência conforme valor provisionado no sistema GFE. b. Em caso de divergência de valor faturado versus provisionado, será encaminhado para aprovação da Gerência de Logística. c. Providenciará a solicitação do pagamento Não Provisionados a. Será realizado pagamento de faturas não provisionadas, apenas nos casos de Estadia, Reentrega e Devolução sempre mediante a aprovação da Gerência de Logística. b. O Depto. de Logística receberá as faturas e os conhecimentos de transportes em arquivos físicos e eletrônicos e realizará a conferência com a tabela vigente no sistema GFE. c. Providenciará a solicitação de pagamento.

8 8 - Monitoramento e Controle 8 / 9 a. Diariamente deverá ser gerado o relatório de Controle de Carregamento, via sistema GFE, informando a posição diária dos carregamentos realizados no dia anterior e a posição do dia. b. Realizará o comparativo de horas (entrada x saída) dos transportadores para análise e acompanhamento. c. Deverá gerar no sistema GFE o relatório dos fretes provisionados e não pagos e enviará para a Contabilidade no 1º dia útil do mês subsequente. d. Deverá gerar no sistema GFE o relatório comparativo de fretes pagos versus provisionados e enviará para a Gerência de Controladoria até o 5º dia útil do mês subsequente. VII. CONFIDENCIALIDADE Este documento é de propriedade exclusiva da Mogiana Alimentos S.A. e não pode ser divulgado para terceiros sem autorização expressa de um membro da Diretoria. Seu uso está restrito aos profissionais diretamente envolvidos no tema de que trata e não pode ser utilizado em benefício próprio ou de terceiros. Sua reprodução total ou parcial deve ser limitada ao absolutamente necessário. VIII. SANÇÕES DISCIPLINARES A não observância dos requisitos desta norma será passível de sanções disciplinares previamente definidas pelo código de conduta corporativo.

9 9 / 9 IX. HISTÓRICO DE REVISÕES Nº: : 01/01

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